Trước khi bắt đầu¶
Lô master đã gom ba house (5 / 8 / 12 CBM, tổng 25 CBM) và đã booking với hãng tàu; xem Gom các lô xuất khẩu LCL vào một master.
Lô master có một dòng phí chỉ mua, chưa phân bổ cho house nào và chưa cam kết trên hóa đơn nhà cung cấp hoặc đơn mua: Terminal Handling Charge (THC), Vendor Wan Hai Lines, Cost Price 2.600.000 VND, Unit Price 0,00. Dòng được thêm trong tab Charges như mọi dòng phí khác (xem Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp).
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng). Nút Allocate Costs bị ẩn mà không báo lỗi đối với người dùng User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) sở hữu master nhưng không sở hữu tất cả house đã gom dưới master; xem Giới hạn đã biết.
Bước 1: Mở trình hướng dẫn Allocate Costs¶
THC của container được trả một lần cho cả lô; hiện chưa có gì trên master cho Kế toán biết phần chi phí của Song Hong, Long Bien và Tay Nguyen.
Vào và mở lô master chứa container WHLU2233445. Trên đầu biểu mẫu, bấm Allocate Costs (Phân bổ chi phí).
Sau khi bấm, cửa sổ Allocate Costs to House Shipments (Phân bổ chi phí cho lô house) mở ở trạng thái Draft (Nháp); trường Charges to Allocate (Dòng phí cần phân bổ) đã có dòng Terminal Handling Charge (THC). Viindoo chọn sẵn mọi dòng phí còn đủ điều kiện phân bổ, không mở danh sách trống.
Ghi chú
Lựa chọn sẵn chỉ là giá trị mặc định, không bị khóa. Nếu master có dòng phí chung thứ hai mà bạn chưa muốn chia trong lượt này, dòng đó cũng được đánh dấu; hãy bỏ chọn ở Bước 2.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi: cửa sổ mở với đúng một dòng phí đã chọn trong Charges to Allocate, không phải danh sách trống.
Bước 2: Kiểm tra dòng phí rồi bấm Prepare Allocation¶
Xác nhận dòng phí cần chia lúc này giúp tránh chia nhầm. Dòng đã lập hóa đơn trực tiếp cho một house hoặc đã phân bổ một lần sẽ không thể chọn ở đây.
Giữ Terminal Handling Charge (THC) được chọn (bỏ chọn mọi dòng phí chưa muốn chia trong lượt này), rồi bấm Prepare Allocation (Chuẩn bị phân bổ).
Sau khi bấm, bảng Allocation Preview (Xem trước phân bổ) xuất hiện, mỗi house một dòng gồm House Shipment (Lô house), CBM và Allocation Ratio (%) (Tỷ lệ phân bổ), tính từ CBM từng house so với tổng.
Ghi chú
Nếu CBM của một house bằng 0, ví dụ chủ hàng không giao hàng, Viindoo tự loại house đó khỏi phép chia và hiển thị cảnh báo nêu tên; xem Quyết định cách xử lý house không có hàng bên dưới.
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: cả ba house nằm trong danh sách, CBM lần lượt là 5 / 8 / 12 và Total Allocation Ratio (%) (Tổng tỷ lệ phân bổ) ở đầu bảng đúng bằng 100,0.
Bước 3: Xác nhận phân bổ¶
Viindoo luôn tính phần chia theo CBM ở đây; màn hình không có trường để nhập tỷ lệ hoặc số tiền khác cho từng house.
Trong Allocation Preview, Allocation Ratio (%) ở chế độ chỉ đọc, lần lượt là 20,0 (Song Hong), 32,0 (Long Bien), 48,0 (Tay Nguyen). Bấm Confirm Allocation (Xác nhận phân bổ).
Cảnh báo
Màn hình này không cho nhập số tiền hay tỷ lệ khác. Nếu cần chia chi phí theo căn cứ không phải CBM, ví dụ thỏa thuận thương mại yêu cầu một house trả thêm, hãy dừng và thống nhất quy trình phân bổ khác với Kế toán. Đừng thêm chi phí độc lập lên từng house rồi lập hóa đơn lần nữa cho cùng chi phí từ master.
Ghi chú
Trình hướng dẫn dùng thể tích CFS nếu khác không; nếu không thì dùng thể tích đã booking. Vì vậy, thể tích CFS trống hoặc được nhập thủ công là 0 đều quay về thể tích booking. Báo cáo kết quả dỡ hàng đã xác nhận với 0 CBM cũng không thay đổi quy tắc này ở phiên bản hiện tại. Với house không giao hàng, bỏ đánh dấu Include (Bao gồm) và kiểm tra bản xem trước trước khi xác nhận; xem Giới hạn đã biết.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: bấm Confirm Allocation làm cửa sổ đóng mà không báo lỗi và Total Allocation Ratio (%) hiển thị 100,0 ngay trước khi bấm.
Bước 4: Kiểm tra dòng phân bổ trên từng house¶
Trình hướng dẫn ghi thẳng vào tab Charges của từng house. Kiểm tra ở house chứ không chỉ trên master mới xác nhận khoản chia đã đến đúng nơi.
Mở từng house và tab Charges. Mỗi house có thêm một dòng Terminal Handling Charge (THC) từ phân bổ, chỉ có giá mua (Unit Price 0.00), với:
Song Hong Handicraft Co., Ltd.: Cost Price (Giá vốn) 520.000 VND.
Long Bien Ceramics Export Co., Ltd.: Cost Price (Giá vốn) 832.000 VND.
Tay Nguyen Coffee Export Co., Ltd.: Cost Price (Giá vốn) 1.248.000 VND.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: trên tab Charges của ba house lần lượt có 520.000 / 832.000 / 1.248.000 VND, cộng lại đúng 2.600.000 VND ban đầu trên master.
Tuan (Kế toán) kiểm tra ba dòng này trước khi lập hóa đơn nhà cung cấp theo Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp. Mỗi house giờ ghi nhận phần THC của mình thay vì master giữ toàn bộ khoản phí.
Quyết định cách xử lý house không có hàng¶
Lựa chọn |
Sử dụng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Để Viindoo tự loại trừ |
Cột CBM trong trình hướng dẫn thực sự bằng 0 và không có thể tích booking để lấy thay |
House đó không chịu phần chi phí nào; các house còn lại chia 100% theo CBM của họ |
Tự bỏ đánh dấu Include |
House không giao hàng vẫn có CBM booking, dù báo cáo kết quả dỡ hàng đã xác nhận là 0; hoặc thỏa thuận thương mại loại một house có hàng khỏi khoản chi phí cụ thể này |
Tác dụng như trên, nhưng do người dùng chủ động loại chứ không phải vì CBM tình cờ bằng 0 |
Chỉ đưa vào các house mà chính sách phân bổ đã phê duyệt yêu cầu chia khoản chi phí này. Viindoo loại house có CBM bằng 0 khỏi phép phân bổ theo CBM, nhưng house có hàng chỉ được loại khi thỏa thuận thương mại cho phép. Xác nhận danh sách house và căn cứ phân bổ với Vận hành/Định giá trước khi xác nhận.
Quyết định lập hóa đơn nhà cung cấp ở đâu cho chi phí đã phân bổ¶
Lựa chọn |
Sử dụng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Lập hóa đơn cho dòng phí gốc trên master |
Chưa cần xem lợi nhuận theo từng house, chỉ cần thanh toán nhà cung cấp |
Các dòng phân bổ trên house bị chặn lập hóa đơn lần thứ hai |
Lập hóa đơn cho từng dòng phân bổ trên house |
Lợi nhuận gộp của từng khách hàng phải phản ánh phần chi phí chung thực tế |
Dòng phí gốc trên master bị chặn lập hóa đơn lần thứ hai |
Chọn nơi lập hóa đơn nhà cung cấp cho chi phí theo quy trình lập hóa đơn khách hàng và kế toán đã phê duyệt. Lập hóa đơn cho từng dòng phân bổ trên house ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp của house đó; lập hóa đơn cho dòng gốc trên master giữ khoản phải trả ở master. Xác nhận người phụ trách và cách xử lý chứng từ với Kế toán trước khi tạo hóa đơn.
Xem thêm
Viindoo chặn lập hóa đơn hai lần cho cùng chi phí gốc ở cả hai phía sau khi chúng liên kết ở đây; xem Ghi nhận phí, lập hóa đơn khách hàng và nhà cung cấp để biết Create Vendor Bill (Tạo hóa đơn nhà cung cấp) chọn hay bỏ qua dòng phí đã phân bổ.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Viindoo hiện xử lý thế nào |
Cách bạn thực hiện |
|---|---|---|
Bước 3 - tỷ lệ phân bổ |
Tỷ lệ luôn được tính trực tiếp từ CBM; không có trường để nhập tỷ lệ hay số tiền khác trên màn hình |
Thống nhất quy trình phân bổ khác với Kế toán. Chỉ sửa CBM sai theo số đo hàng hóa đã xác minh, không sửa để ép trình hướng dẫn ra một tỷ lệ thương mại |
Bước 3 - house không giao hàng nhưng còn CBM booking |
Thể tích CFS trống hoặc nhập thủ công là 0 đều quay về thể tích booking. Báo cáo kết quả dỡ hàng đã xác nhận có 0 CBM không ghi đè điều này; vì thế house không giao hàng vẫn có thể bị phân bổ |
Bỏ đánh dấu Include (Bao gồm) cho house không giao hàng trên bảng xem trước và kiểm tra các house còn lại nhận đủ khoản phân bổ trước khi xác nhận |
Bước 1 - khả năng nhìn thấy nút |
Allocate Costs bị ẩn, không báo lỗi, đối với User: Own Shipments sở hữu master nhưng không sở hữu tất cả house được gom dưới master |
Chạy trình hướng dẫn bằng người dùng User: All Shipments |
Xử lý vướng mắc¶
Không thấy Allocate Costs trên master¶
Hiện tượng: mở master đã gom ba house nhưng không thấy Allocate Costs ở đầu biểu mẫu.
Nguyên nhân: không còn dòng phí nào trên master đủ điều kiện; mỗi dòng đã được phân bổ, đã lập hóa đơn nhà cung cấp hoặc đã ghi trực tiếp cho một house bằng cùng sản phẩm.
Cách xử lý:
Mở tab Charges (Phí) của master và tìm dòng phí bên mua chưa phân bổ, chưa cam kết trên hóa đơn nhà cung cấp hay đơn mua.
Nếu mọi chi phí chung đã lập hóa đơn, không còn gì để chia; đây là hành vi dự kiến, không phải lỗi.
Confirm Allocation dừng vì lỗi CBM¶
Hiện tượng: "The included houses have no CBM to allocate the cost against."
Nguyên nhân: đã bỏ chọn Include cho mọi house, hoặc CBM của mọi house được bao gồm đều bằng 0.
Cách xử lý:
Đánh dấu Include cho ít nhất một house thực sự có hàng rồi bấm lại Confirm Allocation.
Chạy lại trình hướng dẫn và nhận thông báo dòng phí đã được phân bổ¶
Hiện tượng: "The following charges have already been allocated. Delete the existing allocated charges on house shipments before re-allocating, or tick 'Replace Existing Allocation':..."
Nguyên nhân: dòng phí đã qua Confirm Allocation một lần và các dòng kết quả vẫn còn trên house.
Cách xử lý:
Đánh dấu Replace Existing Allocation (Thay thế phân bổ hiện có) rồi bấm Prepare Allocation để xem trước phần thay thế. Các dòng cũ chưa được cam kết chỉ được thay khi bạn bấm Confirm Allocation; kiểm tra tỷ lệ CBM mới trước khi xác nhận.
Replace Existing Allocation vẫn bị chặn¶
Hiện tượng: "Cannot replace: the following allocated charges are already committed (invoice, vendor bill, or purchase order)..."
Nguyên nhân: một hay nhiều dòng phân bổ cũ đã liên kết với hóa đơn nhà cung cấp, hóa đơn khách hàng hoặc đơn mua; chứng từ ở trạng thái Nháp cũng được coi là đã cam kết.
Cách xử lý: yêu cầu Kế toán xác định mọi chứng từ liên kết trước khi đổi phân bổ. Khi có Freight Sale, đặt lại hóa đơn khách hàng hoặc nhà cung cấp về Nháp sẽ xóa liên kết dòng phí; điều này không áp dụng cho phiếu nhận hàng từ đơn mua. Chỉ hủy đơn mua cũng không xóa liên kết dòng phí. Nếu không có Freight Sale, đừng mặc định rằng việc đặt lại sẽ xóa liên kết hóa đơn.
Kế toán phải xử lý từng chứng từ theo quy trình điều chỉnh đã phê duyệt và xác nhận không còn liên kết hóa đơn hoặc đơn mua nào trên các dòng phân bổ bị ảnh hưởng trước khi thử lại. Việc đặt lại có thể để sót chứng từ Nháp cũ: hãy sửa hoặc xóa các dòng cũ theo quy trình kế toán thông thường trước khi lập hóa đơn cho phân bổ mới để tránh thu phí hai lần.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Gom các lô xuất khẩu LCL vào một master - bước gom hàng tạo master và house để hướng dẫn này phân bổ chi phí
Theo dõi khoản thanh toán hộ khách hàng - loại chi phí chung khác đi qua lô hàng nhưng không ảnh hưởng lợi nhuận gộp