Mô hình đối soát trong Kế toán Viindoo.¶
Mô hình đối soát trong kế toán Viindoo là các quy tắc đối soát cho những giao dịch mà không có việc ghi nhận thanh toán trước đó. Những giao dịch này là thường xuyên hoặc có tính chất chu kỳ lặp lại như Phí ngân hàng, lãi tiền gửi, v.v. Thay vì dành nhiều thời gian và công sức để kiểm tra và hạch toán từng giao dịch này, việc sẵn có các Mô hình đối soát giúp kế toán tiến hành các công việc này nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Các kiểu mô hình đối soát¶
Mỗi mô hình đối soát sẽ được tạo dựa trên một Kiểu mô hình đối soát và các điều kiện đối soát khác nhau. Có ba kiểu mô hình đối soát bao gồm:
Nút để tạo bút toán đối ứng: Với kiểu mô hình đối soát này, hệ thống sẽ tạo một Nút trên giao diện đối soát sao kê. Nếu nhấp vào nút này, hệ thống sẽ tạo ra một bút toán đối ứng với giao dịch cần được đối soát dựa trên các quy tắc đã được thiết lập ở mô hình. Thường sử dụng cho các giao dịch định kỳ hoặc các giao dịch thường xuyên xảy ra nhưng không cụ thể cho một đối tác hoặc điều kiện đặc biệt nào.
Quy tắc đề xuất bút toán đối xứng: Khác với mô hình đối soát kiểu Nút để tạo bút toán đối ứng, loại mô hình đối soát này tự động khớp giao dịch với một bút toán đối ứng dựa trên các điều kiện chi tiết trùng khớp về các thông tin trên giao dịch như đối tác, nội dung thanh toán, v.v. Thường sử dụng cho các giao dịch định kỳ hoặc các giao dịch phát sinh thường xuyên nhưng yêu cầu cụ thể cho đối tác hoặc các điều kiện giao dịch đặc thù. Ví dụ như phí ngân hàng cần ghi nhận cho từng ngân hàng, vào từng tài khoản kế toán chi tiết riêng v.v.
Quy tắc khớp với hóa đơn: Sử dụng để tự động khớp giao dịch sao kê hoặc quỹ tiền mặt với hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn nhà cung cấp.
Để tạo mô hình đối soát mới, trên phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Viindoo với phân quyền Quản trị viên bạn có thể truy cập theo hai cách như sau:
Cách 1: , trên Sổ nhật ký kiểu Ngân hàng hoặc Tiền mặt bạn nhấn vào Dấu ba chấm và chọn Mô hình Đối soát.
Cách 2: .
Nhấn nút Mới và nhập các thông tin cần thiết.
Thiết lập mô hình¶
Tạo mới một mô hình đối soát với các thông tin sau:
Thông tin mô hình đối soát:
Tên: Nhập tên ngắn gọn, dễ hiểu.
Kiểu: Chọn Nút để tạo bút tóan đối ứng.
Chờ kiểm tra: Nếu tích chọn, bút toán tạo ra từ mô hình đối soát này sẽ được tích vào trường Chờ kiểm tra ở tab Thông tin khác, với mục đích đánh dấu chờ người dùng kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
Tab Điều kiện giao dịch ngân hàng:
Sổ nhật ký sẵn có: Đối tượng đối soát sẽ chỉ hiển thị với Sổ nhật ký được chọn.
Bút toán đối ứng:
Tài khoản: Chọn Tài khoản đối ứng với Tài khoản tiền.
Kiểu Giá trị đối soát: Lựa chọn điều kiện phù hợp
Cố định: Sử dụng trong trường hợp bạn thường xuyên có các khoản giao dịch cố định;
Phần trăm của số dư: Sử dụng trong trường hợp muốn tính toán giá trị của tài khoản đối ứng dựa trên tỷ lệ phần trăm tổng giá trị giao dịch cần đối soát. Ví dụ chọn kiểu Giá trị đối soát này và nhập ở trường Tổng bằng 100. Nghĩa là, giá trị của TK 6425 trên bút toán đối ứng bằng 100% giá trị giao dịch cần đối soát.
Chi tiết phần trăm sao kê: Tương tự với Phần trăm của số dư, tuy nhiên giá trị của bút toán đối ứng sẽ được tính dựa trên giá trị của từng dòng sao kê cần đối soát.
Lấy từ mô tả: Dùng để lấy giá trị theo tiêu chí nhất định trong mô tả của sao kê (Ví dụ: Lấy các giá trị số (Số tiền) có trên mô tả của sao kê). Để viết được công thức này bạn cần có kiến thức về Regex.
Tài khoản KT Quản trị: Phục vụ cho việc phân tích và quản lý theo nhu cầu của Người Quản trị.
Thẻ TK Quản trị: Phục vụ cho mục đích phân loại, tìm kiếm.
Nhãn Phát sinh KT: Mô tả trên dòng tài phát sinh đối ứng của bút toán kế toán được tạo ra khi đối soát.
Lưu lại thông tin đã nhập. Mô hình đối soát kiểu Nút để tạo bút toán đối ứng đã được tạo thành công.
Sử dụng mô hình đối soát¶
Ví dụ: Thiết lập mô hình Đối soát Phí ngân hàng với thiết lập như hình ảnh bên dưới.
Trên giao diện đối soát sao kê/sổ quỹ sẽ xuất hiện nút Phí ngân hàng để thực hiện đối soát.
Nhấp vào Nút Phí ngân hàng trên giao diện. Hệ thống tự động khớp Tài khoản Tiền với Tài khoản 6425 Thuế, phí và Lệ phí đã được thiết lập ban đầu ở Mô hình đối soát. Số tiền được tính toán bằng 100% Giá trị của Giao dịch (hay phí ngân hàng phát sinh).
Ấn Xác nhận để hoàn thành hoạt động đối soát giao dịch
Sử dụng mô hình kiểu Quy tắc đề xuất bút toán đối xứng¶
Thiết lập mô hình¶
Tạo mới một mô hình đối soát với các thông tin sau:
Thông tin mô hình đối soát:
Tên: Nhập tên ngắn gọn, dễ hiểu (Ví dụ: Phí ngân hàng).
Kiểu: Chọn Quy tắc đề xuất bút toán đối xứng.
Tự động xác nhận: Nếu tích chọn, khi kích đối soát trên sao kê, hành động đối soát được tự động xác nhận và tạo ra phát sinh kế toán theo các thiết lập của Mô hình đối soát.
Tab Điều kiện giao dịch ngân hàng:
Sổ nhật ký sẵn có: Đối tượng đối soát sẽ chỉ hiển thị với Sổ nhật ký được chọn.
Kiểu giá trị đối soát: Đối tượng đối soát chỉ được áp dụng cho các giao dịch có loại là:
Đã nhận: Chỉ áp dụng cho khoản tiền thu về.
Đã thanh toán: Chỉ áp dụng cho khoản tiền chi ra.
Đã thanh toán/Đã nhận: Áp dụng cho cả 2 trường hợp.
Điều kiện tiền: Đối tượng đối soát sẽ chỉ được áp dụng khi số tiền nhỏ hơn, lớn hơn hoặc nằm trong khoảng được chỉ định.
Mô tả: Đối tượng đối soát sẽ được tự động xác nhận nếu trong phần nội dung giao dịch có:
Chứa: Trong nội dung phải có một đoạn nội dung được thiết lập ở đây.
Không chứa: Trong nội dung mô tả không có đoạn nội dung được nhập ở trường này.
Khớp Regex: Xác định nội dung theo quy tắc riêng của bạn.
Ghi chú
Regex là viết tắt của chữ Regular Expression, tên thuần Việt là Biểu thức chính quy. Regular Expression cực kỳ hữu ích trong việc trích xuất thông tin từ 1 đoạn text. Nó tìm kiếm những ký tự trong đoạn text phù hợp với một quy tắc cụ thể.
Ghi chú: Đối tượng đối soát sẽ chỉ được áp dụng khi ghi chú thỏa mãn điều kiện (tương tự như điều kiện về Mô tả).
Kiểu giao dịch: Đối tượng đối soát sẽ chỉ được áp dụng với các giao dịch thỏa mãn điều kiện (tương tự như điều kiện về Mô tả).
Đối tác đã được thiết lập: Nếu tích chọn, cơ chế đối soát chỉ áp dụng cho các đối tượng thuộc loại Khách hàng/Nhà cung cấp. Các đối tượng này có thể được thu hẹp với điều kiện:
Khớp đối tác: Danh sách các đối tác được áp dụng mô hình đối soát này.
Đối sánh các danh mục: Khớp với các đối tác thuộc thuộc Kiểu đối tác trong danh mục đã chọn. Ví dụ, kiểu đối tác là Khách hàng hoặc Nhà cung cấp hoặc Nhân viên, v.v. Kiểu danh mục này được thiết lập tại trường Thẻ trên giao diện của liên hệ.
Bút toán đối ứng: Tham khảo tại mô hình Nút để tạo bút toán đối ứng.
Tab Khớp đối tác: Bạn có thể tạo nhiều dòng điều kiện khớp đối tác, mỗi dòng là một đối tác tương ứng với điều kiện tìm trong Mô tả, Ghi chú.
Lưu lại thông tin đã nhập để hoàn thành việc tạo Mô hình đối soát.
Sử dụng mô hình đối soát¶
Ví dụ: Thiết lập Mô hình Phí ngân hàng SMS cụ thể như hình ảnh bên dưới với nhu cầu Khớp phát sinh giao dịch Phí SMS định kỳ của Viettel với:
Mô tả (Nhãn) của giao dịch trên sao kê chứa “Phí SMS”,
Đối tác là “Viettel”,
Tài khoản đối ứng: 6425,
Kiểu tổng: Phần trăm của số dư,
Tổng: 100.
Khi phát sinh phí giao dịch về Phí SMS từ ngân hàng, thực hiện đối soát sao kê thì kết quả:
Hệ thống tự động khớp giao dịch với tài khoản đối ứng: Tài khoản 6425 Thuế, phí và Lệ phí.
Giá trị Tài khoản 6425 bằng với giá trị giao dịch.
Cuối cùng, bạn cần xác nhận sao kê ngân hàng để kết thúc hoạt động đối soát.
Sử dụng mô hình Quy tắc khớp với hóa đơn¶
Thiết lập mô hình¶
Loại mô hình đối soát này sẽ tự động chọn đúng Hóa đơn Khách hàng hoặc Hóa đơn Nhà cung cấp phù hợp với khoản sao kê. Thiết lập Mô hình này cũng tương tự như phần thiết lập cho Mô hình Gợi ý giá trị đối ứng. Tuy nhiên, bạn cần chú ý một số trường sau:
Thông tin mô hình đối soát:
Giới hạn tháng tìm kiếm: Số tháng trong quá khứ để xem xét các phát sinh kế toán khi áp dụng điều kiện này.
Khớp lệnh: Lựa chọn trình tự để khớp các thanh toán, gồm 2 lựa chọn:
Cũ nhất trước tiên: Tự động khớp với hóa đơn phát sinh cũ nhất trong giới hạn tháng tìm kiếm được thiết lập.
Mới nhất trước tiên: Tự động khớp với hóa đơn mới nhất trong giới hạn tìm kiếm đã được thiết lập.
Tab Điều kiện giao dịch ngân hàng:
Hạn độ thanh toán: Tick chọn trong trường hợp muốn thiết lập số phần trăm chênh lệch nếu thanh toán ít hơn giá trị hóa đơn. Ví dụ:
Tick chọn trường Hạn độ thanh toán và nhập 0: Nghĩa là hệ thống sẽ tự động khớp sao kê/sổ quỹ với hóa đơn khi giá trị của sao kê/sổ quỹ bằng với giá trị của hóa đơn.
Tích chọn trường Hạn độ thanh toán và nhập 10: Nghĩa là hệ thống sẽ tự động khớp sao kê/sổ quỹ với hóa đơn khi giá trị của sao kê/sổ quỹ ít hơn 10% giá trị của hóa đơn.
Cùng tỷ giá: Nếu tích chọn, chỉ những phát sinh có cùng loại tiền tệ mới được đối soát.
So khớp hóa đơn với: Tick chọn và thiết lập thêm các quy tắc để tăng khả năng tìm kiếm chính xác hóa đơn để đối soát với giao dịch.
Lưu lại các thông tin đã thiết lập.
Sử dụng mô hình đối soát¶
Thiết lập Mô hình đối soát như hình ảnh bên dưới:
Tình huống: Khách hàng ABC phát sinh một hóa đơn mua hàng tại doanh nghiệp, và bạn chưa thực hiện tạo thanh toán trên phần mềm. Khi khách hàng thanh toán và ngân hàng nhận được số tiền đó, bạn sẽ nhận được thông tin về sao kê và thực hiện ghi nhận sao kê.
Thực hiện đối soát giao dịch của khách hàng ABC, hệ thống tìm kiếm và khớp giao dịch sao kê với hóa đơn mới nhất được tạo gần đây của khách hàng ABC.
Cuối cùng, bạn cần xác nhận sao kê ngân hàng để kết thúc hoạt động đối soát.
Xem thêm
Các bài viết liên quan
Module tham khảo