Mua dịch vụ thuê ngoài bằng đơn mua hàng¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Sale - cung cấp thông tin giá nhà cung cấp dùng trong quy trình. Phân hệ có thể tự cài khi đủ các phụ thuộc; kiểm tra ứng dụng đã cài trước khi bắt đầu.
Bảng giá theo nhà cung cấp (Supplier-Based Pricelist) - được cài theo phụ thuộc của Freight Sale, bổ sung cột Vendor (Nhà cung cấp) trên dòng đơn bán dùng để tạo đơn mua.
Sale Purchase (Odoo core, tự cài cùng ứng dụng Bán hàng và Mua hàng) cung cấp lựa chọn Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài) trên sản phẩm và tạo yêu cầu báo giá mua khi xác nhận đơn bán.
Freight Booking & Purchase Integration bổ sung nút Generate PO (Tạo đơn mua) trên booking và Purchase Orders (Đơn mua hàng) trên booking/lô hàng. Có thể tự cài khi đủ các phụ thuộc bán hàng và mua hàng Freight; hãy kiểm tra ứng dụng đã cài.
Forwarder thường thuê bên khác thực hiện một số chặng. Khi Hai Long Logistics bán cước biển nhưng thuê xe lấy container rỗng, kế toán cần theo dõi cả hai đơn mua và hóa đơn nhà cung cấp. Trong ví dụ này, xe tải thuộc đơn bán riêng; chi phí không tự vào tab Phí hay lợi nhuận gộp lô biển. Nếu chỉ xác nhận đơn bán và gọi nhà cung cấp mà không tạo đơn mua, dịch vụ có thể đã thực hiện nhưng chi phí chưa vào hệ thống. Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài) và nút Purchase (Mua hàng) trên đơn bán thuộc phân hệ Sale Purchase của Odoo. Freight bổ sung cơ chế tương tự trên booking/lô hàng cho các phí phát sinh sau khi xác nhận đơn bán.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics đặt cước biển cho lô xuất FCL của Nhat Long Footwear: 2 x Container 40FT HC, Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng tàu ONE Line, phạm vi Main Only (Chỉ chặng chính). Dịch vụ lấy rỗng được bán trên đơn VND riêng S00004 và thuê Phuong Nam Transport Co., Ltd. thực hiện: giá mua 2,500,000 VND/container, giá bán 3,200,000 VND/container, số lượng 2. Đơn cước biển USD giữ các dòng cước biển; không thêm dòng xe tải VND vào đơn này hoặc liên kết đơn xe tải riêng với lô biển.
Trước khi bắt đầu¶
Sản phẩm Domestic Trucking - Empty Container Pickup đã bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài) và có nhà cung cấp Phuong Nam Transport Co., Ltd. cùng giá mua. Bước 1 chỉ cách kiểm tra.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng). Nhóm User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ xem booking và phí, không bấm Generate PO (Tạo đơn mua): nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu.
Bạn có quyền Purchase: User (Mua hàng: Người dùng); nếu thiếu, nút Generate PO (Tạo đơn mua) vẫn bị ẩn dù có quyền tất cả lô hàng.
Booking cước biển ONE Line đã tồn tại và có dòng phí Vendor (Nhà cung cấp) = ONE Line: xem Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng.
Bước 1: Cấu hình sản phẩm dịch vụ thuê ngoài¶
Nếu chưa bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài), xác nhận đơn bán không tạo yêu cầu báo giá mua và dễ bỏ sót chi phí xe tải.
Vào và mở Domestic Trucking - Empty Container Pickup.
Tab General Information (Thông tin chung): Product Type (Loại sản phẩm) = Service (Dịch vụ).
Tab Purchase (Mua hàng), nhóm Reordering (Đặt hàng lại): bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài).
Tab Purchase (Mua hàng), bảng Vendors (Nhà cung cấp): thêm Phuong Nam Transport Co., Ltd., Price (Giá) = 2,500,000 VND.
Cảnh báo
Nếu bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài) nhưng bảng Vendors (Nhà cung cấp) trống, Odoo không cho lưu và báo "Please define the vendor from whom you would like to purchase this service automatically." (Hãy chọn nhà cung cấp để tự động mua dịch vụ này).
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi:
Sản phẩm đã bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài).
Bảng Vendors (Nhà cung cấp) có Phuong Nam Transport Co., Ltd., giá 2,500,000 VND.
Bước 2: Tạo báo giá xe tải riêng bằng VND¶
Giữ đúng tiền tệ đã thỏa thuận cho xe tải. Khách Nhat Long Footwear mặc định dùng bảng giá Hai Long USD, nên cần chọn bảng giá VND trên đơn mới.
Vào , bấm New (Mới). Chọn khách Nhat Long Footwear và bảng giá VND của công ty. Kiểm tra tiền tệ trước khi nhập giá. Trên báo giá riêng này (S00004 trong ví dụ), chỉ thêm:
Product (Sản phẩm): Domestic Trucking - Empty Container Pickup.
Vendor (Nhà cung cấp): Phuong Nam Transport Co., Ltd..
Quantity (Số lượng): 2.
Unit Price (Đơn giá bán): 3,200,000 VND.
Không thêm cước biển hoặc gán lô biển vào đơn này. Nếu cột Vendor (Nhà cung cấp) trống, hệ thống không tự tạo đơn mua dù sản phẩm là dịch vụ thuê ngoài.
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: Báo giá riêng dùng VND, chỉ có dòng xe tải đúng nhà cung cấp, tổng 6,400,000 VND trước thuế và không liên kết lô biển.
Bước 3: Xác nhận đơn xe tải¶
Nhân viên Sales thực hiện bước này bằng tài khoản có quyền truy cập đơn bán. Nhân viên Booking và Kế toán tiếp tục các bước đơn mua và lập hóa đơn tương ứng bên dưới.
Khi khách đồng ý, bấm Confirm (Xác nhận) trên S00004 để đặt mua dịch vụ thuê ngoài.
Sau khi xác nhận, đơn chuyển sang Sales Order và tự động tạo một yêu cầu báo giá nhà cung cấp (RFQ) ở trạng thái nháp. Dịch vụ trucking thông thường không tạo lô hàng. Nút Purchase hiển thị 1 chỉ khi người dùng có thêm quyền Purchase; người dùng chỉ có quyền Sales sẽ không thấy nút này. Hãy bàn giao cho nhân viên mua hàng để tìm RFQ tại theo Source Document là S00004.
Mẹo
Bước 3 hoàn tất khi: nhân viên mua hàng mở được RFQ nháp có Source Document là S00004, nhà cung cấp Phuong Nam Transport Co., Ltd., 2 x 2.500.000 VND = 5.000.000 VND trước thuế. Đơn mua dùng giá mua của nhà cung cấp, không dùng giá bán cho khách 3.200.000 VND.
Chọn cách tạo đơn mua¶
Lựa chọn |
Áp dụng khi |
Kết quả |
|---|---|---|
Bật dịch vụ thuê ngoài trên sản phẩm (bước 1-3) |
Dịch vụ luôn do cùng nhà cung cấp thực hiện, như xe tải trong ví dụ |
Xác nhận đơn bán là đủ, không cần bấm thêm nút |
Tạo đơn mua từ booking (bước 4) |
Nhà cung cấp thay đổi theo lô hoặc phí chỉ phát sinh sau khi đơn bán đã xác nhận, như cước biển mua của ONE Line trong ví dụ |
Vận hành chọn thời điểm và xác nhận nhà cung cấp trên tab Phí trước khi tạo đơn mua |
Nếu chưa rõ, kiểm tra dịch vụ có luôn do cùng nhà cung cấp thực hiện không. Nếu có, bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài); nếu thay đổi, để tắt và dùng Generate PO (Tạo đơn mua) trên booking.
Bước 4: Tạo đơn mua cước biển từ booking¶
Khác dòng xe tải, phí Ocean Freight - FCL trên booking biển không thuộc sản phẩm bật dịch vụ thuê ngoài. Xác nhận đơn bán không tạo đơn mua cho phí này; cần tạo từ booking.
Mở lô hàng Nhat Long Footwear, bấm Bookings (Booking) và mở booking số ONEYBK204581, hãng tàu ONE Line.
Quan trọng
Tab Charges (Phí) có hai cột riêng Vendor (Nhà cung cấp) và Agent (Đại lý). Chỉ Vendor được dùng để tạo đơn mua. Nếu chỉ có Agent, nút Generate PO (Tạo đơn mua) không xuất hiện và hệ thống không cảnh báo.
Xem thêm
Agent (Đại lý) dùng trong luồng thu chi hộ: On-Behalf Payments.
Bấm Generate PO (Tạo đơn mua). Nút xuất hiện vì phí Ocean Freight - FCL trên booking đã có Vendor (Nhà cung cấp) = ONE Line, Cost Price (Giá vốn) = USD 1,850/container, số lượng 2 và chưa có đơn mua liên kết.
Mở RFQ vừa tạo và kiểm tra Currency (Tiền tệ) trước khi xác nhận. Nút này hiện tạo RFQ bằng VND của công ty, kể cả khi Supplier Currency của ONE Line là USD; giá mua 1.850 USD được quy đổi thành 48.100.000 VND mỗi container. Với thỏa thuận USD trong ví dụ, đổi Currency của RFQ sang USD, rồi kiểm tra hoặc sửa Unit Price thành 1.850, Quantity thành 2. Tổng chưa thuế phải là 3.700 USD. Không đổi tiền tệ công ty hoặc nhầm giá đã quy đổi VND thành giá USD.
Cảnh báo
Booking chỉ lấy các dòng phí của chính nó. Nếu booking khác trên cùng lô cũng mua của ONE Line, nút Generate PO (Tạo đơn mua) không lấy phí đó hoặc gộp vào đơn mua của booking kia. Mỗi booking giữ đơn mua riêng theo nhà cung cấp.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: Booking hiển thị Purchase Orders (Đơn mua hàng) = 1; mở ra thấy đơn của ONE Line, dòng Ocean Freight - FCL, 2 x USD 1,850 = USD 3,700, không có dòng xe tải.
Bước 5: Truy đơn mua từ hồ sơ sở hữu¶
Lô biển và đơn xe tải riêng có hồ sơ mua hàng riêng. Kiểm tra cả hai trước khi kế toán lập hóa đơn nhà cung cấp.
Mở Purchase Orders (Đơn mua hàng) trên lô biển: hiển thị 1, là đơn ONE Line USD 3,700 từ booking. Mở Purchase (Mua hàng) trên S00004 để tìm đơn Phuong Nam Transport 5,000,000 VND. Đơn xe tải không được tính trên lô biển.
Mẹo
Hoàn thành bước 5 khi: Mở được đơn ONE Line từ lô biển và đơn Phuong Nam từ S00004; không thêm dòng phí hoặc đơn mua xe tải vào lô biển chỉ để tăng số đếm.
Bước 6: Xác nhận đơn mua và tạo hóa đơn nhà cung cấp¶
Các dòng Charges (Phí) của lô biển đã tính Cost Price (Giá vốn) cước biển vào lợi nhuận gộp dự kiến trước khi hạch toán. Xe tải thuộc đơn riêng, không có dòng phí trên lô biển nên doanh thu và chi phí xe tải không nằm trong lợi nhuận gộp lô biển.
Mở từng đơn mua từ hồ sơ sở hữu, bấm Confirm Order (Xác nhận đơn) rồi Create Bill (Tạo hóa đơn nhà cung cấp). Kiểm tra loại chứng từ, nhà cung cấp, tiền tệ, số lượng và giá mua trước khi kế toán vào sổ.
Với đơn cước biển, Viindoo liên kết Vendor Bill (Hóa đơn nhà cung cấp) vào dòng phí tương ứng của lô. Với xe tải, theo dõi hóa đơn từ S00004; không có dòng phí trên lô biển để cập nhật. Trong phiên bản này, Purchase Receipt (Biên nhận mua hàng) không tạo liên kết hóa đơn trên phí cước biển. Nếu kết quả là biên nhận, dừng lại và nhờ kế toán kiểm tra đơn mua cùng các chứng từ nhà cung cấp đã có trước khi lập thêm hóa đơn; không coi biên nhận là đã được liên kết.
Mẹo
Hoàn thành bước 6 khi: Chứng từ ONE Line có USD 3,700, Phuong Nam có 5,000,000 VND trước thuế, mỗi chứng từ liên kết đúng đơn mua. Phí cước biển có liên kết hóa đơn; hóa đơn xe tải thuộc đơn riêng.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Phần mềm hiện hỗ trợ |
Cách thực hiện |
|---|---|---|
Bước 6: Kế toán nhận hàng trước hóa đơn |
Luồng đơn mua liên kết hóa đơn nhà cung cấp với phí Freight, nhưng không tạo liên kết hóa đơn cho biên nhận mua hàng |
Nếu đã có biên nhận, nhờ kế toán kiểm tra đơn mua và chứng từ nhà cung cấp trước khi lập thêm hóa đơn. Dòng phí chưa có liên kết hóa đơn không có nghĩa được phép lập lại |
Bước 4: Nhập sai cột đối tác |
Nếu chỉ nhập đối tác trong Agent (Đại lý), không có Vendor (Nhà cung cấp), hệ thống không cảnh báo; nút Generate PO (Tạo đơn mua) không xuất hiện |
Nếu thiếu nút Generate PO (Tạo đơn mua), mở tab Phí và kiểm tra đối tác nằm ở Vendor (Nhà cung cấp), không phải Agent (Đại lý) |
Xử lý vướng mắc¶
Không lưu được sản phẩm vì thiếu nhà cung cấp¶
Biểu hiện: Khi lưu sản phẩm, xuất hiện "Please define the vendor from whom you would like to purchase this service automatically." (Hãy chọn nhà cung cấp để tự động mua dịch vụ này).
Nguyên nhân: Đã bật Subcontract Service (Dịch vụ thuê ngoài) nhưng bảng Vendors (Nhà cung cấp) trong tab Purchase (Mua hàng) trống.
Cách xử lý: Thêm ít nhất một nhà cung cấp cùng giá trong bảng Vendors (Nhà cung cấp) trước khi lưu.
Hai booking cùng nhà cung cấp tạo hai đơn mua riêng¶
Biểu hiện: Hai booking cùng lô mua của ONE Line, nhưng bấm Generate PO (Tạo đơn mua) trên mỗi booking tạo hai đơn riêng thay vì gộp.
Nguyên nhân: Đây là cách hệ thống hoạt động: booking chỉ tìm yêu cầu báo giá nháp/đã gửi của chính booking và cùng nhà cung cấp, không tìm đơn thuộc booking khác. Nhờ vậy truy được chi phí về đúng booking.
Cách xử lý: Không cần sửa. Nếu thực sự cần một đơn cho hai booking, thêm mã booking thứ hai vào trường Bookings (Booking) của đơn mua hiện có. Cách này ít dùng và khiến việc truy chi phí theo booking khó hơn.
Xem thêm
Bài viết liên quan