Điền booking hoặc lô hàng từ tài liệu bằng AI¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/mô-đun sau:
Document Parsing - tiện ích trả phí cần cài riêng. Khi Freight Forwarder Management đã có, nó tự động cài Freight Document Parsing, bổ sung thao tác Import from Document (Nhập từ tài liệu) và năm mẫu tài liệu giao nhận.
Shipping Instruction hoặc Booking Confirmation lặp lại dữ liệu đã có sẵn trong PDF, ảnh quét hay tệp Excel. Nhập lại vào Viindoo tốn thời gian và dễ gõ sai một chữ số container hoặc MBL No., khiến việc in HBL về sau bị chặn. AI Document Parsing đọc tệp tải lên và đề xuất giá trị; nó chưa ghi gì vào bản ghi cho đến khi bạn kiểm tra rồi bấm Apply to Record (Áp dụng vào bản ghi). Nếu gặp thuật ngữ mới, xem Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Tình huống xuyên suốt: Hoa (nhân viên Chứng từ) tại Hai Long Logistics điền trực tiếp thông tin cho lô xuất khẩu đã xác nhận của Nhat Long Footwear (SHP/26xx/000nn, 2 x Container 40FT HC, Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng tàu ONE Line, Incoterm CFR (Port of Los Angeles), Freight Prepaid) từ tệp Shipping Instruction của khách SI_NhatLongFootwear_HLLHPHLAX2611-001.pdf.
Trước khi bắt đầu¶
Lô hàng hoặc booking đã tồn tại. Import from Document chỉ điền bản ghi đang mở, không tạo lô hàng hoặc booking mới từ tài liệu. Lô này đã được tạo từ báo giá xác nhận; xem Báo giá hàng biển FCL xuất khẩu.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng) nếu phân tích tài liệu cho lô hàng không do mình tạo. User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ được xem lô hàng, không chạy được trình hướng dẫn.
Quản trị viên đã cấu hình và kiểm tra nhà cung cấp AI được phê duyệt, với mô hình có thể đọc loại tệp tải lên; xem Thiết lập nhà cung cấp AI và mẫu tài liệu giao nhận. Dùng nhà cung cấp được chọn sẵn trong trình hướng dẫn hoặc chủ động chọn nhà cung cấp được phê duyệt khác.
Bạn đã nhận tài liệu của khách hàng (PDF, ảnh hoặc tệp Excel xuất ra PDF).
Bước 1: Mở trình hướng dẫn Import from Document¶
Trình hướng dẫn này là điểm truy cập để AI đọc tài liệu; không có menu riêng, chỉ có thao tác trên bản ghi đang mở.
Vào , mở lô hàng Nhat Long Footwear (SHP/26xx/000nn). Bấm biểu tượng bánh răng Action (Hành động) ở đầu biểu mẫu rồi chọn Import from Document (Nhập từ tài liệu).
Sau khi bấm, trình hướng dẫn Import from Document mở trên lô này, thanh trạng thái là Pending (Chờ xử lý) và chưa có dữ liệu trích xuất.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi: dòng Record (Bản ghi): trên trình hướng dẫn là SHP/26xx/000nn, đúng lô Nhat Long Footwear chứ không phải lô khác.
Bước 2: Chọn loại tài liệu, nhà cung cấp AI và tải tệp lên¶
Chọn sai loại tài liệu sẽ khiến AI tìm sai tập trường; mỗi loại tài liệu có danh sách trường riêng để trích xuất.
Document Type (Loại tài liệu): Shipping Instruction (FCL). Ở đây chỉ có bốn lựa chọn vì trường lọc theo Shipment: SI FCL, SI LCL, Bill of Lading (Ocean) và Arrival Notice.
AI Provider (Nhà cung cấp AI): OpenAI, được chọn sẵn vì quản trị viên đã đặt mặc định trong Thiết lập nhà cung cấp AI và mẫu tài liệu giao nhận.
Upload File (Tải tệp lên): chọn
SI_NhatLongFootwear_HLLHPHLAX2611-001.pdf.
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: Document Type là Shipping Instruction (FCL) và tên tệp xuất hiện trong ô Upload File.
Bước 3: Phân tích tài liệu¶
Đây là bước thực sự gọi AI; có thể mất vài giây đến vài chục giây tùy độ dài tệp.
Bấm Analyze Document (Phân tích tài liệu).
Sau khi bấm, thanh trạng thái ở đầu chuyển sang Done (Hoàn thành) và xuất hiện ba tab:
Extracted Fields (Trường đã trích xuất) - 12 dòng: Shipper, Consignee, Notify Party, POL, POD, MBL No., HBL No., Vessel, Voyage, ETD, ETA, Incoterm.
Containers (Container) - hai dòng.
Cargo (Hàng hóa) - một dòng.
Ghi chú
Số dòng container và hàng hóa đúng bằng kết quả AI trả về; hệ thống không đếm hoặc đối chiếu với nguồn khác trong tài liệu (ví dụ dòng "tổng số kiện"). Nếu AI đọc sai và gộp hai container thành một, tab Containers sẽ chỉ có một dòng mà không cảnh báo.
Cảnh báo
Nếu tệp dài quá 40 trang, hệ thống từ chối ngay và hiển thị thông báo như: "The document has <N> pages, over the 40-page limit for AI extraction. Please split it into smaller files." Điều này không áp dụng cho SI một hoặc hai trang như ví dụ.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: trạng thái chuyển sang Done và các dòng trích xuất đã sẵn sàng để kiểm tra. Mức High không thay thế việc đối chiếu tài liệu gốc. Hãy kiểm tra từng dòng Low - review carefully hoặc Not found ở bước 4 trước khi áp dụng dữ liệu.
Bước 4: Đối chiếu trường, container và hàng hóa đã trích xuất¶
Bước này là bắt buộc theo quy trình dù phần mềm không ép: AI có thể đọc sai tên hoặc tách/gộp container không đúng.
Mở PDF gốc cạnh trình hướng dẫn và đối chiếu từng dòng Extracted Fields: Shipper = Nhat Long Footwear, Consignee = Pacific Coast Forwarding Agency, Inc., Notify Party = Pacific Coast Forwarding Agency, Inc., POL = Hai Phong Port, POD = Port of Los Angeles, MBL No. = ONEY204512367, HBL No. = HLLHPHLAX2611-001, Incoterm = CFR.
Ghi chú
Bản SI ghi "SAME AS CONSIGNEE" ở Notify Party, một cách viết tắt phổ biến. Hệ thống tự thay đúng cụm từ đó bằng tên Consignee, nên dòng đã hiển thị Pacific Coast Forwarding Agency, Inc. chứ không phải chữ nguyên văn trên PDF.
Trong ví dụ này, POL và POD có thể hiển thị Low - review carefully vì SI ghi tên cảng, còn lô hàng sử dụng địa điểm có mã Vietnam - HPH (VN) và United States - USLAX (US). Hãy đối chiếu để xác nhận cùng một cảng. Nếu địa điểm trên lô hàng đã đúng, bỏ chọn Apply ở POL và POD để giữ nguyên; việc đọc được tên cảng chưa bảo đảm đã khớp đúng bản ghi địa điểm.
Sau đó kiểm tra hai tab còn lại:
Containers:
ONEU4567895/ số chìOL2604187vàONEU4568124/ số chìOL2604188, đều là container cao 40 feet. Type hiển thị nội dung AI đọc được (ví dụ 40FTHC), có thể khác tên Container 40FT HC trong danh mục kiểu container. Hãy đối chiếu loại thiết bị với SI.Cargo: một dòng, Sneakers, HS 6404.19.90, 1.200 CTNS, trọng lượng cả bì khoảng 21.600 kg.
Nếu dòng sai hoặc thiếu, bỏ chọn Apply (Áp dụng) trên dòng đó. Cột Extracted Value (Giá trị trích xuất) chỉ đọc, không thể sửa trực tiếp; bạn phải nhập giá trị đúng trên biểu mẫu lô hàng sau Bước 5. Hai tab Containers (Container No., Seal No., Match to) và Cargo (Description, HS Code, Quantity, Gross Weight...) thì khác: bạn có thể sửa trực tiếp các giá trị trong trình hướng dẫn.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: đã đối chiếu cả 12 dòng thông tin đầu, hai dòng container và dòng hàng hóa với SI gốc; không để dòng nào ở giá trị mặc định mà chưa xem.
Quyết định xử lý trường có độ tin cậy thấp hoặc không tìm thấy¶
Lựa chọn |
Sử dụng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Bỏ chọn Apply, nhập giá trị đúng trên biểu mẫu lô hàng sau Bước 5 |
Bạn đọc được giá trị đúng trên tệp nhưng AI đọc sai |
Trường không bị ghi giá trị sai; bạn tự điền giá trị đúng |
Bỏ chọn Apply, để trống trường |
Bạn chưa chắc về giá trị và cần kiểm tra lại với khách hàng |
Trường giữ giá trị đang có trên lô hàng (nếu có) hoặc vẫn trống |
Giữ Apply được chọn cho trường cảng/đối tác có độ tin cậy thấp |
Bạn biết bản ghi cảng hoặc đối tác còn thiếu sẽ được tạo về sau |
Apply bỏ qua trường đó và báo "Applied with warnings"; không ghi giá trị sai |
Nếu chưa chắc chắn, bỏ chọn Apply rồi tự nhập giá trị đúng trên biểu mẫu lô hàng.
Bước 5: Áp dụng dữ liệu lên lô hàng¶
Đây là bước duy nhất ghi dữ liệu chính thức; trước đó mọi thứ chỉ ở trình hướng dẫn tạm thời.
Bấm Apply to Record (Áp dụng vào bản ghi).
Sau khi bấm, hai dòng container được ghi trước (lô chưa có container), một dòng hàng hóa được ghi sau, rồi đến các trường đầu biểu mẫu (Shipper, Consignee, Notify Party, POL, POD, MBL No., HBL No., Incoterm, Vessel, Voyage). Trình hướng dẫn đóng và bạn trở lại biểu mẫu lô hàng.
Mở từng container vừa tạo và đối chiếu Container Type với SI. Nội dung Type do AI đọc ở bước 4 chưa bảo đảm đã khớp bản ghi kiểu container. Nếu trường này còn trống, chọn Container 40FT HC trước khi tiếp tục đặt chỗ hoặc xếp hàng.
Ghi chú
Vessel = ONE COMMITMENT và Voyage = 026W được ghi vào lô hàng nhưng không hiển thị trên biểu mẫu chính: nhóm trường "Import Operations" chứa chúng chỉ hiện khi Direction = Import, còn đây là lô xuất khẩu. Thay vào đó, kiểm tra hai giá trị trong tab Log (Nhật ký) của Chatter (cả hai trường đều theo dõi thay đổi ở đó).
Cảnh báo
Nếu một giá trị, chẳng hạn tên cảng, không khớp bản ghi đối tác nào trong hệ thống, Apply to Record vẫn chạy nhưng báo "Applied with warnings" cùng dòng như "No port found matching '...' for field '...'. Skipped." Trường đó được bỏ qua, không ghi giá trị sai.
Mẹo
Hoàn thành bước 5 khi: lô hàng có 2 x Container 40FT HC (ONEU4567895, ONEU4568124), một dòng hàng gồm 1.200 thùng khoảng 21.600 kg, và Shipper/Consignee/POL/POD/Incoterm đều khớp SI, không còn thông báo lỗi màu đỏ.
Bước 6: Lưu tệp gốc trên bản ghi lô hàng¶
Trình hướng dẫn không giữ tệp đã tải lên; nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ mất chứng cứ gốc khi có tranh chấp về sau.
Trên biểu mẫu lô hàng, kéo tệp SI_NhatLongFootwear_HLLHPHLAX2611-001.pdf vào Chatter. Đây là bước thủ công riêng; Apply to Record ở Bước 5 không giữ tệp.
Mẹo
Hoàn thành bước 6 khi: SI_NhatLongFootwear_HLLHPHLAX2611-001.pdf xuất hiện trong tệp đính kèm của lô hàng, bên cạnh dữ liệu đã điền ở Bước 5.
Xem thêm
Yêu cầu tài liệu, lập SI và vận đơn nháp - bước tiếp theo của SI đã kiểm tra ở đây: phê duyệt và gửi cho hãng vận chuyển.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Viindoo hiện xử lý thế nào |
Cách bạn thực hiện |
|---|---|---|
Mọi bước |
Không thể tạo lô hàng hoặc booking mới từ tài liệu; chỉ điền bản ghi đang mở |
Tạo lô hàng trước (thủ công hoặc từ báo giá), rồi chạy trình hướng dẫn trên đó |
Bước 4 |
Extracted Value chỉ đọc, không sửa trực tiếp |
Bỏ chọn Apply, rồi nhập giá trị đúng trên biểu mẫu lô hàng sau Bước 5 |
Bước 3-4 |
Số dòng container/hàng hóa không được đối chiếu với nguồn thứ hai |
Tự đếm số dòng so với tệp gốc trước khi Apply |
Bước 4 |
"Required fields not found" chỉ cảnh báo, không chặn Apply |
Coi cảnh báo đó là tín hiệu để tự dừng kiểm tra |
Bước 5 |
Vessel/Voyage được ghi nhưng bị ẩn trên biểu mẫu lô xuất khẩu |
Kiểm tra trong tab Log của Chatter |
Bước 6 |
Tệp tải lên bị bỏ khi trình hướng dẫn đóng |
Tự kéo tệp vào Chatter ngay sau khi Apply |
Xử lý vướng mắc¶
Analyze Document không có tác dụng hoặc báo thiếu tệp¶
Hiện tượng: "Please upload a document file first."
Nguyên nhân: bạn bấm Analyze Document khi trường Upload File còn trống.
Cách xử lý: chọn tệp PDF, ảnh hoặc tệp Excel xuất ra PDF trước rồi bấm lại Analyze Document.
Chưa chọn nhà cung cấp AI hoặc loại tài liệu¶
Hiện tượng: "Please select an AI provider." hoặc "Please select a document type."
Nguyên nhân: Analyze Document kiểm tra cả hai trường trước khi gọi AI; điều này xảy ra khi chưa cấu hình Default Provider (xem Thiết lập nhà cung cấp AI và mẫu tài liệu giao nhận).
Cách xử lý: tự chọn Provider trong danh sách hoặc nhờ Quản trị viên đặt Default Provider trên trang cấu hình.
Tệp bị từ chối vì quá nhiều trang¶
Hiện tượng: "The document has <N> pages, over the 40-page limit for AI extraction. Please split it into smaller files."
Nguyên nhân: PDF tải lên dài hơn 40 trang, hiếm gặp với SI một hoặc hai trang, nhưng có thể xảy ra nếu khách gửi cả bộ hợp đồng trong cùng tệp.
Cách xử lý: tách riêng các trang SI (thường một hoặc hai trang đầu) thành PDF mới rồi tải tệp đó lên.
Apply hoàn tất nhưng không ghi trường cảng hoặc đối tác và có cảnh báo¶
Hiện tượng: "Applied with warnings" kèm "No port found matching '...' for field '...'. Skipped."
Nguyên nhân: tên cảng AI đọc được không khớp, kể cả gần đúng, với bản ghi đối tác nào trong hệ thống có loại địa điểm là cảng biển hoặc sân bay.
Cách xử lý: tạo hoặc sửa tên cảng trong hồ sơ hãng vận chuyển và địa điểm trong cấu hình Giao nhận (bổ sung hồ sơ còn thiếu trước), rồi chạy lại Import from Document; hoặc nhập trực tiếp giá trị vào trường POL/POD trên biểu mẫu lô hàng.
Dòng container hoặc hàng hóa không khớp, trình hướng dẫn tạo dòng mới¶
Hiện tượng: sau khi Apply, lô hàng có nhiều dòng container hơn dự kiến.
Nguyên nhân: logic khớp ghép dòng container theo loại container rồi theo thứ tự. Nếu lô đã có dòng container khác loại hoặc khác thứ tự trước khi chạy AI, dòng cũ và dòng mới có thể nằm cạnh nhau thay vì được gộp.
Cách xử lý: trước khi bấm Apply to Record, kiểm tra cột Match to (Khớp với) trong tab Containers. Nếu dòng đáng ra ghép với container hiện có vẫn để trống, hãy tự chọn container đó rồi Apply.