Thuật ngữ giao nhận vận tải¶
Thông tin hướng dẫn
Tra cứu nhanh thuật ngữ đường biển, hàng không, đường bộ và CFS dùng trong bộ HDSD Quản lý giao nhận vận tải.
Ghi chú
Hướng dẫn giải thích thuật ngữ chuyên môn ở lần xuất hiện đầu. Dùng trang này để tra lại trước khi trao đổi với khách, hãng hoặc đồng nghiệp. Đặc biệt hữu ích với:
Nhân viên mới của bộ phận CS, Kinh doanh, Chứng từ cần tra nhanh khi đọc hướng dẫn.
Đội triển khai cần đối chiếu nhãn của Viindoo với thuật ngữ trong ngành.
Người dùng muốn hiểu chữ viết tắt trên báo cáo hoặc dashboard.
Quy ước trong hướng dẫn: lần đầu ghi đầy đủ kèm chữ viết tắt theo dạng Tên đầy đủ (viết tắt); các lần sau chỉ dùng chữ viết tắt.
Cảng và vận tải¶
- Carrier (Hãng vận chuyển)¶
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển đã đặt cho một chặng. Tùy phương thức, có thể là hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận tải đường bộ. Khi rõ ngữ cảnh, dùng tên cụ thể; không gọi hãng hàng không hoặc đơn vị đường bộ là hãng tàu.
- Pre-carriage (Chặng trước vận tải chính)¶
Di chuyển nội địa từ điểm lấy hàng tới cảng xuất hoặc terminal trước khi bắt đầu vận tải chính.
- Main carriage (Chặng vận tải chính)¶
Chặng vận chuyển chính giữa cảng/terminal đi và đến, bằng đường biển, hàng không hoặc đường bộ tùy dịch vụ.
- On-carriage (Chặng sau vận tải chính)¶
Di chuyển nội địa từ cảng/terminal đích tới điểm giao sau khi chặng chính đã đến.
- POL (Port of Loading - Cảng xếp hàng)¶
Cảng xuất, nơi container được xếp lên tàu.
- POD (Port of Discharge - Cảng dỡ hàng)¶
Cảng đích, nơi container được dỡ khỏi tàu.
- CY (Container Yard - Bãi container)¶
Bãi container tại cảng, nơi tập kết container trước khi xếp tàu hoặc sau khi dỡ.
- CFS (Container Freight Station - Kho hàng lẻ)¶
Kho gom hàng lẻ vào container hoặc tách hàng lẻ khỏi container, dùng cả đóng hàng xuất và tách hàng nhập.
- FCL (Full Container Load - Hàng nguyên container)¶
Hàng đặt và xử lý theo nguyên container thay vì ghép chung như LCL. Container không nhất thiết phải được đóng đầy tải.
- LCL (Less than Container Load - Hàng lẻ)¶
Hàng gom chung container; nhiều người gửi dùng chung một container và trả cước theo thể tích hoặc trọng lượng.
- T/S (Transshipment - Chuyển tải)¶
Hàng đi qua cảng trung gian; container được dỡ và xếp lại tại cảng thứ ba trước khi tới POD.
- Consolidator (Đơn vị gom hàng)¶
Forwarder gom nhiều lô house vào một lô master để mua cước chung từ hãng. Với hàng lẻ và hàng không gom, đơn vị gom chịu trách nhiệm booking master, cutoff và phân bổ chi phí cho từng house.
- Co-loader (Đơn vị nhận hàng ghép)¶
Forwarder đối tác nhận hàng lẻ từ forwarder khác để ghép vào master của mình. Dùng khi doanh nghiệp bán tuyến nhưng không tự gom hàng.
- ULD (Unit Load Device - Thiết bị chứa hàng hàng không)¶
Pallet hoặc container chuyên dụng để xếp hàng lên máy bay. Forwarder thường quản lý số kiện, tham chiếu house và trọng lượng tính cước; hãng hàng không hoặc terminal thường bố trí ULD.
Thời hạn (Cutoff và thời gian miễn phí)¶
- CY Cutoff (Hạn hạ container tại bãi)¶
Hạn giao container vào CY. Trễ hạn có thể lỡ tàu và phải chuyển sang chuyến sau.
- SI Cutoff (Hạn gửi SI)¶
Hạn gửi Shipping Instruction cho hãng; hãng dùng thông tin này để phát hành MBL.
- VGM Cutoff (Hạn gửi VGM)¶
Hạn gửi VGM. Theo SOLAS, container chưa có VGM xác nhận không được phép xếp lên tàu.
- CFS Cutoff (Hạn giao hàng tại CFS)¶
Hạn giao hàng vào CFS, áp dụng hàng lẻ; trễ hạn có thể lỡ lô master.
- Free Time (Thời gian miễn phí)¶
Khoảng thời gian hãng hoặc terminal cho phép trước khi áp dụng các loại phí container xác định. Mốc bắt đầu và cách đếm ngày có thể khác nhau; kiểm tra thông báo của hãng cho từng lô.
- Last Free Day (Ngày miễn phí cuối cùng)¶
Ngày cuối thuộc thời gian miễn phí của lô. Xác nhận ngày đến, số ngày miễn và cách đếm với hãng/đại lý trước khi báo người nhận.
- Detention Start (Ngày bắt đầu tính detention)¶
Trong Viindoo, trường này bằng Free Time End + 1 (Ngày hết thời gian miễn phí + 1), tính từ ATA của lô và số ngày miễn phí đã cấu hình. Xác nhận riêng thời gian miễn detention thực tế và ngày tính phí của hãng; ngày hiển thị không xác định số ngày hãng được tính phí.
Tài liệu¶
- SI (Shipping Instruction - Hướng dẫn lập vận đơn)¶
Hướng dẫn forwarder gửi hãng để hãng phát hành MBL.
- HBL (House Bill of Lading - Vận đơn house)¶
Vận đơn forwarder phát hành cho dịch vụ vận chuyển thu xếp cho khách. Đối chiếu với vận đơn master của hãng và thông tin lô đã thỏa thuận.
- MBL (Master Bill of Lading - Vận đơn master)¶
Vận đơn hãng vận chuyển chính phát hành cho chặng chính. Forwarder có thể dùng cùng một hoặc nhiều vận đơn house tùy cách thu xếp hàng.
- Consignment (Lô hàng theo chứng từ vận tải)¶
Hàng được nhận vận chuyển theo hợp đồng hoặc chứng từ của hãng. Nghĩa cụ thể tùy phương thức và chứng từ; trong bộ hướng dẫn này, hồ sơ công việc freight trên Viindoo được gọi là lô hàng (shipment).
- HAWB (House Air Waybill - Vận đơn hàng không house)¶
Vận đơn hàng không do forwarder phát hành cho người gửi, tương ứng HBL trong vận tải biển.
- MAWB (Master Air Waybill - Vận đơn hàng không master)¶
Vận đơn hàng không do hãng hàng không phát hành cho forwarder, tương ứng MBL trong vận tải biển.
- D/O (Delivery Order - Lệnh giao hàng)¶
Chứng từ giao hàng phát hành tại cảng đích; người nhận xuất trình để nhận hàng.
- VGM (Verified Gross Mass - Khối lượng toàn bộ container đã xác minh)¶
Tổng khối lượng container đã đóng hàng được xác minh; bắt buộc theo công ước SOLAS.
- SM1 (Weighing Method 1 - Phương pháp cân 1)¶
Cân cả container đã đóng hàng bằng cân đã hiệu chuẩn. Kết quả là VGM trực tiếp. Đây là phương pháp ưu tiên vì độ chính xác cao nhất.
- SM2 (Calculation Method 2 - Phương pháp tính 2)¶
Cộng trọng lượng các kiện đã cân riêng (mỗi kiện có chứng nhận cân) với trọng lượng vỏ container. Dùng khi không có cân đủ tải để cân cả container.
- EIR (Equipment Interchange Receipt - Phiếu giao nhận container)¶
Phiếu giao nhận container giữa cảng/depot và xe, xác nhận ra cổng hoặc trả rỗng.
- Arrival Notice (Thông báo hàng đến)¶
Thông báo forwarder gửi người nhận khi hàng đến, kèm hướng dẫn nhận hàng và các khoản phải trả.
- Outturn Report (Biên bản kiểm nhận hàng)¶
Biên bản kiểm nhận tại CFS sau khi tách container LCL, ghi tình trạng thực tế của từng house.
- Telex Release (Điện giao hàng)¶
Hãng hướng dẫn đại lý tại đích giao hàng cho người nhận mà không cần xuất trình vận đơn giấy gốc. Thường dùng khi người gửi và người nhận đã thanh toán hoặc có quan hệ tin cậy.
- VNACCS/VCIS¶
Hệ thống khai báo hải quan điện tử Việt Nam. Với module Freight hiện tại, khai báo hải quan được xử lý ngoài Viindoo; Viindoo lưu dữ liệu lô, tài liệu và mốc thông quan để đối chiếu trong vận hành.
Các mốc vận hành container¶
- Empty Pickup (Lấy container rỗng)¶
Xe lấy container rỗng từ depot hoặc cảng và đưa về kho đóng hàng. Đây là mốc đầu của luồng xuất.
- Stuffing (Đóng hàng)¶
Xếp hàng vào container tại kho hoặc CFS rồi niêm phong. Chỉ gửi được VGM sau khi hoàn tất đóng hàng.
- Gate-in (Vào bãi)¶
Container vào CY tại cảng xuất; điều kiện trước khi xếp tàu và mốc có thể ghi ngoại lệ container nếu phát sinh vấn đề.
- Loaded on Vessel (Đã xếp lên tàu)¶
Container được cẩu lên tàu; mốc cuối của luồng xuất và ngày hãng ghi nhận on board trên MBL.
- Arrived (Đã đến)¶
Mốc tàu/container đến. Trong Viindoo, ngày miễn phí của container dùng ATA của lô và số ngày miễn phí đã cấu hình; đánh dấu container Arrived (Đã đến) không đặt ATA của lô. Thời gian demurrage của hãng có thể bắt đầu từ lúc dỡ hàng thay vì lúc tàu đến, nên cần kiểm tra điều kiện áp dụng.
- Customs Cleared (Đã thông quan)¶
Hải quan tại đích cho phép thông quan; điều kiện để container rời cảng.
- Gated Out (Đã ra cổng)¶
Container có hàng ra khỏi terminal đích. Khi áp dụng điều kiện demurrage và detention riêng, mốc này thường kết thúc thời gian demurrage và bắt đầu detention. Số ngày tính phí phụ thuộc thời gian miễn phí và biểu phí đã thỏa thuận.
- Unstuffed (Đã rút hàng)¶
Dỡ hàng khỏi container tại kho hoặc CFS. Có thể bỏ qua mốc này với FCL giao trực tiếp.
- Empty Return (Trả container rỗng)¶
Container rỗng được trả về depot của hãng; mốc cuối của luồng nhập và lúc ngừng phát sinh detention.
Phí và Incoterms¶
- THC (Terminal Handling Charge - Phí xếp dỡ tại terminal)¶
Phí xếp dỡ tại cảng, tính theo container và tùy cảng/kích cỡ container.
- DEM (Demurrage - Phí lưu container tại cảng)¶
Phí hãng thu khi giữ container tại cảng quá thời gian được miễn.
- DET (Detention - Phí lưu container ngoài cảng)¶
Phí hãng thu khi giữ container ngoài cảng quá thời gian miễn; tính từ ra cổng tới trả rỗng.
- W/M (Weight or Measurement - Trọng lượng hoặc thể tích)¶
Thuật ngữ tính cước theo số lớn hơn giữa trọng lượng và thể tích. Đây không phải nhãn trường trên Viindoo. Viindoo áp dụng cùng nguyên tắc với hai tên theo phương thức: Revenue Ton cho LCL đường biển và Chargeable Weight cho hàng không.
- Revenue Ton (Đơn vị tính cước LCL)¶
Số lượng làm cơ sở tính cước LCL đường biển: lấy số lớn hơn giữa tổng trọng lượng kg / 1,000 và tổng thể tích CBM. Không có trường riêng trên lô hoặc booking; đây là Quantity (Số lượng) của dòng phí Ocean LCL. Ví dụ hàng 850 kg, 5 CBM có số lượng tính cước 5 revenue tons. Nếu có mức tối thiểu, xác nhận trong thỏa thuận giá trước khi báo khách.
- Chargeable Weight (Trọng lượng tính cước)¶
Trọng lượng dùng tính cước, chủ yếu trong hàng không; lấy số lớn hơn giữa trọng lượng cả bì và trọng lượng quy đổi theo thể tích. Khai sai kích thước hoặc trọng lượng có thể làm báo giá và hóa đơn theo kg lệch đáng kể so với số của hãng.
- CIC (Container Imbalance Charge - Phí mất cân đối container)¶
Phụ phí hãng áp dụng để bù chi phí điều chuyển container rỗng giữa các tuyến.
- FOB (Free On Board - Giao lên tàu)¶
Điều kiện Incoterm: người gửi chịu chi phí và rủi ro tới khi hàng lên tàu tại POL; người nhận chịu phần còn lại.
- CIF (Cost, Insurance, Freight - Tiền hàng, bảo hiểm và cước)¶
Điều kiện Incoterm: người gửi trả tiền hàng, bảo hiểm và cước tới POD; rủi ro chuyển giao tại POL.
- CPT (Carriage Paid To - Cước phí trả tới)¶
Điều kiện Incoterm: người gửi trả cước tới địa điểm đích chỉ định; rủi ro chuyển giao khi giao hàng cho người vận chuyển đầu tiên.
- DDP (Delivered Duty Paid - Giao hàng đã nộp thuế)¶
Điều kiện Incoterm: người gửi chịu toàn bộ chi phí, thuế và rủi ro tới điểm giao chỉ định tại nước người mua; đây là mức trách nhiệm cao nhất của người gửi trong Incoterms.
Mẹo
Đọc đúng Revenue Ton khi: dòng phí Ocean LCL của House 1 trên lô LCL xuất Hai Phong - Singapore có Quantity (Số lượng) 5.0 (850 kg, 5 CBM), không phải 0.85 hay 850.
Vai trò và phân loại¶
- Shipment Role (Vai trò lô hàng)¶
Phân loại hồ sơ là Direct (lô độc lập, không thuộc lô gom), Master (Consol) (gom hàng cho cùng chuyến tàu/chuyến bay, là kết quả gom hàng) hoặc House LCL (hàng của một người gửi trong master). Khóa khi lô đã liên kết house hoặc chính nó thuộc master. Đây là vai trò hồ sơ, tách biệt chế độ tải FCL/LCL và chứng từ vận đơn house/master.
- Carriage Role (Vai trò chặng)¶
Xác định vị trí chặng hoặc dịch vụ báo giá trong hành trình: Pre-Carriage tới cảng/terminal xuất, Main Carriage vận tải chính, On-Carriage từ cảng/terminal đích tới điểm giao. Dòng dịch vụ báo giá dùng cùng vai trò với chặng được tính giá.
Tình huống ngoại lệ¶
- Roll Over (Chuyển chuyến)¶
Hàng lỡ tàu do trễ cutoff hoặc hãng nhận quá chỗ, phải chuyển sang chuyến sau. Container và hàng vẫn nguyên vẹn; chỉ đổi chuyến và ETD.
- Not Loaded (Không được xếp tàu)¶
Container không được lên tàu do vấn đề container, hàng hoặc tài liệu: niêm phong hỏng, quá trọng lượng hoặc giấy tờ sai. Cần xử lý nguyên nhân trước khi đặt booking mới.
- Shut Out (Bị loại khỏi chuyến)¶
Thuật ngữ hãng dùng khi container bị loại khỏi chuyến. Có thể do Roll Over (hãng chủ động chuyển chuyến) hoặc Not Loaded (container không đủ điều kiện).
- Container Exception (Ngoại lệ container)¶
Trạng thái ngoại lệ ghi trên Viindoo khi container gặp vấn đề trong luồng xuất. Có hai loại: Rolled Over và Not Loaded; chỉ áp dụng chiều xuất.
- Short Shipment (Thiếu hàng)¶
Số lượng hàng thực tế ít hơn khai báo, phát hiện khi cân lại tại CFS hoặc ghi trong Outturn Report tại POD.
- Consolidation (Gom hàng)¶
Gom nhiều lô LCL của các người gửi khác nhau vào một master trong cùng container.
- Deconsolidation (Tách hàng)¶
Tách master thành các house riêng tại POD; bắt buộc trước khi giao cho từng người nhận LCL.
Dashboard và báo cáo¶
- Spreadsheet Dashboard (Dashboard dạng bảng tính)¶
Loại dashboard của Viindoo xây trên bảng tính, hiển thị thẻ KPI, biểu đồ và bảng. Chỉ đọc, không sửa dữ liệu trực tiếp; dùng bộ lọc và mở dữ liệu chi tiết để xem.
- Scorecard (Thẻ KPI)¶
Ô chỉ số tổng hợp ở hàng đầu của Spreadsheet Dashboard. Mỗi thẻ đo một chỉ tiêu kinh doanh, như số lô, doanh thu hoặc lợi nhuận.
- Delivery Status (Trạng thái giao hàng)¶
Trạng thái giao hàng thực tế của lô: Early (đến sớm), On Time (đúng lịch), Late (qua ETA mà chưa đến), In Transit (đang vận chuyển, chưa xác định đúng/trễ). Tính lại khi ETA, trạng thái hoặc tracking đổi, không chỉ vì thời gian trôi qua.
- Tracking Alert Status (Trạng thái cảnh báo theo dõi)¶
Tracking Alert (Cảnh báo theo dõi) theo cập nhật tracking mới nhất: On Track, At Risk (có dấu hiệu chậm như tàu đi chậm hoặc tắc cảng), Off Track, On Hold. Không nhầm với Delivery Status (Trạng thái giao hàng); đây là cảnh báo riêng để chủ động theo dõi rủi ro.
- Profitability Report (Báo cáo lợi nhuận)¶
Báo cáo lợi nhuận lô, mỗi lô một dòng; doanh thu lấy từ dòng đơn bán đã xác nhận, chi phí chỉ lấy hóa đơn nhà cung cấp đã ghi sổ. Vì vậy ở giai đoạn đầu, lợi nhuận trên báo cáo có thể cao hơn Gross Profit trong tab Charges.
- Period Filter (Bộ lọc thời gian)¶
Bộ lọc thời gian chung của Spreadsheet Dashboard, mặc định Last 90 Days. Trên Freight Dashboard, lọc mọi thẻ KPI theo ngày tạo - gồm các số đếm trạng thái hiện tại như Total Shipments và Delayed - và danh sách Delayed & At Risk Shipments theo ETA. Chỉ biểu đồ Expected Arrival Timeline không dùng bộ lọc này.
Xử lý vướng mắc¶
Tìm Revenue Ton hoặc W/M nhưng không thấy trường trên biểu mẫu¶
Hiện tượng: Biểu mẫu lô, booking và phí đều không có trường tên Revenue Ton hoặc W/M.
Nguyên nhân: Cả hai là thuật ngữ ngành về cách tính giá, không phải nhãn trường Viindoo. Xem W/M ở trên để biết vị trí dữ liệu tương ứng.
Cách xử lý: Với LCL biển, đọc cột Quantity (Số lượng) trên dòng phí Ocean LCL tự tạo; với hàng không, đọc Chargeable Weight (kg) (Trọng lượng tính cước).
Shipment Role chỉ đọc, không đổi được¶
Hiện tượng: Các lựa chọn Shipment Role (Vai trò lô) (Direct / Master (Consol) / House LCL) không phản hồi khi bấm.
Nguyên nhân: Vai trò khóa khi lô đã có house liên kết hoặc bản thân thuộc master. Khi đã bắt đầu gom hàng, lô không thể đổi vai trò.
Cách xử lý: Đây là hành vi dự kiến; tạo lô mới nếu cần vai trò khác.
Mã cảng và hãng thường dùng tại Việt Nam¶
Hãng tàu: COSCO, Evergreen, ONE, Maersk, CMA CGM, SITC, Wan Hai, HMM, Yang Ming.
Hãng hàng không: Vietnam Airlines, Vietjet Cargo, Emirates SkyCargo, Korean Air Cargo.
Các mã cảng UN/LOCODE thường dùng:
Mã |
Cảng |
Quốc gia |
|---|---|---|
VNHPH |
Hai Phong |
Việt Nam |
VNSGN |
Thành phố Hồ Chí Minh |
Việt Nam |
VNDAD |
Da Nang |
Việt Nam |
CNSHA |
Shanghai |
Trung Quốc |
CNYTN |
Yantian (Shenzhen) |
Trung Quốc |
SGSIN |
Singapore |
Singapore |
KRPUS |
Busan |
Hàn Quốc |