Gửi giấy báo nợ cho phí lô hàng¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Sales (Bán hàng), Logistics Shipment Sale Integration và Freight Sale cần cho quy trình đơn bán này. Một số tích hợp tự cài khi đủ phụ thuộc; kiểm tra Installed Apps trước khi bắt đầu.
Khi hóa đơn khách của lô đã Posted (Ghi sổ), Viindoo không thêm phí mới vào đó. Chi phí phát sinh sau, chẳng hạn khách yêu cầu sửa vận đơn sau hạn SI, cần tính riêng. Nếu không có chứng từ giải thích, khách chỉ thấy hóa đơn thứ hai cho lô tưởng đã quyết toán và có thể chậm thanh toán để hỏi lý do.
Ví dụ xuyên suốt: tiếp nối Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp, Hai Long Logistics đã xuất và ghi sổ hóa đơn lô Nhat Long Footwear, HBL HLLHPHLAX2611-001, MBL ONEY204512367. Khách yêu cầu sửa một chi tiết vận đơn sau hạn SI. Lan thêm B/L Amendment Fee (Phí sửa vận đơn) USD 50 vào đơn bán đã xác nhận của lô.
Trước khi bắt đầu¶
Lô đã có hóa đơn khách Posted (Ghi sổ), xem Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp.
Cần quyền Sales User: Own Documents Only (Chỉ tài liệu của mình) hoặc cao hơn để mở đơn liên kết và thêm dòng; quyền User: Own Shipments (Lô hàng của mình) trở lên để in Debit Note (Giấy báo nợ) như Lan.
Bước 1: Thêm phí trên đơn bán¶
Hóa đơn đã ghi sổ không thể thêm phí trực tiếp; phải thêm trên đơn bán, cũng là nguồn dòng của giấy báo nợ.
Mở lô Nhat Long Footwear, bấm Sale Orders (Đơn bán) ở đầu biểu mẫu. Nút đếm đơn mọi trạng thái nên vẫn hiện dù đã xác nhận. Thêm dòng:
Product (Sản phẩm): B/L Amendment Fee.
Quantity (Số lượng): 1.
Unit Price (Đơn giá): 50 (USD).
Ghi chú
Dòng mới chỉ là dòng đơn bán, không phải phí lô. Nó không hiện tab Charges (Phí), nên Gross Profit (Lợi nhuận gộp) ở đó không bao gồm USD 50 (xem Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp).
Mẹo
Hoàn tất bước 1 khi: đơn có các dòng Ocean Freight - FCL cũ và một B/L Amendment Fee mới giá USD 50, chưa xuất hóa đơn.
Xem thêm
tab Logistics của đơn bán cùng thông tin tuyến và container của lô hàng giải thích các thay đổi khác khi thêm dòng vào đơn đã xác nhận.
Bước 2: Lập hóa đơn riêng cho dòng mới¶
Dòng cước biển đã có hóa đơn ghi sổ khi lập hóa đơn booking ở Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp; chỉ dòng mới còn cần lập hóa đơn.
Trên đơn, bấm Create Invoice (Tạo hóa đơn), chọn Regular invoice (Hóa đơn thông thường). Vì các dòng khác đã xuất đủ, hệ thống tạo một hóa đơn nháp mới chỉ có phí sửa vận đơn.
Mẹo
Bước 2 hoàn tất khi: có đúng một hóa đơn nháp mới cho Nhật Long Footwear, trị giá 50 USD. Kiểm tra Invoice Date trước khi ghi sổ; khi tạo bản nháp, ngày này có thể chưa được điền.
Chuyển bản nháp cho Kế toán. Tuấn kiểm tra Customer, Currency, Invoice Date và tổng tiền 50 USD, rồi ghi sổ. Sau đó Lan có thể gửi hóa đơn đã phát hành kèm Debit Note. Tạo bản nháp chưa có nghĩa hóa đơn đã được phát hành hoặc thanh toán.
Bước 3: In giấy báo nợ và gửi cùng hóa đơn mới¶
Nếu thiếu Debit Note, khách hàng nhận thêm một hóa đơn cho lô hàng đã được lập hóa đơn trước đó mà không biết lý do phát sinh.
Trên biểu mẫu lô hàng, không phải đơn bán, mở Print --> Debit Note (In → Giấy báo nợ).
Thao tác tạo PDF có công ty phát hành, khách, tàu/chuyến, HBL/MBL, POL/POD và bảng phí.
Cảnh báo
Giấy báo nợ chỉ in dòng đơn bán liên kết lô, không đọc Charges (Phí) của lô. Ví dụ này in Ocean Freight - FCL (2 x USD 2,150) và B/L Amendment Fee USD 50, không in THC hoặc D/O Fee thêm trực tiếp trên Charges trong Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp. Xem giới hạn bên dưới.
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: PDF có HBL HLLHPHLAX2611-001, MBL ONEY204512367, cước biển 2 x USD 2,150 và B/L Amendment Fee USD 50.
Chọn thời điểm in giấy báo nợ¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
In ngay sau bước 1, trước khi lập hóa đơn mới |
Khách muốn biết phí trước khi nhận hóa đơn |
PDF đã có phí vì đọc trực tiếp dòng đơn bán, không đọc hóa đơn; không cần hoàn tất bước 2 trước |
Gom nhiều phí bổ sung rồi in một lần |
Hai hoặc nhiều phí phát sinh trong một hai ngày |
Một giấy báo nợ thay nhiều bản cho cùng lô. Nếu phí cách xa nhau, in riêng để khách đối chiếu nguyên nhân. |
Chỉ in khi phí và số tiền khách trả đã được duyệt, đến thời điểm theo quy trình thu tiền. PDF có thể chứa dòng chưa lập hóa đơn; kiểm tra phí, người nhận và trạng thái hóa đơn trước khi gửi.
Giới hạn hiện tại¶
Vấn đề |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Phạm vi giấy báo nợ (bài này) |
Phí thêm trực tiếp trên Charges (Phí) như THC, D/O hoặc khoản khác không hiện giấy báo nợ vì báo cáo chỉ đọc dòng đơn bán liên kết lô |
Phí phải hiện trên giấy báo nợ cần tạo ở dòng đơn bán như bước 1, không tạo ở tab Charges |
Xử lý vướng mắc¶
Tạo hóa đơn trên đơn bán báo lỗi¶
Biểu hiện: "Cannot create an invoice. No items are available to invoice.": không còn mục có thể lập hóa đơn.
Nguyên nhân: mọi dòng đã xuất đủ hoặc chính sách hóa đơn dòng mới yêu cầu lượng đã giao nhưng chưa ghi nhận, như hai nguyên nhân trong thông báo.
Cách xử lý: kiểm tra dòng B/L Amendment Fee đã lưu với Quantity (Số lượng) 1, thử Create Invoice (Tạo hóa đơn) lại. Nếu vẫn lỗi, mở sản phẩm, đặt Invoicing Policy (Chính sách hóa đơn) Ordered quantities (Số lượng đặt) trong General Information.
Phí sửa vận đơn không hiện trên giấy báo nợ¶
Biểu hiện: PDF vẫn chỉ có các dòng Ocean Freight - FCL cũ.
Nguyên nhân: đã thêm phí vào đơn khác, chẳng hạn báo giá thứ hai cùng khách, không phải đơn được mở qua Sale Orders (Đơn bán) của lô.
Cách xử lý: mở lại đơn từ Sale Orders (Đơn bán) trên lô, kiểm tra phí nằm trên đúng đơn, rồi in Debit Note (Giấy báo nợ) lại.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp: hóa đơn khách và nhà cung cấp trước khi phát sinh phí này