Cách áp dụng kiểm kê tồn kho trong quá khứ

Trang này dành cho người dùng và quản lý Tồn kho kiểm kê hàng vào một ngày rồi nhập kết quả sau đó. Khi áp dụng kết quả kiểm kê, hãy đặt Counting Date là ngày giờ của lần kiểm kê: dịch chuyển kho của lần kiểm kê, tuổi của hàng được đưa vào kho và ngày kiểm kê gần nhất của vị trí kho đều mang ngày đó. Mọi người dùng Tồn kho đều làm được, không cần quyền đặc biệt.

Ai làm	Mọi người dùng Tồn kho: không cần quyền ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ.
Ứng dụng	Tồn kho, với module Nhập dữ liệu kho trong quá khứ; Kế toán cho bút toán định giá

Cảnh báo

Không khuyến khích ghi nhận nghiệp vụ với ngày trong quá khứ trong vận hành hằng ngày. Tính năng này có thể bị lạm dụng để ghi nhận sai dữ liệu, dù cố ý hay vô tình, và có thể vô hình trung khiến nhân viên không nhập liệu ngay khi nghiệp vụ thực tế phát sinh. Tính năng được thiết kế chủ yếu cho giai đoạn triển khai ban đầu, khi doanh nghiệp cần đưa vào hệ thống dữ liệu của các nghiệp vụ đã diễn ra trước thời điểm bắt đầu sử dụng Viindoo.

Cần có trước

• Quản trị viên đã bật Nhập dữ liệu kho trong quá khứ trong Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ, như Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ hướng dẫn.

• Biết cách xử lý điều chỉnh tồn kho: trang này chỉ bổ sung phần ngày.

• Để hạch toán bút toán định giá vào kỳ của lần kiểm kê, ứng dụng Kế toán đã được cài và nhóm sản phẩm được định giá tự động. Khi đó module Kế toán Kho trong quá khứ được cài cùng Nhập dữ liệu kho trong quá khứ.

Áp dụng kiểm kê trong quá khứ như thế nào?

Mở Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Điều chỉnh ‣ Kiểm kê kho. Mỗi dòng là một sản phẩm tại một vị trí kho.

1. Nhập số lượng bạn đã đếm vào cột Số lượng kiểm kê của từng dòng.

2. Đánh dấu các dòng cần áp dụng và nhấn Áp dụng ở đầu danh sách. Áp dụng tất cả áp dụng mọi dòng có số lượng kiểm kê.

3. Trong cửa sổ Kiểm kê kho, giữ hoặc sửa Lý do kiểm kê và đặt Counting Date là ngày giờ của lần kiểm kê, theo múi giờ của bạn.

4. Nhấn Cập nhật số lượng.

Số lượng kiểm kê trở thành số lượng tồn, và lần kiểm kê mang ngày kiểm kê:

• dịch chuyển kho của lần kiểm kê và các dòng của nó mang ngày kiểm kê;

• hàng mà lần kiểm kê đưa vào kho lấy ngày kiểm kê làm ngày nhập, để hàng cũ nhất xuất trước theo đúng thứ tự hàng thực sự về (FIFO). Hàng đã có ngày nhập trong vị trí kho vẫn giữ ngày đó;

• ngày kiểm kê gần nhất của vị trí kho được đếm (Lần kiểm kê gần nhất) là ngày kiểm kê.

Chọn ngày hạch toán của lần kiểm kê như thế nào?

Với sản phẩm thuộc nhóm được định giá tự động, cửa sổ còn hiện Ngày hạch toán: ngày hạch toán bút toán của lần kiểm kê. Ngày này đề xuất là ngày của Counting Date, theo múi giờ của bạn.

Giữ ngày được đề xuất để bút toán nằm trong kỳ kế toán của lần kiểm kê, hoặc chọn ngày khác khi cần hạch toán vào ngày khác. Ngày hạch toán không được nằm trong tương lai. Với sản phẩm được định giá định kỳ, lần kiểm kê không tạo bút toán và cửa sổ chỉ hiện Counting Date.

Ghi chú

Lần kiểm kê trong quá khứ được định giá theo giá vốn đang áp dụng khi bạn ghi nhận, không phải giá vốn của ngày kiểm kê. Giá trị tồn kho tại một ngày trong quá khứ theo ngày của các dịch chuyển kho.

Vì sao Viindoo từ chối ngày kiểm kê của tôi?

Counting Date sau thời điểm hiện tại bị từ chối với thông báo Ngày kiểm kê không được nằm trong tương lai. Hãy nhập ngày giờ lần kiểm kê thực sự diễn ra. Không có gì được áp dụng và số lượng kiểm kê giữ nguyên như bạn đã nhập: nhấn Đóng, sửa ngày trong cửa sổ vẫn đang mở và nhấn lại Cập nhật số lượng. Ngày hạch toán trong tương lai cũng bị từ chối tương tự.

Kiểm kê không bao giờ bị từ chối vì kỳ kế toán đã khóa: dịch chuyển kho giữ nguyên ngày và Viindoo hạch toán bút toán ra ngoài kỳ đã khóa, như Ngày hạch toán của nghiệp vụ kho ghi nhận vào ngày trong quá khứ giải thích.

Các cách áp dụng kiểm kê khác thì sao?

• Nút Áp dụng ở cuối dòng áp dụng dòng đó ở thời điểm hiện tại, không có cửa sổ. Hãy chọn dòng và dùng Áp dụng ở đầu danh sách để chọn ngày.

• Số lượng nhập trực tiếp vào cột Hiện có được áp dụng ở thời điểm hiện tại.

• Nếu sau khi bạn nhập số lượng kiểm kê có thêm dịch chuyển kho khác, Viindoo hiện cửa sổ xung đột. Dù bạn chọn cách nào, lần kiểm kê vẫn giữ ngày kiểm kê bạn đã đặt.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Lần kiểm kê mang ngày hôm nay.	Kết quả được áp dụng từ cuối dòng, hoặc từ cột Hiện có. Chọn các dòng và nhấn Áp dụng ở đầu danh sách, rồi đặt Counting Date.
Cửa sổ không hiện Ngày hạch toán.	Nhóm sản phẩm được định giá định kỳ, hoặc ứng dụng Kế toán chưa được cài: lần kiểm kê không tạo bút toán.
Kiểm kê sản phẩm được định giá tự động nhưng không tạo bút toán.	Nhờ kế toán kiểm tra tài khoản của vị trí kho Inventory adjustment.
Ngày kiểm kê bị từ chối vì nằm trong tương lai.	Nhập ngày giờ không muộn hơn thời điểm hiện tại.

Bước tiếp theo

• Cách kiểm kê và điều chỉnh tồn kho

• Cách ghi nhận phiếu kho và xuất hủy trong quá khứ

• Ngày hạch toán của nghiệp vụ kho ghi nhận vào ngày trong quá khứ