Gửi yêu cầu thanh toán Zalo từ hóa đơn¶

Thông tin bài hướng dẫn

Đối tượng: Kế toán công nợ
Thời gian: 5-7 phút đọc lần đầu
Kết quả: Gửi được yêu cầu thanh toán qua Zalo từ hóa đơn khách hàng và kiểm tra nhanh nội dung đã gửi

Ghi chú

Ngoài phạm vi bài này:

Tạo mới hoặc nộp duyệt Mẫu tin ZBS: xem Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Admin/IT)
Quản lý liên kết khách hàng với Zalo: xem Quản lý liên kết đối tác Zalo
Gửi mẫu ZBS từ đơn bán: xem Gửi mẫu tin ZBS từ đơn bán

---

Khi nào dùng trang này¶

Dùng khi kế toán cần nhắc thanh toán từ hóa đơn qua Zalo.

Ví dụ xuyên suốt hướng dẫn này: Hóa đơn INV/2026/00421 của Minh Chau Company còn nợ 12.500.000 VND. Nhân viên công nợ Linh mở hóa đơn, nhấn Zalo trên chatter, chọn mẫu Payment Request, kiểm tra preview hiển thị đúng số hóa đơn, số tiền và Payment Reference, rồi nhấn Gửi. Gửi thẳng từ chứng từ thay vì soạn tin thủ công loại bỏ lỗi chép sai mã thanh toán — mỗi lần lệch cần 15–30 phút đối chiếu thủ công để xử lý.

Quan trọng

Mẫu Payment Request hiện lấy tổng tiền hóa đơn. Với hóa đơn đã thanh toán một phần, kiểm tra kỹ preview trước khi gửi.

Luồng nhanh¶

Mở hóa đơn cần nhắc thanh toán.
Nhấn Zalo ở chatter.
Mở cửa sổ Gửi tin nhắn Zalo.
Chọn mẫu Payment Request.
Kiểm tra preview rồi nhấn Send.
Mở hội thoại để xác nhận nội dung đã gửi.

---

Bước 1 - Kiểm tra hóa đơn trước khi gửi¶

Mở Invoicing ‣ Customers ‣ Invoices và vào hóa đơn cần nhắc thanh toán.

Trước khi gửi, kiểm tra nhanh:

Hóa đơn có khách hàng.
Tổng tiền hóa đơn đúng.
Ô Payment Reference có nội dung dùng để đối soát khi khách chuyển khoản.
Hồ sơ khách có liên kết Zalo hoặc có số điện thoại.

Cảnh báo

Không gửi nếu Payment Reference còn rỗng hoặc sai. Thiếu trường này, kế toán phải đối soát thủ công từng giao dịch — thêm khoảng 15-30 phút mỗi trường hợp.

---

Bước 2 - Mở trình gửi Zalo từ hóa đơn¶

Nút Zalo xuất hiện trong khu vực chatter khi hóa đơn có người nhận phù hợp, ví dụ khách đã liên kết Zalo hoặc có số điện thoại trên hồ sơ.

Nhấn Zalo trong chatter, sau đó mở cửa sổ Gửi tin nhắn Zalo.

Chatter hóa đơn sau khi nhấn Zalo, hiển thị người nhận và ô soạn tin Zalo

---

Bước 3 - Chọn mẫu Payment Request¶

Trong Gửi tin nhắn Zalo, chọn Mẫu ZBS là Yêu cầu thanh toán.

Mẫu hiển thị khi:

Mẫu đang ở trạng thái Approved.
Mẫu áp dụng cho Hóa đơn.
Bạn có quyền dùng mẫu hoặc thuộc OA được phân quyền thông báo.

Mẫu Payment Request lấy dữ liệu từ hóa đơn:

Nội dung trên tin	Dữ liệu lấy từ hóa đơn
Tên khách hàng	Khách hàng trên hóa đơn
Số hóa đơn	Mã hóa đơn
Số tiền	Tổng tiền hóa đơn
Trạng thái thanh toán	Trạng thái thanh toán của hóa đơn (Not Paid / In Payment / Paid)
Nội dung thanh toán	Payment Reference
Nút xem chi tiết	Đường dẫn portal của hóa đơn

Trường Payment Reference (Nội dung thanh toán) phải khớp với nội dung chuyển khoản của khách — hệ thống dùng chuỗi này để đối soát thanh toán tự động, tránh phải đối chiếu thủ công.

Màn hình Gửi tin nhắn Zalo với Mẫu ZBS Yêu cầu thanh toán và preview nội dung

Ghi chú

Preview trong ảnh trên hiển thị ở trạng thái mẫu chưa được Zalo duyệt (Draft). Khi mẫu đã được Zalo phê duyệt (Approved), các biến như số tiền, số hóa đơn và Payment Reference sẽ được điền đầy đủ từ dữ liệu hóa đơn thực tế — không còn hiển thị dạng biến chưa thay thế.

---

Bước 4 - Kiểm tra preview rồi gửi¶

Trước khi nhấn Send, kiểm tra:

Người nhận đúng khách hàng trên hóa đơn.
Số hóa đơn khớp chứng từ đang mở.
Số tiền và Payment Reference đúng với yêu cầu thu tiền.
Nút xem chi tiết dẫn về hóa đơn trên portal.
Không còn biến rỗng hoặc nội dung giữ nguyên dạng biến chưa được thay thế.

Mẹo

Hóa đơn chưa thanh toán: gửi bình thường.
Hóa đơn thanh toán một phần: kiểm tra lại số tiền preview.
Hóa đơn thanh toán đủ: không gửi lại yêu cầu thanh toán.

Mẹo

Kiểm tra trước khi nhấn Send:

Preview hiển thị đúng số hóa đơn, số tiền và Payment Reference của chứng từ đang mở.
Người nhận là đúng khách hàng trên hóa đơn (không phải liên hệ tạm hoặc contact sai).
Không còn placeholder dạng {{biến}} hoặc nội dung rỗng trong preview.

Nhấn Send để gửi.

---

Bước 5 - Kiểm tra kết quả sau khi gửi¶

Sau khi gửi, mở hội thoại Zalo để kiểm tra tin vừa gửi.

Mẹo

Kiểm tra gửi đúng trước khi tiếp tục xử lý công nợ:

Hội thoại Zalo mở đúng khách hàng trên hóa đơn.
Tin vừa gửi hiển thị đúng số hóa đơn, số tiền và nội dung thanh toán.
Khách có thể bấm nút xem chi tiết nếu hóa đơn có đường dẫn portal phù hợp.
Nếu hệ thống báo lỗi, không gửi lại nhiều lần trước khi kiểm tra nguyên nhân để tránh khách nhận trùng yêu cầu thanh toán.

Hội thoại Zalo trong Discuss hiển thị tin Payment Request vừa gửi từ hóa đơn

---

Xử lý nhanh tình huống¶

Triệu chứng	Xử lý nhanh
Không thấy nút Zalo	Kiểm tra khách hàng trên hóa đơn; cập nhật số điện thoại hoặc kiểm tra liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo.
Không thấy mẫu Yêu cầu thanh toán	Kiểm tra mẫu đã Đã phê duyệt, áp dụng cho Hóa đơn, và quyền OA/mẫu; nếu cần báo Admin tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Admin/IT).
Preview thiếu số tiền hoặc thiếu Payment Reference	Sửa dữ liệu hóa đơn; nếu vẫn sai, nhờ Admin kiểm tra cấu hình tham số mẫu tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Admin/IT).
Gửi thất bại hoặc OA báo lỗi token/quota	Kiểm tra log và trạng thái OA tại Khắc phục sự cố Zalo OA.
Khách đã trả tiền nhưng vẫn nhận tin nhắc	Kiểm tra lại trạng thái thanh toán và đối chiếu sao kê trước khi gửi thêm.
Người nhận không đúng khách	Dừng gửi ngay; kiểm tra lại liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo.

Xem thêm

Để hiểu luồng ghi nhận thanh toán và đối soát sao kê ngân hàng sau khi khách chuyển khoản, xem Quy trình tổng quan từ Hóa đơn khách hàng, thanh toán đến đối soát và Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng.