Theo dõi doanh thu và chi phí theo từng đơn bán/hợp đồng¶
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc theo dõi chính xác doanh thu và chi phí theo từng đơn bán hoặc hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, mà còn là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả của từng giao dịch và từng khách hàng. Với tính năng Kế toán quản trị, Viindoo cho phép người dùng dễ dàng ghi nhận, phân bổ và phân tích toàn bộ doanh thu – chi phí theo từng đơn bán hoặc hợp đồng cụ thể, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định kịp thời và chính xác.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng tính năng phân tích doanh thu và chi phí theo từng đơn bán/hợp đồng trong hệ thống Viindoo.
Thiết lập ban đầu¶
Kích hoạt tính năng Kế toán quản trị¶
Công cụ chính để phân tích doanh thu và chi phí theo Đơn bán là tính năng Kế toán quản trị. Để bắt đầu, bạn cần kích hoạt tính năng này bằng cách truy cập vào Kế toán > Cấu hình > Cài đặt và bật tùy chọn “Kế toán quản trị ”.
Để xem những chỉ dẫn chi tiết, vui lòng làm theo hướng dẫn tại bài viết Kế toán Quản trị trong Viindoo.
Tạo tài khoản quản trị để phân tích doanh thu, chi phí cho đơn hàng¶
Tiếp theo, bạn cần tạo một kế hoạch phân tích để xác định các quy tắc ghi nhận doanh thu và chi phí cho từng đơn bán hoặc hợp đồng. Vui lòng tham khảo bài viết Kế hoạch phân tích trong Viindoo.
Ghi nhận doanh thu và chi phí cho đơn hàng¶
Mẹo
Nguyên tắc của việc tập hợp doanh thu và chi phí theo tài khoản phân tích là gán tài khoản phân tích phù hợp cho các bút toán nhật ký liên quan, đại diện cho các khoản doanh thu và chi phí đó.
Tạo tài khoản quản trị cho từng đơn bán/hợp đồng¶
Đối với mỗi đơn bán được tạo, nhân viên kinh doanh nên tạo một tài khoản kế toán quản trị tương ứng để theo dõi doanh thu và chi phí liên quan. Để thực hiện, hãy mở Đơn bán và chuyển đến tab Thông tin khác.
Nhập mã tham chiếu của Đơn bán vào trường Tài khoản phân tích và nhấn Tạo và chỉnh sửa.
Trong cửa sổ tạo tài khoản phân tích mới mở ra, hãy điền đầy đủ các thông tin còn thiếu.
Bây giờ, bạn đã có một tài khoản quản trị được liên kết với đơn bán này, cho phép bạn ghi nhận và tập hợp chính xác doanh thu và chi phí phát sinh trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng.
Ghi chú
Nếu nhân viên kinh doanh quên không tạo tài khoản phân tích cho Đơn bán, bạn hoặc bộ phận kế toán vẫn có thể thực hiện việc này sau đó bằng cách làm theo hướng dẫn tại bài viết Tạo và thiết lập tài khoản quản trị .
Ghi nhận doanh thu¶
Khi bạn gán một tài khoản phân tích cho Đơn bán, tài khoản này sẽ tự động được áp dụng cho mọi hóa đơn khách hàng được tạo từ Đơn bán đó. Sau khi hóa đơn được xác nhận, doanh thu từ Đơn bán sẽ được ghi nhận và tập hợp vào tài khoản quản trị tương ứng.
Ghi chú
Bất kỳ hóa đơn khách hàng nào cũng có thể được gán vào một tài khoản phân tích để ghi nhận doanh thu. Trong trường hợp này, Đơn bán có thể được liên kết với một hoặc nhiều hóa đơn khách hàng, cho phép theo dõi đầy đủ doanh thu thông qua tài khoản phân tích tương ứng.
Ghi nhận chi phí cho các giao dịch thương mại¶
Các hướng dẫn sau đây được xây dựng dựa trên hoạt động của một đơn hàng thương mại (mua hàng về để bán, không sản xuất). Với mỗi đơn hàng thương mại này, chi phí phát sinh có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như:
Mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu (nếu đơn mua được thực hiện theo đơn đặt hàng của khách - MTO).
Các chi phí nội bộ như giá vốn hàng bán và các chi phí liên quan đến nhân sự.
Các dịch vụ bên ngoài như vận chuyển, bảo hiểm và các dịch vụ khác.
Viindoo hỗ trợ theo dõi chi phí trên tất cả các hoạt động này. Tuy nhiên, để đảm bảo việc phân bổ chi phí chính xác, bạn cần xác định rõ khoản chi phí nào liên quan đến từng Đơn bán hoặc hợp đồng bằng cách gán tài khoản phân tích phù hợp.
Mua hàng hóa¶
Để ghi nhận các chi phí này, bạn có thể gán tài khoản phân tích vào các hóa đơn nhà cung cấp liên quan.
Nếu bạn mua hàng hóa/nguyên vật liệu cho nhiều Đơn bán và có thể xác định được số lượng phân bổ cho từng đơn, bạn có thể tách chi phí thành các dòng riêng biệt dựa trên số lượng của từng Đơn bán, sau đó gán tài khoản phân tích tương ứng cho từng dòng. Hoặc nhập tỷ lệ phân bổ chi phí cho từng tài khoản quản trị tương ứng với từng đơn bán.
Cảnh báo
Nếu việc mua hàng nhằm dự trữ tồn kho hoặc không thể xác định rõ số lượng tương ứng với từng Đơn bán hàng, thì bạn không nên gán Tài khoản phân tích, vì chi phí phát sinh sẽ không thể được phân bổ chính xác.
Giao hàng¶
Hoạt động giao hàng cho khách sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán (COGS) liên quan đến Đơn bán cụ thể, cho phép bạn phân tích chi phí một cách chính xác.
Để tập hợp giá vốn hàng bán (COGS), bạn cần gán tài khoản phân tích tương ứng cho các bút toán nhật ký liên quan đến phiếu giao hàng. Để thực hiện điều này, người dùng cần có quyền Kế toán. Hãy truy cập vào Kế toán > Kế toán > Bút toán sổ nhật ký, sau đó sử dụng công cụ Bộ lọc như bên dưới để tìm tất cả các bút toán liên quan đến Đơn bán tương ứng:
Sử dụng tiêu chí là Giao nhận, và tiêu chí phụ là Tài liệu nguồn, với ví dụ sau:
Tích chọn các phát sinh COGS (giá vốn hàng bán), sau đó chuyển đến cột Phân bổ phân tích. Nhấp vào một dòng bút toán COGS và chọn tài khoản phân tích phù hợp. Khi bạn nhấp ra ngoài cột này, tài khoản phân tích đã chọn sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các dòng phát sinh đang được chọn.
Dịch vụ mua ngoài¶
Chi phí dịch vụ bên ngoài có thể được ghi nhận trên các hóa đơn nhà cung cấp tương ứng hoặc bản kê chi tiêu của nhân viên tại thời điểm phát sinh chi phí.
Hóa đơn nhà cung cấp
Chi tiêu của nhân viên
Tính năng Kê khai Chi tiêu nhân viên được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí do nhân viên phát sinh mà không có quyền truy cập vào phân hệ kế toán.
Chi phí khác
Bạn có thể gán tài khoản phân tích vào các bút toán chi phí liên quan để thu thập và tổng hợp các khoản chi này phục vụ cho việc phân tích.
Báo cáo phân tích¶
Để phân tích lợi nhuận của các đơn bán, bạn có thể
Truy cập vào Kế toán > Kế toán > Phát sinh KT quản trị.
Sử dụng Bộ lọc hoặc Nhóm theo để tìm kiếm dựa trên mã tham chiếu của Đơn bán hoặc Hợp đồng.
Sử dụng chế độ xem Danh sách (List) hoặc Pivot để phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí, hoặc chuyển sang chế độ Biểu đồ (Graph) để trực quan hóa xu hướng theo thời gian.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Mô-đun tham khảo