Tạo hàng hóa và kiện từ mẫu hàng hóa

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Quản lý vận hành tạo mẫu; nhân viên chứng từ áp dụng và đối chiếu

Thời gian: khoảng 10 phút để tạo mẫu và kiểm tra điều kiện áp dụng

Kết quả: mẫu dùng lại cho một thùng carton, số lượng cần nhập cho lô 1.200 thùng và cách khai báo thay thế khi chưa thể tạo tự động cho ví dụ FCL này

Điều kiện cần có

Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Logistics Cargo Template (Mẫu hàng hóa)

Khách gửi lặp cùng SKU, kích thước carton, trọng lượng và mã HS khiến vận hành phải tra/nhập lại mỗi lô. Mẫu lưu một đơn vị đóng gói; áp dụng số lượng đã xác nhận để tạo toàn bộ kiện và hàng một lần, tránh 1,200 lần có thể nhập sai. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics tạo mẫu cho thùng giày dép kích thước 60 x 40 x 35 cm, nặng 18 kg mà Nhat Long Footwear sử dụng cho các lô hàng (HS 6404.19.90). Lô FCL tiếp theo có 1.200 thùng; Bước 2 giải thích giới hạn hiện tại khiến chưa thể tạo số kiện này từ mẫu.

Trước khi bắt đầu

• Bật Logistics Cargo Template (Mẫu hàng hóa) tại Shipment Management ‣ Configuration ‣ Settings, nhóm Extensions (Mở rộng).

• Có loại kiện đúng carton thực, xem Cấu hình giai đoạn, loại, thẻ lô hàng, loại bao bì và xe tải. Mặc định chỉ có Carton 60 x 40 x 40 cm / 30 kg, 0.096 CBM; bài dùng 60 x 40 x 35 cm / 20 kg, 0.084 CBM. Tạo loại riêng trước nếu chưa khớp.

• Đã có số carton khách xác nhận qua đơn mua/xác nhận bán. Quantity (Số lượng) wizard luôn mặc định 1, không nhớ lô trước.

• Chỉ dùng với Packing Input Mode (Chế độ nhập đóng gói) Package hoặc Bulk. FCL, RoRo, Direct, Charter, Express dùng Package; Bulk dùng Bulk. LCL, FTL, LTL, Loose, Break Bulk, Consol dùng LCL: nút vẫn mở wizard nhưng Cargo Template (Mẫu hàng) luôn trống, xem giới hạn.

• Tạo/sửa mẫu cần Administrator (Quản trị viên); áp dụng cần User: All Shipments (Tất cả lô hàng). Nhóm Own Shipments không mở được Cargo Template Data hoặc sử dụng wizard tạo hàng, chỉ đọc hoặc không có quyền.

Bước 1: Tạo mẫu cho một đơn vị đóng gói

Lưu một lần trọng lượng, thể tích, mã HS carton Nhat Long để các lô sau không phải tra lại.

1. Vào Shipment Management ‣ Configuration ‣ Cargo Information ‣ Cargo Template Data, New (Mới).

2. Điền:

   • Name (Tên): Nhat Long Footwear - Shoe Carton 18kg.

   • Packing Mode (Chế độ đóng gói): Package.

   • Packaging Type (Loại kiện): Carton 60x40x35, bắt buộc cho chế độ Package. Để trống có thể khiến bước 2 không tạo gì mà không báo lỗi.

3. Bấm Add a line (Thêm dòng) trong Cargo Template Data Lines (Dòng dữ liệu mẫu). Nhập Name (Tên) Sneaker carton - HS 6404, Quantity (Số lượng) 1, Weight (Trọng lượng) 18 kg, Volume (Thể tích) 0.084 CBM, HS Code (Mã HS) 6404.19.90, Country of Origin (C/O) (Nước xuất xứ) Vietnam. Lưu, không bật Is Individual Package (Là kiện riêng).

Sau khi lưu:

• Total Weight (Tổng trọng lượng) 18 kg, cộng từ tab dòng mẫu, trên danh sách là Weight (total units).

• Total Volume (Tổng thể tích) 0.084 CBM, lấy trực tiếp loại kiện, không cộng dòng mẫu. Nếu hai số khác nhau, kích thước loại kiện chưa khớp carton thực.

Ghi chú

Trường Volume (Thể tích) đầu biểu mẫu vẫn hiện và sửa được trong Package nhưng không dùng tính tổng. Total Volume (Tổng thể tích) chỉ lấy loại kiện, không lấy trường đó/dòng mẫu. Để 0.

Mẹo

Hoàn thành bước 1 khi:

• Mẫu chỉ chứa một carton: số lượng 1, trọng lượng 18 kg, không nhập 1,200 ở bản ghi này.

• Total Weight (Tổng trọng lượng) 18 kg.

Xem thêm

Khởi tạo lô hàng từ mẫu dùng cho chặng, giai đoạn và phí; mẫu lô không chứa hàng, nên hai mẫu áp dụng riêng.

Chọn chế độ đóng gói

Lựa chọn	Khi nào sử dụng	Kết quả
Package (Có kiện)	Hàng theo đơn vị đếm như carton, thùng, pallet, ví dụ carton Nhat Long	Cần loại kiện; số liệu từ dòng mẫu; mỗi đơn vị tạo một kiện và một dòng hàng, lặp theo số lượng nhập
Bulk (Hàng rời)	Không có đóng gói riêng, như khoáng sản, hạt, chất lỏng rời	Không cần loại kiện; trọng lượng và thể tích đầu biểu mẫu chia đều theo số lượng

Chọn Package cho kiện đếm được, Bulk cho hàng rời không đóng kiện. Dựa phiếu đóng gói hoặc ghi nhận kho; nếu lệch, xác nhận đóng gói thực trước áp dụng.

Bước 2: Áp dụng mẫu theo số lượng thực

Mẫu chỉ biết trọng lượng một carton, vận hành biết số carton của lô. Bước này dùng lô FCL nháp riêng cho đơn tiếp theo Nhat Long tuyến Hai Phong Port -> Port of Los Angeles, không dùng lô Khai báo hàng hóa, kiện và container đã khai 1,200 carton thành một dòng và một kiện/container. Chạy trên lô đó sẽ thêm 1,200 kiện nữa.

1. Mở lô, tab Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện).

2. Bấm nút xanh Generate Cargo from Template (Tạo hàng từ mẫu) phía trên nhóm Cargo (Hàng hóa).

3. Trong hộp thoại điền:

   • Cargo Template (Mẫu hàng) Nhat Long Footwear - Shoe Carton 18kg. Chỉ liệt kê mẫu Package vì chế độ nhập của lô là Package.

   • Quantity (Số lượng) 1,200, số carton khách xác nhận; luôn nhập tay, mặc định chỉ là 1.

Cảnh báo

Hiện chưa thể áp dụng mẫu thùng carton này cho lô FCL trong ví dụ. Khi bấm Xác nhận, phần mềm báo chế độ Kiện chỉ chấp nhận loại kiện container nếu chưa chọn container; hàng hóa và kiện chưa được lưu. Thêm container vào lô trước cũng không khắc phục được lỗi này. Giữ mẫu để dùng lại và khai báo hàng hóa, phân bổ vào container theo Khai báo hàng hóa, kiện và container cho lô này. Không đổi mẫu thùng carton sang loại container chỉ để vượt qua thông báo lỗi.

Sau khi giới hạn này được khắc phục, hãy đối chiếu kết quả Xác nhận với các số liệu dự kiến dưới đây trước khi sử dụng dữ liệu vừa tạo:

• Hộp thoại đóng, không chuyển màn hình.

• Nút thống kê Packages (Kiện) là 1,200.

• Tab Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện) có Total Weight (Tổng trọng lượng) 21,600 kg, Total Volume (Tổng thể tích) 100.8 CBM.

• Nếu lô có chặng, cả 1,200 kiện được gắn mọi chặng, không chỉ một chặng riêng.

Cảnh báo

Không cảnh báo nếu 21.6 t vượt tải trọng đã đặt. Trước gửi booking, so tổng trọng lượng/thể tích với tải trọng loại container đã đặt, bài này 2 x Container 40FT HC. Viindoo chỉ hiển thị, không tự so/chặn.

Mẹo

Sau khi giới hạn được khắc phục, Bước 2 hoàn tất khi:

• Nút Packages (Kiện) đúng 1,200, khớp số khách xác nhận.

• Đã đối chiếu tay Total Weight (Tổng trọng lượng) 21,600 kg, khoảng 10,800 kg/container, với tải trọng thực hãng cho 2 x Container 40FT HC, không vượt.

Bước 3: Đối chiếu phiếu đóng gói thực sau đóng hàng

Mẫu là ước tính trước đóng hàng; số liệu SI/VGM phải khớp hàng thực xếp.

1. Nhận phiếu đóng gói thực từ chủ hàng sau đóng.

2. Trong Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện), sửa trực tiếp số lượng/trọng lượng/thể tích dòng lệch phiếu; trạng thái lô không khóa bảng.

3. Xóa/thêm dòng nếu số carton thực khác 1,200 đã tạo.

Mẹo

Hoàn tất bước 3 khi: số kiện và tổng trọng lượng khớp phiếu có ký, không còn dòng giữ số ước tính sai.

Giới hạn hiện tại

Bước	Khả năng hiện tại của Viindoo	Cách xử lý
Áp dụng mẫu cho LCL, FTL, LTL, Loose, Break Bulk, Consol	Mẫu chỉ có Packing Mode Package/Bulk, không khớp chế độ nhập LCL của các loại lô này, nên Cargo Template luôn trống	Nhập hàng/kiện tay, xem Khai báo hàng hóa, kiện và container
Thiếu loại kiện trên mẫu Package	Confirm không tạo kiện/hàng, không báo lỗi hay cảnh báo	Luôn chọn loại kiện trước Confirm; nếu đếm kiện không đổi, kiểm tra trường này trước
Trường Volume đầu biểu mẫu Package	Vẫn hiện/sửa được nhưng không dùng tính tổng; tổng chỉ lấy loại kiện	Để 0; nếu tổng sai, kiểm tra kích thước loại kiện
So trọng lượng với tải container	Không tự so tổng trọng lượng với Max Weight; loại container mặc định cùng Max Weight 30,480 kg dù kích thước khác	So tay trước booking, dùng tải trọng thực hãng thay vì Max Weight mặc định
Đối chiếu phiếu đóng gói thực (bước 3)	Không có công cụ nhập/so khác biệt; chỉ sửa từng dòng tay	Đọc đối chiếu; lệch lớn thì xóa dữ liệu vừa tạo và chạy lại với số đúng

Xử lý vướng mắc

Confirm không thay đổi gì

Biểu hiện: hộp thoại đóng, Packages (Kiện) vẫn số cũ, không thêm hàng.

Nguyên nhân: mẫu Package thiếu Packaging Type (Loại kiện), wizard dừng trước tạo.

Cách xử lý: mở mẫu, chọn loại kiện, chạy Generate Cargo from Template (Tạo hàng từ mẫu) lại.

Cargo Template luôn trống

Biểu hiện: có mẫu trong hệ thống nhưng danh sách Cargo Template (Mẫu hàng) không có lựa chọn.

Nguyên nhân: wizard lọc chế độ mẫu bằng chế độ nhập lô. LCL/FTL/LTL có chế độ LCL mà mẫu không hỗ trợ.

Cách xử lý: không dùng mẫu này, nhập hàng/kiện tay (xem Khai báo hàng hóa, kiện và container).

Lưu wizard báo số lượng sai

Biểu hiện: "Quantity must be greater than 0." - số lượng phải lớn hơn 0.

Nguyên nhân: Quantity (Số lượng) bằng 0 hoặc âm.

Cách xử lý: nhập số carton thực, phải là số dương.

Lưu dòng mẫu báo kích thước âm

Biểu hiện: "Volume of Cargo Commodity Sneaker carton - HS 6404 cannot be negative", hoặc Weight/Quantity tương ứng.

Nguyên nhân: trọng lượng, thể tích hoặc số lượng dòng mẫu âm.

Cách xử lý: nhập số không âm; 0 vẫn hợp lệ, chỉ số âm bị chặn.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Khai báo hàng hóa, kiện và container

• Cấu hình giai đoạn, loại, thẻ lô hàng, loại bao bì và xe tải

• Thiết lập dữ liệu danh mục đúng thứ tự