Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/mô-đun sau:
Freight Sale - cần cho quy trình bắt đầu từ đơn bán trong hướng dẫn này và gợi ý hãng vận chuyển tự động ở Bước 2. Mô-đun có thể tự cài khi đã đủ thành phần phụ thuộc; kiểm tra Ứng dụng đã cài trước khi bắt đầu.
Booking (Đặt chỗ) là bản ghi nội bộ về yêu cầu giữ chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng: chặng chính đường biển/hàng không hoặc chặng xe tải. Các bước sau đều đọc bản ghi này. Chọn sai hãng sẽ gửi yêu cầu sai nơi; chọn sai phạm vi khiến Viindoo đòi các chặng chưa tồn tại trên lô hàng. Xác nhận booking sẽ tạo hoặc cập nhật dòng phí vận tải cho chặng, nên booking chưa xác nhận có thể khiến chi phí chưa được ghi nhận.
Tình huống xuyên suốt: Hai Long Logistics xuất khẩu 2 x 40HC giày dép cho Nhat Long Footwear, tuyến Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng tàu ONE Line, Incoterm CFR (Port of Los Angeles), Freight Prepaid. Dòng Ocean Freight - FCL đã bán với giá 2.150 USD/container và ONE Line đã được ghi là hãng dự kiến. Xác nhận đơn bán đã tạo lô hàng cùng một chặng vận tải chính. Minh (nhân viên Booking) giờ đặt chỗ với hãng tàu cho chặng đó.
Trước khi bắt đầu¶
Lô hàng đã ở trạng thái Confirmed (Đã xác nhận); nút Booking chỉ xuất hiện khi thanh trạng thái là Confirmed.
Nếu lô hàng đến từ đơn bán, dòng dịch vụ Ocean Freight đã mang hãng dự kiến (ONE Line) trước khi xác nhận đơn. Nếu không, gợi ý hãng ở Bước 2 sẽ để trống.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng), không chỉ User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình); nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu. Người dùng chỉ có quyền lô hàng của mình có thể xem booking nhưng không bấm được các nút trên đó.
liệt kê mọi booking hiện có nhưng không có nút New (Mới). Chỉ có thể tạo booking từ lô hàng, không tạo trực tiếp từ danh sách này.
Bước 1: Mở trình hướng dẫn Create Booking¶
Nút này chỉ hiện khi lô hàng đã Confirmed. Trước đó chưa có tuyến và số container được chốt để đặt chỗ.
Vào , mở lô hàng Nhat Long Footwear (SHP/26xx/000nn) rồi bấm Booking ở đầu biểu mẫu.
Sau khi bấm, cửa sổ Create Booking (Tạo booking) mở với Booking Type (Loại booking) là Main Carriage Booking và chặng chính duy nhất của lô hàng đã được chọn.
Nếu cần loại booking khác, hãy chọn ở đây trước khi tiếp tục:
Loại booking |
Sử dụng khi |
|---|---|
Main Carriage Booking (Booking chặng chính) |
Đặt chỗ cho chặng chính đường biển, hàng không hoặc đường bộ (mặc định và là loại duy nhất dùng trong hướng dẫn này) |
Pre-Carriage Booking (Booking chặng trước) |
Đặt xe tải chở container đến cảng xuất hoặc kho đóng hàng |
On-Carriage Booking (Booking chặng sau) |
Đặt xe tải giao hàng từ cảng đích |
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi:
Cửa sổ Create Booking hiển thị đúng một chặng được chọn: chặng vận tải chính của SHP/26xx/000nn.
Booking Type là Main Carriage Booking.
Chọn phạm vi của hãng vận chuyển¶
Carrier Coverage (Phạm vi hãng vận chuyển), được ghi là Coverage (Phạm vi) trong cửa sổ này, quyết định một booking dự kiến bao gồm những chặng nào. Chọn nhiều hơn phạm vi hãng thực sự đảm nhiệm sẽ khiến Viindoo yêu cầu các chặng chưa có trên lô hàng.
Phạm vi |
Sử dụng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Main Only (Chỉ chặng chính) |
Chỉ booking chặng biển với hãng tàu; vận tải nội địa nếu có được mua riêng (với lô này là lấy container rỗng qua Phuong Nam Transport, xem Mua dịch vụ thuê ngoài bằng đơn mua hàng) |
Chỉ cần booking chặng vận tải chính |
Pickup + Main (Lấy hàng + chặng chính) |
Doanh nghiệp giao nhận còn booking chặng xe tải trước đến cảng xuất |
Chặng trước phải tồn tại sẵn trên lô hàng |
Main + Delivery (Chặng chính + giao hàng) |
Doanh nghiệp giao nhận còn booking chặng xe tải sau từ cảng đích |
Chặng sau phải tồn tại sẵn trên lô hàng |
Full Route (Toàn tuyến) |
Giao tận nơi |
Lô hàng phải có sẵn cả chặng trước và chặng sau |
Chọn phạm vi booking khớp dịch vụ đã xác nhận trong báo giá khách hàng và chỉ dẫn cho hãng vận chuyển. Main Only áp dụng khi chỉ bao gồm chặng chính, còn các chặng nội địa được sắp xếp riêng. Chỉ chọn phạm vi giao tận nơi hoặc kết hợp khi các chặng đó thuộc dịch vụ đã xác nhận và đã được thiết lập trên lô hàng. Nếu phạm vi đã thỏa thuận chưa rõ, hỏi bộ phận Kinh doanh hoặc người phụ trách booking trước khi tạo.
Xem thêm
Giá mua và giá bán dùng để định giá chặng này được thiết lập trước khi có booking; xem Quản lý giá hãng và lịch tàu.
Bước 2: Xác nhận hãng vận chuyển và phạm vi¶
Viindoo đã biết hãng vận chuyển được báo giá cho khách nên gợi ý ở đây thay vì để trống. Xác nhận hãng được gợi ý thay vì nhập hãng khác giúp booking khớp với dịch vụ đã bán.
Trong cửa sổ Create Booking:
Carrier (Hãng vận chuyển): ONE Line; tự điền vì chặng chính duy nhất của lô hàng khớp với đúng một dòng bán có ghi hãng vận chuyển.
Coverage (Phạm vi): Main Only (đã chọn ở trên).
Với Coverage Main Only, phần Schedule & Location hiển thị From Location: Vietnam - HPH (VN) và To Location: United States - USLAX (US): chỉ đọc, lấy từ chặng đã có trên lô hàng.
Cảnh báo
Đổi Coverage sang Pickup + Main, Main + Delivery hoặc Full Route khi lô hàng chưa có chặng trước hoặc chặng sau tương ứng sẽ chặn booking về sau, với thông báo điền tên lô hàng và phạm vi:
Shipment <shipment> requires a pre-carriage leg before using carrier coverage '<coverage>'.
Trường hợp chặng sau có thông báo "requires an on-carriage leg". Hãy tạo chặng còn thiếu trên lô hàng trước.
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: Carrier là ONE Line, Coverage là Main Only, From Location / To Location là Vietnam - HPH (VN) / United States - USLAX (US).
Bước 3: Tạo booking¶
Bấm Create (Tạo).
Booking được tạo ở trạng thái Draft (Nháp), liên kết với chặng chính đã chọn ở Bước 1 và có Carrier = ONE Line.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: booking mở với Status = Draft, Carrier = ONE Line và trường Shipment trỏ đến SHP/26xx/000nn.
Bước 4: In Booking Request và gửi cho hãng tàu¶
ONE Line cần yêu cầu bằng văn bản trước khi cấp số booking thật; Viindoo chỉ chuẩn bị tài liệu, không tự gửi.
Mở booking và bấm Print Booking Request (nút chỉ xuất hiện khi phương thức vận tải của chặng là Waterway). Cửa sổ Prepare Booking Request mở ra. Đối chiếu các thông tin không bắt buộc như hợp đồng dịch vụ, lưu ý tuyến, điều kiện thanh toán và người nhận xác nhận với chỉ dẫn đã thống nhất cùng hãng tàu. Để trống nếu không áp dụng; không tự đặt số hợp đồng hay thông số hàng lạnh cho lô container khô này. Bấm Print Booking Request trong cửa sổ để tải PDF. In tài liệu vẫn giữ booking ở Draft, chưa gửi yêu cầu cho hãng tàu.
Ghi chú
Kiểm tra PDF trước khi gửi. Ở bước này, dòng Quoted FCL containers yêu cầu 2 x 40HC, nhưng chưa khai hàng hóa trên lô. Trọng lượng và thể tích in từ dòng yêu cầu này chưa phải số liệu hàng giày dép đã được xác minh. Hoàn thiện và kiểm tra thông tin hàng trước khi gửi yêu cầu cuối cùng. PDF hiện không in mã booking nội bộ hoặc tên hãng tàu; hãy ghi rõ booking và hãng tàu nhận yêu cầu trong email hoặc khi gửi qua cổng của hãng.
Tự gửi PDF đã tải xuống cho ONE Line qua email hoặc cổng thông tin riêng của hãng; thao tác này diễn ra ngoài Viindoo.
Ghi chú
Viindoo không có nút tự gửi PDF này; xem Giới hạn đã biết.
Bước 5: Chuyển booking sang Requested rồi Confirmed¶
Mark as Requested (Đánh dấu đã yêu cầu) ghi nhận yêu cầu đã gửi; Mark as Confirmed (Đánh dấu đã xác nhận) đối chiếu booking với phản hồi thực tế của ONE Line và tạo dòng phí vận tải cho chặng.
Sau khi gửi PDF, bấm Mark as Requested. Booking chuyển sang Requested (Đã yêu cầu).
Khi ONE Line phản hồi, điền trong mục Carrier Response (Phản hồi hãng vận chuyển):
Booking Reference (Số tham chiếu booking): ONEYBK204581, sao chép chính xác từ xác nhận của ONE Line, không gõ lại theo trí nhớ.
Main Vessel (Tàu chính) / Main Voyage (Chuyến chính): ONE COMMITMENT / 026W, theo xác nhận của ONE Line.
Đối chiếu ETD/ETA của lô hàng với xác nhận có ngày giờ của hãng: ví dụ khởi hành 05/11/2026 20:00, đến 01/12/2026 08:00. Cửa sổ Create Booking chỉ có ngày, nên không mặc định giờ của chuyến đã chọn được giữ nguyên. Mở Primary Leg (Chặng chính) của booking, kiểm ETD/ETA tại Schedule & Performance và sửa cả hai thời điểm ở đó. Kiểm lại header lô hàng và ETA của booking trước khi tiếp tục; sửa riêng header có thể chưa đổi giờ của chặng đã đặt.
Điền thêm CY Cutoff (2026-11-04 12:00), SI Cutoff (2026-11-02 17:00) và VGM Cutoff (2026-11-03 17:00) từ cùng bản xác nhận; các hạn chót này được lưu trên lô hàng.
Bấm Mark as Confirmed (Đánh dấu đã xác nhận).
Ghi chú
Bấm Mark as Requested cũng tạo các container mà booking yêu cầu, ở đây là hai Container 40FT HC, trên lô hàng. Biểu mẫu booking biển không có trường vận đơn chủ; ghi MBL No. (Số MBL) trong mục Bill of Lading (Vận đơn) của lô hàng sau khi ONE Line phát hành (xem Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển).
Cảnh báo
Một nhân viên booking có quyền All Shipments nhưng không được đọc đơn bán liên kết hiện có thể gặp Access Error khi xác nhận booking tạo từ báo giá. Khi tra giá vốn, phần mềm đọc lịch tàu đã báo giá qua đơn bán đó. Nếu gặp lỗi, booking vẫn ở Requested và thay đổi phí chưa được lưu. Không xem booking này là đã xác nhận. Gửi thông báo lỗi và mã booking cho quản trị viên hoặc bộ phận hỗ trợ; bàn giao việc xác nhận cho người đã có quyền trên cả hai hồ sơ.
Vì chặng booking đã được ánh xạ với dòng đơn bán xác nhận, xác nhận booking không tạo dòng phí thứ hai. Hệ thống cập nhật dòng Ocean Freight - FCL đã có trên lô hàng từ khi xác nhận đơn bán:
Cost Price (Giá vốn): tự điền 1.850 USD/container từ bảng giá của ONE Line.
Vendor (Nhà cung cấp): đặt là ONE Line.
Unit Price (Đơn giá bán): giữ nguyên 2.150 USD/container; việc xác nhận booking không thay đổi giá bán đã thỏa thuận với Nhat Long Footwear.
Quan trọng
Các trường trên booking đã xác nhận vẫn sửa được, nhưng đổi Carrier hoặc Coverage sẽ chạy lại các kiểm tra như Bước 2. Không có bước "bỏ xác nhận" ngoài Reset to Draft (Đặt về Nháp), chỉ khả dụng từ Requested hoặc Cancelled.
Mẹo
Hoàn thành bước 5 khi: booking có Status = Confirmed và tab Charges của lô hàng có đúng một dòng Ocean Freight - FCL với Unit Price = 2.150 USD và Cost Price = 1.850 USD/container, không phải hai dòng riêng.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Viindoo hiện xử lý thế nào |
Cách bạn thực hiện |
|---|---|---|
Gửi Booking Request (Bước 4) |
Mark as Requested chỉ đổi trạng thái booking trong Viindoo; không gửi email hay tin nhắn cho hãng vận chuyển |
Tự gửi PDF trước qua email hoặc cổng thông tin hãng tàu, sau đó bấm Mark as Requested để ghi nhận đã gửi |
Xác nhận booking không liên kết đơn bán (Bước 5) |
Khi lô hàng được tạo trực tiếp, không có dòng đơn bán ánh xạ vào chặng này, xác nhận booking sẽ tạo dòng Ocean Freight hoàn toàn mới với Unit Price cố định là 0,00 |
Luôn mở tab Charges ngay sau khi xác nhận và tự nhập giá bán trước khi lập hóa đơn; coi đây là bước bắt buộc, không chỉ là bước kiểm tra lại |
Xử lý vướng mắc¶
Không thể chuyển booking sang Requested hoặc Confirmed¶
Hiện tượng: bấm Mark as Requested hoặc Mark as Confirmed hiện thông báo sau (đã điền số booking):
Booking <booking> must be linked to a shipment leg before it can be requested.
hoặc thông báo tương tự kết thúc bằng "before it can be confirmed."
Nguyên nhân: booking không có Primary Leg (Chặng chính); thường không xảy ra khi tạo qua trình hướng dẫn, nhưng có thể xảy ra nếu các chặng của lô hàng bị thay đổi sau khi booking được tạo. Primary Leg chỉ đọc trên biểu mẫu booking.
Cách xử lý: hủy booking này rồi tạo lại bằng nút Booking trên lô hàng; hệ thống sẽ tự liên kết chặng.
Phạm vi bị từ chối khi xác nhận¶
Hiện tượng: xác nhận booking hiển thị một trong các thông báo sau (đã điền tên):
Carrier coverage 'Main Only' requires booking <booking> to use the shipment's main carriage leg.
Carrier coverage '<coverage>' is not allowed for shipment service scope '<scope>'.
Nguyên nhân: Coverage được chọn trên booking không khớp chặng liên kết hoặc rộng hơn phạm vi dịch vụ của lô hàng, ví dụ chọn Full Route cho lô cảng đến cảng.
Cách xử lý: đổi Coverage về giá trị phù hợp với phạm vi dịch vụ của lô hàng; hoặc sửa phạm vi dịch vụ trên lô trước nếu thực sự cần giao tận nơi.
Carrier vẫn trống và không lưu được booking¶
Hiện tượng: Carrier là trường bắt buộc nhưng trống, trong khi booking chỉ có một chặng.
Nguyên nhân: chặng ánh xạ với nhiều dòng bán có các hãng khác nhau hoặc không ánh xạ dòng nào; Viindoo để trống Carrier thay vì tự đoán.
Cách xử lý: tự chọn hãng vận chuyển; điều chỉnh sau nếu hãng của khách hàng thay đổi.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển - quy trình xuất khẩu FCL đầy đủ bao gồm booking này
Charges and Profitability - kiểm tra và điều chỉnh dòng phí vận tải sau booking
Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng - việc cần làm với container sau khi booking được xác nhận