Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ¶

Trang này dành cho quản trị viên, người bật tính năng ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ và cấp quyền cho nhân viên, và cho mọi người dùng ghi nhận nghiệp vụ sau khi nghiệp vụ đã diễn ra. Khi xác nhận đơn hàng, xác nhận phiếu kho hoặc đánh dấu hoàn thành một lệnh, Viindoo có thể hỏi ngày giờ nghiệp vụ thực sự diễn ra và nghiệp vụ lấy đúng ngày giờ đó. Quản trị viên bật tính năng tại Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ và cấp cho từng người quyền của ứng dụng tương ứng trên biểu mẫu người dùng.

Ai làm	Quản trị viên (thiết lập); người dùng có quyền ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ của ứng dụng (ghi nhận)
Ứng dụng	Thiết lập, sau đó là Tồn kho, Mua hàng, Bán hàng và Sản xuất

Cảnh báo

Không khuyến khích ghi nhận nghiệp vụ với ngày trong quá khứ trong vận hành hằng ngày. Tính năng này có thể bị lạm dụng để ghi nhận sai dữ liệu, dù cố ý hay vô tình, và có thể vô hình trung khiến nhân viên không nhập liệu ngay khi nghiệp vụ thực tế phát sinh. Tính năng được thiết kế chủ yếu cho giai đoạn triển khai ban đầu, khi doanh nghiệp cần đưa vào hệ thống dữ liệu của các nghiệp vụ đã diễn ra trước thời điểm bắt đầu sử dụng Viindoo.

Cần có trước

Bạn cần vai trò Quản trị viên để thấy Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ và để đổi quyền của người dùng: xem Các thiết lập cho người dùng.
Mỗi module được cài cùng ứng dụng mà nó thuộc về: ví dụ Xác nhận Bán hàng trong quá khứ cần ứng dụng Bán hàng. Đánh dấu ô của module sẽ cài cả hai.

Có thể ghi nhận những nghiệp vụ nào trong quá khứ?¶

Nghiệp vụ	Quyền người dùng cần có	Hướng dẫn
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chuyển nội bộ và xuất hủy	Nhập dữ liệu kho trong quá khứ	Cách ghi nhận phiếu kho và xuất hủy trong quá khứ
Kiểm kê tồn kho	Không cần: mọi người dùng Tồn kho đều đặt được Counting Date	Cách áp dụng kiểm kê tồn kho trong quá khứ
Xác nhận và duyệt đơn mua	Mua hàng trong quá khứ	Cách xác nhận đơn mua với ngày trong quá khứ
Xác nhận đơn bán	Bán hàng trong quá khứ	Cách xác nhận đơn bán với ngày trong quá khứ
Lệnh sản xuất và lệnh công đoạn	Sản xuất trong quá khứ	Cách ghi nhận sản xuất vào ngày trong quá khứ
Ngày hạch toán của bút toán kho và bút toán sản xuất	Không cần: ngày hạch toán theo nghiệp vụ	Ngày hạch toán của nghiệp vụ kho ghi nhận vào ngày trong quá khứ

Những module nào cung cấp tính năng này?¶

Mười module phối hợp với nhau. Hầu hết có một ô trong Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ; hai module cầu nối được cài tự động khi có đủ các ứng dụng mà chúng kết nối.

Module	Chức năng bổ sung	Cài đặt
Nghiệp vụ trong quá khứ	Phần thiết lập và các quy tắc chung của mọi cửa sổ	Cùng với bất kỳ module nào khác trong nhóm
Nhập dữ liệu kho trong quá khứ	Ngày của phiếu kho, xuất hủy và kiểm kê	Ô trong Thiết lập
Kế toán Kho trong quá khứ	Ngày hạch toán của bút toán định giá của lần kiểm kê	Ô trong Thiết lập; tự động cùng Nhập dữ liệu kho trong quá khứ và Kế toán kho
Tần suất làm việc của Thiết bị trong quá khứ	Ngày hiệu lực của thiết bị tạo từ phiếu nhập kho ghi nhận trong quá khứ	Ô trong Thiết lập
Xác nhận Mua hàng trong quá khứ	Ngày xác nhận và duyệt của đơn mua	Ô trong Thiết lập
Thỏa thuận mua hàng trong quá khứ	Xác nhận đơn có phương án thay thế	Tự động cùng Xác nhận Mua hàng trong quá khứ và Thỏa thuận mua hàng
Xác nhận Bán hàng trong quá khứ	Ngày xác nhận của đơn bán	Ô trong Thiết lập
Sản xuất trong quá khứ	Ngày của lệnh sản xuất và lệnh công đoạn	Ô trong Thiết lập
Kế toán Sản xuất trong quá khứ	Ngày hạch toán của bút toán nhân công của lệnh sản xuất	Ô trong Thiết lập; tự động cùng Sản xuất trong quá khứ và Kế toán - Sản xuất
Gia công trong quá khứ	Hoàn thành lệnh gia công vào đúng ngày của phiếu nhận hàng	Tự động cùng Sản xuất trong quá khứ và Gia công

Quản trị viên bật một tính năng như thế nào?¶

Mở Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ.
Đánh dấu ô của module cần dùng. Dòng chữ dưới ô cho biết những gì được cài cùng.
Nhấn Lưu.

Thiết lập Nghiệp vụ trong quá khứ với bảy ô chia theo ba nhóm: Tồn kho, Mua hàng và Bán hàng, Sản xuất

Viindoo cài module cùng ứng dụng mà module cần. Ô Nhập dữ liệu kho trong quá khứ cũng xuất hiện trong thiết lập Tồn kho, và ô Xác nhận Mua hàng trong quá khứ trong thiết lập Mua hàng. Đó là cùng một công tắc: hai nơi luôn hiển thị cùng một trạng thái và đánh dấu ở nơi nào cũng cài cùng một module.

Thiết lập Tồn kho với ô Nhập dữ liệu kho trong quá khứ trong nhóm Tính năng Kho vận Viindoo

Thiết lập Mua hàng với ô Xác nhận Mua hàng trong quá khứ trong nhóm Tính năng Mua hàng Viindoo

Module chưa có trong cơ sở dữ liệu của bạn thì không hiện hộp kiểm. Thay vào đó, ô của module có liên kết Mua hoặc Tìm hiểu thêm: liên kết mở trang của module trong tab trình duyệt mới và giữ nguyên màn hình Thiết lập. Khi module được thêm vào cơ sở dữ liệu, hộp kiểm thay cho liên kết.

Tắt một tính năng như thế nào?¶

Mở Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ và bỏ đánh dấu ô của module.
Nhấn Lưu. Viindoo hiện hộp xác nhận Gỡ cài đặt phân hệ. Đánh dấu Hiện tất cả để xem các module đi kèm với module bạn gỡ: các module phụ thuộc vào nó nằm trong danh sách.
Nhấn Gỡ cài đặt để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để không thay đổi gì.

Hộp xác nhận Gỡ cài đặt phân hệ liệt kê Nhập dữ liệu kho trong quá khứ và các module phụ thuộc vào nó

Ứng dụng được cài cùng module, ví dụ Tồn kho, vẫn được giữ lại. Module tự cài, như Kế toán Kho trong quá khứ, vẫn ở trạng thái chưa cài sau khi bạn gỡ module mà nó phụ thuộc, cho đến khi bạn đánh dấu lại ô của nó. Việc cài hoặc gỡ module áp dụng cho cả cơ sở dữ liệu, không riêng một công ty.

Cấp quyền ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ cho nhân viên như thế nào?¶

Mỗi quyền nằm trong phần của ứng dụng tương ứng trên biểu mẫu người dùng.

Mở Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng và mở người dùng.
Trong tab Quyền truy cập, tìm dòng của quyền trong phần của ứng dụng, theo bảng bên dưới.
Chọn quyền trong danh sách và nhấn Lưu.

Tab Quyền truy cập của người dùng, phần Chuỗi cung ứng, với các dòng Sản xuất trong quá khứ, Mua hàng trong quá khứ và Nhập dữ liệu kho trong quá khứ

Tab Quyền truy cập của người dùng, phần Bán hàng, với dòng Bán hàng trong quá khứ

Phần	Dòng	Lựa chọn cấp quyền
Chuỗi cung ứng	Nhập dữ liệu kho trong quá khứ	Nghiệp vụ Kho trong quá khứ
Chuỗi cung ứng	Mua hàng trong quá khứ	Nghiệp vụ Mua hàng trong quá khứ
Chuỗi cung ứng	Sản xuất trong quá khứ	Nghiệp vụ Sản xuất trong quá khứ
Bán hàng	Bán hàng trong quá khứ	Nghiệp vụ Bán hàng trong quá khứ

Dòng chỉ hiện khi module của nó đã được cài. Mặc định không ai có quyền nào, và quyền đã bao gồm quyền người dùng của ứng dụng, nên cấp quyền là đủ để người đó làm việc trong ứng dụng. Chọn No là thu hồi quyền: từ đó thao tác chạy ở thời điểm hiện tại đối với người đó, không có cửa sổ hỏi ngày.

Quyền chỉ quyết định ai được hiện cửa sổ hỏi ngày; nó không ngăn ai làm việc, và mọi người xem được chứng từ đều thấy chứng từ cùng ngày của nó. Kiểm kê tồn kho không cần quyền: mọi người dùng Tồn kho đều đặt được Counting Date.

Người dùng thấy gì khi ghi nhận một nghiệp vụ?¶

Người có quyền thấy một cửa sổ ngay khi nhấn nút thao tác của chứng từ, ví dụ Xác nhận trên phiếu kho hoặc trên đơn hàng. Cửa sổ có tiêu đề dạng "... với ngày trong quá khứ" và đề xuất ngày giờ hiện tại.

Nhập ngày giờ nghiệp vụ thực sự diễn ra, theo múi giờ của bạn.
Nhấn nút xác nhận của cửa sổ, hoặc Hủy để giữ chứng từ như cũ.

Các quy tắc chung của mọi cửa sổ:

Không chấp nhận ngày trong tương lai. Viindoo hiện thông báo Ngày không được nằm trong tương lai. Hãy chọn ngày giờ nghiệp vụ thực sự diễn ra. Chứng từ giữ nguyên và cửa sổ vẫn mở.
Ngày được nhập theo múi giờ của người dùng. Ngày hạch toán của nghiệp vụ là ngày của thời điểm người đó chọn, theo múi giờ ấy.
Kỳ kế toán đã khóa. Phiếu kho có ngày nằm trong kỳ đã khóa sẽ bị từ chối. Với kiểm kê, xuất hủy hoặc lệnh sản xuất, dịch chuyển kho giữ nguyên ngày và Viindoo hạch toán bút toán ra ngoài kỳ đã khóa: vào hôm nay, hoặc vào ngày cuối của tháng đầu tiên còn mở.

Lỗi thường gặp¶

Vấn đề	Cách xử lý
Không thấy Nghiệp vụ trong quá khứ trong Thiết lập.	Chỉ người dùng có vai trò Quản trị viên mới thấy, và chỉ khi module Nghiệp vụ trong quá khứ đã được cài.
Một người xác nhận chứng từ mà không có cửa sổ nào hiện ra.	Người đó chưa có quyền của ứng dụng ấy. Cấp quyền trong tab Quyền truy cập của người dùng.
Biểu mẫu người dùng không có dòng của một quyền.	Module chưa được cài. Đánh dấu ô của module trong Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ.
Ngày bị từ chối vì nằm trong tương lai.	Nhập ngày giờ không muộn hơn thời điểm hiện tại.
Hộp xác nhận gỡ cài đặt không hiện module nào.	Đánh dấu Hiện tất cả để xem các module đi kèm với module bạn gỡ.