Hướng dẫn Quản lý Hóa đơn và Thanh toán Đa tiền tệ

Module cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

• Kế toán & Tài chính

• Tỷ giá tiền tệ theo ngân hàng

Ở bài viết này, Viindoo hướng dẫn bạn chi tiết cách quản lý hóa đơn và thanh toán bằng ngoại tệ. Trước khi đi vào các nội dung, bạn cần kích hoạt Đa tiền tệ, kích hoạt các ngoại tệ cần sử dụng, cập nhật tỷ giá cho hệ thống.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta sử dụng tỷ giá Ngân hàng theo ảnh sau để cùng tìm hiểu và thực hiện cho các ví dụ dưới đây:

Hóa đơn ngoại tệ trên Viindoo

Đầu tiên, bạn cần hiểu được cách tạo hoá đơn khách hàng và tạo hoá đơn nhà cung cấp.

Theo đó, bạn có thể tạo hóa đơn ngoại tệ trên Viindoo với 02 cách sau:

• Cách 1: Nếu Công ty bạn quản lý mỗi loại tiền tệ trên 1 Sổ nhật ký.

  • Tạo một Sổ nhật ký ngân hàng cho ngoại tệ.

  • Trên hoá đơn, chọn Sổ nhật ký có thiết lập tiền tệ mặc định theo mong muốn.

• Cách 2: Nếu Công ty bạn quản lý 1 Sổ nhật ký cho tất cả các loại tiền tệ.

  • Sử dụng Sổ nhật ký mặc định, chọn loại tiền tệ trên giao diện hoá đơn.

Tỷ giá quy đổi ngoại tệ về tiền tệ Công ty cho hóa đơn sẽ được tự động lấy theo nguyên tắc:

• Hóa đơn Khách hàng: Quy đổi theo tỷ giá mua của ngân hàng.

  Ví dụ: Ngày 10/08/2024 tạo hóa đơn cho Khách hàng DEF Company giá trị 100USD, tỷ giá mua của Ngân hàng được tự động lấy lên tính toán là 24.910 VND/USD:

• Hóa đơn Nhà cung cấp: Quy đổi theo tỷ giá bán của ngân hàng.

  Ví dụ: Ngày 10/08/2024, tạo hóa đơn từ Nhà cung cấp ABC Company giá trị 100USD, tỷ giá bán của Ngân hàng được tự động lấy lên tính toán là 25.270 VND/USD:

Thanh toán Hóa đơn ngoại tệ cho nhà cung cấp

Thanh toán bằng đồng tiền của công ty

Thực hiện thanh toán công nợ Hóa đơn nhà cung cấp ABC Company với tiền tệ USD bằng đồng tiền của Công ty.

Trên hóa đơn Nhà cung cấp, nhấn Ghi nhận thanh toán, cửa sổ Ghi nhận thanh toán xuất hiện. Tại đây, bạn chọn đồng tiền thanh toán là VND, ngày thanh toán là 13/08/2024. Số tiền thanh toán sẽ được quy đổi theo đồng tìền công ty là VND và bằng với tỷ giá mua vào tại thời điểm thanh toán 13/08/2024 và bằng 24.940đ.

Sau khi nhấn Tạo thanh toán, hóa đơn nhà cung cấp chuyển trạng thái Đã thanh toán.

Truy cập Bút toán sổ nhật ký bạn có thể xem: Bút toán thanh toán hóa đơn, bút toán chênh lệch tỷ giá.

Ghi chú

Bút toán chênh lệch tỷ giá được hệ thống tự động tính toán và tạo ra khi có phát sinh.

Trong tình huống này: Tỷ giá bán tại ngày hóa đơn cao hơn tỷ giá tại ngày thanh toán, bạn thanh toán bằng ngoại tệ nên phát sinh bút toán ghi nhận lãi tiền VND tại thời điểm thanh toán như sau:

Thanh toán bằng đồng ngoại tệ

Thực hiện tương tự như thanh toán bằng đồng tiền của công ty, khi thanh toán bạn chọn tiền tệ là ngoại tệ.

Sau khi hoàn thành, bạn truy cập vào Bút toán Sổ nhật ký để xem bút toán thanh toán hóa đơn và bút toán chênh lệch tỷ giá.

Trong tình huống này: Tỷ giá bán tại ngày hóa đơn thấp hơn tỷ giá bán tại ngày thanh toán, bạn thanh toán bằng ngoại tệ nên phát sinh bút toán ghi nhận lỗ tiền VND tại thời điểm thanh toán như sau:

Khách hàng thanh toán hóa đơn ngoại tệ

Nhận thanh toán bằng tiền tệ của công ty

Ví dụ, ngày 13/08/2024, Khách hàng DEF Company thực hiện thanh toán USD vào tài khoản VND của công ty.

Trên hóa đơn Khách hàng, nhấn Ghi nhận thanh toán, cửa sổ Ghi nhận thanh toán xuất hiện. Tại đây, bạn chọn đồng tiền thanh toán là VND và ngày thanh toán, giá trị tổng tiền VND được lấy đúng bằng công nợ đã hạch toán.

Nhấn Tạo thanh toán, hóa đơn khách hàng chuyển trạng thái Đã thanh toán.

Truy cập Phát sinh kế toán, bạn có thể xem các phát sinh liên quan:

• Bút toán thanh toán:

• Bút toán chênh lệch tỷ giá: Tỷ giá mua tại ngày hóa đơn cao hơn tỷ giá tại ngày thanh toán nên phát sinh bút toán ghi nhận lãi ngoại tệ quy đổi tại thời điểm thanh toán như sau:

Nhận thanh toán bằng ngoại tệ

Tương tự như trên, thực hiện tiếp ví dụ khi ghi nhận khách hàng DEF Company thanh toán vào tài khoản ngoại tệ USD.

Ghi chú

Trong giao dịch thông thường, hóa đơn và hợp đồng lập theo tiền tệ gì thì khi thanh toán cũng dùng đúng tiền tệ đó. Tuy nhiên, nếu thanh toán ghi nhận qua các Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thì tiền tệ phải theo loại tiền mà đơn vị trung gian thanh toán hỗ trợ. Do đó phát sinh trường hợp tiền tệ trên hóa đơn khác với đồng tiền thanh toán.

Xem thêm

Các bài viết liên quan

• Ghi nhận tỷ giá ngân hàng

Module tham khảo

• Tự động cập nhật tỷ giá tiền tệ theo ngân hàng ACB

• Tự động cập nhật tỷ giá ngoại tệ ngân hàng Vietcombank

• Tỷ giá tiền tệ nghịch đảo

• Tỷ giá ngân hàng - Mua hàng về kho