Chọn điểm bắt đầu: đơn bán hay lô hàng

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Trưởng vận hành, trưởng kinh doanh, quản lý triển khai

Thời gian: khoảng 15 phút đọc, thêm cuộc họp ngắn với kinh doanh/vận hành để thống nhất quy tắc nhóm

Kết quả: Có quy tắc bằng văn bản về lô tạo trực tiếp và lô từ đơn bán; thống nhất nơi quản lý chặng, phí và tài liệu

Điều kiện cần có

Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Quản lý lô hàng logistics (Logistics Shipment)

• Freight Forwarder Management (Quản lý giao nhận vận tải)

• Freight Sale (Bán dịch vụ vận chuyển) cần cho luồng đơn bán. Có thể tự cài khi đủ phụ thuộc; kiểm tra Installed Apps trước khi bắt đầu.

Lô có thể do vận hành mở trực tiếp hoặc do kinh doanh báo giá trước, tạo khi khách đồng ý. Cả hai đều phù hợp tùy quy trình, nhưng không thống nhất dễ tạo lô trùng hoặc xác nhận booking trước khi kiểm tra lợi nhuận. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Hành trình gồm lấy hàng đến cảng/kho đầu đi, chặng biển/hàng không/đường bộ chính và giao từ cảng/kho đầu đến. Ngành gọi pre-carriage (chặng trước), main carriage (chặng chính), on-carriage (chặng sau). Viindoo hiển thị các chặng ở Schedule & Performance (Lịch trình và thực hiện). Tên chỉ vị trí trong hành trình, không quyết định phạm vi công ty cam kết.

Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics vận chuyển 2 x 40FT HC giày cho Nhat Long Footwear, Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng ONE, booking ONEYBK204581, HBL HLLHPHLAX2611-001, từ đơn bán. Màn hình tạo lô trực tiếp dùng đơn tiếp theo do vận hành mở ở nháp.

Sáu thành phần của lô hàng

Dù bắt đầu từ đâu, lô đều có sáu nhóm thông tin. Biết vị trí từng nhóm giúp tìm nhanh.

Thành phần	Vị trí	Thông tin
Lô hàng	Bản ghi lô hàng	Khách, chiều xuất/nhập, phương thức chính, loại lô, tuyến, giai đoạn hiện tại
Các chặng tuyến	Tab Schedule & Performance (Lịch trình và thực hiện)	Lấy hàng trước chặng chính, vận chuyển chính, giao sau khi đến; từng chặng có phương thức và hãng riêng
Các mốc vận hành	Danh sách Containers (Container) trong Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện)	Xuất khẩu: Empty Picked (Đã lấy rỗng), Stuffed (Đã đóng hàng), Gate-in (Đã vào bãi), Loaded (Đã xếp); nhập khẩu: Arrived (Đã đến), Customs Cleared (Đã thông quan), Gate Out (Đã ra cổng), Empty Returned (Đã trả rỗng)
Phí	Tab Charges (Phí), hiện sau xác nhận	Mỗi khoản một dòng có giá mua/bán, tính tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận gộp
Tài liệu	Nhóm Bill of Lading (Vận đơn) và yêu cầu tài liệu khi cài Freight & Document Integration	SI, vận đơn nháp, HBL, D.O, thông báo hàng đến
Lợi nhuận	Đầu tab Charges (Phí)	Total Revenue (Tổng doanh thu), Total Cost (Tổng chi phí), Gross Profit (Lợi nhuận gộp) luôn theo tiền tệ kế toán công ty, Hai Long dùng VND

Mẹo

Bạn đã nắm vị trí khi: mở lô Hai Long -> Nhat Long Footwear và chỉ được cả sáu nhóm mà không phải tìm kiếm.

Xem thêm

• Giao nhận vận tải trong Viindoo: sơ đồ giải pháp và các phân hệ: bản đồ đầy đủ các phân hệ của quy trình.

Bắt đầu từ lô hay đơn bán?

	Tạo lô trước	Tạo đơn bán trước
Người mở công việc	Vận hành	Kinh doanh
Dữ liệu có trước	Lô Draft (Nháp), đã biết tuyến và loại container	Báo giá đã chọn giá qua wizard lịch tàu
Tạo phần còn lại	Kinh doanh bấm Create Quotation (Tạo báo giá) trên lô để gửi giá khách	Xác nhận đơn tự tạo lô Draft (Nháp)
Nguồn chặng	Nhập tay trên lô	Lấy từ Freight Legs (Chặng vận chuyển) cấu hình trên sản phẩm bán
Nguồn phí	Xác nhận booking thêm cước chỉ có giá mua; giá bán và phí khác nhập tay	Sao chép dòng đơn bán đã có giá
Rủi ro chính	Không kiểm tra lợi nhuận trước khi xác nhận booking	Sản phẩm thiếu Freight Legs khiến lô không có tuyến

Nếu chưa rõ quy trình được duyệt, hỏi trưởng kinh doanh/vận hành trước khi tạo. Không tạo cả hai vì xác nhận đơn đã tự tạo lô.

Cảnh báo

Lỡ hạn có thể chuyển hàng sang chuyến sau và phát sinh lưu kho/đặt lại. Tác động tùy tuyến và hãng. Dù theo luồng nào, ghi hạn CY/SI/VGM đã xác nhận ngay khi booking xác nhận.

Tạo lô trước: vận hành mở công việc

1. Vào Freight Forwarding ‣ Operations ‣ Direction ‣ Export hoặc Import (Nhập khẩu), tạo lô với Customer (Khách), tuyến, Shipment Type (Loại lô) và Main Transport (Phương thức chính) Sea / Waterway.

2. Thêm ít nhất một chặng trong Schedule & Performance (Lịch trình và thực hiện) rồi Confirm (Xác nhận). Tab Charges (Phí) và nhóm Bill of Lading (Vận đơn) xuất hiện.

3. Khi khách cần báo giá chính thức, bấm Create Quotation (Tạo báo giá) ở đầu lô.

Ghi chú

Create Quotation (Tạo báo giá) cần quyền Sales User: Own Documents Only (Chỉ tài liệu của mình) trở lên. Quyền Logistics đầy đủ nhưng thiếu Sales vẫn không thấy nút.

Tạo đơn trước: khách đồng ý trước

1. Kinh doanh mở báo giá tại Sales ‣ Orders ‣ Quotations.

2. Bấm Select Sailing Schedule (FCL) (Chọn lịch tàu FCL) hoặc tương ứng LCL, chọn hãng/tuyến/container rồi Apply Quote (Áp dụng giá).

3. Khách đồng ý, kinh doanh Confirm (Xác nhận), Viindoo tự tạo lô Draft (Nháp) cùng hãng/tuyến/container.

4. Vận hành mở lô qua Shipments (Lô hàng) trên đơn, kiểm tra tuyến/phí rồi Confirm (Xác nhận). Xác nhận đơn không xác nhận lô.

Nơi quản lý từng tài liệu

Tài liệu	Nguồn tạo	Thời điểm thường dùng
Shipping Instruction (SI: chỉ dẫn gửi hàng)	In bằng Mẫu SI trống, hoặc yêu cầu từ danh sách Tài liệu bắt buộc của lô hàng	Trước hạn SI
Draft B/L (Vận đơn nháp)	Yêu cầu và duyệt qua cùng quy trình yêu cầu tài liệu	Trước hạn CY
House Bill of Lading (HBL: vận đơn nhà)	In từ lô bằng Print HBL (In HBL)	Sau xác nhận lô
Delivery Order (D.O: lệnh giao hàng)	Nhóm Import Operations trên lô	Khi hàng đến, trước giải phóng hàng
Arrival Notice (Thông báo hàng đến)	Nút Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến) chỉ cho nhập khẩu	Khi tàu đến hoặc ngay sau đó

Mỗi tài liệu có thời hạn riêng. Trễ một tài liệu không chặn các tài liệu khác nhưng có thể phát sinh phí sửa đổi. Kiểm tra thời hạn và trạng thái phê duyệt của các tài liệu bắt buộc trên lô hàng trước khi gửi hãng vận chuyển.

Xử lý vướng mắc

Không có Create Quotation

Biểu hiện: lô sẵn sàng nhưng không thấy Create Quotation (Tạo báo giá).

Nguyên nhân: cần khách, loại lô, chưa liên kết đơn và ít nhất một chặng. Thiếu chặng là nguyên nhân phổ biến.

Cách xử lý: thêm chặng trong Schedule & Performance (Lịch trình và thực hiện) và lưu. Nếu Sale Orders (Đơn bán) đã là 1, nút ẩn đúng vì đã có báo giá.

Không thấy tab Charges

Biểu hiện: mở lô nhưng không có Charges (Phí).

Nguyên nhân: lô vẫn Draft (Nháp), tab chỉ hiện sau xác nhận.

Cách xử lý: kiểm tra tuyến/loại lô, Confirm (Xác nhận) rồi nhập giá vốn và giá bán từng dòng.

Đơn đã xác nhận nhưng lô vẫn nháp

Biểu hiện: đơn Confirmed (Xác nhận) nhưng lô Draft (Nháp).

Nguyên nhân: thiết kế chỉ tạo/liên kết lô khi xác nhận đơn, không xác nhận lô.

Cách xử lý: mở Shipments (Lô hàng), đối chiếu chặng/phí với dịch vụ đã bán rồi tự xác nhận.

Lô tạo từ đơn không có chặng

Biểu hiện: lô từ đơn đã xác nhận không có tuyến.

Nguyên nhân: chặng lấy từ Freight Legs (Chặng vận chuyển) của sản phẩm. Sản phẩm thiếu chặng thì lô cũng thiếu.

Cách xử lý: thêm chặng tay cho lô hiện tại; cấu hình chặng sản phẩm để lần bán sau tự có tuyến.

Không thấy Select Sailing Schedule trên báo giá

Biểu hiện: có dòng cước nhưng không thấy Select Sailing Schedule (FCL) (Chọn lịch tàu FCL) hoặc LCL.

Nguyên nhân: nút chỉ hiện khi đơn còn là báo giá và có dòng cước biển. Dịch vụ thường hoặc đơn đã xác nhận không hiện.

Cách xử lý: kiểm tra đơn còn báo giá, sản phẩm có Product Type (Loại sản phẩm) Freight, Transport Mode (Phương thức) Waterway (Boat / Ship / Ferry) và Shipment Type (Loại lô) FCL/LCL.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Carrier Booking (Sea)

• Container Execution Milestones

• Quản lý giá hãng và lịch tàu