Thiết lập hãng vận chuyển, đại lý, cảng, sân bay và cửa khẩu

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Quản trị viên

Thời gian: khoảng 15 phút

Kết quả: ONE Line được đánh dấu là hãng vận chuyển, Pacific Coast Forwarding Agency, Inc. là đại lý nước ngoài; Hai Phong Port và Port of Los Angeles dùng được làm POL/POD; xác nhận cửa khẩu Huu Nghi và Lao Bao trong danh mục.

Điều kiện cần có

Hướng dẫn yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Quản lý giao nhận vận tải (Freight Forwarder Management) - cài kèm phân hệ nền Logistics Shipment.

• Freight Road - tùy chọn, chỉ cần khi đăng ký cửa khẩu cho vận tải đường bộ qua biên giới.

Lô hàng, booking và bảng giá dùng hồ sơ đối tác đánh dấu là hãng vận chuyển/đại lý nước ngoài và địa điểm đánh dấu là cảng biển/sân bay. Thiết lập đúng một lần giúp kinh doanh và vận hành chọn từ danh sách, tránh nhập lại thông tin không nhất quán. Nếu thiếu đánh dấu, bảng giá có thể không xuất hiện ở nơi bộ phận định giá cần. Xem thuật ngữ tại Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics làm việc với hãng tàu ONE, đại lý nước ngoài Pacific Coast Forwarding Agency, Inc., cảng xếp Hai Phong Port (POL) và cảng dỡ Port of Los Angeles (POD) cho các lô xuất FCL trong hướng dẫn.

Đánh dấu đối tác là hãng vận chuyển hoặc đại lý nước ngoài

Bảng giá xuất hiện đúng danh sách khi đối tác được đánh dấu: Carrier Rates (Giá hãng vận chuyển) lấy đối tác bật Is Forwarder Carrier, Agent Rates (Giá đại lý) lấy đối tác bật Is Forwarder Agent. Thiếu dấu chọn, đối tác không có trong danh sách dù các thông tin khác đúng.

1. Vào Freight Forwarding ‣ Partners ‣ Carriers hoặc Freight Forwarding ‣ Partners ‣ Overseas Agents, mở đối tác hoặc bấm New (Mới).

2. Bật lựa chọn tương ứng:

   • Is Forwarder Carrier (Là hãng vận chuyển): cho hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty xe tải. ONE Line đã bật.

   • Is Forwarder Agent (Là đại lý giao nhận): cho đối tác nước ngoài phát hành chứng từ hoặc thu hộ phí tại đầu bên kia. Bật cho Pacific Coast Forwarding Agency, Inc.

Sau khi lưu:

• Đối tác xuất hiện trong danh sách Carriers (Hãng vận chuyển) hoặc Overseas Agents (Đại lý nước ngoài).

• Bảng giá của đối tác xuất hiện trong Carrier Rates (Giá hãng vận chuyển) hoặc Agent Rates (Giá đại lý).

Ghi chú

Trường Carrier (Hãng vận chuyển) trên booking không lọc theo dấu chọn này; vẫn chọn được liên hệ bất kỳ. Is Forwarder Carrier chỉ kiểm soát danh sách hãng vận chuyển và bảng giá hãng, không giới hạn lựa chọn trên booking.

Xem thêm

Sau khi đánh dấu ONE Line và Pacific Coast Forwarding Agency, Inc., nhập giá theo Quản lý giá hãng và lịch tàu.

Mẹo

Thiết lập đúng khi: Pacific Coast Forwarding Agency, Inc. xuất hiện trong Overseas Agents (Đại lý nước ngoài), ONE Line trong Carriers (Hãng vận chuyển) và giá Delivery Order (D/O) Fee của đại lý có trong Agent Rates (Giá đại lý).

Tạo cảng biển hoặc sân bay

Trường nơi đi/nơi đến trên lô (POL, POD hoặc sân bay đi/đến) chỉ nhận liên hệ được đánh dấu cảng biển/sân bay. Hai Phong Port và Port of Los Angeles đã có; tạo lại gây trùng mã cảng, dễ chọn nhầm (xem phần xử lý vấn đề).

1. Trước khi tạo, tìm theo tên hoặc mã trong Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Locations ‣ Ports ‣ Sea Ports hoặc Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Locations ‣ Ports ‣ Airports.

2. Nếu thực sự chưa có địa điểm, bấm New (Mới) và điền:

   • Name (Tên): tên cảng, ví dụ Hai Phong Port.

   • Port Code (Mã cảng): ví dụ HPH. Danh mục có cả mã ba ký tự như HPH và UN/LOCODE đầy đủ như USLAX; tìm cả hai dạng trước khi tạo.

   • Country (Quốc gia): quốc gia của cảng.

Sau khi lưu, Complete Name (Tên đầy đủ) tự tạo theo dạng "<Country> - <Port Code> (<Country Code>)".

Ghi chú

Complete Name (Tên đầy đủ) được tính từ quốc gia và mã cảng mỗi lần lưu, không nhập trực tiếp.

Mẹo

Thiết lập đúng khi: Tên đầy đủ Hai Phong Port là "Vietnam - HPH (VN)" và chọn được làm POL (Cảng xếp) cho lô xuất FCL.

Bổ sung tọa độ cảng

Tọa độ giúp thể hiện cảng trên bản đồ hành trình và tiện ích theo dõi của khách trên cổng thông tin. Thiếu tọa độ, bản đồ bị gián đoạn. Các cảng cài sẵn, gồm Hai Phong Port và Port of Los Angeles, cũng như cảng mới tạo đều chưa có tọa độ.

Cảnh báo

Khi vĩ độ và kinh độ đều 0.0, tab Geolocation (Định vị) ẩn Compute based on address (Tính theo địa chỉ) và Refresh (Làm mới). Cần nhập tay tọa độ lần đầu.

1. Mở cảng, ví dụ Hai Phong Port, rồi vào tab Geolocation (Định vị).

2. Nhập Lat (Vĩ độ) và Long (Kinh độ) từ tọa độ cảng công bố rồi lưu.

Khi đã có tọa độ, hai nút xuất hiện; Refresh (Làm mới) tính lại theo địa chỉ cảng.

Mẹo

Thiết lập đúng khi: Lat và Long của Hai Phong Port, Port of Los Angeles khác 0.0 và tab Định vị hiển thị Refresh (Làm mới).

Đăng ký cửa khẩu (chỉ vận tải đường bộ)

Bỏ qua nếu chỉ vận chuyển biển/hàng không. Booking đường bộ qua biên giới cần hồ sơ cửa khẩu để điền trường Border Crossing.

Vào Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Locations ‣ Ports ‣ Border Crossings.

Ghi chú

Khi cài Freight Road, đã có 15 cửa khẩu giữa Việt Nam và Trung Quốc, Lào, Campuchia, gồm Huu Nghi (Lang Son) và Lao Bao (Quang Tri) dùng trong hướng dẫn; thường không cần tạo thêm.

Nếu cần thêm, điền Name (Tên), Code (Mã), Country (Quốc gia phía mình), Adjoining Country (Quốc gia bên kia) và Province/State (Tỉnh/Bang).

Mẹo

Thiết lập đúng khi: Booking đường bộ Ha Noi -> Con Minh chọn được Huu Nghi (Lang Son) trong Border Crossing (Cửa khẩu).

Giới hạn hiện tại

Bước	Phần mềm hiện hỗ trợ	Cách thực hiện
Bổ sung tọa độ cảng	Cảng chưa có tọa độ sẽ ẩn cả Compute based on address (Tính theo địa chỉ) và Refresh (Làm mới), không có nút tính lần đầu.	Nhập tay Lat (Vĩ độ) và Long (Kinh độ) ở tab Định vị; sau đó có thể Refresh (Làm mới) để tính lại theo địa chỉ.

Xử lý vướng mắc

Chọn POL thấy hai cảng cùng tên

Biểu hiện: Gõ "Hai Phong" trong POL (Cảng xếp) thấy hai kết quả gần giống.

Nguyên nhân: Mã cảng không bị ràng buộc duy nhất và tìm kiếm theo cả tên lẫn mã, nên dễ tạo trùng mà chỉ phát hiện khi tìm lại.

Cách xử lý:

1. Tìm danh sách cảng biển bằng mã, ví dụ HPH, trước khi tạo.

2. Nếu đã trùng, giữ hồ sơ được lô hàng tham chiếu và lưu trữ hồ sơ còn lại.

Giá hãng vận chuyển không xuất hiện trong Carrier Rates

Biểu hiện: Đã tạo bảng giá cho hãng mới, ví dụ Wan Hai Lines, nhưng Carrier Rates (Giá hãng vận chuyển) không hiển thị.

Nguyên nhân: Đối tác chưa bật Is Forwarder Carrier (Là hãng vận chuyển); danh sách lọc theo dấu chọn này.

Cách xử lý: Mở liên hệ đối tác, bật Is Forwarder Carrier (Là hãng vận chuyển) rồi lưu.

Bấm Refresh nhưng tọa độ không cập nhật

Biểu hiện: Bấm Refresh (Làm mới) nhưng Lat/Long không đổi.

Nguyên nhân: Dịch vụ định vị tính theo địa chỉ đường/thành phố/quốc gia; địa chỉ cảng thiếu hoặc quá sơ sài nên không xác định được vị trí.

Cách xử lý: Điền Street (Đường), City (Thành phố), Country (Quốc gia), rồi Refresh (Làm mới); nếu đã biết tọa độ, nhập Lat/Long bằng tay.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Thiết lập dữ liệu danh mục đúng thứ tự

• Thiết lập mã HS, hàng nguy hiểm, loại hàng hóa và Incoterms