Cách tính Hóa đơn dựa theo mốc giai đoạn của dự án

Tính năng này được sử dụng khi bạn xuất hóa đơn theo phần trăm công việc hoàn thành mà hai bên đã nghiệm thu. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản để thực hiện nghiệp vụ này.

Module cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

• Bán hàng;

• Dự án;

• Chấm công;

• Kế toán.

Tạo sản phẩm dịch vụ để xuất hóa đơn theo các mốc khi thực hiện dự án

Để tạo sản phẩm để xuất hóa đơn theo các mốc khi thực hiện dự án, bạn truy cập vào ứng dụng Bán hàng > Sản phẩm > Sản phẩm, ấn Mới hoặc sửa một sản phẩm sẵn có.

Tại tab Thông tin chung của sản phẩm, bạn cấu hình những trường thông tin sau:

• Kiểu sản phẩm: Chọn kiểu sản phẩm là Dịch vụ.

• Chính sách lập hóa đơn: Lựa chọn Dựa trên Mốc.

• Tạo khi có đơn bán: Bạn lựa chọn một trong các tùy chọn sau:

  • Không: Hệ thống không tạo nhiệm vụ cũng như dự án khi đơn bán chứa sản phẩm này được xác nhận. Nếu bạn chọn tùy chọn này, để sử dụng tính năng xuất hóa đơn theo mốc dự án, bạn cần tạo một dự án sau đó gắn mốc dự án đó với đơn bán dịch vụ này.

  • Nhiệm vụ: Hệ thống sẽ tự động tạo nhiệm vụ liên quan đến sản phẩm này sau khi đơn bán chứa sản phẩm này được xác nhận. Khi chọn tùy chọn này, bạn cần chọn dự án cụ thể chứa các nhiệm vụ được sinh ra tại trường Dự án như ảnh bên dưới:

  • Dự án & nhiệm vụ: Hệ thống sẽ tự động tạo dự án và nhiệm vụ liên quan đến sản phẩm này sau khi đơn bán chứa sản phẩm này được xác nhận. Bạn có thể chọn một mẫu dự án tại trường Mẫu dự án để hệ thống tạo ra dự án và các nhiệm vụ dựa trên mẫu dự án mà bạn lựa chọn.

  • Dự án: Hệ thống sẽ tự động tạo dự án liên quan đến sản phẩm này sau khi đơn bán chứa sản phẩm này được xác nhận. Tương tự như tùy chọn Dự án & nhiệm vụ, bạn cũng có thể chọn mẫu dự án để hệ thống tạo ra dự án dựa trên mẫu dự án mà bạn lựa chọn tại trường Mẫu dự án.

Mẹo

Bạn có thể thêm mô tả về các mốc dự án trên đơn bán chứa kiểu sản phẩm này để khách hàng nắm được thông tin và đối chiếu. Bạn truy cập vào giao diện sản phẩm và chuyển sang tab Bán hàng sau đó điền mô tả về các mốc của dự án vào trường Mô tả cho bán hàng.

Xuất hóa đơn theo các mốc thực hiện dự án

Bạn xem ví dụ sau để nắm được các bước xuất hóa đơn theo các mốc thực hiện dự án.

Ví dụ: Bạn có một dự án thay đổi logo cho công ty A, dự án này được xuất hóa đơn theo khối lượng công việc hoàn thành sau mỗi giai đoạn của dự án (các mốc của dự án). Bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo một đơn bán mới và chọn sản phẩm dịch vụ được hướng dẫn thiết lập như ở trên.

Bước 2: Xác nhận đơn bán và hệ thống sẽ tự động tạo ra nhiệm vụ hay dự án như bạn đã thiết lập trên sản phẩm cùng với các mốc dự án.

Bước 3: Trên đơn bán, bạn bấm vào Mốc để xem hoặc chỉnh sửa các mốc của dự án. Để sửa một mốc, bạn bấm vào mốc và sửa. Để thêm mốc mới, bạn bấm vào nút Mới. Bạn phân bổ phần trăm hoàn thành cho từng mốc của dự án tại cột Số lượng.

Bước 4: Sau khi nghiệm thu một giai đoạn, bạn vào lại đơn bán và đánh dấu hoàn thành cho mốc đó vào cột Đã đạt.

Trở lại giao diện đơn bán, bạn sẽ thấy cột Đã giao được cập nhật số lượng tương ứng với số lượng hoàn thành của các mốc được đánh dấu là đạt.

Bước 5: Trên đơn bán, bạn bấm nút Tạo hóa đơn để xuất hóa đơn sau khi nghiệm thu một mốc cụ thể, số lượng xuất hóa đơn được cập nhật bằng với số lượng Đã giao trên đơn bán.

Sau khi hóa đơn được xác nhận, số lượng trên cột Đã xuất hóa đơn được cập nhật bằng số lượng tại cột Đã giao.

Bước 6: Sau khi mốc cuối của dự án hoàn thành và bạn đã đánh dấu tất cả các mốc của dự án là Đã đạt, số lượng Đã giao trên đơn bán sẽ được tự động cập nhật bằng số lượng đặt hàng ban đầu. Lúc này bạn bấm tạo hóa đơn để xuất hóa đơn nghiệm thu hoàn thành dự án cho khách hàng.

Trên giao diện đơn bán bạn sẽ xem được số lượng hóa đơn đã xuất. Bằng cách bấm Hóa đơn bạn sẽ kiểm tra được các hóa đơn liên quan đến đơn bán.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Hướng dẫn Xuất lại Hóa đơn chi phí cho khách hàng

Module tham khảo

• Bán hàng - Dự án

• Bán hàng - Kỹ thuật viên dự án

• Mục tiêu Doanh số

• Quản lý mục tiêu doanh số - Quản lý bán hàng