Ứng dụng nhật ký công việc trong tính lương¶

Sử dụng nhật ký công việc trong quá trình tính lương giúp cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về thời gian làm việc, giờ làm việc, hiệu suất và các yếu tố khác liên quan đến tính lương. Điều này giúp tăng tính minh bạch và công bằng trong việc tính toán lương và đảm bảo rằng nhân viên nhận được lương xứng đáng với công việc của mình.

Mô-đun cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

Viindoo hỗ trợ hai phương thức tính lương dựa trên nguồn của Nhật ký công việc:

Căn cứ vào thời gian của Lịch làm việc được cấu hình trên Hợp đồng tính lương của nhân viên;
Căn cứ vào thời gian chấm công check-in/check-out của nhân viên khi tích hợp với Máy châm công.

Nguồn Nhật ký công việc từ Lịch làm việc¶

Cấu hình¶

Truy cập Bảng lương > Nhân viên > Hợp đồng, lựa chọn hợp đồng của nhân viên, tích chọn Nguồn nhập công việc là Thời gian làm việc.

Thiết lập nguồn nhật ký công việc trên hợp đồng

Khi chọn lựa chọn này, nhật ký công việc được sinh ra từ lịch làm việc của nhân viên sẽ là cơ sở để tính toán số ngày hoặc số giờ đã làm việc của nhân viên đó.

Vận hành tính lương¶

Dựa trên Ngày bắt đầu hợp đồng và Lịch làm việc được thiết lập trên mỗi hợp đồng nhân viên, hệ thống sẽ tự động tạo các Nhật ký công việc ở tình trạng Dự thảo cho toàn bộ thời gian ở tháng hiện hành và một tháng kế tiếp.

Hợp đồng tính lương

Lịch làm việc

Nhật ký công việc được sinh ra:

Hàng ngày, hệ thống sẽ kiểm tra danh sách Nhật ký công việc, kiểm tra sự chồng lấn thời gian của nhật ký công việc sinh ra theo lịch làm việc với các nhật ký công việc được sinh ra từ Nghỉ, Thêm giờ, v.v. Nếu không có sự chồng lấn thời gian thì Nhật ký công việc sẽ được tự động Xác nhận mỗi ngày. Trường hợp phát sinh xung đột về thời gian giữa các nhật ký công việc, bạn cần thực hiện xử lý nhật ký công việc xung đột. Việc xử lý các nhật ký công việc bị xung đột cần được thực hiện hàng ngày hoặc trước thời điểm tính lương để dữ liệu được đưa đầy đủ lên bảng lương.

Ghi chú

Hàng ngày hệ thống sẽ kiểm tra danh sách nhật ký công việc của tháng hiện hành, trong trường hợp thiếu bản ghi về nhật ký công việc của ngày nào đó, hệ thống sẽ tự động tạo lại nhật ký công việc cho ngày đó.
Trường hợp Hủy hợp đồng, các Nhật ký công việc ở trạng thái Dự thảo cũng sẽ bị hủy theo. Khi Khởi động lại hợp đồng, nhật ký công việc còn thiếu cũng sẽ được tự động tạo lại.

Truy cập Bảng lương > Phiếu lương > Phiếu lương để tạo phiếu lương cho một nhân viên hoặc truy cập Bảng lương > Phiếu lương > Bảng lương để tạo hàng loạt các phiếu lương cho nhân viên. Trên phiếu lương, bạn sẽ thấy thông tin về số ngày/số giờ làm việc của từng Kiểu nhật ký công việc.

Ứng dụng nhật ký công việc trong tính lương

Trong đó:

Số ngày: Được tính dựa trên số lượng quy theo ngày của nhật ký công việc đã được xác nhận ứng với từng Kiểu nhật ký công việc.

Số giờ: Được tính dựa trên số giờ của các nhật ký công việc đã được xác nhận ứng với từng Kiểu nhật ký công việc.

Căn cứ trên số ngày, số giờ này, bạn sẽ sử dụng các quy tắc lương để thực hiện tính toán lương mỗi tháng của nhân viên.

Ghi chú

Với phương thức tính lương theo Lịch làm việc, trường hợp có tích hợp với Máy chấm công thì dữ liệu chấm vào/ra cũng sẽ không ảnh hưởng tới việc tính lương.
Trường hợp có nhật ký công việc bị xung đột, hoặc chưa được xác nhận mà vẫn thực hiện tạo phiếu lương/bảng lương thì hệ thống sẽ có cảnh báo ngay trên phiếu lương hoặc bảng lương đó.

Nhật ký công việc được tạo từ chấm vào/ra¶

Cấu hình¶

Truy cập Bảng lương > Nhân viên > Hợp đồng, lựa chọn hợp đồng của nhân viên, tích chọn Nguồn nhập công việc là Vào/Ra.

Với lựa chọn này, hệ thống sẽ căn cứ trên dữ liệu chấm công vào/ra của nhân viên để tính toán số ngày/số giờ đã làm việc hợp lệ phục vụ việc tính lương.

Vận hành tính lương¶

Khi tích chọn nguồn nhập công việc này, mỗi ngày khi nhân viên chấm công đăng nhập/đăng xuất trên máy chấm công, hệ thống sẽ tự động sinh ra nhật ký công việc theo thời gian chấm công hợp lệ cho ngày đó.

Dữ liệu chấm công vào/ra

Nhật ký công việc được sinh từ chấm vào/ra

Ghi chú

Thời gian chấm công hợp lệ là thời gian được tính dựa trên lịch làm việc của mỗi nhân viên. Ví dụ Lịch làm việc của nhân viên là từ 8h sáng đến 15h chiều:
- Nhân viên chấm công từ 7h30 sáng đến 15h15 chiều thì thời gian chấm công hợp lệ của nhân viên là từ 8h - 15h.
- Nhân viên chấm công từ 8h30 sáng đến 14h chiều thì thời gian chấm công hợp lệ của nhân viên là từ 8h30 - 14h.

Hàng ngày, hệ thống sẽ kiểm tra Nhật ký công việc được sinh ra, kiểm tra sự chồng lấn thời gian với các nhật ký công việc được sinh ra từ Nghỉ, Thêm giờ, v.v. Nếu không có sự chồng lấn thời gian thì Nhật ký công việc sẽ được tự động Xác nhận mỗi ngày. Trường hợp phát sinh xung đột về thời gian giữa các nhật ký công việc, bạn cần thực hiện Xử lý nhật ký công việc xung đột. Việc xử lý các nhật ký công việc bị xung đột cần được thực hiện hàng ngày hoặc trước thời điểm tính lương để dữ liệu được đưa đầy đủ lên bảng lương.

Căn cứ trên số ngày, số giờ này, bạn sẽ sử dụng các quy tắc lương để thực hiện tính toán lương mỗi tháng của nhân viên.

Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ tự động tính toán dữ liệu đi muộn/về sớm của nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công để có thể tính toán các mức thưởng/phạt (nếu cần).

Xem thêm

Bài viết liên quan

Thiết lập cơ bản trong ứng dụng Bảng lương Viindoo

Mô-đun tham khảo