Gom các lô xuất khẩu LCL vào một master¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Consolidation (Gom hàng) (cần cho gom LCL, phụ thuộc Freight Forwarder Management)
Chủ hàng Less than Container Load (LCL: hàng lẻ) thường không đủ hàng để tự đóng nguyên container. Viindoo cho phép doanh nghiệp giao nhận gom các house shipments (lô house của từng chủ hàng) dưới một lô Master (Consol: lô gom) để chỉ đặt chỗ, đóng và vận chuyển một container chung. Mỗi house giữ người gửi, người nhận và House Bill of Lading (HBL: vận đơn nhà) riêng; container, booking với hãng và Verified Gross Mass (VGM: khối lượng toàn bộ đã xác minh) nằm trên master. Nhầm hai cấp này dễ dẫn đến HBL sai. Nếu chưa rõ thuật ngữ, xem Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics gom ba lô house LCL xuất khẩu cùng giao tại Dinh Vu CFS - Hai Phong vào một Container 20FT của Wan Hai Lines: Song Hong Handicraft Co., Ltd. (5 CBM / 850 kg), Long Bien Ceramics Export Co., Ltd. (8 CBM / 3,600 kg) và Tay Nguyen Coffee Export Co., Ltd. (12 CBM / 7,200 kg). Tổng 25 CBM, cùng tuyến Hai Phong Port đến Port of Singapore (PSA), qua đại lý Singapore Marina Bay Consol Agency Pte. Ltd.
Trước khi bắt đầu¶
Ba lô house đã có sẵn (từ báo giá hoặc tạo tay), đều có Shipment Role (Vai trò lô hàng): House LCL, Shipment Type (Loại lô hàng): LCL, cùng Origin CFS (CFS đầu đi) (Dinh Vu CFS - Hai Phong) và Destination CFS (CFS đầu đến) (Marina Bay Consol Agency Pte. Ltd.). Xem wizard báo giá LCL và nhờ Quản trị viên Freight tạo hãng vận chuyển, đại lý và cảng hoặc CFS cần dùng trước khi bắt đầu.
Hãng Wan Hai Lines và hai đối tác CFS đã được tạo: nhờ Quản trị viên Freight tạo hãng vận chuyển, đại lý và cảng hoặc CFS cần dùng trước khi bắt đầu.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng) (nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu). User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ được xem, không được tạo master, xác nhận, booking hoặc bấm các nút ghi nhận mốc trong bài.
mặc định mở Kanban. Chuyển sang dạng danh sách để chọn đồng thời nhiều house.
Chọn thời điểm gom hàng¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Gom tất cả house cùng lúc |
Mọi house đã giao hoặc xác nhận sẽ giao trước hạn CFS |
Một master, một booking với hãng, theo hướng dẫn này |
Gom thành nhiều đợt |
Một chủ hàng có thể giao chậm và bạn không muốn giữ các house đã sẵn sàng |
Tạo master với các house sẵn sàng; thêm house đến muộn bằng trường Master Shipment (Consol) (Lô master) trên house đó. Chạy lại wizard sẽ tạo master thứ hai, không thêm vào master hiện tại. |
Chỉ gom các house đã xác nhận đi chuyến này và sẵn sàng trước hạn hãng/CFS. Chỉ bổ sung house lỡ hạn trong đợt sau khi vận hành xác nhận hãng còn nhận và khách chấp thuận kế hoạch sửa đổi; nếu chưa rõ, dừng gom và trao đổi với người phụ trách booking.
Bước 1: Gom ba house vào một master¶
Đặt chỗ riêng từng house sẽ phải làm việc ba lần với Wan Hai Lines dù hàng cùng nằm trong một container. Gom trước giúp vận hành biết tổng CBM trước khi liên hệ hãng.
Trong danh sách house, chọn Song Hong Handicraft Co., Ltd., Long Bien Ceramics Export Co., Ltd. và Tay Nguyen Coffee Export Co., Ltd., mở menu Action (Hành động) có biểu tượng bánh răng phía trên danh sách và chọn Create Master Shipment (Consol) (Tạo lô master).
Cửa sổ Create Master Shipment (Consol) (Tạo lô master) mở; Origin CFS (CFS đầu đi) và Destination CFS (CFS đầu đến) lấy từ ba house, chỉ đọc. Nhập:
Carrier (Hãng vận chuyển): Wan Hai Lines.
CFS Cutoff (Hạn giao CFS): 2026-11-06 17:00.
Bấm Create Master Shipment (Tạo lô master). Master mới mở ở Draft (Nháp), Shipment Role (Vai trò lô hàng) là Master (Consol); cả ba house được gắn master này tại Master Shipment (Consol) (Lô master).
Ghi chú
Shipment Type (Loại lô hàng) của master là FCL, không phải LCL: Viindoo đặt nguyên container với hãng như lô nguyên container; chỉ ba house bên trong giữ loại LCL.
Cảnh báo
Nếu các house không cùng Origin CFS (CFS đầu đi) và Destination CFS (CFS đầu đến), cửa sổ báo đỏ "Multiple Origin CFS values are selected." (đã chọn nhiều CFS đầu đi, hoặc đầu đến) và nút đổi thành Create Anyway (Vẫn tạo). Nút này vẫn chạy kiểm tra cũ và báo lỗi, không bỏ qua điều kiện. Bỏ chọn house khác CFS, rồi chạy riêng theo từng nhóm CFS (xem Troubleshooting).
Mẹo
Hoàn tất bước 1 khi: nút thống kê Houses (Các house) trên master là 3; cả ba house cùng Origin CFS (CFS đầu đi) Dinh Vu CFS - Hai Phong và Destination CFS (CFS đầu đến) Marina Bay Consol Agency Pte. Ltd.; tổng thể tích vẫn 25 CBM (5 + 8 + 12), không mất house nào.
Bước 2: Xác nhận master và đặt chỗ với Wan Hai Lines¶
Booking tạo các dòng chi phí và doanh thu cước biển trên từng house. Master chưa xác nhận và chưa booking chưa có chi phí được ghi nhận từ bước này.
Trên master, đặt POL là Hai Phong Port, POD là Port of Singapore (PSA) và Consignee là Marina Bay Consol Agency Pte. Ltd., đại lý gom hàng tại đích. Kiểm tra ETD/ETA theo lịch tàu đã thỏa thuận: 2026-11-08 20:00 / 2026-11-12 08:00 (ICT). Bấm Confirm, rồi Booking trên đầu biểu mẫu. Trong Create Booking, kiểm tra hãng tàu là Wan Hai Lines, shipper là Hai Long Logistics và consignee là đại lý đích. Đặt Coverage là Main Only, Incoterm là FCA cho ví dụ bàn giao tại CFS này, rồi bấm Create. Với booking thực tế, dùng Incoterm đã thỏa thuận; xem Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng.
Trên booking vừa mở, nhập Booking Reference: WHLCBK224567, Main Vessel: WAN HAI 611 và Main Voyage: S123, rồi bấm Mark as Requested và Mark as Confirmed. Quay lại master, nhập MBL No.: WHLC330456712 trong nhóm Bill of Lading, hiển thị sau khi master rời trạng thái Draft.
Sau Mark as Confirmed (Đánh dấu đã xác nhận), Viindoo tự tạo một dòng phí bán Ocean Freight - LCL trên mỗi house. Quantity (Số lượng) bằng Revenue Ton (Tấn tính cước) của house: giá trị lớn hơn giữa trọng lượng theo tấn và CBM (xem Thuật ngữ giao nhận vận tải): nên lần lượt là 5, 8, 12. Cost Price (Giá vốn) lấy từ bảng giá LCL Wan Hai Lines trên tuyến Hai Phong Port -> Port of Singapore (PSA): USD 18/CBM. Unit Price (Đơn giá bán) tùy nguồn tạo house: từ wizard wizard báo giá LCL thì giữ giá đã báo USD 25/CBM; tạo tay thì lấy giá niêm yết của sản phẩm Ocean Freight - LCL, mặc định USD 0.00. Với house tạo tay, nhập USD 25 trên dòng phí ngay sau xác nhận booking.
Cảnh báo
Nếu chưa có bảng giá LCL Wan Hai Lines cho tuyến này, hoặc master thiếu POL/POD khiến không tìm được bảng giá theo cảng, Viindoo vẫn tạo ba dòng phí bán với Cost Price (Giá vốn) = 0, kèm ghi chú trong Chatter của booking. Thiếu giá không chặn xác nhận; bổ sung bảng giá hoặc sửa giá vốn tay trước khi xuất hóa đơn (xem Troubleshooting).
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi: mỗi house có đúng một dòng Ocean Freight - LCL, số lượng 5 / 8 / 12, Unit Price (Đơn giá bán) USD 25, Cost Price (Giá vốn) USD 18; không còn dòng nào có giá bán hoặc giá vốn 0.00.
Xem thêm
Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng giải thích booking và phạm vi dịch vụ; Quản lý giá hãng và lịch tàu hướng dẫn quản lý bảng giá LCL.
Bước 3: Nhận hàng tại CFS¶
Ghi nhận đã nhận hàng cho biết CFS thực sự có hàng để lập kế hoạch đóng container chung, đồng thời cung cấp thông tin cho kế toán và chủ hàng.
Trên mỗi house, bấm Cargo Received at CFS (Đã nhận hàng tại CFS) khi xe chủ hàng giao xong. Thời điểm được lưu và không thể đổi bằng cách bấm lại; nút biến mất sau khi ghi nhận.
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: cả ba house Song Hong, Long Bien và Tay Nguyen có thời điểm Cargo Received at CFS (Đã nhận hàng tại CFS) trước CFS Cutoff (Hạn giao CFS) 2026-11-06 17:00.
Ghi chú
Viindoo không so sánh thời điểm này với hạn CFS và không cảnh báo nhận muộn. Hạn CFS trên master chỉ để tham khảo; vận hành phải tự kiểm tra. Xem Known limitations.
Bước 4: Thêm container và xếp kiện của ba house¶
HBL in số kiện và trọng lượng thực tế được xếp. Kiện chưa được ghi nhận trong container có thể thiếu trên HBL của chủ hàng.
Trong tab Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện) trên master, nhóm Containers (Container) hiện sau xác nhận. Thêm dòng Container Type (Loại container): Container 20FT, Container Number (Số container): WHLU2233445. Bấm Empty Picked (Đã lấy rỗng) trên dòng khi container rỗng đã được lấy và đang đi đến Dinh Vu CFS.
Bấm Load House Package trên đầu biểu mẫu. Trong wizard, Default Container hiển thị mã container nội bộ, chẳng hạn CONT 01. Trước tiên đối chiếu mã này với Container Number thực WHLU2233445 trong bảng Containers của master. Wizard liệt kê mọi kiện chưa xếp của ba house, cùng được gán cho mã container đó. Bấm Load to Container.
Ghi chú
Mỗi kiện phải xếp nguyên vào một container; Viindoo không cho chia một kiện house sang hai container. Nếu không vừa, tách thành kiện nhỏ trên house trước khi chạy wizard.
Mẹo
Hoàn tất bước 4 khi: tab House Packages (Kiện house) của WHLU2233445 liệt kê đủ kiện của ba house, tổng 25 CBM và 11,650 kg; không còn kiện trong danh sách chưa xếp của wizard.
Bước 5: Khai VGM và đưa container lên tàu¶
Theo SOLAS, hãng không được xếp container chưa khai VGM lên tàu, dù đã đóng hàng đúng.
Khi CFS đóng xong, mở WHLU2233445 bằng liên kết View (Xem) trên danh sách container. Nhập Seal Number (Số seal): WH0093456, bấm Mark Stuffed (Đánh dấu đã đóng hàng). Nhập VGM Weight (Khối lượng VGM) 13,950 kg, theo Method 2 (SM2) (Phương pháp 2): trọng lượng ba house (850 + 3,600 + 7,200 = 11,650 kg), vỏ Container 20FT 2,200 kg và vật liệu chèn 100 kg (so sánh phương pháp: Khai báo VGM của container). Bấm Submit VGM (Nộp VGM), Mark Gate-in (Đánh dấu đã vào bãi) khi vào CY cảng, rồi Mark Loaded (Đánh dấu đã xếp tàu) khi Wan Hai Lines xác nhận hàng đã lên tàu.
Cảnh báo
Không thể bấm Submit VGM (Nộp VGM) khi chưa nhập VGM Weight (Khối lượng VGM) hoặc chưa đóng hàng. Xem Troubleshooting.
Mẹo
Hoàn tất bước 5 khi: WHLU2233445 có trạng thái VGM Submitted (Đã nộp), khối lượng 13,950 kg và trạng thái vận hành Loaded (Đã xếp tàu) trước ETD do Wan Hai Lines thông báo.
Xem thêm
Khai báo VGM của container giải thích hai phương pháp VGM và cách xử lý số liệu bị hãng từ chối; Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng hướng dẫn đầy đủ các mốc container.
Bước 6: Phát hành HBL riêng cho từng house¶
Mỗi chủ hàng cần HBL ghi đúng người nhận của mình. In chung một vận đơn sẽ khiến hai chủ hàng cầm vận đơn ghi hàng và người nhận không thuộc lô của họ.
Trước khi in, mở tab Cargo & Packages của từng house và bấm Load Cargo to Packages để gắn hàng vào các pallet đã có. Rà soát Distribute Evenly trước khi bấm Apply Loading Plan: dùng số đo từng pallet theo packing list và kiểm tổng khớp với house. Với Song Hong, ba pallet có trọng lượng 280 / 280 / 290 kg và thể tích 1.6 / 1.7 / 1.7 CBM, tổng 850 kg / 5 CBM. Chia đều rồi làm tròn có thể làm lệch tổng, đồng thời ảnh hưởng phân bổ chi phí.
Trên mỗi house, kiểm tra HBL No. (Số HBL): Song Hong HLLHPHSIN2611-101, Long Bien HLLHPHSIN2611-102, Tay Nguyen HLLHPHSIN2611-103. Mở menu bánh răng Action (Hành động) ở đầu biểu mẫu, chọn Print HBL (In HBL). Điền Ex. Rate (Tỷ giá), Prepaid at (Trả trước tại), Payable at (Thanh toán tại), kiểm tra No. of Original B(s)/L (Số bản vận đơn gốc) mặc định 3, rồi bấm Print (In).
Cảnh báo
Kiểm tra HBL đã tải về trước khi gửi cho khách hàng. Trong kịch bản LCL này, mẫu in hiện lấy tên CFS của house làm Port of Loading/Port of Discharge, để trống Ocean Vessel/Voy.No. và không in số container của master. Place and date of issue dùng ngày tạo lô. Dữ liệu booking hãng tàu và container nhập trên master chưa điền vào các ô này trong PDF của house. Giữ bản in để rà soát và dùng quy trình tài liệu đã được thống nhất để có HBL đúng; in được PDF chưa có nghĩa tài liệu đã sẵn sàng phát hành hoặc giao cho khách.
Mẹo
Bước 6 hoàn tất khi: đã đối chiếu cả ba HBL với hướng dẫn gửi hàng và xác nhận của hãng tàu: người gửi/nhận, số HBL, kiện hàng, trọng lượng, CBM và mã HS đều đúng; cảng, tàu/chuyến và thông tin phát hành phù hợp quy trình tài liệu đã thống nhất. Xử lý các ô thiếu hoặc sai trước khi gửi tài liệu.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Giá bán dòng Ocean Freight - LCL tự tạo (bước 2) |
House tạo tay lấy đơn giá từ giá niêm yết sản phẩm, mặc định USD 0.00; chỉ house từ wizard báo giá LCL giữ giá đã báo |
Nhập giá bán trên dòng phí ngay sau xác nhận booking (ví dụ này USD 25/CBM) |
Master tạo bởi wizard (bước 2) |
Master có hai CFS nhưng chưa có POL/POD, nên tra giá booking không tìm được bảng giá giới hạn theo cảng |
Điền POL và POD trước Confirm (Xác nhận) và Booking (Đặt chỗ) |
Nhận hàng CFS muộn (bước 3) |
Nút ghi nhận nhận hàng CFS không kiểm tra hạn CFS và không cảnh báo muộn |
Tự kiểm tra hạn CFS trước hoặc ngay sau khi ghi nhận nhận hàng |
Trọng lượng và thể tích đo thực tế tại CFS (bước 3) |
Không có bản ghi đo CFS cho LCL xuất khẩu; Quantity (Số lượng) dòng Ocean Freight - LCL không tự tính lại khi số đo thay đổi |
Sửa trọng lượng/thể tích hàng trên house, rồi sửa tay số lượng dòng Ocean Freight - LCL trước khi xuất hóa đơn |
Hình thức giải phóng vận đơn |
Chưa có trường ghi HBL được giải phóng bằng Telex Release, bộ bản gốc hay Seaway Bill |
Ghi hình thức giải phóng trong Chatter của house |
Container bị chuyển chuyến |
Đánh dấu container master chuyển chuyến không thông báo hay gắn cờ ba house |
Tự thông báo cả ba chủ hàng; xem Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu |
VGM bị hãng từ chối |
VGM chỉ có Not Submitted (Chưa nộp) và Submitted (Đã nộp), không có Rejected (Bị từ chối) |
Ghi lý do từ chối vào Chatter, sửa khối lượng VGM rồi nộp lại |
Xử lý vướng mắc¶
Không gom được house khác CFS¶
Biểu hiện: chạy Create Master Shipment (Consol) với house khác CFS đầu đi/đến báo đỏ "Multiple Origin CFS values are selected." và nút đổi Create Anyway (Vẫn tạo). Bấm tiếp báo "All selected house shipments must share the same Origin CFS." (hoặc CFS đầu đến). Nguyên nhân: tất cả house phải cùng cả hai CFS; nút Create Anyway không bỏ kiểm tra. Cách xử lý:
Bỏ chọn house khác CFS, chạy wizard riêng cho từng nhóm CFS.
Không xếp được kiện house vì chưa có container¶
Biểu hiện: bấm Load House Package (Xếp kiện house) khi master chưa có container báo "Add at least one container to the master shipment before loading house packages." Nguyên nhân: master phải có ít nhất một container. Cách xử lý:
Thêm WHLU2233445 vào nhóm container trên master, rồi bấm Load House Package lại.
Không nộp được VGM¶
Biểu hiện: báo "Cannot submit VGM for container "WHLU2233445". Container must be Stuffed, Gate-in, or Loaded first." hoặc "Cannot submit VGM for container "WHLU2233445". Please enter VGM Weight first." Nguyên nhân: container chưa đánh dấu đóng hàng hoặc chưa nhập VGM Weight (Khối lượng VGM). Cách xử lý:
Nhập số container và số seal, bấm Mark Stuffed (Đánh dấu đã đóng hàng), nhập VGM Weight (Khối lượng VGM) rồi bấm Submit VGM (Nộp VGM).
Booking đã xác nhận nhưng giá vốn bằng 0¶
Biểu hiện: sau xác nhận, dòng Ocean Freight - LCL của Song Hong có Cost Price 0.00 và Chatter booking báo không tìm được giá LCL Wan Hai Lines trên tuyến Hai Phong Port -> Port of Singapore (PSA), ba dòng phí được tạo với giá vốn 0; yêu cầu thêm bảng giá hoặc nhập giá vốn tay. Tuyến cũng có thể hiển thị N/A -> N/A. Nguyên nhân: chưa có bảng giá LCL cho tuyến hoặc master thiếu POL/POD (N/A). Cách xử lý:
Điền POL/POD nếu master hiển thị N/A, thêm bảng giá tuyến trong Quản lý giá hãng và lịch tàu nếu cần, rồi sửa Cost Price (Giá vốn) trên từng dòng phí bị ảnh hưởng.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Tách master nhập LCL thành các lô house: quy trình ngược: tách master LCL thành house tại đầu đến
wizard báo giá LCL: báo giá LCL theo thể tích và trọng lượng trước khi tạo house
đối chiếu phần chi phí phân bổ cho từng lô house với hóa đơn nhà cung cấp trước khi lập hóa đơn: chia chi phí chung master (ví dụ phí xếp dỡ CFS) cho ba house theo CBM
Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển: quy trình FCL tương ứng, mỗi khách dùng nguyên container thay vì ba khách dùng chung