Chia sẻ trang với người trong và ngoài công ty

Tổng quan hướng dẫn

Đối tượng: Người viết và quản trị không gian chia sẻ trang.

Thời gian đọc: khoảng 12 phút.

Kết quả: Bạn sao chép địa chỉ trang, gửi trang cho đồng nghiệp hoặc cho một liên hệ ngoài công ty, công khai trang bằng liên kết công khai, và chấm dứt mọi liên kết khi không còn cần.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần	Lý do
Vai trò Người xem trở lên trong Không gian	Để sao chép địa chỉ trang cho đồng nghiệp đã đăng nhập.
Vai trò Biên tập viên hoặc Quản trị không gian trong Không gian	Để gửi trang cho mọi người, gửi ra ngoài công ty và tạo hoặc chấm dứt liên kết công khai.
Vai trò Quản trị không gian trong Không gian	Để thêm một người chưa đọc được trang làm thành viên của Không gian. Biên tập viên có thể nhờ các quản trị không gian thay mình.

Ghi chú

Trang là dự thảo, ghi chú hằng ngày hoặc trang chỉ dành cho một số người thì không gửi được bằng liên kết. Xem các giới hạn ở cuối trang này.

Ba cách chia sẻ

Cách	Ai mở được	Cần
Sao chép liên kết	Đồng nghiệp đã đăng nhập và được đọc trang.	Mọi người đọc.
Gửi cho người khác	Đồng nghiệp nhận thông báo kèm liên kết. Liên hệ ngoài công ty nhận liên kết đã ký qua e-mail, chỉ mở được trang này.	Biên tập viên hoặc Quản trị không gian.
Liên kết công khai	Bất kỳ ai có địa chỉ, không cần đăng nhập.	Biên tập viên hoặc Quản trị không gian.

Sao chép liên kết của trang

1. Mở trang và nhấp Chia sẻ ở góc trên bên phải.

2. Nhấp Sao chép liên kết.

3. Dán địa chỉ vào một tin nhắn. Địa chỉ mở trang cho đồng nghiệp đã đăng nhập và được đọc Không gian.

Gửi trang cho mọi người

1. Trong hộp thoại Chia sẻ, nhập tên vào Gửi cho người khác và chọn người trong danh sách.

2. Chọn bao nhiêu người tùy ý, rồi nhấp Gửi. Một thông báo cho biết trang đã gửi cho bao nhiêu người.

Mỗi người nhận được gì:

• Đồng nghiệp được đọc trang nhận thông báo kèm liên kết mở trang trong Brain.

• Liên hệ ngoài công ty nhận liên kết đã ký qua e-mail. Liên kết chỉ mở trang này, không cần đăng nhập và không mở trang nào khác của Không gian. Liên hệ không có địa chỉ e-mail không nhận gì, và một thông báo nêu tên họ.

Thêm người chưa đọc được trang

Đồng nghiệp không có quyền truy cập Không gian sẽ không nhận gì. Hộp thoại liệt kê họ: "Những người này chưa đọc được trang này:".

• Quản trị không gian nhấp Thêm làm người xem hoặc Thêm làm biên tập viên để đưa họ làm thành viên của Không gian, rồi gửi lại trang.

• Biên tập viên nhấp Yêu cầu quyền truy cập. Một hoạt động nhờ các quản trị không gian cấp quyền cho người đó.

Hủy các liên kết đã gửi ra ngoài

Khi đã gửi một liên kết đã ký, hộp thoại có thêm Hủy các liên kết đã gửi ra ngoài không gian.

1. Nhấp Hủy các liên kết đã gửi ra ngoài không gian.

2. Đọc phần xác nhận: các liên kết đã gửi không còn mở được trang, và không thể đưa chúng trở lại. Nhấp Hủy các liên kết.

Lần Gửi sau cho một liên hệ ngoài công ty tạo ra liên kết mới.

Công khai bằng liên kết công khai

1. Trong hộp thoại Chia sẻ, bật Liên kết công khai. Bất kỳ ai có địa chỉ đều đọc được trang, ở chế độ chỉ đọc, không cần đăng nhập.

2. Chọn các tùy chọn bạn cần:

   • Bảo vệ bằng mật khẩu: khách phải nhập mật khẩu. Nhập mật khẩu vào ô mật khẩu. Khi mở lại hộp thoại, để trống để giữ mật khẩu hiện tại.

   • Hết hạn lúc: ngày giờ mà sau đó liên kết hiện trang Đã hết hạn.

   • Bình luận: Tắt bình luận, Cho phép bình luận, hiện sau khi bạn duyệt hoặc Cho phép bình luận, hiện ngay. Với kiểm duyệt, bình luận của khách chờ trong Brain ‣ Cấu hình ‣ Bình luận (menu của quản trị wiki) cho đến khi được duyệt.

3. Nhấp Lưu thiết lập. Sao chép địa chỉ bằng Sao chép.

Để kết thúc liên kết công khai, nhấp Thu hồi liên kết... ở góc dưới bên trái, rồi Xác nhận thu hồi. Liên kết đã thu hồi ngừng hoạt động ngay. Quản trị wiki thấy mọi liên kết của công ty trong Brain ‣ Cấu hình ‣ Liên kết chia sẻ.

Điều chấm dứt một liên kết

• Thu hồi liên kết... chấm dứt liên kết công khai của trang.

• Hủy các liên kết đã gửi ra ngoài không gian chấm dứt các liên kết đã ký.

• Đánh dấu trang là Truy cập hạn chế chấm dứt các liên kết công khai và hủy các liên kết đã ký của trang.

• Biến trang thành ghi chú hằng ngày cũng có tác dụng như vậy.

Cảnh báo

Việc hạn chế truy cập hoặc biến thành ghi chú hằng ngày chấm dứt liên kết vĩnh viễn, kể cả các liên kết đã gửi. Hãy tạo liên kết mới nếu trang được chia sẻ trở lại.

Liên kết đã ký cũng ngừng mở trang đã bị xóa, bị hạn chế truy cập, là ghi chú hằng ngày hoặc là dự thảo.

Giới hạn

• Trang đang là dự thảo không thể chia sẻ. Chia sẻ báo trang là dự thảo và chỉ chia sẻ được khi người phụ trách duyệt (xem Gửi và duyệt thay đổi của trang).

• Ghi chú hằng ngày và trang bị hạn chế truy cập không gửi được bằng liên kết.

• Người đọc không phải Biên tập viên hay Quản trị không gian chỉ thấy Sao chép liên kết.

Điểm kiểm tra thành công

• Sao chép liên kết mở trang cho đồng nghiệp đã đăng nhập.

• Liên hệ ngoài công ty mở trang từ liên kết đã ký và chỉ thấy trang này.

• Liên kết công khai có mật khẩu yêu cầu nhập mật khẩu, và hiện trang sau khi nhập.

• Sau Thu hồi liên kết... và Xác nhận thu hồi, địa chỉ công khai không còn mở được trang.

Các vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Gửi báo một người chưa đọc được trang này.	Người đó chưa có quyền truy cập Không gian. Quản trị không gian nhấp Thêm làm người xem hoặc Thêm làm biên tập viên; Biên tập viên nhấp Yêu cầu quyền truy cập.
Không có gì được gửi cho một liên hệ ngoài công ty.	Liên hệ không có địa chỉ e-mail. Hãy thêm e-mail vào liên hệ và gửi lại.
Chỉ biên tập viên và quản trị không gian mới gửi được trang ra ngoài.	Hãy nhờ quản trị không gian của Không gian gửi, hoặc cấp cho bạn vai trò Biên tập viên.
Chia sẻ báo trang là dự thảo.	Hãy gửi duyệt trang trước (xem Gửi và duyệt thay đổi của trang).
Một liên kết tôi đã gửi ngừng hoạt động.	Trang đã bị hạn chế truy cập, biến thành ghi chú hằng ngày, bị xóa hoặc liên kết đã bị hủy. Hãy tạo liên kết mới.

Bước tiếp theo

• Gửi và duyệt thay đổi của trang - vì sao trang dự thảo chưa chia sẻ được.

• In và dùng tệp Markdown - gửi chính nội dung dưới dạng PDF hoặc tệp Markdown.

• Thiết lập Không gian, mẫu và quyền truy cập - vai trò và quyền truy cập của một Không gian.