Cách thực hiện tái cung ứng nội bộ trong Viindoo

Điều chuyển nội bộ là một nghiệp vụ quan trọng trong quản lý kho hiện đại, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều địa điểm lưu trữ hoặc hệ thống tồn kho phân tán. Trong Viindoo ERP, tính năng Tái cung ứng cho phép tự động hóa quá trình điều chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc vị trí nội bộ, nhằm duy trì mức tồn kho tối ưu tại từng điểm. Việc cấu hình và thực thi đúng quy trình này giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hàng, tăng cường khả năng hiển thị tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng nội bộ.

Module cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

• Kho vận

Trong Viindoo, bạn có thể thực hiện việc bổ sung nội bộ theo một số cách khác nhau:

1. Sử dụng phương pháp cung ứng theo đơn hàng (Make to Order – MTO).

2. Sử dụng phương pháp cung ứng theo tồn kho tối thiểu - tối đa (Make to Stock - MTS).

3. Sử dụng cung ứng thủ công.

Thiết lập ban đầu

Truy cập Kho vận > Cấu hình > Thiết lập, kích hoạt tính năng về Đa địa điểm kho và Các tuyến nhiều bước.

Đi tới Kho vận > Cấu hình > Kho hàng, tạo các kho hàng, sau đó chọn các kho cụ thể sẽ bổ sung hàng cho kho này tại trường Tái cung ứng từ.

Khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tạo các tuyến cung ứng tương ứng tại Kho vận > Cấu hình > Tuyến cung ứng.

Các tính năng bạn cần lưu ý như sau:

1. Có thể áp dụng cho: Lựa chọn những nơi mà tuyến cung ứng này có thể được chọn.

   • Nhóm sản phẩm: Lựa chọn nếu bạn muốn tuyến cung ứng này được áp dụng trên các nhóm sản phẩm.

   • Sản phẩm: Lựa chọn nếu bạn muốn tuyến cung ứng này được áp dụng trên các sản phẩm

   • Cả hai tùy chọn: Nếu cả hai tùy chọn được chọn, Bạn có thể thiết lập tuyến cung ứng trên cả Nhóm sả phẩm và sản phẩm. Khi đó hệ thống sẽ ưu tiên tuyến cung ứng được thiết lập trên sản phẩm trước. Tuy nhiên, nếu cấu hình tuyến trên sản phẩm và trên nhóm sản phẩm bị xung đột, có thể dẫn đến lỗi trong quá trình vận hành. Vì vậy, khuyến nghị chỉ nên thiết lập tuyến trên một trong hai Nhóm sản phẩm hoặc Sản phẩm để tránh xung đột cấu hình.

2. Quy tắc: Chọn quy tắc Kéo từ Vị trí trung chuyển về Tồn kho. Tại trường Phương thức cung ứng, bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sau:

   • Lấy từ tồn kho: Hệ thống chỉ lấy sản phẩm từ tồn kho hiện có. Nếu số lượng yêu cầu không đủ, hệ thống sẽ không thực hiện thêm bất kỳ hành động mua hàng hoặc sản xuất nào.

   • Lấy từ tồn kho, nếu không đủ thì kích hoạt quy tắc khác: Hệ thống sẽ ưu tiên lấy sản phẩm từ tồn kho hiện có. Nếu số lượng không đủ, hệ thống sẽ tự động kích hoạt tuyến cung ứng tiếp theo để tạo các hoạt động bổ sung (ví dụ: đơn mua hàng, lệnh sản xuất, hoặc chuyển kho nội bộ) nhằm đáp ứng nhu cầu.

Cảnh báo

• Khi sử dụng tùy chọn Lấy từ tồn kho, nếu không đủ thì kích hoạt quy tắc khác, vui lòng lưu ý: Nếu tồn kho không đủ, hệ thống sẽ tạo hoạt động bổ sung (ví dụ: mua hàng hoặc sản xuất) cho toàn bộ số lượng yêu cầu, bất kể tồn kho hiện có bao nhiêu. Ví dụ: Nếu tuyến cung ứng yêu cầu 10 đơn vị và chỉ còn 5 đơn vị trong kho, hệ thống vẫn sẽ tạo đơn mua hàng cho 10 đơn vị, chứ không chỉ đặt mua phần thiếu hụt là 5 đơn vị.

Tái cung ứng nội bộ bằng MTO

Phương thức này sẽ chỉ kích hoạt việc chuyển kho nội bộ khi một đơn bán hàng hoặc một lệnh sản xuất cụ thể được xác nhận. Sản phẩm sẽ được luân chuyển nội bộ nhằm đáp ứng đúng nhu cầu của đơn hàng đó. Cách làm này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp ưu tiên độ chính xác trong quản lý tồn kho và mong muốn giảm chi phí lưu kho bằng cách tránh tồn dư hàng hóa.

Thiết lập

Truy cập Kho vận > Cấu hình > Nhóm sản phẩm để chọn cả hai tuyến tái cung ứng nội bộ và Tái cung ứng MTO.

Thực hiện tái cung ứng

Khi một Đơn bán hàng hoặc Lệnh sản xuất được xác nhận, hệ thống sẽ tự động tạo một Phiếu chuyển kho nội bộ để di chuyển hàng hóa từ kho nguồn đến kho đích. Hoạt động bổ sung nội bộ này luôn bao gồm hai phiếu xuất/nhập, trong đó sản phẩm sẽ đi qua một Vị trí trung chuyển (Transit Location) đóng vai trò là bước trung gian trong quá trình luân chuyển:

• Phiếu 1: Xuất từ Kho nguồn đến Vị trí trung chuyển. Đây là bước thể hiện sự di chuyển ra ngoài của hàng hóa từ kho xuất phát ban đầu.

• Phiếu 2: Nhập từ Vị trí trung về Kho đích. Đây là bước thể hiện sự nhập kho của sản phẩm vào kho tiếp nhận.

Quy trình hai bước này giúp đảm bảo rằng các hoạt động chuyển kho nội bộ được kiểm soát, truy vết rõ ràng và phù hợp với thực tế vận hành, đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều địa điểm hoạt động.

Đơn bán được xác nhận

Lệnh sản xuất được xác nhận

Theo thực tế, khi bạn hoàn thành vận chuyển sản phẩm, bạn thực hiện Xác nhận các phiếu nhập/xuất.

Tái cung ứng nội bộ bằng MTS

Phương pháp này sẽ tự động hóa việc chuyển kho nội bộ dựa trên các quy tắc tồn kho tối thiểu và tối đa được thiết lập trước. Khi lượng tồn kho tại một vị trí giảm xuống dưới mức tối thiểu, hệ thống sẽ tự động tạo yêu cầu bổ sung nội bộ để đưa tồn kho lên đến mức tối đa đã thiết lập.

Thiết lập

Cấu hình quy tắc MTS (Make to Stock) cho sản phẩm. Tại sản phẩm hoặc trong quy tắc tái đặt hàng (Reordering Rule), chỉ cấu hình tuyến đường giữa các kho nội bộ.

Thực hiện tái cung ứng

Bất cứ khi nào lượng tồn kho tại vị trí đích giảm xuống dưới ngưỡng tối thiểu, hệ thống sẽ tự động tạo yêu cầu bổ sung nội bộ để bổ sung hàng lên đến mức tối đa đã thiết lập.

Khi sử dụng phương pháp tái cung ứng theo tồn kho (Make to Stock - MTS), có một vấn đề cần lưu ý: Nếu đã tồn tại các phiếu chuyển kho giữa cùng một cặp vị trí (ở trạng thái chưa xác nhận), hệ thống sẽ thêm các dòng dịch chuyển mới vào những phiếu chuyển kho hiện có thay vì tạo ra một cặp phiếu chuyển kho mới. Hành vi này có thể ảnh hưởng đến khả năng truy vết hoặc làm sai lệch quy trình vận hành nếu không được quản lý đúng cách.

Để thực hiện vận hành và xác nhận nghiệp vụ, bạn truy cập vào Kho vận > Giao nhận > Phiếu nhập kho hoặc Kho vận > Giao nhận > Giao hàng, sau đó tìm kiếm các phiếu điều chuyển theo Tên sản phẩm và Kiểu hoạt động.

Tái cung ứng nội bộ bằng vận hành thủ công

Ở chế độ này, việc chuyển kho nội bộ được thực hiện thủ công bởi nhân sự kho hoặc bộ phận chuỗi cung ứng. Phương thức này cung cấp sự linh hoạt và kiểm soát hoàn toàn, thường được sử dụng trong các trường hợp ngoại lệ hoặc khi các phương thức tự động chưa được cấu hình.

Tại mỗi hoạt động, bạn sẽ thấy báo cáo dự báo tồn kho. Hãy mở báo cáo này và nhấn vào nút Bổ sung hàng.

Mẹo

• Bạn có thể đề xuất bổ sung hàng từ trên giao diện sản phẩm.

Bạn chọn tuyến cung ứng để thực hiện luồng bổ sung hàng.

Ghi chú

• Tuyến cung ứng được lựa chọn ở đây cần được kích hoạt hiển thị ở Sản phẩm.

Khi bạn nhấn Xác nhận, hệ thống sẽ tạo ra hai phiếu điều chuyển để thực hiện việc chuyển hàng giữa hai kho. Tương tự như phương thức bổ sung hàng theo Tồn kho tối thiểu tối đa (MTS), bạn có thể truy cập vào Kho vận > Giao nhận > Phiếu nhập kho hoặc Kho vận > Giao nhận > Giao hàng để tìm kiếm các phiếu điều chuyển theo tên sản phẩm và Kiểu hoạt động.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Lựa chọn quy trình nhập kho phù hợp

Mô-đun tham khảo

• Tồn kho quá khứ

• Quyền truy cập đa kho - Mua hàng

• Quyền truy cập đa kho - Bán hàng