Yêu cầu tài liệu, lập SI và vận đơn nháp¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Project & Operations Tasks (Dự án và công việc vận hành) (tự cài khi đã cài Freight Sale, Project Customization và Sales Timesheet)
Freight & Document Integration (Tích hợp tài liệu vận chuyển) tự cài khi hai phân hệ trên đã cài. Nếu có Freight Air Management hoặc Freight Consolidation, tích hợp tài liệu hàng không hoặc gom hàng tương ứng cũng cài và bổ sung wizard. Lô FCL thông thường trong bài không cần hai tích hợp đó.
Tài liệu được hãng và khách chấp nhận quyết định lô hàng có vận hành thông suốt không. Shipping Instruction (SI, chỉ dẫn gửi hàng) hướng dẫn hãng phát hành MBL; draft Bill of Lading (draft B/L, vận đơn nháp) là cơ hội cuối phát hiện số container sai hoặc tên người nhận sai trước khi phải trả phí sửa. Viindoo theo dõi cả hai bằng yêu cầu có hạn, người phụ trách và thẻ Approved; tự tạo không gian Documents và công việc Project liên quan. Bạn vẫn cần đối chiếu danh sách với khách và đọc tài liệu bằng mắt. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: lô xuất Nhat Long Footwear, HBL HLLHPHLAX2611-001, 2 x Container 40FT HC giày, Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng ONE Line, CFR (Port of Los Angeles), Freight Prepaid, hạn SI 2026-11-02 17:00. Hoa (chứng từ) lập SI và vận đơn nháp; Duc (quản lý vận hành, nhóm Administrator (Quản trị viên)) duyệt trước khi Hoa gửi ONE Line.
Trước khi bắt đầu¶
Lô đã Confirmed (Xác nhận); tab Required Documents (Tài liệu yêu cầu) ẩn khi còn nháp.
Đối chiếu số container (
ONEU4567895,ONEU4568124), seal và thông tin hàng với shipper trước khi gửi SI. Không cần chờ Gate-in mới chuẩn bị yêu cầu. Nếu thông tin chưa chốt, xác nhận hạn gửi và hạn sửa với hãng tàu, không dùng số liệu dự kiến như thông tin cuối cùng; kiểm lại khi đóng hàng xong. Xem Container Execution Milestones.Hoa thuộc nhóm User: All Shipments (Tất cả lô hàng) và Project: User (Người dùng dự án), vì tạo yêu cầu đồng thời tạo công việc Project. Xem quyền Giao nhận của người dùng tại Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng.
Duc thuộc nhóm Logistics Administrator (Quản trị viên) được quyền ghi trên không gian Freight Documents; thao tác duyệt cần quyền đó.
Bước 1: Lập danh sách và yêu cầu khách gửi tài liệu¶
Tài liệu khách gửi muộn thường khiến SI lỡ hạn. Dùng Required Documents (Tài liệu yêu cầu) để theo dõi nội bộ từng mục và người nhắc; vẫn gửi yêu cầu khách qua kênh liên hệ bên ngoài.
Xác định còn thiếu gì từ Nhat Long Footwear: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, thông tin người mua, chọn Original B/L (Vận đơn gốc) hay Telex Release (Điện giao hàng). Ví dụ này dùng Telex, ghi Chatter vì chưa có trường riêng. Gửi danh sách qua email ngay sau xác nhận booking, nhắc mục còn thiếu khi gần hạn. Trong Required Documents (Tài liệu yêu cầu), thêm dòng cho từng mục như Commercial Invoice hoặc Packing List, nhập Summary (Tóm tắt), Request To (Yêu cầu tới) người dùng nội bộ, Due Date (Hạn) và Note (Ghi chú). SI và vận đơn nháp dùng thao tác chuyên biệt ở bước 2.
Mẹo
Nếu cần gửi biểu mẫu, dùng trên lô để tạo mẫu SI trống. Sau đó có thể nhập dữ liệu khách gửi bằng Điền booking hoặc lô hàng từ tài liệu bằng AI.
Khi nhận hóa đơn và phiếu đóng gói, đọc và đối chiếu số container, seal, mô tả hàng thực tế trên lô; Viindoo không tự so sánh. Nếu lệch, yêu cầu Nhat Long Footwear sửa, không tự sửa âm thầm.
Chọn người được yêu cầu chuẩn bị¶
Hai wizard bước 2 và 5 có Request To (Yêu cầu tới), xác định ai được nhắc và ai được gán công việc.
Người được yêu cầu |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Đồng nghiệp cụ thể |
Người khác chuẩn bị hoặc đôn đốc tài liệu |
Công việc Project gán người đó, kèm hoạt động tải lên có hạn |
Chính bạn |
Bạn xử lý và muốn thấy hạn trong danh sách công việc của mình |
Công việc và hoạt động gán cho bạn |
Để trống |
Chỉ lưu bản ghi, không cần nhắc ai |
Công việc tạo không có người được gán, không có hoạt động nhắc |
Gán Request To (Yêu cầu tới) cho người chịu trách nhiệm chuẩn bị/đôn đốc. Chỉ để trống khi yêu cầu dùng để lưu mà không cần người theo dõi; nếu chưa rõ ai phụ trách, thống nhất với trưởng vận hành thay vì mặc định tự nhận.
Xem thêm
quyền Giao nhận của người dùng tại Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng, quyền cho yêu cầu và phê duyệt.
Bước 2: Chuẩn bị SI¶
SI chuyển các thông tin đã đối chiếu thành một yêu cầu có hạn, thay vì rải rác trong email.
Mở lô Nhat Long Footwear (SHP/26xx/000nn), tab Required Documents (Tài liệu yêu cầu), bấm Prepare SI (Chuẩn bị SI). Điền:
Summary (Tóm tắt): SI cho 2x40HC giày, VNHPH-USLAX, ONE, ghi chú một dòng và cũng là tên công việc.
Document Name (Tên tài liệu): giữ Shipping Instruction - SHP/26xx/000nn được đề xuất.
SI Due Date (Hạn SI): 02/11/2026, đề xuất từ hạn SI lô hàng.
Request To (Yêu cầu tới): Hoa, theo phân công trên.
Goods Description for SI (Mô tả hàng cho SI): đã lấy từ dòng hàng hóa; phải kiểm tra vì hệ thống không đối chiếu container/seal.
Marks & Numbers (Ký mã hiệu): NHAT LONG / LAX / 2026-L1.
Bấm Prepare SI (Chuẩn bị SI). Viindoo mở yêu cầu mới; dùng đường dẫn điều hướng để về lô.
Cảnh báo
SI Due Date chỉ nhận ngày, không giữ giờ hạn thực. Bấm Prepare SI (Chuẩn bị SI) ghi đè SI Cutoff (Hạn SI) trên lô và booking bằng 00:00:00 UTC của ngày đó. Người dùng Việt Nam thấy 02/11/2026 07:00:00, không phải 17:00 ONE Line thông báo. Ghi ngay giờ thực 17:00 vào Chatter để tránh nhầm; luôn nhập ngày hãng yêu cầu, không dùng ngày đệm nội bộ. SI đến sau hạn có thể lỡ chuyến; sửa sau khi phát hành MBL có thể mất phí hoặc chậm giải phóng. Xác nhận quy trình, phí và thời gian với hãng trước khi gửi.
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi: tab Required Documents (Tài liệu yêu cầu) có dòng gắn thẻ Shipping Instruction (SI), Request To (Yêu cầu tới) Hoa, Due Date (Hạn) 02/11/2026; Chatter ghi hạn SI thực 02/11/2026 17:00.
Bước 3: Duyệt SI trước khi gửi ra ngoài¶
Đây là kiểm tra nội bộ cuối. Sửa lúc này mất vài phút; sửa sau khi ONE Line phát hành MBL có thể tốn phí và chậm nhiều ngày.
Hoa tải SI đã soạn ngoài Viindoo lên yêu cầu trong . Duc mở cùng tài liệu tại , bấm Approve (Phê duyệt) trong bảng Actions (Hành động).
Sau Approve (Phê duyệt), tài liệu có thẻ Approved (Đã duyệt) thay thẻ trạng thái trước như To Review; hoạt động tải lên của Hoa hoàn tất; nhãn công việc đổi Docs Missing (Thiếu tài liệu) sang Docs Approved (Tài liệu đã duyệt).
Ghi chú
Approve (Phê duyệt) chỉ gắn thẻ; Viindoo không ngăn Hoa gửi email SI trước khi Duc duyệt (xem giới hạn).
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: SI có Approved (Đã duyệt) và đã kiểm tra điều đó trước khi Hoa gửi ONE Line ở bước 4.
Bước 4: Gửi SI cho hãng trước hạn¶
Hạn SI ONE Line là hạn chốt của chuyến; gửi muộn có thể khiến container không lên tàu.
Viindoo không có nút gửi này. Hoa gửi SI đã duyệt qua email hoặc cổng ONE Line trước 17:00 ngày 02/11/2026, rồi ghi "SI sent to ONE Line, [date/time]" trong Chatter lô. Nếu hãng chuyển booking sang chuyến khác (xem Rollover and Not Loaded (Container Exception)), xác nhận SI có được chuyển sang chuyến mới không.
Bước 5: Chuẩn bị và theo dõi vận đơn nháp¶
Vận đơn nháp giúp kiểm tra thông tin trước khi phát hành MBL chính thức. Phí và hạn sửa đổi phụ thuộc hãng tàu và biểu phí áp dụng tại địa phương; sửa vận đơn khi còn nháp vẫn có thể mất phí. Xác nhận điều kiện với ONE Line trước khi yêu cầu sửa.
Trong Required Documents (Tài liệu yêu cầu), bấm Prepare Draft B/L (Chuẩn bị vận đơn nháp). Điền:
Summary (Tóm tắt) và Document Name (Tên tài liệu): giữ Draft B/L và Draft B/L - SHP/26xx/000nn.
Draft B/L Due Date (Hạn vận đơn nháp): 04/11/2026, sau hạn SI, trước chuyến 05/11/2026.
Request To (Yêu cầu tới): Hoa.
B/L Remarks (Ghi chú vận đơn): FREIGHT PREPAID. NOTIFY: SAME AS CONSIGNEE.
Bấm Prepare Draft B/L (Chuẩn bị vận đơn nháp). Khác SI, wizard này không ghi đè trường lô hàng; chỉ tạo yêu cầu với thẻ Draft B/L và công việc riêng.
Mẹo
Hoàn tất bước 5 khi: tab Required Documents (Tài liệu yêu cầu) có cả Shipping Instruction (SI) hạn 02/11/2026 và Draft B/L hạn 04/11/2026, đều có Request To = Hoa.
Bước 6: Đối chiếu và duyệt vận đơn nháp¶
Hoàn tất bước kiểm tra này trước khi chuyển sang Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến và in HBL chính thức. Phát hiện lỗi số container hoặc tên trước khi phát hành chứng từ, đồng thời xác nhận phí sửa đổi với hãng tàu.
Khi ONE Line gửi vận đơn nháp qua email, Hoa tải lên yêu cầu Draft B/L trong My Documents (Tài liệu của tôi) và đối chiếu với SI: người gửi, người nhận, mô tả hàng, số container và seal, ngày tàu chạy. Nếu có sai sót, Hoa xác nhận hạn và phí sửa đổi với ONE Line, yêu cầu sửa rồi kiểm tra lại bản nháp mới. Khi thông tin đã khớp, Duc mở tài liệu tại Shipment Documents (Tài liệu lô hàng) và bấm Approve (Phê duyệt) lần nữa.
Mẹo
Hoàn tất bước 6 khi: cả hai dòng trong Required Documents (Tài liệu yêu cầu) có Approved (Đã duyệt), hai công việc có Docs Approved (Tài liệu đã duyệt); tệp vận đơn nháp là bản ONE Line xác nhận, không phải nháp cũ của Hoa.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Lập danh sách và kiểm tra tài liệu (bước 1) |
Required Documents hỗ trợ yêu cầu chung nhưng không tự gửi danh sách cho khách hoặc đối chiếu tệp nhận với hóa đơn/phiếu đóng gói; Goods Description for SI (Mô tả hàng cho SI) lấy từ dòng hàng, không được đối chiếu hóa đơn, kiện, container hoặc seal |
Thêm yêu cầu nội bộ cho hóa đơn/phiếu đóng gói, gửi yêu cầu khách qua email và đọc đối chiếu. Ghi quyết định bản gốc/Telex vào Chatter vì chưa có trường riêng. |
Yêu cầu khách (bước 1) |
Request To (Yêu cầu tới) chỉ chọn người dùng nội bộ Viindoo |
Gửi yêu cầu khách hoặc người gửi qua email |
Chuẩn bị SI (bước 2) |
SI Due Date chỉ có ngày; giờ SI Cutoff bị ghi đè thành 00:00:00 UTC |
Ghi giờ hạn thực của hãng vào Chatter và sử dụng ghi chú đó làm hạn |
Duyệt trước khi gửi (bước 3) |
Thẻ Approved chỉ là dấu hiệu; không chặn gửi SI trước duyệt, cũng không ngăn người lập tự duyệt |
Thống nhất trong nhóm chỉ gửi SI đã Approved và chỉ trưởng nhóm bấm Approve |
Gửi/nhận với hãng (bước 4, 6) |
Không theo dõi tự động việc gửi SI và nhận nháp |
Ghi "đã gửi"/"đã nhận" cùng ngày giờ trong Chatter |
Đối chiếu nháp với SI (bước 6) |
Không có công cụ so hai tài liệu |
Đọc và đối chiếu bằng mắt |
Phê duyệt cuối không chặn in (bước 6) |
Docs Approved (Tài liệu đã duyệt) là tín hiệu, không khóa in HBL trong Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến |
Thống nhất không in HBL cuối khi công việc còn Docs Missing (Thiếu tài liệu) |
Xử lý vướng mắc¶
Chuẩn bị SI hoặc nháp dừng ngay¶
Biểu hiện: bấm Prepare SI (Chuẩn bị SI) hoặc Prepare Draft B/L (Chuẩn bị vận đơn nháp) báo "Please configure a document workspace for shipment '...'.", không tạo gì.
Nguyên nhân: quy tắc tạo không gian tài liệu cho lô chưa có cấu hình hoạt động áp dụng cho công ty lô này.
Cách xử lý: trong Documents, kiểm tra quy tắc tự tạo không gian cho Shipment; Company để trống hoặc đúng Hai Long Logistics; chạy wizard lại.
Wizard không cho tiếp tục¶
Biểu hiện: bấm Prepare SI (Chuẩn bị SI) báo "Please fill in SI Due Date." hoặc thiếu Summary/Document Name.
Nguyên nhân: thiếu một trong ba trường bắt buộc.
Cách xử lý: điền trường thiếu. Nếu chưa biết hạn SI thực, hỏi nhân viên booking, không đoán ngày.
Chuẩn bị SI bị chặn do ETD¶
Biểu hiện: "SI Cutoff of Shipment SHP/26xx/000nn must be before ETD.": hạn SI phải trước ETD.
Nguyên nhân: hạn SI nhập sau ETD chặng vận chuyển chính.
Cách xử lý: nhập ngày trước ETD. Nếu hãng thực sự cho hạn sau ETD đang ghi, ETD trên lô sai; nhân viên booking phải sửa trước.
Duc không thấy Approve trên tài liệu¶
Biểu hiện: Duc mở SI hoặc nháp nhưng bảng Actions (Hành động) không có Approve (Phê duyệt).
Nguyên nhân: không gian Freight chỉ cho Logistics Administrator (Quản trị viên) quyền ghi; người ngoài nhóm chỉ đọc.
Cách xử lý: thêm Duc vào nhóm Logistics Administrator (Quản trị viên) tại .
Xem thêm
Bài viết liên quan
Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến: in HBL cuối khi hai tài liệu đã duyệt
Điền booking hoặc lô hàng từ tài liệu bằng AI: đọc SI hoàn chỉnh vào lô
Container Execution Milestones: mốc hạ bãi dùng đối chiếu tài liệu
Phân hệ tùy chọn