Thiết lập dữ liệu danh mục đúng thứ tự

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Quản trị viên, tư vấn triển khai

Thời gian: khoảng 10 phút đọc, nửa ngày thực hiện lần đầu

Mục đích: thực hiện danh sách theo thứ tự một lần, tránh mở lại bản ghi để bổ sung giá trị đã bỏ qua

Điều kiện cần có

Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Logistics Shipment (Quản lý lô hàng): liên hệ, địa điểm, hàng hóa, vận hành

• Freight Forwarder Management (Quản lý giao nhận vận tải): sản phẩm, bảng giá

• Logistics Accounting (Kế toán logistics) tự cài với Freight Forwarder Management: Incoterms

• Logistics Cargo Template (Mẫu hàng hóa) tùy chọn, chỉ cần cho bước 8

Phần lớn dữ liệu này không được kiểm tra bắt buộc: để trống không báo lỗi mà có thể khiến bản ghi không xuất hiện ở bước sau. Chỉ hai bước dưới chặn bằng thông báo lỗi. Tuân thủ thứ tự giúp tránh tạo dữ liệu thiếu rồi phải mở lại sửa.

Ví dụ trong bài: dữ liệu Hai Long Logistics cần trước lô FCL đầu của Nhat Long Footwear, từ Hai Phong Port đến Port of Los Angeles.

Thứ tự cấu hình

#	Tạo dữ liệu	Lý do thực hiện ở bước này	Hướng dẫn chi tiết
0	Chưa tạo mới: kiểm tra dữ liệu có sẵn trước: cảng Hai Phong Port, Port of Los Angeles; hãng ONE Line; loại Container 40FT HC; dịch vụ/phí Ocean Freight - FCL, Terminal Handling Charge (THC)	Freight Forwarder Management cài sẵn các bản ghi này. Tạo trùng tên khiến báo giá, booking và bảng giá có thể chọn nhầm.	Thiết lập hãng vận chuyển, đại lý, cảng, sân bay và cửa khẩu
1	Liên hệ chưa có (Hai Long cần khách Nhat Long Footwear và đại lý Pacific Coast Forwarding Agency, Inc.)	Tuyến và bảng giá tham chiếu liên hệ; tạo sau phải mở lại từng tuyến để bổ sung.	Thiết lập hãng vận chuyển, đại lý, cảng, sân bay và cửa khẩu
2	Location Type (Loại địa điểm) cho liên hệ cảng/sân bay	POL/POD trên lô hoặc bảng giá chỉ liệt kê liên hệ có loại địa điểm phù hợp; xem cảnh báo dưới.	Thiết lập hãng vận chuyển, đại lý, cảng, sân bay và cửa khẩu
3	Thông tin hàng: lớp DG trước số UN, mã HS, loại hàng	DG Class (Lớp hàng nguy hiểm) bắt buộc trên số UN; tạo UN trước sẽ bị chặn ngay.	Thiết lập mã HS, hàng nguy hiểm, loại hàng hóa và Incoterms
4	Dữ liệu vận hành: loại lô có cặp phương thức/kiểu xếp hàng hợp lệ, loại kiện và container	Sản phẩm vận chuyển tham chiếu loại lô; tạo sản phẩm trước phải mở lại bổ sung.	Cấu hình giai đoạn, loại, thẻ lô hàng, loại bao bì và xe tải
5	Sản phẩm: dịch vụ vận chuyển, phí địa phương	Dòng bảng giá tham chiếu sản phẩm đã có loại lô và kiểu xếp hàng đúng.	Thiết lập dịch vụ vận chuyển và phí địa phương
6	Bảng giá: sản phẩm, hãng, POL, POD, loại container	Dòng giá cần khớp cả bốn yếu tố; thiếu một yếu tố thì không đề xuất giá trên báo giá.	Quản lý giá hãng và lịch tàu
7	Kiểm tra Incoterms sử dụng đã có trong danh sách chuẩn	Incoterms dùng chung với kế toán, không tạo riêng từng lô; xem ghi chú dưới.	Thiết lập mã HS, hàng nguy hiểm, loại hàng hóa và Incoterms
8	Mẫu lô hàng và mẫu hàng hóa (tùy chọn)	Tạo mẫu khi bảy bước trước chưa ổn định có thể lưu tham chiếu trống, khiến lô từ mẫu phải sửa tay.	Khởi tạo lô hàng từ mẫu và Tạo hàng hóa và kiện từ mẫu hàng hóa

Cảnh báo

Bước 1-2 và 5-6 lọc theo trường liên quan, không báo lỗi khi không khớp. Liên hệ Sea Port (Cảng biển) thiếu Location Type (Loại địa điểm) vẫn có trong Contacts nhưng không xuất hiện POL/POD. Khi tìm không có kết quả, kiểm tra dữ liệu phụ thuộc trước khi kết luận bản ghi chưa tồn tại.

Hai menu cấu hình dùng chung dữ liệu

Sea Ports (Cảng biển), Airports (Sân bay) và Incoterms ở hai ứng dụng đều mở cùng bản ghi. Tạo cảng từ một nơi sẽ thấy ngay ở nơi kia, không có danh mục riêng cần đồng bộ.

Ghi chú

Menu Incoterms có tại Shipment Management ‣ Configuration ‣ Incoterms ‣ Incoterms và Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Incoterms ‣ Incoterms. Cả hai mở cùng danh sách kế toán sử dụng. Kiểm tra điều kiện giao dịch (Hai Long dùng CFR, FOB) đã có trước khi báo giá, không tạo trùng.

Mẹo

Cấu hình đúng khi:

• Gõ "Hai Phong" trong POL (Cảng xếp) lô mới trả về đúng một kết quả Hai Phong Port.

• Trên báo giá nháp tuyến Nhat Long Footwear, mở Select Sailing Schedule (FCL) (Chọn lịch tàu FCL) thấy ONE Line giá USD 1,850 trong bảng so sánh, không cần nhập tay.

Giới hạn hiện tại

Khả năng hiện tại của Viindoo	Cách xử lý
POL/POD và loại container lọc theo Location Type hoặc Is Container; tìm rỗng không có thông báo.	Khi tìm không có kết quả, kiểm tra Location Type (Loại địa điểm) của liên hệ hoặc Is Container (Là container) của loại kiện trước khi kết luận chưa có bản ghi.

Xử lý vướng mắc

Có cảng nhưng POL/POD không tìm thấy

Biểu hiện: nhập đúng tên cảng trong POL hoặc POD nhưng không có gợi ý.

Nguyên nhân: liên hệ chưa có Location Type (Loại địa điểm) Sea Port hoặc Airport. Bộ lọc loại trừ liên hệ dù vẫn tìm được trong Contacts.

Cách xử lý:

1. Mở liên hệ, đặt đúng Location Type (Loại địa điểm).

2. Kiểm tra có liên hệ trùng tên đã cấu hình đúng không; nếu có, gộp hoặc lưu trữ bản trùng trước khi tiếp tục.

Lưu loại lô báo lỗi ngay

Biểu hiện: chọn Transport Mode (Phương thức) Air và Load Mode (Kiểu xếp hàng) FTL, bấm Save (Lưu).

Nguyên nhân: cặp không hợp lệ, hệ thống chặn lưu với thông báo:

Load Mode 'FTL' is not compatible with Transport Mode 'Air'.

Cách xử lý:

1. Với phương thức Air, chỉ chọn kiểu xếp hàng {Loose, Full ULD}.

2. Với đường biển, chọn FCL hoặc LCL; với đường bộ, chọn FTL hoặc LTL. Giữ phương thức vận tải và hình thức xếp hàng tương thích.

Không lưu được số UN mới

Biểu hiện: lưu UN mới báo thiếu trường bắt buộc.

Nguyên nhân: DG Class (Lớp hàng nguy hiểm) bắt buộc và phải tạo trước số UN.

Cách xử lý:

1. Vào Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Cargo Information ‣ DG Classes, tạo lớp DG cần sử dụng.

2. Quay lại số UN, chọn lớp DG vừa tạo.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Cấp quyền Freight theo vai trò

• Thiết lập hãng vận chuyển, đại lý, cảng, sân bay và cửa khẩu