Đồng bộ đơn bán và lô hàng¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Logistics Shipment Sale Integration (Tích hợp lô hàng với bán hàng) (tự cài khi Sales và các phân hệ logistics đã được cài)
Freight Sale (Bán dịch vụ vận chuyển) và Freight - Mixed Container Cost Per Type - Patch 1: đơn tiếp theo sử dụng Container Type (Loại container) theo từng dòng từ phần mở rộng này. Kiểm tra đã cài trước khi thêm dòng container.
Lô hàng và đơn bán khớp nhau khi xác nhận đơn và tạo lô; sau đó chúng không tự giữ đồng bộ. Vận hành có thể đổi tuyến booking, khách có thể yêu cầu thêm container độc lập với đơn. Viindoo bổ sung Shipment Sync Message (Thông báo đồng bộ lô hàng) trên đơn bán Odoo để phát hiện thay đổi cấu trúc tuyến, nhưng không kiểm tra các yếu tố khác. Hiểu đúng phạm vi kiểm tra giúp giấy tờ thương mại khớp lô thực tế. Nếu chưa rõ Incoterm hoặc chuyển tải, xem Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics đã vận chuyển 2 x Container 40FT HC cho Nhat Long Footwear ở đơn đầu (xem Báo giá hàng biển FCL xuất khẩu). Bài này theo đơn tiếp theo cùng khách: 1 x Container 20FT và 1 x Container 40FT HC, báo giá trong Báo giá nhiều loại container trong cùng một lô FCL, tuyến Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng ONE Line, chuyến ONE COMMITMENT / 026W. Sau xác nhận, hãng đổi tuyến qua Kaohsiung Port (TWKHH), rồi khách yêu cầu thêm một Container 40FT HC.
Trước khi bắt đầu¶
Đơn đã Confirmed (Xác nhận), trạng thái Sales Order (Đơn bán) và đã liên kết lô hàng. Bài tiếp nối bàn giao cho vận hành trong Báo giá nhiều loại container trong cùng một lô FCL, không hướng dẫn tạo đơn hoặc lô lần đầu.
Cần nhóm User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) hoặc cao hơn để xem trường Shipment (Lô hàng) trên đơn. Khi có nội dung, mọi người dùng nội bộ đều xem được Shipment Sync Message (Thông báo đồng bộ lô hàng), không chỉ nhóm Freight.
Nút thống kê Sale Orders (Đơn bán) trên lô chỉ hiện với quyền Sales User: Own Documents Only (Chỉ tài liệu của mình) hoặc cao hơn. Vận hành không có quyền Sales không thể mở đơn từ lô.
Quan trọng
Báo giá nhiều loại container trong ví dụ dùng sản phẩm Ocean Freight - FCL không khai chặng tuyến trên sản phẩm. Shipment Sync Message vẫn trống, kể cả khi đơn bán và lô hàng đã xác nhận. Trường trống không chứng minh tuyến khớp: hãy tự đối chiếu báo giá với tab Schedule & Performance của lô hàng. Thông báo xanh/vàng bên dưới chỉ áp dụng khi sản phẩm cước trên đơn bán có khai chặng tuyến; không đổi sản phẩm dùng chung chỉ để làm xuất hiện thông báo.
Bước 1: Kiểm tra khả năng tự động đối chiếu tuyến¶
Kiểm tra xem đơn bán có thông báo đối chiếu tuyến trước khi dựa vào thông báo đó. Trong ví dụ này không có thông báo, vì vậy cần đối chiếu thủ công tuyến đã thỏa thuận với tuyến thực tế của lô hàng.
Vào , mở đơn cho lô tiếp theo của Nhat Long Footwear và chọn tab Logistics. Trường Thông báo đồng bộ lô hàng để trống với đơn áp dụng biểu cước này. Với đơn có sản phẩm dịch vụ vận tải khai báo các chặng, trường này có thể hiển thị hai trạng thái dưới đây.
Khi đơn có chặng để đối chiếu và khớp với lô hàng, thông báo hiển thị:
"Shipment SHP/26xx/000nn is synchronized with this sales order." (Lô hàng đồng bộ với đơn bán này.)
Với đơn có sản phẩm dịch vụ khai báo tuyến thẳng ban đầu, đổi tuyến của lô hàng qua Kaohsiung Port sẽ tạo kết quả đối chiếu sau (thao tác sửa chặng xem Carrier Booking (Sea)):
"Shipment SHP/26xx/000nn is not synchronized with the order legs." (Lô hàng chưa đồng bộ với các chặng của đơn.)
Missing legs (Chặng thiếu): Hai Phong Port đến Port of Los Angeles (Waterway (Boat / Ship / Ferry): đường thủy)
Extra legs on shipment (Chặng thêm trên lô hàng):
Hai Phong Port đến Kaohsiung Port (Waterway (Boat / Ship / Ferry): đường thủy)
Kaohsiung Port đến Port of Los Angeles (Waterway (Boat / Ship / Ferry): đường thủy)
Trong ví dụ này, mở tab Schedule & Performance (Lịch trình & Hiệu suất) của lô hàng liên kết. Đối chiếu hai chặng đường thủy thực tế, Hai Phong Port -> Kaohsiung Port -> Port of Los Angeles, với tuyến đi thẳng đã thỏa thuận trên báo giá.
Cảnh báo
Thông báo chỉ so sánh điểm lấy hàng, điểm giao hàng và phương thức vận chuyển. Nó không biết ETA đổi từ 2026-12-01 sang 2026-12-06, phí chuyển tải USD 45/container hoặc số container thay đổi ở bước 3. Cả ba phải kiểm tra thủ công và trao đổi với vận hành qua Zalo/email.
Mẹo
Hoàn thành Bước 1 khi: đã kiểm tra có thông báo đồng bộ hay không. Với báo giá lấy giá theo lịch tàu trong ví dụ, đối chiếu thủ công tuyến thẳng đã thỏa thuận với hai chặng của lô qua Kaohsiung. Nếu đơn có thông báo vàng, xác định chặng nào Missing và chặng nào Extra trước khi quyết định xử lý thay đổi.
Bước 2: Xác định thay đổi có cần sửa thỏa thuận thương mại¶
Quyết định này xác định ai chịu phí chuyển tải USD 45/container và có cần sửa đơn bán. Chọn sai dẫn đến hóa đơn sai ở Charges and Profitability.
Không có màn hình riêng cho quyết định này. Với đơn áp dụng biểu cước, hãy đối chiếu tuyến đã thỏa thuận với tuyến của lô hàng, rồi xem điều kiện Incoterms và các điều khoản hợp đồng với khách hàng:
Chỉ thông báo khách, không sửa đơn: khi Hai Long không phát sinh chi phí thực hoặc tự chịu theo thỏa thuận. Ví dụ này hãng chủ động đổi tuyến nên Hai Long chịu USD 45/container và chỉ báo khách.
Thêm dòng phí trên đơn: khi phát sinh chi phí thực mà thỏa thuận cho phép thu lại từ khách. Thực hiện theo Charges and Profitability, không trong bài này.
Ghi chú
Thông báo vẫn để trống trên đơn áp dụng biểu cước này. Với đơn có các chặng để đối chiếu, thông báo cho khách hoặc sửa giá đều không xử lý được việc tuyến không khớp. Thông báo vàng chỉ chuyển xanh khi các tuyến khớp lại; xem Carrier Booking (Sea).
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi: lưu thỏa thuận ai chịu USD 45/container qua chat/email trước khi trả lời khách và trước khi Tuan xuất hóa đơn.
Chọn cách thêm container vào đơn đã xác nhận¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Tăng Quantity (Số lượng) dòng Container 40FT HC hiện tại từ 1 lên 2 |
Không cần tách phần bổ sung thành dòng riêng |
Dòng hiện tại đại diện 2 container, không thêm dòng |
Thêm dòng mới cùng sản phẩm, Container Type (Loại container) Container 40FT HC, Quantity (Số lượng) 1 |
Muốn dễ đối chiếu từng dòng với tab phí lô hàng sau đó |
Đơn có dòng thứ ba |
Sửa đơn theo thỏa thuận được duyệt: tăng số lượng dòng hiện tại nếu sản phẩm và giá giống nhau; thêm dòng riêng nếu cần giá hoặc dấu vết lập hóa đơn riêng. Kiểm tra tổng đơn và tab Charges (Phí) sau đó. Cả hai cách đều không tự đồng bộ sang lô (xem giới hạn bên dưới). Nếu chưa thống nhất cách tính tiền container thêm, hỏi kinh doanh/báo giá trước khi sửa.
Bước 3: Thêm dòng container trên đơn đã xác nhận¶
Khách thêm container sau xác nhận; đơn cần đúng số container để Tuan lập hóa đơn, và Minh cần bổ sung container thực trên lô.
Trước bước này Minh đã xác nhận với ONE Line ngoài phần mềm rằng chuyến ONE COMMITMENT / 026W còn chỗ cho container thứ ba.
Vào , mở đơn đang ở Sales Order (Đơn bán), không có nhãn Locked (Đã khóa); thêm dòng trong Order Lines:
Product (Sản phẩm): Ocean Freight - FCL.
Container Type (Loại container): Container 40FT HC.
Quantity (Số lượng): 1.
Unit Price (Đơn giá): giá bán container thêm được duyệt, ví dụ USD 2,150. Kiểm tra tiền tệ trên đơn trước khi lưu.
Bấm Save (Lưu), không cần hủy trước; đơn vẫn ở trạng thái Sales Order (Đơn bán).
Quan trọng
Vendor chỉ đọc trên đơn bán đã xác nhận, kể cả dòng vừa thêm. Trong ví dụ này, Vendor của dòng mới vẫn để trống. Không hủy đơn chỉ để điền trường này: lưu riêng báo giá mua đã duyệt của ONE Line, rồi nhập ONE Line và giá mua đã xác nhận trên dòng phí của lô ở bước dưới. Chỉ thêm dòng bán chưa có nghĩa là đã mua dịch vụ hoặc đặt chỗ cho container bổ sung.
Sau khi lưu:
Nếu dòng mới có giá bán đã duyệt USD 2,150 và cơ sở giá mua USD 1,850, tổng giá bán của đơn là USD 5,730.00, so với cơ sở giá mua USD 4,950.00 - trước khi thêm dòng là USD 3,580 / USD 3,100. Các khoản mua này là cơ sở báo giá đã duyệt của tình huống, chưa phải tổng mua được ghi nhận khi thêm dòng bán. Đối chiếu với báo giá của hãng tàu và các dòng phí của lô trước khi sử dụng các tổng này.
Lô không thay đổi: việc lưu không tạo container, phí hoặc liên kết dòng mới vào danh sách dòng đơn trên lô.
Shipment Sync Message (Thông báo đồng bộ lô hàng) giữ nguyên, không bị thay đổi bởi chỉnh sửa này.
Ghi chú
Thông báo vẫn để trống vì sản phẩm áp dụng biểu cước này không khai báo các chặng trên đơn. Với sản phẩm có khai báo tuyến, thêm dòng cùng tuyến không tạo thêm một chặng riêng để đối chiếu. Trong cả hai trường hợp, cần tự kiểm tra số lượng container.
Minh hoàn tất phần vận hành thủ công: thêm container thứ ba vào tab Cargo & Packages của lô hàng và thêm dòng phí Ocean Freight - FCL, Container Type Container 40FT HC tương ứng trên tab Charges (xem Charges and Profitability). Đặt Vendor là ONE Line, Currency là USD, Qty là 1, Unit Price là giá đã duyệt 2,150 và Cost Price là giá mua đã xác nhận 1,850.
Cảnh báo
Dòng SO mới và phí tạo tay không liên kết. Xuất hóa đơn từ một bên không đánh dấu bên kia đã xuất; dùng cả hai có thể tính cùng container hai lần. Trong ví dụ này kế toán xuất thêm USD 2,150 chỉ từ lô hàng, loại dòng SO tương ứng khỏi mọi hóa đơn tạo từ Sales. Ghi nguồn lập hóa đơn và số hóa đơn vào cả hai bản ghi; kiểm tra hóa đơn nháp và đã ghi sổ trước khi tạo thêm.
Dòng SO có thể vẫn hiện chưa xuất hóa đơn, nhưng không được dùng trạng thái đó để xuất lại. Nếu công ty cần hoàn tất trạng thái hóa đơn SO, dừng và yêu cầu kế toán đối chiếu. Mô tả hoặc giá giống nhau không tạo liên kết phần mềm.
Ghi chú
Nếu đơn có nhãn Locked (Đã khóa) do bật Lock Confirmed Sales hoặc khóa tay, không sửa được dòng đơn cho đến khi người có quyền Sales Administrator (Quản trị viên) bấm Unlock (Mở khóa). Đây là trường hợp phần mềm chặn chỉnh sửa bước này.
Mẹo
Bước 3 hoàn tất khi: đơn có 3 dòng với tổng giá bán USD 5.730, so với cơ sở giá mua đã duyệt USD 4.950; lô có đúng 3 container tương ứng (1 x Container 20FT + 2 x Container 40FT HC) và 3 dòng phí có giá USD 1.430 / 2.150 / 2.150. Hai bên khớp do đối chiếu thủ công, không phải do phần mềm liên kết chúng. Kế toán đã ghi nhận chỉ xuất hóa đơn container bổ sung từ lô và sẽ loại dòng bán tương ứng khỏi các hóa đơn tạo từ Sales.
Xem thêm
Để thông báo cho Nhat Long Footwear về đổi tuyến và ETA mới, ghi nhận thay đổi trên lô hàng và gửi thông tin chuyến cập nhật cho khách hàng.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Đọc thông báo (bước 1) |
Chỉ so điểm lấy, điểm giao và phương thức; không kiểm tra số container, Incoterm hoặc giá |
Kiểm tra ba yếu tố đó bằng tay hoặc qua Khai báo hàng hóa, kiện và container và Charges and Profitability |
Vận hành và kinh doanh thông báo cho nhau (bước 1-2) |
Không tự tạo hoạt động, tin nhắn hoặc email khi lô và đơn lệch nhau |
Luôn thông báo qua chat/email, không chờ hệ thống nhắc |
Thêm container vào đơn đã xác nhận (bước 3) |
Đơn nhận chỉnh sửa nhưng không đẩy container, phí hay dòng đơn mới sang lô |
Minh thêm container và phí tay; kế toán ghi rõ một nguồn lập hóa đơn và ngăn dòng SO không liên kết bị tính tiền lần hai |
Hủy đơn đã khóa (bước 3, xử lý sự cố) |
Nút Cancel (Hủy) ẩn khi đơn Locked (Đã khóa) |
Người có quyền Sales Administrator (Quản trị viên) bấm Unlock (Mở khóa) trước |
Thông báo đổi tuyến cho khách (ngoài phạm vi bài) |
Không có công cụ thông báo trên chính đơn bán |
Ghi nhận thay đổi trên lô hàng và gửi thông tin chuyến cập nhật cho khách hàng |
Xử lý vướng mắc¶
Không sửa được trường Shipment trên đơn đã xác nhận¶
Biểu hiện: đổi/xóa Shipment (Lô hàng) trên đơn đã xác nhận báo "The shipment of sales order [name] can only be changed or removed while the order is still a quotation. Reset it to draft first.": chỉ đổi khi đơn còn là báo giá.
Nguyên nhân: trường bị khóa khi đơn qua trạng thái nháp/đã gửi; đây là thay đổi không được cách sửa trực tiếp trong bài hỗ trợ.
Cách xử lý: không đổi liên kết lô bằng tay. Nếu thực sự gắn sai lô, bấm Cancel (Hủy) rồi Set to Quotation (Đặt về báo giá), sửa và xác nhận lại.
Không thêm được dòng đơn¶
Biểu hiện: Order Lines bị mờ khi đơn ở Sales Order (Đơn bán); không thêm được dòng bước 3.
Nguyên nhân: đơn Locked (Đã khóa). Odoo chỉ cho sửa dòng khi đơn chưa hủy và chưa khóa.
Cách xử lý: nhờ người có quyền Sales Administrator (Quản trị viên) bấm Unlock (Mở khóa), thêm dòng rồi khóa lại nếu quy định công ty yêu cầu.
Số container trên lô không khớp đơn¶
Biểu hiện: dòng đơn thể hiện ba container nhưng Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện) chỉ có hai và Charges (Phí) chỉ có hai dòng.
Nguyên nhân: sửa dòng đơn đã xác nhận không đẩy dữ liệu sang lô. Chỉ Confirm (Xác nhận) lần đầu trong Báo giá nhiều loại container trong cùng một lô FCL thực hiện điều đó với các dòng có ở thời điểm xác nhận.
Cách xử lý: làm theo bước 3, gồm kiểm tra nguồn lập hóa đơn. Chỉ thêm container và phí thiếu sau khi kiểm tra hóa đơn hiện có; khớp tay không ngăn xuất hóa đơn trùng.
Xóa đơn thất bại với thông báo "sales r"¶
Biểu hiện: xóa đơn có lô không ở nháp báo "You cannot delete the sales r [name] if shipment is not in draft state.".
Nguyên nhân: thông báo hệ thống bị thiếu chữ "order" sau "sales", không phải lỗi hướng dẫn hay thao tác của bạn.
Cách xử lý: chặn xóa là đúng, vì lô đã xác nhận không nên mất đơn bán. Hiểu thông báo là "sales order", giữ đơn; không cần sửa thông báo trong dữ liệu.