Gửi yêu cầu thanh toán Zalo từ hóa đơn¶
Thông tin bài hướng dẫn
Cảnh báo
Ảnh chụp màn hình trên trang này sử dụng dữ liệu giả định. Các tài khoản Zalo, liên hệ, hội thoại và tin nhắn hiển thị chỉ mang tính minh họa, không thuộc về bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp có thật nào.
Ghi chú
Ngoài phạm vi bài này:
Tạo mới hoặc nộp duyệt Mẫu tin ZBS: xem Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT)
Quản lý liên kết khách hàng với Zalo: xem Quản lý liên kết đối tác Zalo
Gửi mẫu ZBS từ đơn bán: xem Gửi mẫu tin ZBS từ đơn bán
---
Khi nào dùng trang này¶
Dùng khi kế toán cần nhắc thanh toán từ hóa đơn qua Zalo.
Ví dụ xuyên suốt hướng dẫn này: Hóa đơn INV/2026/00014 của Minh Chau Company còn dư nợ 12,500,000 VND. Nhân viên công nợ phải thu Linh mở hóa đơn, kiểm tra Nội dung thanh toán, mở khung soạn Zalo trong chatter, chọn mẫu Yêu cầu thanh toán, kiểm tra bản xem trước hiển thị đúng số hóa đơn và số tiền còn phải trả, rồi nhấn Gửi. Gửi ngay từ hóa đơn giúp giảm việc gõ lại. Linh vẫn kiểm tra nội dung thanh toán trước khi gửi để khách dùng đúng nội dung chuyển khoản. Mô-đun Tích hợp Zalo OA với Kế toán (viin_zalo_account) cung cấp mẫu Yêu cầu thanh toán dựng sẵn.
Quan trọng
Mẫu Yêu cầu thanh toán lấy số tiền còn phải trả của hóa đơn, không phải tổng hóa đơn. Với hóa đơn đã thanh toán một phần, tin nhắn hiển thị số tiền còn lại; với hóa đơn đã thanh toán đủ, số tiền còn phải trả là 0 nên không gửi yêu cầu thanh toán.
Luồng nhanh¶
Mở hóa đơn cần nhắc thanh toán.
Trong chatter, nhấn Gửi tin, rồi nhấn biểu tượng Zalo (Gửi qua Zalo) trong khung soạn.
Nhấn Gửi mẫu ZBS để mở hộp thoại Gửi tin nhắn Zalo.
Chọn mẫu Yêu cầu thanh toán.
Kiểm tra bản xem trước rồi nhấn Gửi.
Mở hội thoại để xác nhận nội dung đã gửi.
---
Bước 1 - Kiểm tra hóa đơn trước khi gửi¶
Mở và vào hóa đơn cần nhắc thanh toán.
Trước khi gửi, kiểm tra nhanh:
Hóa đơn có khách hàng.
Số tiền còn phải trả đúng.
Ô Nội dung thanh toán (trong tab Thông tin khác) có nội dung dùng để đối chiếu khi khách thanh toán.
Hồ sơ khách có liên kết Zalo hoặc có số điện thoại.
Cảnh báo
Không gửi khi Nội dung thanh toán trống hoặc sai. Nội dung chuyển khoản sai có thể khiến kế toán khó đối chiếu khoản thanh toán với hóa đơn.
---
Bước 2 - Mở trình gửi Zalo từ hóa đơn¶
Biểu tượng Zalo xuất hiện trong khung soạn của chatter khi hóa đơn có người nhận phù hợp — ví dụ khách hàng đã liên kết Zalo hoặc có số điện thoại trong hồ sơ.
Trong chatter, nhấn Gửi tin. Khung soạn có biểu tượng hình bong bóng thoại với chú giải Gửi qua Zalo. Nhấn vào đó: một cửa sổ nhỏ liệt kê người nhận (Tới:), một ô nhập nội dung và các nút Gửi mẫu ZBS và Gửi. Nút Gửi sẽ gửi đoạn văn bản bạn gõ thành tin nhắn tự do, nên không dùng cho yêu cầu thanh toán. Nhấn Gửi mẫu ZBS để mở hộp thoại Gửi tin nhắn Zalo.
---
Bước 3 - Chọn mẫu Yêu cầu thanh toán¶
Trong Gửi tin nhắn Zalo, chọn Mẫu ZBS là Yêu cầu thanh toán. Hộp thoại mở ra với mẫu hóa đơn đã duyệt đầu tiên được chọn sẵn, mẫu này không nhất thiết là mẫu cần dùng.
Mẫu hiển thị khi:
Mẫu đang ở trạng thái Đã duyệt.
Mẫu áp dụng cho Hóa đơn.
Bạn được phép dùng mẫu: danh sách Người dùng của mẫu để trống hoặc có bạn.
Mẫu Yêu cầu thanh toán lấy dữ liệu từ hóa đơn:
Nội dung trên tin |
Dữ liệu lấy từ hóa đơn |
|---|---|
Tên khách hàng |
Khách hàng trên hóa đơn |
Số hóa đơn |
Mã hóa đơn |
Số tiền còn phải trả |
Số tiền còn phải trả trên hóa đơn |
Ngày đến hạn |
Ngày đến hạn của hóa đơn |
Trạng thái thanh toán |
Trạng thái thanh toán của hóa đơn (ví dụ Chưa thanh toán hoặc Đã thanh toán) |
Ghi chú thanh toán |
Nội dung thanh toán (gửi lên Zalo cùng tin nhắn; bản xem trước trong Viindoo không hiển thị) |
Tài khoản ngân hàng (khung thanh toán) |
Tài khoản ngân hàng do Quản trị viên thiết lập trong mẫu |
Nút xem chi tiết |
Đường dẫn cổng thông tin của hóa đơn |
Đề nghị khách dùng Nội dung thanh toán làm nội dung chuyển khoản. Kế toán có thể dùng thông tin này để đối chiếu khoản thanh toán với hóa đơn; việc gửi tin nhắn không tự đối soát thanh toán.
Ghi chú
Chỉ gửi được mẫu đã duyệt. Việc duyệt không tự điền dữ liệu còn thiếu: tham số và các ô trên hóa đơn cũng phải đúng. Kiểm tra lại bản xem trước trước khi gửi.
---
Bước 4 - Kiểm tra bản xem trước rồi gửi¶
Trước khi nhấn Gửi, kiểm tra:
Người nhận đúng khách hàng trên hóa đơn.
Số hóa đơn khớp chứng từ đang mở.
Số tiền còn phải trả đúng với yêu cầu thanh toán, và Nội dung thanh toán của hóa đơn đã được điền.
Nút xem chi tiết dẫn về hóa đơn trên cổng thông tin.
Không còn biến rỗng hoặc nội dung giữ nguyên dạng biến chưa được thay thế.
Mẹo
Hóa đơn chưa thanh toán: gửi bình thường.
Hóa đơn đã thanh toán một phần: tin nhắn hiển thị số tiền còn lại; kiểm tra lại số này trong bản xem trước.
Hóa đơn thanh toán đủ: không gửi lại yêu cầu thanh toán.
Mẹo
Kiểm tra trước khi nhấn Gửi:
Bản xem trước hiển thị đúng số hóa đơn và số tiền còn phải trả của chứng từ đang mở.
Người nhận là đúng khách hàng trên hóa đơn (không phải liên hệ tạm hoặc contact sai).
Bản xem trước không còn chuỗi giữ chỗ như
<customer_name>hoặc ô trống.
Nhấn Gửi để gửi.
---
Bước 5 - Kiểm tra kết quả sau khi gửi¶
Sau khi gửi, mở hội thoại Zalo để kiểm tra tin vừa gửi.
Mẹo
Kiểm tra gửi đúng trước khi tiếp tục xử lý công nợ:
Hội thoại Zalo mở đúng khách hàng trên hóa đơn.
Tin nhắn đã gửi hiển thị đúng số hóa đơn, số tiền còn phải trả và khung thanh toán.
Khách có thể bấm nút xem chi tiết nếu hóa đơn có đường dẫn cổng thông tin phù hợp.
Nếu hệ thống báo lỗi, không gửi lại nhiều lần trước khi kiểm tra nguyên nhân để tránh khách nhận trùng yêu cầu thanh toán.
Xem thêm
Để hiểu luồng ghi nhận thanh toán và đối soát sao kê ngân hàng sau khi khách chuyển khoản, xem Cách theo dõi quy trình lập hóa đơn, thanh toán và đối chiếu của khách hàng và Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng.
---
Cách khác: gửi file PDF hóa đơn bằng nút Gửi¶
Nút Gửi ở đầu hóa đơn cũng có tùy chọn Zalo. Trong hộp thoại Gửi, tích bằng Zalo: tùy chọn này xuất hiện khi công ty có OA đã kết nối và khách hàng có liên kết Zalo đã kết nối. Hộp thoại khi đó hiển thị Người nhận, Zalo OA và Xem trước nội dung tin.
Khi nhấn Gửi, Viindoo trước tiên đăng đoạn văn bản xem trước (số hóa đơn, tổng tiền, nội dung thanh toán và liên kết cổng thông tin) vào hội thoại Zalo của khách, sau đó gửi file PDF hóa đơn. Nếu Zalo không nhận PDF (định dạng, dung lượng, hoặc hội thoại ngoài khung 7 ngày), Viindoo gửi mẫu Yêu cầu thanh toán đã duyệt thay thế và ghi một ghi chú vào chatter của hóa đơn khi không gửi được gì. Khách hàng có phương thức gửi hóa đơn bằng Zalo trong hồ sơ liên hệ sẽ được chọn sẵn tùy chọn này.
---
Xử lý nhanh tình huống¶
Triệu chứng |
Xử lý nhanh |
|---|---|
Không thấy biểu tượng Zalo trong khung soạn của chatter |
Mở khung soạn bằng Gửi tin, rồi kiểm tra khách hàng của hóa đơn; cập nhật số điện thoại hoặc kiểm tra liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo. |
Không thấy mẫu Yêu cầu thanh toán |
Kiểm tra mẫu ở trạng thái Đã duyệt, áp dụng cho Hóa đơn và bạn được phép dùng mẫu; nếu cần, báo Quản trị viên tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT). |
Bản xem trước thiếu số tiền còn phải trả, hoặc hiện ký hiệu giữ chỗ thay cho tài khoản ngân hàng |
Cập nhật dữ liệu hóa đơn; nếu vẫn sai, nhờ Quản trị viên kiểm tra tham số của mẫu và tài khoản ngân hàng của mẫu tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT). |
Gửi thất bại hoặc OA báo lỗi token hoặc hạn mức gửi |
Kiểm tra log và trạng thái OA tại Khắc phục sự cố Zalo OA. |
Khách đã trả tiền nhưng vẫn nhận tin nhắc |
Kiểm tra lại trạng thái thanh toán và đối chiếu sao kê trước khi gửi thêm. |
Người nhận không đúng khách |
Dừng gửi ngay; kiểm tra lại liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo. |