Tách MAWB hàng không nhập thành các lô house¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Gom hàng không (Freight Air Consolidation: LCAF) (cài cùng Freight Air Management, Freight Consolidation và Freight Forwarder Management)
MAWB nhập có hàng của nhiều người nhận, mỗi người không được xem tài liệu của người khác. Tách thành một lô house mỗi người nhận ngay sau khi ghi master giúp Viindoo gửi đúng thông báo hàng đến và lệnh giao hàng (D/O) riêng cho từng công ty. Tách muộn sau khi đã kiểm đếm sẽ phải nhập lại số liệu đã có. Xem thuật ngữ mới tại Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics nhận master trên chuyến Vietnam Airlines VN0301, MAWB 738-45217211, tuyến NRT (Narita) -> SGN (Tan Son Nhat), ETD 2026-12-02 09:00 / ETA 2026-12-02 14:30 (ATA 2026-12-02 15:10, trễ 40 phút), do đại lý đầu đi Narita Air Cargo Partners K.K. gửi, cho 3 người nhận:
Vietnam Fashion Retail Co., Ltd. (Ho Chi Minh City): quần áo, 90 kg / 0.7 CBM, HAWB
HLLNRTSGN2612-601.Mekong Electronics Trading Co., Ltd. (Can Tho): linh kiện điện tử, 130 kg / 0.5 CBM, HAWB
HLLNRTSGN2612-602.Hai Phong Cosmetics Import Co., Ltd. (Hai Phong): mỹ phẩm, 60 kg / 0.5 CBM, HAWB
HLLNRTSGN2612-603.
Tổng: trọng lượng thực 280 kg / 1.7 CBM; trọng lượng tính cước (CW) 283.9 kg theo 167 kg/CBM. Vietnam Airlines thu cước master USD 2.40/kg CW, tổng USD 681.36.
Trước khi bắt đầu¶
Đã nhận MAWB, 3 HAWB, manifest và hóa đơn/phiếu đóng gói từng house từ đại lý đầu đi qua email, ngoài Viindoo (xem Giới hạn hiện tại). Đối chiếu thủ công số kiện khai trên 3 HAWB với MAWB trước.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng) hoặc Administrator (Quản trị viên). User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) đọc được báo cáo kiểm đếm nhưng không tạo/xác nhận. Bài này do Hoa (Chứng từ) thực hiện.
Bước 1: Ghi nhận MAWB nhập thành lô hàng không master¶
Hai Long không phải đại lý đầu đi; MAWB và 3 HAWB chỉ có trong hệ thống Hai Long khi được nhập thủ công. Cần tạo hồ sơ này để liên kết các bước tiếp theo.
Vào , bấm New (Mới); ngữ cảnh đã đặt Shipment Role (Vai trò lô) là Master (Consol) và Main Transport Mode (Phương thức chính) là Air (Hàng không). Điền:
Direction (Chiều vận chuyển): Import (Nhập khẩu).
Carrier (Hãng vận chuyển): Vietnam Airlines.
Departure Airport (Sân bay đi): Narita International Airport.
Arrival Airport (Sân bay đến): Tan Son Nhat International Airport.
ETD / ETA: 2026-12-02 09:00 / 2026-12-02 14:30.
Bấm Confirm, rồi nhập 738-45217211 vào MBL No. Nhóm trường Bill of Lading bị ẩn khi lô hàng còn ở trạng thái Draft. Với lô hàng không này, MBL No. lưu số MAWB.
Khi hãng xác nhận chuyến đã hạ cánh, sửa ATA (cùng nhóm trường) thành giờ đến thực, 2026-12-02 15:10. Nếu đã nhận D/O của hãng cho Hai Long, ghi D/O Number (Số D/O) / D/O Received (Đã nhận D/O) tại Import Operations (Nghiệp vụ nhập khẩu), hiện khi chiều vận chuyển là Nhập.
Cảnh báo
Master này không có trường thời gian lưu kho miễn phí. Ngày miễn phí chỉ có trên container, còn master hàng không không có container. Kiểm tra điều kiện hiện hành của nhà ga cho sân bay và nhóm hàng này, rồi ghi hạn được xác nhận, địa điểm và nguồn trong phần trao đổi. Không tự tính chỉ từ ATA.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi: Master có Direction (Chiều vận chuyển) Import (Nhập khẩu), Shipment Role (Vai trò lô) Master (Consol), có ATA, và MBL No. (Số MBL) là 738-45217211 dù nhãn vẫn là MBL No.
Bước 2: Tách master thành 3 lô house¶
Tài liệu đã xác định hàng thuộc từng người nhận. Tách trước khi kiểm đếm thực giúp gửi thông báo hàng đến và D/O riêng từng công ty, thay vì một tài liệu chung cho 3 khách.
Trên master bấm Deconsolidate (Tách hàng) ở đầu trang; nút hiện vì vai trò là Master (Consol) và chiều là Import (Nhập khẩu). Master hàng không tự mở hộp riêng cho hàng không. Thêm 3 dòng có Consignee (Người nhận hàng), HAWB No. (Số HAWB), Shipper (Người gửi hàng) riêng từng house, Commodity (Mặt hàng), Pieces (Số kiện), Weight (kg) (Trọng lượng kg), Volume (CBM) (Thể tích CBM) theo ví dụ, rồi bấm Create House Shipments (Tạo lô house).
Sau khi bấm Create House Shipments, ba lô house xuất hiện ở trạng thái Draft (Direction Import, Shipment Role House). Mỗi house có MBL No., Carrier, lịch trình dự kiến và sân bay được sao chép từ master, cùng một dòng hàng hóa theo Commodity/Weight/Volume đã nhập. Hộp thoại không tạo bản ghi kiện hàng. Mở từng house, bấm nút thống kê Packages, rồi New, và nhập mô tả hàng, Weight và Volume. Dùng tổng khai báo của từng house theo thứ tự: 90 kg / 0.7 CBM, 130 kg / 0.5 CBM và 60 kg / 0.5 CBM. Lưu, quay lại house rồi bấm Confirm.
Sau khi bấm Confirm (Xác nhận) trên house:
Thanh trạng thái chuyển Confirmed (Đã xác nhận).
Nút Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến) xuất hiện; vẫn ẩn khi house còn Draft (Nháp).
Cảnh báo
Kiểm tra giờ đến của house sau khi xác nhận. Dù hộp thoại sao chép ATA của master sang house ở trạng thái Draft, khi xác nhận, ATA của house có thể bị để trống nếu chặng vận chuyển chính chưa có giờ đến thực tế. Kiểm tra cả ATA của chặng chính. Nếu ATA của house trống, ghi giờ đến đã xác minh (2026-12-02 15:10 trong tình huống này) trên house rồi kiểm tra lại trước khi gửi Arrival Notice. ATA của chặng là trường chỉ đọc; không chuyển chặng sang Done chỉ để điền giờ đến trong quá khứ. Đừng mặc định rằng giá trị được sao chép lúc Draft vẫn còn sau khi xác nhận.
Mẹo
Trong 17.0, hộp hiển thị Departure Airport (Sân bay đi) và Arrival Airport (Sân bay đến) của master, sao cả hai sang house mới. Không cộng trọng lượng/thể tích ba dòng để so với master, nên cần đối chiếu manifest trước: 90 + 130 + 60 = 280 kg, 0.7 + 0.5 + 0.5 = 1.7 CBM.
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: Cả 3 house Confirmed (Đã xác nhận), mỗi lô đúng người nhận/HAWB theo ví dụ; tổng 90 + 130 + 60 kg / 0.7 + 0.5 + 0.5 CBM bằng 280 kg / 1.7 CBM.
Bước 3: Xác nhận kiểm đếm thực tế bằng Outturn Report¶
Số đo thực khi kiểm hàng, thay vì số đại lý đầu đi khai trên manifest, là căn cứ Hai Long đối chiếu với đại lý và khiếu nại thiếu hàng.
Trên master, bấm nút thống kê Outturn Reports (hiển thị khi Shipment Role là Master (Consol) và Direction là Import), rồi New. Master Shipment đã được điền; để trống Container vì master hàng không không có container. Viindoo tạo ba dòng, mỗi dòng cho một house, với Manifest Weight/Volume lấy từ tổng trọng lượng và thể tích kiện hàng của từng house đã nhập ở Bước 2. Nhập Actual Weight/Volume đo thực tế và chọn Discrepancy cho từng dòng:
House 1 (Vietnam Fashion Retail): OK (Khớp).
House 2 (Mekong Electronics Trading): Shortage (Thiếu hàng): thực 125 kg / 0.48 CBM, thiếu 5 kg so với manifest 130 kg.
House 3 (Hai Phong Cosmetics Import): OK (Khớp).
Bấm Confirm (Xác nhận).
Sau Confirm (Xác nhận), số thực từng dòng được ghi về CFS Actual Weight (kg) (Trọng lượng thực tại CFS) / CFS Actual Volume (CBM) (Thể tích thực tại CFS) trên house tương ứng. Nhãn vẫn là CFS dù hàng không không có kho CFS; dùng chung trường với hàng biển LCL.
Ghi chú
Có thể tiếp tục bước sau cho house 1 và 3 trong khi điều tra thiếu hàng house 2; mỗi house là hồ sơ riêng.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: Báo cáo Confirmed (Đã xác nhận); cả 3 dòng có trọng lượng/thể tích thực và sai lệch; house 2 Shortage (Thiếu hàng), hai lô khác OK (Khớp).
Quyết định: xác nhận phê duyệt giao hàng trước khi phát hành D/O¶
Trên house không có trường trạng thái thanh toán của người nhận; đây là quyết định theo quy trình ngoài Viindoo, trước khi bấm Issue D/O (Phát hành D/O).
Lựa chọn |
Áp dụng khi |
Kết quả |
|---|---|---|
Chờ phê duyệt giao hàng |
Chưa xác nhận điều kiện thanh toán, tín dụng hoặc giải phóng tài liệu |
Kế toán hoặc người phụ trách giao hàng kiểm tra điều kiện theo thỏa thuận khách và quy trình công ty trước khi vận hành bấm Issue D/O (Phát hành D/O); hệ thống không chặn bấm sớm |
Phát hành D/O theo phê duyệt trả trước hoặc tín dụng |
Đại lý đầu đi/kế toán đã xác nhận ủy quyền áp dụng |
Ghi người duyệt và nguồn tại phần trao đổi; hệ thống không kiểm tra ủy quyền |
Nếu chưa rõ điều kiện áp dụng, dừng và hỏi kế toán/người phụ trách trước khi bấm Issue D/O (Phát hành D/O). Xem các kiểm tra Viindoo chưa có tại Giới hạn hiện tại.
Bước 4: Gửi thông báo hàng đến, phát hành D/O và giao hàng¶
Mỗi người nhận chỉ cần biết hàng của mình. Một thông báo nêu cả 3 công ty sẽ lộ thông tin lô của một khách cho hai khách khác. Mỗi khách nhận hàng bằng D/O riêng; mốc giao hàng cũng thuộc riêng house đó.
Mở từng house, không mở master, bấm Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến); nút hiện khi chiều Import (Nhập khẩu), trạng thái Confirmed/In Transit/Done (Đã xác nhận/Đang vận chuyển/Hoàn tất) và chưa gửi. Người nhận là Consignee/Notify Party riêng của house; mẫu tự chọn Freight: Air Arrival Notice cho Air. Bấm Send (Gửi); Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo hàng đến) được ghi khi thư đến ít nhất một người nhận ngoài công ty Hai Long.
Cảnh báo
Nếu người nhận hàng/bên nhận thông báo không có email hợp lệ, gửi thất bại, không ghi mốc; xem Xử lý vấn đề thường gặp bên dưới.
Sau khi kế toán/người phụ trách xác nhận điều kiện theo thỏa thuận khách và quy trình công ty (xem quyết định phía trên), bấm Issue D/O (Phát hành D/O) ở đầu trang. Nếu cần lưu D/O thành tài liệu yêu cầu, dùng Issue Air D/O (Phát hành D/O hàng không) tại Required Documents (Tài liệu yêu cầu) của house; cũng ghi mốc D/O Issued (Đã phát hành D/O).
Quan trọng
Viindoo không kiểm tra house đã thanh toán trước khi cho bấm Issue D/O. Nút chỉ kiểm tra đã gửi thông báo hàng đến và chưa phát hành D/O. Quy tắc duyệt giao hàng phía trên do kế toán thực hiện, hệ thống không cưỡng chế.
Khi người nhận đã lấy hàng, bấm Cargo Released (Đã giao hàng); nút hiện khi D/O Issued (Đã phát hành D/O) có giá trị. Nhãn vẫn ghi at CFS, kế thừa hàng biển LCL.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: Cả 3 house lần lượt có Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo hàng đến), D/O Issued (Đã phát hành D/O), Cargo Released (Đã giao hàng).
Bước 5: Kiểm tra căn cứ phân bổ cước hàng không của master¶
Vietnam Airlines thu cước một lần trên master. Chưa phân bổ thì house chưa có chi phí thuộc về mình, lợi nhuận cả 3 house chưa đúng.
Trước tiên, ghi dòng chi phí mua trong tab Charges của master: Air Freight, Vendor Vietnam Airlines, Currency USD, Quantity 283.9 (kg, trọng lượng tính cước của MAWB), Unit Price 0 và Cost Price 2.40, tổng cộng USD 681.36. Đây là dòng chỉ ghi chi phí mua, không phải phí thu khách hàng. Sau đó bấm Allocate Costs ở đầu biểu mẫu, chọn dòng Air Freight và bấm Prepare Allocation để xem phương án phân bổ. Không bấm Confirm Allocation cho khoản cước hãng hàng không này: cơ sở được duyệt là trọng lượng tính cước, trong khi hộp thoại 17.0 chỉ phân bổ theo CBM.
Các giá trị CBM này lấy từ Outturn Report đã xác nhận, bao gồm thể tích thực đo 0,48 CBM của house 2. Các tỷ lệ hiển thị được làm tròn thành tổng 100,1%; nếu chi phí theo CBM được phê duyệt, trình hướng dẫn 17.0 sẽ tính số tiền phân bổ trực tiếp từ CBM chưa làm tròn, không tính từ các tỷ lệ đang hiển thị.
Cảnh báo
Tỷ lệ luôn theo CBM (thể tích). Trình hướng dẫn không có lựa chọn theo trọng lượng tính cước và không cho sửa Allocation Ratio (%) (Tỷ lệ phân bổ). Xác nhận phép chia CBM được đề xuất sẽ tạo chi phí house theo sai căn cứ cho khoản cước hãng hàng không. Hủy trình hướng dẫn và áp dụng quy trình phân bổ theo trọng lượng tính cước đã được bộ phận Tài chính phê duyệt.
Quyết định: chọn căn cứ phân bổ chi phí¶
Lựa chọn |
Áp dụng khi |
Kết quả |
|---|---|---|
Chấp nhận tỷ lệ hệ thống đề xuất theo CBM |
Thỏa thuận đã phê duyệt quy định rõ chi phí này được phân bổ theo thể tích |
Chỉ xác nhận phép chia CBM khi đó là căn cứ đã được phê duyệt; với CBM thực đo 0,700 / 0,480 / 0,500, khoản phí sẽ chia thành 283,90 / 194,67 / 202,79 USD |
Tính phân bổ theo trọng lượng tính cước ngoài Viindoo |
Chi phí master là cước hãng theo trọng lượng như ví dụ, cần phản ánh đúng trên báo cáo lợi nhuận lỗ |
Không xác nhận đề xuất CBM. Hủy trình hướng dẫn, thống nhất quy trình được Tài chính phê duyệt bên ngoài hệ thống và ghi lại tỷ lệ trọng lượng đã xác minh: 116,9 / 130 / 83,5 kg trên tổng 330,4 kg trọng lượng tính cước, tương ứng 241,07 / 268,09 / 172,20 USD của tổng 681,36 USD |
Trong 17.0, Allocation Ratio (%) (Tỷ lệ phân bổ %) chỉ đọc nên hộp chỉ chia theo CBM. Chỉ dùng khi CBM là căn cứ đã duyệt cho chi phí này. Nếu cần chia theo trọng lượng tính cước, không xác nhận CBM để thay thế; dùng quy trình phân bổ đã được bộ phận tài chính duyệt ngoài hộp này và ghi phần chia đã duyệt, hoặc hỏi kế toán cần dùng quy trình nào.
Mẹo
Hoàn thành bước 5 khi: master có dòng phí mua Air Freight trị giá 681,36 USD, trình hướng dẫn CBM đã được hủy mà không tạo dòng chi phí house, và Kế toán đã phê duyệt, ghi nhận cách phân bổ các phần theo trọng lượng tính cước. Chưa coi lợi nhuận gộp của các house là số cuối cùng cho đến khi khoản phân bổ được phản ánh trong sổ kế toán theo quy trình đã phê duyệt.
Xem thêm
Hộp này cũng chia chi phí master biển LCL theo CBM; hướng dẫn đầy đủ tại tiêu thức phân bổ phí lô chủ và lô con đã được kế toán duyệt; đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp để tránh trùng.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Phần mềm hiện hỗ trợ |
Cách thực hiện |
|---|---|---|
Bước 1-2: để trống trường chỉ dành hàng biển |
Master không có đồng hồ miễn lưu kho (chỉ container có); hộp Deconsolidate của phiên bản này hiển thị sân bay master và sao sang house |
Xác nhận thời gian miễn phí với đại lý xử lý/bảng phí nhà ga hiện hành theo sân bay, nhóm hàng; ghi hạn, nguồn và kiểm tra sân bay trong hộp trước khi tạo house |
D/O master và house: không chặn theo thanh toán |
Deconsolidate (Tách hàng) và Issue D/O (Phát hành D/O) đều không kiểm tra hãng/house đã được thanh toán |
Xác nhận ủy quyền giao hàng theo thỏa thuận khách và quy trình công ty ngoài Viindoo tại cả hai điểm; xem quyết định trước bước 4 |
Mọi bước: nhãn dùng lại thuật ngữ hàng biển |
MBL No., HBL No., CFS Actual Weight/CBM và Cargo Released (at CFS) là tên trường LCL biển được dùng lại nguyên cho hàng không |
Hiểu theo giá trị thực tế, không chỉ theo nhãn trường |
Bước 4: không có mốc thông quan riêng |
Mục Import Operations (Nghiệp vụ nhập khẩu) không có trường thông quan cho house hàng không |
Ghi thông quan tại phần trao đổi hoặc lịch sử theo dõi lô (ghi mốc đã kiểm chứng và ngày, kiểm tra người nhận trước khi thông báo khách) |
Bước 5 - trình hướng dẫn không phân bổ được theo trọng lượng tính cước |
Hộp không có cách chia theo trọng lượng tính cước; Allocation Ratio (%) (Tỷ lệ phân bổ %) chỉ đọc, luôn tính theo CBM (xem cảnh báo bước 5) |
Với khoản cước hãng hàng không này, hãy hủy trình hướng dẫn và dùng quy trình được Tài chính phê duyệt bên ngoài hệ thống; không xác nhận phép chia CBM rồi chỉ ghi chú một phép chia khác trong Chatter |
Xử lý vướng mắc¶
Create House Shipments không tạo lô¶
Biểu hiện: Hộp Deconsolidate trống, bấm Create House Shipments (Tạo lô house) báo "Add at least one consignee line before deconsolidating." (Thêm ít nhất một dòng người nhận trước khi tách). Nguyên nhân: Chưa có dòng người nhận.
Cách xử lý: Thêm ít nhất 1 dòng người nhận/HAWB rồi bấm Create House Shipments (Tạo lô house) lại.
House thiếu nút Issue D/O¶
Biểu hiện: House Confirmed (Đã xác nhận), chiều nhập, nhưng không có Issue D/O (Phát hành D/O). Nguyên nhân: Nút chỉ hiện khi Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo hàng đến) có giá trị.
Cách xử lý: Gửi thông báo hàng đến cho house trước (bước 4).
Không gửi được thông báo hàng đến vì không có người nhận thư¶
Biểu hiện: Bấm Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến) báo "Cannot send Arrival Notice for shipment "SHP/26xx/000nn": no party outside your own company can be reached by email." (Không có bên nào ngoài công ty bạn nhận được email), kèm mỗi bên một dòng như "Consignee (Vietnam Fashion Retail Co., Ltd.): no email on file" (Người nhận chưa có email). Nguyên nhân: Không có người nhận hàng/bên nhận thông báo ngoài Hai Long có email.
Cách xử lý: Thêm email vào hồ sơ đối tác người nhận hàng hoặc bên nhận thông báo rồi gửi lại.
Master thiếu nút Allocate Costs¶
Biểu hiện: Master đã có 3 house nhưng thiếu Allocate Costs (Phân bổ chi phí). Nguyên nhân: Nút chỉ hiện khi master có house và ít nhất một dòng chi phí chưa phân bổ/chưa gắn hóa đơn nhà cung cấp. Ở đây thiếu phí Air Freight Vietnam Airlines hoặc đã phân bổ.
Cách xử lý: Hoàn thành bước 2 để có 3 house, bảo đảm master có ít nhất một dòng phí mua như cước Air Freight Vietnam Airlines, rồi mở hộp lại.
Xem thêm
Bài viết liên quan