Đọc, tạo và sửa trang

Tổng quan hướng dẫn

Đối tượng: Nhân viên đọc trang và người viết tạo và sửa trang.

Thời gian đọc: khoảng 15 phút.

Kết quả: Bạn đọc một trang cùng các thông tin của trang, thảo luận về trang, tạo một trang, viết trang bằng trình soạn thảo và dùng menu Thao tác trang.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần	Lý do
Vai trò Người xem hoặc Người bình luận trong Không gian	Để đọc một trang. Người bình luận còn thảo luận về trang trong Hoạt động.
Vai trò Biên tập viên hoặc Quản trị không gian trong Không gian	Để tạo trang, sửa trang và dùng phần lớn menu Thao tác trang.

Ghi chú

Trong một Không gian mà quản trị không gian đặt Thay đổi cần rà soát là Tất cả thay đổi, các chỉnh sửa và trang mới của bạn được giữ dưới dạng bản nháp cho đến khi người phụ trách trang hoặc một quản trị không gian duyệt (xem Gửi và duyệt thay đổi của trang).

Đọc một trang

1. Bấm một trang trên thanh bên, trong Mới cập nhật ở Trang chủ, hoặc trong một kết quả tìm kiếm.

2. Đọc dòng thông tin dưới tiêu đề:

   • Người phụ trách là người giữ cho trang luôn đúng.

   • Xác minh lần cuối cho biết ngày và người đã xác nhận trang lần cuối, hoặc "chưa bao giờ".

   • Sửa cho biết trang đã thay đổi khi nào và ai đã thay đổi. Khi một trợ lý đã viết trang, tên trợ lý hiện tiếp theo, kèm biểu tượng cây đũa thần. Bấm vào đó để xem trong Lịch sử trợ lý đã thay đổi những gì.

   • Liên kết bản ghi liên kết trang với một hóa đơn, một nhân viên hoặc một bản ghi khác. Bấm vào đó, gõ một phần tên trong hộp thoại Liên kết một tài liệu, chọn bản ghi rồi bấm Liên kết. Khi trang đã có liên kết, Liên kết tới liệt kê chúng: bấm một liên kết để mở.

3. Nhìn phía trên tiêu đề để thấy các banner. Chúng cho biết khi nào trang cần rà soát hoặc đang được giữ dưới dạng bản nháp (xem Sở hữu và xác minh trang và Gửi và duyệt thay đổi của trang).

4. Dùng bốn tab của bảng bên phải. Mỗi tab bắt đầu bằng một dòng nói tab dùng để làm gì. Bấm mũi tên ở đầu bảng để mở hoặc thu gọn bảng.

   Thẻ	Thẻ hiển thị gì
   Hoạt động	Tin nhắn, ghi chú, hoạt động, tệp đính kèm và người theo dõi: theo dõi trang, nhắc đồng nghiệp và xem ai đã thay đổi gì.
   Liên kết	Các trang và bản ghi liên kết đến trang này và những trang, bản ghi mà trang này liên kết đến. Thẻ ghi "Chưa có liên kết nào." khi chưa có.
   Thuộc tính	Các trường bổ sung mà quản trị không gian đã định nghĩa cho các trang của Không gian. Tab hiện "Chưa có thuộc tính nào được định nghĩa." cho đến khi có thuộc tính.
   Khám phá	Một menu với Khối nhúng, Đồ thị và các trang Liên quan.

   Bảng chỉ tự mở trên trang có việc đang chờ bạn, ví dụ một hoạt động chưa xong. Brain ghi nhớ lựa chọn của bạn cho các trang sau. Khi thu gọn, bảng là một dải hẹp ở mép phải màn hình.

Thảo luận về một trang và theo dõi trang

1. Mở tab Hoạt động.

2. Bấm Gửi tin để nhắn cho những người theo dõi, hoặc Ghi chú để ghi chú nội bộ. Gõ @ để nhắc một đồng nghiệp.

3. Bấm Theo dõi để được báo khi trang thay đổi. Nút chuyển thành Đang theo dõi khi bạn đã theo dõi trang, và người tạo trang theo dõi trang ngay từ đầu. Các trang bạn theo dõi hiện ở Đang theo dõi trên Trang chủ và thanh bên.

Ghi chú

Bạn cũng có thể theo dõi cả một Không gian: mở Brain ‣ Không gian, mở Không gian đó và bấm Theo dõi trong khung trao đổi. Khi đó bạn được báo về mọi trang của Không gian, kể cả các trang tạo sau này.

Xem các phiên bản trước

1. Bấm Lịch sử ở góc trên bên phải của trang. Trang chưa từng được lưu lại sau khi tạo sẽ báo "Chưa có lịch sử".

2. Chọn một phiên bản trong danh sách. Phiên bản cho biết ngày và tác giả. Nội dung cho thấy trang như trước thay đổi đó và So sánh cho thấy thay đổi đó đã làm gì so với nội dung trước.

3. Để quay về một nội dung cũ, bấm Khôi phục phiên bản này. Việc khôi phục thêm một phiên bản mới nên không mất gì và chính việc khôi phục cũng hoàn tác được. Người đọc không được sửa trang vẫn đọc được lịch sử, nhưng khôi phục cần vai trò biên tập viên.

Tạo một trang

1. Bấm Trang mới trên thanh bên, hoặc trên Trang chủ.

2. Trong Trong không gian, chọn Không gian. Danh sách hiện các Không gian bạn được viết, và hộp thoại bắt đầu với Không gian bạn đang ở.

3. Gõ tiêu đề trang vào ô của hộp thoại.

4. Chọn cách bắt đầu:

   • Trang trống bắt đầu từ một trang rỗng.

   • Mẫu bắt đầu từ một cấu trúc đã chuẩn bị sẵn. Mỗi mẫu có một dòng mô tả. Các mẫu gồm Biên bản họp, Bản ghi quyết định, Ghi chú hằng ngày, Dự thảo hợp đồng, OKR, Văn bản pháp lý, Chính sách, Quy trình thao tác chuẩn, Hướng dẫn thực hiện, Báo cáo tuần của nhóm, Báo cáo sự cố và Họp rút kinh nghiệm. Nội dung của mẫu được viết bằng ngôn ngữ của bạn. Quản trị wiki duy trì các mẫu (xem Thiết lập Không gian, mẫu và quyền truy cập).

   • Nhập Markdown bắt đầu từ một tệp Markdown (xem In và dùng tệp Markdown).

   • Viết với AI nhờ trợ lý AI viết văn bản đầu tiên. Nút này xuất hiện khi module Viindoo AI - Brain Bridge đã được cài (xem Dùng trợ lý AI trong Brain).

Trang mở trong trình soạn thảo, trong Không gian bạn đã chọn. Trong một Không gian mà mọi thay đổi cần rà soát, trang mới là một bản nháp: người đọc không thấy trang cho đến khi trang được duyệt.

Viết trong trình soạn thảo

Trình soạn thảo tự lưu khi bạn gõ. Trạng thái cạnh dòng thông tin ghi Đang lưu... rồi Đã lưu kèm giờ. Một trang trống hiện gợi ý "Gõ / để chèn khối, [[ để liên kết trang, @@ để nhắc đến ai đó".

1. Gõ / trên một dòng trống để mở menu khối, rồi gõ để lọc hoặc chọn một khối.

   Menu có, trong số các mục khác:

   • Văn bản, ba cấp tiêu đề, danh sách có dấu đầu dòng, danh sách đánh số đầu dòng và danh sách việc cần làm (checklist).

   • Bảng, phần ngăn cách, trích dẫn, mã và các cột.

   • Bốn banner: Banner Thông tin, Banner Thành công, Banner Cảnh báo và Banner Nguy hiểm.

   • Các khối Brain: Liên kết tới một trang, Nhắc đến một bản ghi, Liên kết web, Nhúng một bản ghi, Nhúng một danh sách bản ghi, Nhúng một trang và Chèn một bảng các trang. Khi module Viindoo Brain - Account Reports Bridge đã được cài, Embed Report thêm một báo cáo tài chính.

2. Gõ [[ để liên kết đến một thứ gì đó. Một danh sách đưa ra các Trang của Không gian, kèm một dòng Tạo để tạo trang và liên kết trang trong một bước, và các Tài liệu bạn được mở: lọc loại tài liệu, rồi chọn bản ghi. Nếu bạn được đọc một tài liệu thì bạn được liên kết đến nó.

3. Gõ @@ để nhắc đến một đồng nghiệp.

Một tài liệu được liên kết hiển thị tên hiện tại của nó: đổi tên một khách hàng và mọi trang nhắc đến họ sẽ đọc đúng ở lần mở kế tiếp. Một tài liệu bạn không được mở vẫn hiển thị tên, được đánh dấu là không truy cập được, thay vì trở thành một liên kết chết.

Dùng menu Thao tác trang

Bấm nút bánh răng cạnh tiêu đề. Menu này là menu Thao tác trang của trang.

Thao tác	Tác dụng
Đổi tên	Đổi tiêu đề của trang.
Trang con mới	Tạo một trang bên dưới trang này.
Di chuyển	Chuyển trang xuống dưới một trang khác của cùng Không gian.
Nhân bản	Sao chép trang.
Lưu trữ	Giữ trang vẫn đọc được nhưng đưa trang ra khỏi danh sách và tìm kiếm (xem Xóa, khôi phục và lưu trữ trang).
Xóa	Chuyển trang và các trang con của trang vào Thùng rác sau khi xác nhận. Một thông báo cho phép Hoàn tác.
In và Xuất dạng Markdown	Tải trang xuống (xem In và dùng tệp Markdown).
Tìm trang và lệnh, Dòng thời gian và Phím tắt	Mở các công cụ được mô tả trong Tìm đường trong Brain.
Mở trong backend	Mở trang dưới dạng một biểu mẫu chuẩn, nơi có thể đổi Người phụ trách.

Trên điện thoại

Trên điện thoại, các thao tác của thanh công cụ nằm trong menu bánh răng, thanh công cụ soạn thảo chỉ hiện khi bạn đang sửa, menu khối nằm gọn trong màn hình và bảng Hoạt động nằm thành một thanh bên dưới trang.

Điểm kiểm tra thành công

• Bạn đọc được ai sở hữu một trang và trang được xác minh lần cuối khi nào.

• Bạn theo dõi được một trang và tìm thấy trang ở Đang theo dõi.

• Một trang mới mở trong Không gian bạn đã chọn và tự lưu khi bạn gõ.

• /, [[ và @@ mở các danh sách của chúng trong trình soạn thảo.

Các vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Tôi đã sửa một trang nhưng người đọc vẫn thấy văn bản cũ.	Không gian yêu cầu rà soát mọi thay đổi, nên chỉnh sửa của bạn là một bản nháp. Bấm Gửi duyệt (xem Gửi và duyệt thay đổi của trang).
Không gian tôi cần không có trong Trong không gian.	Danh sách chỉ cho thấy các Không gian mà bạn là Biên tập viên hoặc Quản trị không gian. Hãy nhờ quản trị không gian cấp vai trò.
Tôi xóa nhầm một trang.	Bấm Hoàn tác trong thông báo, hoặc khôi phục trang từ Thùng rác (xem Xóa, khôi phục và lưu trữ trang).
Một tài liệu được liên kết bị đánh dấu là không truy cập được.	Bạn không được mở tài liệu đó. Tên của tài liệu vẫn hiển thị, và quyền thật vẫn được áp dụng khi bạn bấm vào.

Bước tiếp theo

• Tìm kiếm trong wiki - tìm một trang theo tiêu đề hoặc nội dung.

• Gửi và duyệt thay đổi của trang - điều xảy ra khi một Không gian yêu cầu rà soát.

• Chia sẻ trang với người trong và ngoài công ty - chia sẻ một trang với đồng nghiệp hoặc người ngoài công ty.