Quản lý tiến độ dự án trong Viindoo¶
Ứng dụng Dự án Viindoo cung cấp các công cụ hữu ích giúp bạn quản lý một hoặc nhiều dự án cùng lúc. Theo dõi tiến độ và tình trạng dự án để ra những quyết định kịp thời giúp đảm bảo thời hạn và chất lượng dự án.
Quản lý tiến độ của nhiều dự án¶
Để xem được giao diện tổng quan tất cả dự án và giai đoạn hiện tại của chúng, bạn cần kích hoạt tính năng Giai đoạn dự án
Sau khi tính năng Giai đoạn dự án được kích hoạt, giao diện tổng quan các dự án sẽ được hiển thị dưới dạng Kanban như sau:
Các thông tin sau sẽ giúp bạn theo dõi được tiến độ của các dự án:
Số lượng dự án của từng giai đoạn: Các dự án sẽ được nhóm theo từng giai đoạn để bạn có thể nhìn thấy ngay có bao nhiêu dự án đang thực hiện, bao nhiêu dự án chưa bắt đầu,...
Các nút trạng thái: Cho bạn biết trạng thái hiện tại của các dự án (đúng tiến độ, có rủi ro, trễ tiến độ, tạm dừng). Các trạng thái được cập nhật bởi người quản lý dự án khi họ sử dụng tính năng Cập nhật dự án.
Các thanh trạng thái: Giúp bạn có cái nhìn trực quan về các trạng thái của dự án trong từng giai đoạn (có bao nhiêu dự án đúng tiến độ, trễ tiến độ hay đang tạm dừng,...).
Thông tin về dự án: Tên dự án, số lượng nhiệm vụ, số giờ đã chấm công,...
Bạn có thể kéo thả để chuyển các dự án về giai đoạn phù hợp.
Quản lý tiến độ của một dự án¶
Quản lý tiến độ của các nhiệm vụ trong dự án với bảng Kanban¶
Tương tự với bảng Kanban cho các dự án, bảng Kanban cho nhiệm vụ cũng hiển thị số lượng nhiệm vụ trong từng giai đoạn, nút trạng thái, thanh trạng thái và thông tin nhiệm vụ để giúp bạn quản lý tiến độ các nhiệm vụ.
Quản lý tiến độ dự án bằng các mốc¶
Mốc dự án là công cụ được sử dụng trong quản lý dự án để đánh dấu các điểm cụ thể trên tiến trình thời gian của một dự án, giúp các nhà quản lý biết được dự án có đi đúng kế hoạch đề ra hay không. Những mốc này có thể là thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một dự án, hoặc các cột mốc cần hoàn thành hoặc đạt được của dự án đó.
Để tạo các mốc cho dự án. Trên giao diện dự án, bấm vào biểu tượng 3 chấm trên một dự án và chọn Mốc.
Bấm Mới và nhập tên cũng như hạn chót cho cho mốc. Khi dự án đạt được một mốc, quản lý dự án có thể đánh dấu mốc đó đã được hoàn thành tại cột Đã đạt.
Quản lý tiến độ dự án với biểu đồ Gantt¶
Ghi chú
Bạn cần cài mô đun Lập kế hoạch dự án để xem được biểu đồ Gantt.
Biều đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho những dự án có những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, giúp người quản lý cũng như những người thực hiện dự án dễ dàng nhận biết công việc và thời gian thực hiện của chúng.
Biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn quản lý tiến độ bằng cách:
Cung cấp hình ảnh trực quan về ngày bắt đầu và kết thúc của dự án, cũng như các nhiệm vụ liên quan;
Hiển thị giai đoạn hiện tại và tỷ lệ hoàn thành của mỗi nhiệm vụ;
Bạn có thể so sánh ngày bắt đầu và kết thúc với ngày hiện tại hoặc các mốc dự án để đánh giá tiến độ của dự án so với thời hạn, từ đó có những hành động ngay lập tức để đảm bảo thời gian dự án;
Thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc hoặc điều chỉnh thời gian thực hiện nhiệm vụ dễ dàng thông qua việc kéo và thả.
Tính phụ thuộc giữa các nhiệm vụ cũng được hiển thị, giúp nhận biết các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
Cập nhật tiến độ dự án¶
Trong quá trình triển khai dự án, người quản lý sẽ cần cập nhật tiến độ dự án sau một khoảng nhất định, ví dụ: hàng tuần, hàng tháng,v.v. Để cập nhật tiến độ dự án, truy cập Dự án, chọn một dự án và nhấn vào biểu tượng ba chấm trên dự án. Bấm Cập nhật dự án để cập nhật tiến độ cho dự án.
Nhấn Mới để tạo một cập nhật dự án mới
Trên giao diện cập nhật dự án, nhập các thông tin sau:
Nhập tiêu đề cập nhật dự án. Ví dụ: Cập nhật dự án tuần 1.
Trạng thái: Chọn trạng thái hiện tại của dự án (đúng tiến độ, có rủi ro, trễ tiến độ, tạm dừng);
Tiến trình: Nhập phần trăm tiến trình đã hoàn thành dự án;
Tác giả: Người tạo cập nhật dự án;
Ngày: Ngày của cập nhật này;
Miêu tả:
Tóm tắt: Viết tổng quan về tình hình dự án;
Hoạt động: Các hoạt động diễn ra trong quá trình thực hiện dự án;
Lợi nhuận: Khoản lợi nhuận từ dự án mang lại. Tham khảo thêm bài viết: Ghi nhận doanh thu dự án
Mốc: Hệ thống sẽ tự động cập nhật các thay đổi của các mốc, người quản lý có thể đánh dấu một mốc để ghi nhận là hoàn thành.
Xem các báo cáo dự án¶
Ứng dụng Viindoo cung cấp các báo cáo theo thời gian thực cho nhiệm vụ của dự án, giúp nhà quản lý có một cái nhìn tổng quan về tính hình hiện tạ, giúp ra các quyết định phù hợp nhất cho dự án.
Để xem các báo cáo của dự án, truy cập Dự án > Dự án, nhấn vào biểu tượng ba chấm trên dự án và chọn một trong hai báo cáo:
Có 2 loại báo cáo cho dự án: phân tích dự án và biểu đồ Burndown.
Phân tích dự án
Biểu đồ Burndown
Phân tích dự án¶
Báo cáo phân tích nhiệm vụ của dự án hỗ trợ quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá tiến độ dự án để đảm bảo sự thành công của nó. Bạn có thể xem báo cáo phân tích nhiệm vụ bằng dưới nhiều giao diện khác nhau như biểu đồ cột, đường, biểu đồ bánh hoặc bảng Pivot.
Để xem báo cáo phân tích nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ, bạn truy cập báo cáo phân tích nhiệm vụ và bấm vào biểu tượng đồ thị tại góc bên phải màn hình. Sau đó, bạn chọn loại biểu đồ muốn xem tại góc bên trái màn hình.
Ngoài xem báo cáo dưới dạng biểu đồ, bạn có thể xem báo cáo dưới dạng bảng pivot, bạn truy cập báo cáo phân tích nhiệm vụ và bấm vào biểu tượng pivot.
Bạn sử dụng linh hoạt các công cụ Thước đo, bộ lọc, nhóm và thanh tìm kiếm để xem báo cáo theo tiêu chí mong muốn.
Biểu đồ Burndown¶
Biểu đồ Burndown hiển thị số lượng nhiệm vụ đã được hoàn thành ở các giai đoạn khác nhau trong một khoảng thời gian cụ thể. Màu sắc khác nhau đại diện cho các giai đoạn khác nhau. Nhờ đó, chúng ta có thể sử dụng biểu đồ để phân tích số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành ở từng bước trong khoảng thời gian nhất định.
Tương tự như với báo cáo phân tích nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng các công cụ như thước đo, bộ lọc, nhóm và thanh tìm kiếm để xem báo cáo burndown theo các tiêu chí mong muốn.