Cách tạo và sửa mẫu email

Mẫu email giúp Viindoo tự điền email cho bạn, ví dụ email gửi báo giá, hóa đơn hay lời nhắc. Để tạo hoặc sửa mẫu, bật chế độ nhà phát triển, vào Thiết lập ‣ Kỹ thuật ‣ Email ‣ Mẫu email, bấm Mới (hoặc mở một mẫu), chọn loại chứng từ ở Áp dụng cho, rồi viết Tiêu đề và nội dung có phần giữ chỗ động, được thay bằng dữ liệu của bản ghi (tên khách hàng, số đơn, số tiền...) khi gửi email.

Ai làm	Quản trị viên (menu Kỹ thuật hiện ở chế độ nhà phát triển).
Ứng dụng	Thiết lập (mẫu được dùng ở mọi ứng dụng có gửi email)

Cần có trước

• Bật chế độ nhà phát triển để thấy menu Kỹ thuật.

• Ảnh chụp dùng mẫu Bán hàng: Gửi báo giá, áp dụng cho Đơn bán và đi kèm ứng dụng Bán hàng. Nếu chưa có Bán hàng, mở mẫu của một ứng dụng khác và làm theo các bước tương tự.

• Biết cách gửi tin từ một bản ghi, nơi dùng các mẫu.

Làm sao để tạo mẫu email?

1. Vào Thiết lập ‣ Kỹ thuật ‣ Email ‣ Mẫu email. Danh sách mở sẵn bộ lọc Mẫu cơ sở; bỏ bộ lọc để thấy mọi mẫu. Bấm Mới, hoặc mở một mẫu có sẵn để sửa.

2. Nhập Tên mẫu, chọn loại chứng từ ở Áp dụng cho (ví dụ Đơn bán) và viết Tiêu đề. Tiêu đề có thể chứa phần giữ chỗ như {{ object.name }}.

3. Ở tab Nội dung, viết email. Bôi đen văn bản để hiện thanh định dạng, gõ / để mở danh sách lệnh của trình soạn thảo, và dùng Tệp đính kèm ở tab Tùy chọn để đính kèm tệp cố định. Muốn hiện dữ liệu khách hàng hoặc chứng từ, chèn phần giữ chỗ động.

4. Đặt người gửi và người nhận ở tab Thiết lập, đặt tệp đính kèm ở tab Tùy chọn (xem các bảng bên dưới). Mẫu được lưu khi bạn rời khỏi biểu mẫu.

Muốn viết nội dung bằng HTML/CSS, bôi đen một từ, bấm dấu ba chấm (Mở rộng thanh công cụ) ở cuối thanh công cụ, rồi bấm biểu tượng Chế độ xem mã (</>); bấm lại để quay về trình soạn thảo thường.

Tôi đặt được những người gửi, người nhận và tùy chọn nào?

Tab Thiết lập:

Trường	Tác dụng
Gửi từ	Địa chỉ người gửi. Với mẫu của Bán hàng: email của nhân viên kinh doanh, nếu không có thì của công ty, nếu không có nữa thì email của người dùng đang gửi.
Default Recipients	Gửi đến người nhận thường lệ của chứng từ (khách hàng của hóa đơn, nhà cung cấp của đơn mua...). Khi đánh dấu, các trường Đến (Email), Đến (Đối tác) và Cc bị ẩn; bỏ đánh dấu để nhập người nhận riêng.
Đến (Email), Đến (Đối tác), Cc	Các địa chỉ và liên hệ luôn được thêm làm người nhận, cách nhau bằng dấu phẩy.
Trả lời Đến	Nơi nhận phản hồi. Để trống nghĩa là phản hồi được ghi vào khung trao đổi của chứng từ.
Ngôn ngữ	Ngôn ngữ của email. Dùng {{ object.partner_id.lang }} để viết cho từng khách hàng bằng chính ngôn ngữ của họ. Nếu để trống, dùng ngôn ngữ của đối tác chính.
Tự động xóa	Mặc định bật: email đã gửi được xóa khỏi hàng đợi gửi để tiết kiệm dung lượng. Tin nhắn vẫn còn trong khung trao đổi của chứng từ.
Ngày gửi đã lên lịch	Nếu đặt, email được gửi sau ngày này; nếu không, gửi ngay khi có thể.

Các trường này cũng nhận phần giữ chỗ, ví dụ {{ object.partner_id.email }}.

Tab Tùy chọn:

Trường	Tác dụng
Tệp đính kèm	Các tệp cố định được đính kèm vào mọi email gửi bằng mẫu này.
Báo cáo động	Báo cáo PDF tự đính kèm, ví dụ tệp PDF của báo giá.
Chủ sở hữu	Chỉ cho một người dùng dùng mẫu này. Để trống là dùng chung cho mọi người.
Mô tả mẫu	Ghi chú nội bộ về mục đích của mẫu.

Làm sao để chèn dữ liệu khách hàng hoặc chứng từ (phần giữ chỗ động)?

Phần giữ chỗ động được thay bằng dữ liệu của bản ghi khi gửi email, ví dụ tên khách hàng trên một đơn bán. Các bước dưới đây dựng một mẫu mới áp dụng cho Đơn bán.

1. Trong nội dung, đặt con trỏ vào chỗ cần hiện dữ liệu, gõ / và chọn Phần giữ chỗ động. Ở Chọn một trường, tìm trường cần dùng. Nếu trường có mũi tên (bản ghi liên quan, như Khách hàng), bấm mũi tên để chọn một trường của nó, như tên khách hàng.

2. Ở Nhập giá trị mặc định, có thể gõ chữ hiện ra khi trường để trống, ví dụ quý khách hàng, rồi bấm Chèn.

3. Kiểm tra kết quả bằng nút Xem trước ở đầu mẫu: chọn một Dữ liệu thử để xem email được điền dữ liệu của nó. Phần giữ chỗ có trường trống trên bản ghi đó sẽ hiện giá trị mặc định, ở đây là chưa có cho mã đơn của khách.

Làm sao để dịch một mẫu?

Viindoo gửi mẫu bằng ngôn ngữ đặt ở Ngôn ngữ (thường là ngôn ngữ của liên hệ), dùng bản dịch bạn nhập cho ngôn ngữ đó.

1. Bấm mã ngôn ngữ ở cuối một trường có thể dịch, ví dụ VI cạnh Tiêu đề, nhập văn bản cho từng ngôn ngữ rồi bấm Lưu. Mã ngôn ngữ của nội dung nằm ở góc trên bên phải tab Nội dung; cửa sổ của nó liệt kê nội dung từng ngôn ngữ dưới dạng HTML, nên hãy dịch phần văn bản hiển thị giữa các thẻ.

Vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Không thấy menu Kỹ thuật.	Bật chế độ nhà phát triển.
Phần giữ chỗ không hiện gì trong email.	Trường đó trống trên bản ghi. Đặt giá trị mặc định cho phần giữ chỗ.
Email gửi sai ngôn ngữ.	Kiểm tra Ngôn ngữ ở tab Thiết lập và ngôn ngữ của liên hệ, và mẫu đã có bản dịch cho ngôn ngữ đó.
Không thấy Đến (Email) và Cc.	Đang đánh dấu Default Recipients. Bỏ đánh dấu để nhập người nhận riêng.

Bước tiếp theo

• Khung trao đổi: theo dõi bản ghi, ghi chú và gửi tin: dùng mẫu khi Gửi tin.

• Cách kết nối Viindoo với máy chủ email riêng: bảo đảm Viindoo gửi được email.