Cách tìm kiếm, lọc, nhóm và lưu tìm kiếm

Để tìm bản ghi trong mọi danh sách, kanban hay báo cáo của Viindoo, gõ từ khóa vào ô tìm kiếm rồi chọn trường cần tìm. Bấm mũi tên bên phải ô tìm kiếm (Chuyển đổi bảng tìm kiếm) để dùng Bộ lọc, Nhóm theo và các tìm kiếm đã lưu trong Danh sách yêu thích. Tìm kiếm hay dùng thì lưu bằng Lưu tìm kiếm hiện tại, để bạn hoặc cả nhóm mở lại chỉ với một cú bấm.

Ai làm	Mọi người dùng.
Ứng dụng	Mọi ứng dụng (ví dụ bên dưới dùng Liên hệ)

Cần có trước

• Đã có cơ sở dữ liệu Viindoo: xem Cách đăng ký và tạo hệ thống Viindoo.

Làm sao để tìm nhanh một menu?

1. Bấm biểu tượng lưới Menu Chính ở góc trên bên trái rồi gõ từ khóa, ví dụ liên hệ. Viindoo liệt kê các menu khớp trong mọi ứng dụng của bạn; bấm một menu để mở.

Làm sao để tìm bản ghi theo một trường?

1. Gõ từ khóa vào ô tìm kiếm ở đầu màn hình. Viindoo gợi ý các trường có thể chứa từ khóa, ví dụ Tìm kiếm Tên cho, Tìm kiếm Email cho hoặc Tìm kiếm Công ty liên quan cho. Chọn trường bạn cần rồi nhấn Enter.

2. Một số gợi ý có mũi tên. Bấm mũi tên để xem các giá trị khớp và chọn đúng một giá trị.

Mỗi lựa chọn hiện thành một thẻ (facet) trong ô tìm kiếm. Bấm dấu x trên thẻ để bỏ.

Làm sao để dùng bộ lọc có sẵn?

1. Bấm mũi tên bên phải ô tìm kiếm (Chuyển đổi bảng tìm kiếm). Cột Bộ lọc liệt kê các bộ lọc của màn hình, ví dụ Người hoặc Công ty trong Liên hệ. Bấm một bộ lọc để áp dụng; bấm lại để bỏ.

Các bộ lọc trong cùng một khối của cột Bộ lọc được kết hợp theo kiểu hoặc (bản ghi khớp một trong các bộ lọc); bộ lọc ở các khối khác nhau kết hợp theo kiểu và (bản ghi phải khớp cả hai).

Làm sao để tạo bộ lọc tùy chỉnh?

Dùng bộ lọc tùy chỉnh khi không có bộ lọc sẵn nào đúng nhu cầu.

1. Trong bảng tìm kiếm, bấm Bộ lọc tùy chỉnh... ở cuối cột Bộ lọc. Bạn cũng có thể gõ một từ khóa vào ô tìm kiếm rồi bấm Bộ lọc tùy chỉnh... ở cuối danh sách gợi ý.

2. Trong cửa sổ Bộ lọc tùy chỉnh, chọn trường, toán tử và giá trị của quy tắc (xem bảng bên dưới). Muốn gồm cả bản ghi đã lưu trữ, bật Bao gồm dữ liệu đã lưu trữ.

3. Muốn thêm quy tắc, bấm Quy tắc mới.

4. Khi có nhiều quy tắc, bấm tất cả hoặc bất kỳ ở dòng Khớp ... của các quy tắc sau để chuyển qua lại: tất cả giữ các bản ghi khớp mọi quy tắc (mặc định), bất kỳ giữ các bản ghi khớp ít nhất một quy tắc.

5. Bấm Tìm kiếm. Bộ lọc tùy chỉnh được áp dụng cùng với các bộ lọc đang có trong ô tìm kiếm (bản ghi phải khớp tất cả).

Toán tử	Tìm ra
bằng / không bằng	Bản ghi có trường bằng (hoặc không bằng) giá trị bạn chọn. Chọn nhiều giá trị để khớp một trong số đó.
chứa / không chứa	Bản ghi có trường chứa (hoặc không chứa) đoạn chữ bạn gõ, ở bất kỳ vị trí nào.
bắt đầu bằng	Bản ghi có trường văn bản bắt đầu bằng đoạn văn bản bạn gõ.
được thiết lập / không được thiết lập	Bản ghi có trường đã điền (hoặc để trống). Không cần nhập giá trị.

Các biểu tượng ở cuối mỗi quy tắc giúp tạo bộ lọc phức tạp hơn:

• Thêm quy tắc lồng nhau (biểu tượng nhánh): thêm một nhóm quy tắc lồng nhau có lựa chọn tất cả / bất kỳ riêng, ví dụ quốc gia là Việt Nam và (thành phố chứa Hanoi hoặc thành phố chứa Hai Phong). Trong một nhóm, biểu tượng dấu cộng thêm một quy tắc nữa.

• Biểu tượng thùng rác: xóa quy tắc hoặc nhóm quy tắc.

Làm sao để nhóm bản ghi?

1. Trong bảng tìm kiếm, bấm một trường ở cột Nhóm theo, ví dụ Công ty. Bấm thêm một trường khác, ví dụ Quốc gia, để chia nhỏ từng nhóm. Thứ tự bạn bấm là thứ tự các cấp. Bấm một nhóm trong danh sách để mở ra.

2. Muốn nhóm theo một trường không có trong danh sách, chọn trường đó ở Nhóm tùy chỉnh cuối cột Nhóm theo.

Làm sao để lưu tìm kiếm để dùng lại hoặc chia sẻ?

1. Thiết lập tìm kiếm, bộ lọc và nhóm mong muốn, rồi ở cột Danh sách yêu thích bấm Lưu tìm kiếm hiện tại. Nhập tên, đánh dấu Bộ lọc mặc định nếu tìm kiếm cần áp dụng mỗi lần bạn mở màn hình, rồi bấm Lưu.

2. Tìm kiếm đã lưu giờ hiện trong Danh sách yêu thích. Bấm vào để áp dụng. Tìm kiếm đã lưu chỉ dành cho riêng bạn.

3. Muốn sửa một tìm kiếm đã lưu, trỏ vào tên, bấm biểu tượng bút chì rồi sửa trên biểu mẫu. Ở Được chia sẻ với, chọn những người dùng được dùng nó; để trống nếu muốn chia sẻ cho mọi người dùng. Muốn xóa, mở biểu mẫu, bấm biểu tượng bánh răng cạnh tên, chọn Xóa rồi xác nhận.

Vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Danh sách trống hoặc ít bản ghi hơn dự kiến.	Xem các thẻ trong ô tìm kiếm: có thể một bộ lọc mặc định vẫn đang áp dụng. Bỏ các thẻ không cần.
Bộ lọc tùy chỉnh có nhiều quy tắc trả về quá ít bản ghi.	Các quy tắc mặc định được khớp theo tất cả. Chuyển sang bất kỳ để giữ các bản ghi khớp ít nhất một quy tắc.
Đồng nghiệp không thấy tìm kiếm đã lưu.	Tìm kiếm đã lưu là riêng tư. Mở nó, bấm biểu tượng bút chì rồi chọn đồng nghiệp ở Được chia sẻ với, hoặc để trống trường này để chia sẻ cho mọi người.

Bước tiếp theo

• Giao diện và báo cáo: nên dùng dạng xem nào?: chuyển giữa dạng danh sách, kanban, pivot và biểu đồ của các bản ghi đã lọc.

• Cách xuất và nhập dữ liệu trong Viindoo: xuất các bản ghi đã lọc ra bảng tính.