Ghi nhận sự kiện vận chuyển và thông báo khách hàng¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Logistics Shipment (Quản lý lô hàng) tự cài Tracking Location, nơi lưu sự kiện không có màn hình riêng
Có Logistics Routes Integration cùng Geo Routes Integration thì thêm Refresh Map (Làm mới bản đồ) trong Schedule & Performance, không cần cho bài.
Khách không biết hàng đi chưa sẽ gọi hỏi, tốn thời gian có thể tránh bằng email ngắn. Viindoo không tự quyết mốc cần báo hay chậm bao lâu cần email; cung cấp Log Tracking (Ghi sự kiện), danh mục nhãn và nút email. Sự kiện cũng tự hiện cổng khách. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long xuất 2 x 40FT HC giày cho Nhat Long, cũng là chủ hàng, Hải Phòng - Los Angeles, ONE Line, CFR/Prepaid. Booking ONEYBK204581 từ ONE COMMITMENT / 026W chuyển toàn bộ sang ONE COMPETENCE / 027W theo Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu. ETA 2026-12-01 thành 2026-12-09, chậm 8 ngày. Hoa ghi sự kiện và thông báo khách.
Trước khi bắt đầu¶
Lô và booking ONEYBK204581 đã xác nhận, xem Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng) hoặc Administrator (Quản trị viên); nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu. Nhóm User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ đọc cập nhật theo dõi; nhóm này không có quyền tạo hoặc sửa cập nhật, kể cả với lô hàng do chính người dùng phụ trách.
Trước lô đầu, thống nhất mốc báo khách và kênh liên hệ bên ngoài hệ thống. Hai Long chọn booking xác nhận, khởi hành, ETA đổi từ hai ngày, đã đến.
Kiểm tra Email của từng đối tác sẽ chọn trong Notify To. Email trên liên hệ con không tự điền Email của công ty. Trong ví dụ này, Nhat Long Footwear dùng nhatlong.customer@example.viindoo.com, hộp thư đã thống nhất với liên hệ Trần Văn Hải; Pacific Coast dùng ops@pacificcoast.example.viindoo.com. Nếu công ty chưa có email, thêm người liên hệ cụ thể vào Notify To hoặc cập nhật địa chỉ nhận thông báo đã thống nhất của công ty trước.
Bước 1: Ghi booking xác nhận và báo khách¶
Khách cần biết đã có chỗ để xếp lịch đóng tại nhà máy; không báo sẽ phải đôn đốc thay chuẩn bị hàng.
Vào , mở lô Nhat Long SHP/26xx/000nn, bấm Log Tracking (Ghi sự kiện).
Trong cửa sổ nhập:
Title Template (Mẫu tiêu đề) Booking Confirmed, tự điền Label (Nhãn) cùng tên.
Event Time (Thời điểm sự kiện) mặc định hiện tại; sửa 2026-10-22 09:00 lúc thực nhận xác nhận.
Notify To (Thông báo tới) tự lấy Nhat Long và Pacific Coast Forwarding Agency khi chọn lô; Nhat Long được lấy vì là Shipper, không vì Customer.
Published on Portal: giữ dấu tích mặc định để khách hàng thấy cập nhật này trên portal ngay.
Nút Send Update Email đã hiện ngay trong biểu mẫu Log Tracking. Kiểm tra người nhận trước khi gửi; chỉ lưu cập nhật sẽ không gửi email.
Cảnh báo
Notify To chỉ lấy người gửi, người nhận, bên nhận thông báo và đại lý chặng, không lấy Customer. Nhat Long hiện vì cũng là người gửi. Khách thanh toán khác các bên này, như người mua chỉ định nhà cung cấp gửi hàng, phải thêm tay trước gửi.
Trước khi gửi, kiểm tra mọi người nhận dự kiến đều có email. Đối tác không có Email sẽ bị bỏ qua; Viindoo không lấy email từ liên hệ con để thay thế. Bấm Send Update Email. Thông báo thành công liệt kê các đối tác đã chọn, nên tự nó không chứng minh từng đối tác có email hoặc thư đã đến hộp thư người nhận.
Mẹo
Bước 1 hoàn tất khi: nút Trackings hiển thị 1, nhật ký có Label Booking Confirmed và Event Time 22/10/2026 09:00, khách hàng và đại lý dự kiến nhận thông báo đều có email hợp lệ, thao tác gửi thành công. Nếu cần xác nhận thư đã đến, kiểm tra theo quy trình email thường dùng.
Bước 2: Ghi khởi hành và báo khách¶
Khách dùng ngày khởi hành hoàn tất hồ sơ ngân hàng; báo muộn làm việc họ chậm theo.
Trong Schedule & Performance (Lịch trình và thực hiện), nhóm Routes (Tuyến), mở dòng chặng, bấm Start Transit (Bắt đầu vận chuyển).
Ghi chú
Nút Start Transit đầu lô hiện ở Confirmed, chuyển trạng thái lô theo Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển; khác nút trên chặng và không đặt ATD chặng mà sự kiện/email đọc.
Quan trọng
ATD bằng lúc bấm Start Transit, sau đó chỉ đọc. Nếu biết tàu đi sáng hôm sau, ATD ghi giờ thao tác chứ không giờ tàu thực đi. Ghi giờ thực riêng trong sự kiện dưới.
Bấm Start Transit (Bắt đầu vận chuyển) lúc 2026-11-13 09:00.
Về đầu lô, Log Tracking (Ghi sự kiện), nhập:
Title Template (Mẫu tiêu đề): Departed.
Event Time (Thời điểm) 2026-11-12 22:00, theo tracking ONE Line lúc tàu thực đi, có thể trước ATD. Cho nhập quá khứ, không tương lai.
Location (Địa điểm) Hai Phong Port, tùy chọn.
Bấm Send Update Email ngay trong biểu mẫu Log Tracking để lưu cập nhật và gửi thông báo cùng lúc. Chỉ bấm Save khi muốn ghi nhận sự kiện mà không gửi email.
Ghi chú
Mẫu email không có ETA; nhập vào Details (Chi tiết) trước gửi nếu cần khách thấy.
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi: ATD chặng 2026-11-13 09:00, sự kiện Departed 2026-11-12 22:00 đúng giờ thực, email đã gửi.
Chọn gửi chủ động hay chỉ công bố trên cổng¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Ghi sự kiện và gửi email |
Mốc lớn hoặc đổi ETA từ hai ngày |
Khách nhận email ngay |
Chỉ ghi, không email |
Cập nhật nhỏ không đổi kế hoạch khách |
Chỉ hiện trên cổng khi khách vào xem |
Theo lựa chọn liên hệ khách và chính sách nhóm. Ví dụ này báo vì ETA ảnh hưởng kho/xe khách. Ngưỡng hai ngày là quy tắc ví dụ, không mặc định Viindoo. Chưa rõ tác động/người nhận thì hỏi chăm sóc khách trước gửi.
Bước 3: Báo khách khi ETA chậm¶
Báo trước 5-7 ngày giúp khách không đặt kho/xe sai ngày.
Viindoo không có cron/cảnh báo theo dõi đổi lịch. Chuyển từ ONE COMMITMENT sang ONE COMPETENCE đã ghi ở Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu; xác nhận đã cập nhật ETD/ETA chặng 2026-11-12 / 2026-12-09, lô tự đồng bộ. Không cần sửa lịch ở đây, chỉ thông báo.
Đầu lô Log Tracking (Ghi sự kiện), nhập:
Label (Nhãn) nhập ETA Updated; chưa có mẫu mặc định, để Title Template trống.
Event Time (Thời điểm) 2026-11-13 08:00.
Status (Trạng thái) At Risk.
Bấm Send Update Email ngay trong biểu mẫu Log Tracking để lưu cập nhật và gửi thông báo cùng lúc. Chỉ bấm Save khi muốn ghi nhận sự kiện mà không gửi email.
Cảnh báo
ETA đổi 2026-12-01 thành 2026-12-09, chậm 8 ngày vượt ngưỡng hai ngày; gửi email, không chỉ chờ khách xem cổng.
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: ETA chặng 2026-12-09, sự kiện At Risk, khách có email riêng về ngày mới.
Xem thêm
Chọn Rolled Over/Not Loaded và chuyển chuyến theo Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu.
Bước 4: Ghi hàng đến và kết thúc chuỗi sự kiện¶
Khách cần biết hàng thực đến, không chỉ dự kiến đã qua.
Mở chặng từ Routes trong Schedule & Performance, bấm Mark Done (Đánh dấu hoàn tất) lúc 2026-12-09 09:00.
Về đầu lô, Log Tracking (Ghi sự kiện), nhập:
Title Template (Mẫu tiêu đề) Arrived.
Event Time (Thời điểm) 2026-12-09 10:00.
Status (Trạng thái) On Track, mặc định.
Bấm Send Update Email ngay trong biểu mẫu Log Tracking để lưu cập nhật và gửi thông báo cùng lúc. Chỉ bấm Save khi muốn ghi nhận sự kiện mà không gửi email.
Ghi chú
Dòng thời gian nhóm theo giai đoạn, mỗi sự kiện giữ giai đoạn lúc ghi. Ví dụ không đổi giai đoạn nên bốn dòng cùng nhóm, Arrived mới nhất trong nhóm.
Mẹo
Hoàn tất bước 4 khi: ATA chặng 2026-12-09 09:00, cổng có Arrived mới nhất, không còn dừng ở ETA Updated/Departed.
Giới hạn hiện tại¶
Cảnh báo
Trên bản 17.0 hiện tại, mở danh sách Trackings có thể gây lỗi quyền truy cập Sales Order đối với nhân viên chứng từ không có quyền Sales. Panel bên cạnh đọc dữ liệu bán hàng dù người dùng chỉ cần xem cập nhật vận chuyển. Vẫn có thể dùng Log Tracking. Báo lỗi này cho quản trị viên; không cấp thêm quyền Sales chỉ để bỏ qua lỗi.
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Notify To (bước 1) |
Chỉ tự lấy Shipper, Consignee, Notify Party, đại lý chặng, không Customer |
Kiểm tra và thêm khách tay trước gửi email |
Ghi Departed (bước 2) |
ATD chỉ là lúc bấm Start Transit, không nhập giờ thực biết muộn |
Ghi giờ thực trong Event Time, cho phép quá khứ |
Gửi email (bước 2) |
Mẫu không có ETA |
Nhập ETA vào Details trước gửi nếu cần |
Theo dõi đổi ETA (bước 3) |
Không cron/cảnh báo thay ETA; chỉ đổi màu danh sách khi rủi ro |
Kiểm tracking hãng thường xuyên, tự ghi khi lịch đổi |
Chuyển một container (bước 3, không dùng L1) |
Booking giữ một ETD/ETA cho cả lô, không thể thể hiện chỉ container 1 chuyển |
Tách container bị ảnh hưởng sang booking riêng rồi chuyển booking đó |
Kết thúc tracking (bước 4) |
Không có trạng thái đóng tracking; Arrived là bản ghi cuối, không đổi trạng thái, không đồng bộ mốc container tại Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng |
Luôn ghi Arrived dù container đã có mốc đến |
Xử lý vướng mắc¶
Lưu lỗi giờ tương lai¶
Biểu hiện: Event time cannot be in the future.: không cho giờ tương lai.
Nguyên nhân: Event Time sau thời điểm hiện tại.
Cách xử lý: nhập giờ mốc thực xảy ra, quá khứ được, tương lai không.
Gửi email không hoạt động¶
Biểu hiện: "No notification recipients selected. Please add recipients first.".
Nguyên nhân: Notify To chưa có người nhận hoặc đã bỏ dấu tích Published on Portal; cả hai trường hợp đều ngăn gửi email.
Cách xử lý: thêm ít nhất một đối tác vào Notify To, giữ dấu tích Published on Portal, rồi bấm Send Update Email lần nữa.
Own Shipments không ghi được sự kiện¶
Biểu hiện: thấy Log Tracking nhưng lưu lỗi quyền Odoo.
Nguyên nhân: nhóm chỉ đọc, kể cả lô phụ trách.
Cách xử lý: All Shipments/Administrator mới ghi/gửi được; nhờ người như Hoa ghi nếu chỉ có Own.
Khách chưa nhận cập nhật¶
Biểu hiện: báo gửi thành công nhưng không có tên khách trong người nhận.
Nguyên nhân: Notify To không tự lấy Customer, chỉ các bên vận chuyển.
Cách xử lý: mở sự kiện, kiểm Notify To, thêm khách trước gửi lại.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng: xác nhận booking cho bước 1
Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển: luồng xuất đầy đủ, gồm nút Start Transit/Set Done đầu lô
Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng: mốc container riêng với ATD/ATA chặng
Phân hệ tùy chọn