Thực hiện nghiệp vụ trả hàng trong Viindoo¶
Xử lý hàng trả lại một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và thành công trong kinh doanh. Một quy trình trả hàng mượt mà giúp xây dựng lòng tin, giải quyết vấn đề nhanh chóng và nâng cao trải nghiệm mua sắm tổng thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước quan trọng của quy trình xử lý hàng trả lại, từ tiếp nhận yêu cầu đến hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm. Dù bạn là doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chính sách đổi trả hay khách hàng muốn hiểu rõ quy trình, hướng dẫn này sẽ giúp bạn đơn giản hóa việc đổi trả một cách dễ dàng.
Viindoo Inventory Management hỗ trợ quy trình xử lý hàng trả lại một cách trơn tru, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả việc khách hàng trả hàng và hoàn trả hàng cho nhà cung cấp. Với tính năng theo dõi tự động và quy trình làm việc được tối ưu hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo điều chỉnh tồn kho chính xác, xử lý hoàn tiền hoặc đổi hàng một cách mượt mà và duy trì hệ thống quản lý kho tổ chức tốt.
Mô-đun cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Thiết lập ban đầu¶
Thiết lập địa điểm trả hàng¶
Tùy theo chính sách kinh doanh và hoạt động vận hành kho của công ty, bạn có thể thiết lập một số vị trí trả hàng để lưu trữ sản phẩm trả lại. Vị trí trả hàng hoạt động tương tự như các vị trí nội bộ khác, nhưng có một cấu hình đặc biệt là được kích hoạt tính năng Là Vị trí Trả hàng?
Thiết lập địa điểm trả hàng mặc định¶
Nếu bạn cần thiết lập các quy tắc hoặc chỉ định vị trí trả hàng mặc định cho từng hoạt động, hãy truy cập vào ứng dụng Kho vận > Cấu hình > Kiểu giao nhận, chọn loại hoạt động có kiểu Giao hàng (nhận hàng trả lại từ khách hàng) và mở nó để cấu hình.
Thiết lập vị trí trả hàng mặc định trong trường Địa điểm trả hàng mặc định. Khi xử lý hàng trả lại, hệ thống sẽ tự động đề xuất vị trí nhận hàng trả từ khách hàng. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi vị trí này nếu cần.
Nhận hàng trả lại từ khách hàng¶
Nhận và kiểm tra hàng trả lại¶
Khi nhân viên kho nhận được thông tin về hàng trả lại từ khách hàng, họ cần truy cập vào Kho vận > Giao nhận > Giao hàng, sau đó tìm kiếm phiếu giao hàng tương ứng. Ví dụ, để tìm phiếu giao của đơn bán hàng liên quan, bạn có thể sử dụng bộ lọc Tài liệu nguồn để tìm kiếm.
Trên phiếu giao hàng, ấn nút Trả hàng:
Trên màn hình Đảo lại lệnh chuyển hàng, một số thông tin quan trọng cần xử lý:
Số lượng: Nhập số lượng sản phẩm mà khách hàng trả lại.
Cập nhật số lượng trên Đơn bán/mua hàng: Khi bạn kích hoạt tính năng này, số lượng hàng đã giao sẽ được cập nhật vào đơn bán.
Địa điểm Hàng trả lại: Hệ thống sẽ gợi ý địa điểm trả hàng mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể chọn lại địa điểm khác, nếu cần.
Nhấn Trả hàng để hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu nhập kho mới để nhận hàng trả lại. Bạn có thể tiếp tục xử lý theo quy trình nhập kho.
Sau đó, quay lại phiếu giao hàng gốc, bạn sẽ thấy phần phiếu Trả hàng sẽ được liên kết.
Thực hiện hoàn tiền hoặc đổi trả hàng¶
Tùy theo quá trình xử lý với khách hàng, bạn có thực hiện thể đổi sang sản phẩm khác hoặc hoàn tiền.
Hoàn trả tiền cho khách.¶
Thực hiện theo quy trình Hướng dẫn xuất Hóa đơn Điều chỉnh giảm.
Đổi trả sản phẩm cùng loại¶
Bạn có thể quay lại đơn giao hàng gốc, nhấn vào biểu tượng Bánh răng, sau đó chọn Nhân bản. Với thao tác này, phiếu giao hàng mới sẽ được liên kết với đơn bán hàng, và bạn có thể xem lại các phiếu này khi truy cập vào đơn bán. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thủ công một phiếu giao hàng mới, sau đó nhập mã đơn bán hàng vào trường Tài liệu nguồn để tham chiếu.
Sau đó bạn có thể thực hiện quy trình giao hàng cho sản phẩm mới.
Đổi trả sản phẩm khác loại.¶
Trong trường hợp này, bước đầu tiên của quy trình cần bắt đầu từ đơn bán hàng (SO). Nhân viên kinh doanh sẽ thực hiện bước này như một yêu cầu gửi đến bộ phận kho để xử lý.
Trên đơn bán hàng, bạn có thể nhấn Thêm một dòng để thêm sản phẩm mới vào đơn.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa số lượng sản phẩm được trả lại để cập nhật đơn bán hàng theo tình trạng thực tế.
Hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu giao hàng mới cho các sản phẩm được thêm vào, sau đó bạn có thể tiếp tục quy trình giao hàng.
Trả lại hàng cho Nhà cung cấp¶
Trả lại hàng¶
Nếu bạn cần trả hàng cho nhà cung cấp, hãy truy cập Kho vận > Giao nhận > Nhận hàng, sau đó sử dụng bộ lọc để tìm phiếu nhận hàng cần thiết. Trên giao diện phiếu giao nhận, nhấn vào nút Trả hàng để tiến hành trả hàng.
Trên cửa sổ mới được mở ra, một số thông tin cần lưu ý:
Số lượng: Số lượng sản phẩm được trả lại nhà cung cấp.
Địa điểm trả hàng: Chọn Địa điểm Nhà cung cấp.
Sau khi nhấn Trả hàng, hệ thống sẽ chuyển đến giao diện phiếu giao hàng, tại đây bạn có thể tiếp tục quy trình giao hàng để trả hàng cho nhà cung cấp.
Nhận hàng đổi trả từ nhà cung cấp¶
Nhận hoàn tiền¶
Thực hiện theo quy trình Hướng dẫn xuất Hóa đơn Điều chỉnh giảm.
Nhận hàng đổi trả sản phẩm cùng loại¶
Bạn có thể quay lại phiếu nhận hàng gốc, nhấn vào biểu tượng Bánh răng, sau đó chọn Nhận bản. Với thao tác này, phiếu nhập kho mới sẽ được liên kết với đơn mua hàng (Purchase Order - PO), và bạn có thể xem các phiếu giao khi truy cập từ PO.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thủ công một phiếu nhập kho mới, sau đó nhập mã đơn mua hàng vào trường Tài liệu nguồn để tham chiếu. Tuy nhiên, với cách này, phiếu nhập kho mới sẽ không được liên kết trực tiếp với đơn mua hàng (PO).
Sau đó bạn có thể thực hiện quy trình giao hàng cho sản phẩm mới.
Nhận hàng đổi trả sản phẩm khác loại¶
Trong trường hợp này, bước đầu tiên của quy trình cần bắt đầu từ đơn mua hàng (Purchase Order - PO). Nhân viên mua hàng sẽ thực hiện bước này như một yêu cầu gửi đến bộ phận kho để xử lý nhận trả hàng.
Trên đơn mua, ấn Thêm một dòng để thêm sản phẩm được đổi trả từ nhà cung cấp.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa số lượng sản phẩm đã trả lại cho nhà cung cấp để cập nhật đơn mua hàng theo tình trạng thực tế.
Hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu nhập kho mới cho các sản phẩm bổ sung và gửi đến bộ phận kho, để họ có thể tiếp tục quy trình nhận hàng.