Kiểm thử và nghiệm thu nâng cấp phiên bản Viindoo (UAT)¶
Khi Viindoo nâng cấp hệ thống của bạn lên phiên bản mới, bạn kiểm tra kết quả trên các môi trường kiểm thử cô lập trước khi hệ thống đang vận hành được chuyển đổi. Bài viết này hướng dẫn bạn thực hiện Kiểm thử và Nghiệm thu Người dùng (UAT): đối soát dữ liệu, kiểm thử tính năng, báo cáo sự cố, ký duyệt và chuẩn bị chuyển đổi chính thức.
Tổng quan quy trình UAT¶
Quy trình Kiểm thử và Nghiệm thu Người dùng (UAT) bao gồm 06 bước thực hiện trọng tâm:
Tiếp nhận email bàn giao: bao gồm liên kết truy cập 03 môi trường kiểm thử và mốc thời gian chốt dữ liệu.
Đối soát dữ liệu: so sánh, đối chiếu dữ liệu giữa môi trường phiên bản hiện tại và môi trường phiên bản mới; ghi nhận và làm rõ các chênh lệch.
Kiểm thử tính năng: vận hành thử các quy trình nghiệp vụ trên môi trường kiểm thử tính năng của phiên bản mới.
Gửi phiếu yêu cầu hỗ trợ (ticket): báo cáo sự cố qua email
support@viindoo.comhoặc tại Trung tâm Hỗ trợ. Mỗi vấn đề tạo 01 ticket riêng biệt.Tái kiểm tra: kiểm tra lại các nội dung đã được xử lý khi dự án bàn giao vòng kiểm thử mới (nếu có).
Ký duyệt nghiệm thu UAT: thực hiện ký duyệt theo hướng dẫn của dự án khi hệ thống không còn sự cố ở mức độ Chặn (Blocking).
Các môi trường kiểm thử được cô lập hoàn toàn với hệ thống đang vận hành. Bạn tiếp tục thao tác nghiệp vụ trên hệ thống hiện tại trong suốt giai đoạn UAT; việc chuyển đổi hệ thống chính thức chỉ được thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất giữa hai bên.
Mục đích và phạm vi¶
Bài viết này hướng dẫn bạn thực hiện các nội dung sau:
Đối soát dữ liệu: xác nhận dữ liệu đã được chuyển đổi chính xác theo đúng phạm vi cam kết; nhận diện và xử lý các chênh lệch trước khi chuyển đổi hệ thống chính thức;
Kiểm thử tính năng: vận hành thử nghiệm các quy trình nghiệp vụ trên phiên bản mới để bảo đảm tính tương thích và ổn định;
Quản lý sự cố và nghiệm thu: báo cáo sự cố qua các kênh hỗ trợ chính thức của Viindoo, theo dõi tiến độ xử lý và ký duyệt nghiệm thu UAT theo hướng dẫn tại email bàn giao (sử dụng Portal nếu dự án có cấu hình chức năng này).
Bạn chủ động tổ chức, phân công nhân sự có thẩm quyền và chuyên môn phù hợp để kiểm thử các nghiệp vụ đang vận hành. Bài viết này là khung hướng dẫn chuẩn; thông tin chi tiết về phạm vi, mốc chốt dữ liệu, môi trường và nội dung áp dụng cụ thể căn cứ theo email bàn giao và thống nhất riêng của từng dự án.
Hệ thống môi trường kiểm thử¶
Phân định chức năng các môi trường¶
Tại mỗi vòng kiểm thử, Viindoo khởi tạo 03 môi trường độc lập. Toàn bộ dữ liệu được trích xuất từ cùng một bản sao lưu (backup) của hệ thống đang vận hành tại thời điểm chốt dữ liệu:
Môi trường |
Phiên bản |
Mục đích sử dụng |
Quyền thao tác dữ liệu |
|---|---|---|---|
Môi trường (1): Đối soát dữ liệu - phiên bản hiện tại |
Phiên bản hiện tại đang sử dụng |
Đối chiếu số liệu gốc tại thời điểm chốt dữ liệu |
Không. Chỉ xem, không chỉnh sửa |
Môi trường (2): Đối soát dữ liệu - phiên bản mới |
Phiên bản mới nâng cấp |
Đối chiếu số liệu sau nâng cấp so với Môi trường (1) |
Không. Chỉ xem, không chỉnh sửa |
Môi trường (3): Kiểm thử tính năng - phiên bản mới |
Phiên bản mới nâng cấp |
Vận hành thử nghiệm quy trình, khởi tạo giao dịch mẫu |
Có. Tự do thao tác và khởi tạo dữ liệu |
Nguyên tắc vận hành:
Môi trường (1) và (2) vận hành theo cặp đối soát: mở đồng thời cùng một báo cáo, áp dụng cùng bộ lọc trên cả hai môi trường để so sánh từng chỉ số. Để bảo đảm tính chính xác và giá trị đối soát, bạn tuyệt đối không tạo mới, sửa đổi hoặc xóa bất kỳ dữ liệu nào trên hai môi trường này;
Môi trường (3) phục vụ thao tác thử nghiệm: toàn bộ dữ liệu phát sinh trên môi trường này hoàn toàn độc lập, không ảnh hưởng đến dữ liệu đối soát tại Môi trường (1) và (2).
Thông tin truy cập 03 môi trường và mốc thời gian chốt dữ liệu được cung cấp chính thức trong email bàn giao của từng vòng kiểm thử. Trường hợp dự án quản lý qua Portal, liên kết truy cập Môi trường (3) hiển thị tại mục UAT instance.
Quy định đăng nhập¶
Sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu của hệ thống đang vận hành tại mốc thời gian chốt dữ liệu;
Các tài khoản được khởi tạo mới hoặc thay đổi mật khẩu sau mốc thời gian chốt dữ liệu chưa có hiệu lực trên các môi trường kiểm thử. Trong trường hợp này, bạn đăng nhập bằng mật khẩu cũ hoặc liên hệ Viindoo để được hỗ trợ.
Cấu hình an toàn và cô lập môi trường¶
Nhằm bảo đảm hoạt động kiểm thử không tác động đến dữ liệu và vận hành thực tế, các môi trường kiểm thử được thiết lập cấu hình an toàn như sau:
Email gửi đi (Outgoing Emails): tắt tính năng gửi thư thực tế đến khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên. Email vẫn được khởi tạo trong hệ thống để phục vụ việc kiểm tra nội dung;
Tác vụ tự động theo lịch (Scheduled Actions): tạm dừng toàn bộ;
Kết nối tích hợp bên ngoài: tạm dừng các kết nối cổng thanh toán, đơn vị vận chuyển, đồng bộ lịch, tiếp nhận email tự động;
Website (nếu có): bật cấu hình chặn các công cụ tìm kiếm lập chỉ mục.
Trường hợp cần kiểm thử riêng tác vụ tự động hoặc kết nối bên ngoài, bạn gửi ticket qua email support@viindoo.com hoặc tại Trung tâm Hỗ trợ, nêu rõ môi trường và nội dung cần kiểm thử. Viindoo sẽ tiếp nhận và đánh giá khả năng hỗ trợ dựa trên phạm vi dịch vụ và thống nhất của dự án.
Quy trình kiểm thử tổng quan¶
Sơ đồ tiến trình¶
Chi tiết các bước thực hiện¶
Bước |
Nội dung công việc |
Đơn vị thực hiện |
Kết quả đầu ra |
|---|---|---|---|
Bước 1: Nâng cấp thử nghiệm |
Khởi tạo và bàn giao các môi trường kiểm thử theo phạm vi dịch vụ |
Viindoo |
Email bàn giao và thông tin vòng kiểm thử |
Bước 2: Thực hiện kiểm thử |
Đối soát dữ liệu (Môi trường 1 và 2) và Kiểm thử tính năng (Môi trường 3) |
Khách hàng |
Bảng đối soát dữ liệu và danh mục nội dung đã kiểm tra |
Bước 3: Báo cáo sự cố |
Khởi tạo ticket báo sự cố theo Quy chuẩn báo lỗi |
Khách hàng |
Ticket được ghi nhận trên hệ thống hỗ trợ |
Bước 4: Xử lý sự cố |
Tiếp nhận, phân tích và xử lý ticket theo phạm vi cam kết dịch vụ |
Viindoo |
Thông báo kết quả xử lý hoặc phương án khắc phục |
Bước 5: Bàn giao vòng mới |
Chuẩn bị bộ môi trường mới cho vòng kiểm thử tiếp theo (nếu áp dụng) |
Viindoo / Thỏa thuận dự án |
Email bàn giao vòng kiểm thử mới |
Bước 6: Tái kiểm tra |
Kiểm tra lại các sự cố đã khắc phục trên môi trường mới và phản hồi trên ticket |
Khách hàng |
Xác nhận kết quả xử lý trên ticket hoặc kênh dự án |
Bước 7: Ký duyệt nghiệm thu |
Thực hiện ký duyệt UAT theo quy trình đã thống nhất (xem Ký duyệt nghiệm thu UAT) |
Khách hàng |
Biên bản hoặc xác nhận nghiệm thu UAT chính thức |
Bước 8: Chuyển đổi chính thức |
Thống nhất kế hoạch và tiến hành nâng cấp hệ thống đang vận hành |
Viindoo (có xác nhận của Khách hàng) |
Hệ thống chính thức vận hành trên phiên bản mới (xem Chuyển đổi hệ thống chính thức) |
Gửi và theo dõi phiếu yêu cầu hỗ trợ (ticket)¶
Trong giai đoạn UAT, mọi phản hồi và báo cáo sự cố được gửi qua email support@viindoo.com hoặc tại Trung tâm Hỗ trợ. Viindoo tiếp nhận, phân loại và xử lý trong phạm vi hợp đồng dịch vụ đã ký kết. Email bàn giao là căn cứ xác định môi trường, vòng kiểm thử và phương thức ghi nhận kết quả.
Truy cập trang quản lý yêu cầu nâng cấp trên Portal¶
Trường hợp dự án áp dụng trang quản lý Portal:
Đăng nhập vào Portal của Viindoo bằng tài khoản đã được cấp.
Tại giao diện quản trị tài khoản My Account, chọn Version Upgrades.
Nhấp chọn mã yêu cầu nâng cấp tương ứng trong danh sách.
Trang yêu cầu hiển thị các thông tin:
Hệ thống được nâng cấp, phiên bản hiện tại và phiên bản nâng cấp mới;
Trạng thái xử lý của yêu cầu (xem Danh mục trạng thái xử lý);
Vòng kiểm thử hiện tại (ví dụ "Test round 2 of 2");
UAT instance: liên kết truy cập Môi trường kiểm thử tính năng (3);
Kết quả kiểm tra tự động, danh sách ticket sự cố và các nút thao tác.
Ghi chú
Giao diện Portal hiển thị theo cấu hình ngôn ngữ của tài khoản. Bài viết này giữ nguyên các thuật ngữ tiếng Anh gốc để thuận tiện đối chiếu.
Đối soát kết quả kiểm tra tự động¶
Nếu email bàn giao có cung cấp báo cáo tự động, bạn tham khảo tại mục Automated validation trên Portal:
Nhãn all clear: hệ thống không ghi nhận sai lệch dữ liệu tự động nào;
Nhãn error(s): phát hiện sai lệch cấu trúc hoặc dữ liệu, cần được xác minh và làm rõ trước khi chuyển đổi chính thức;
Nhãn warning(s): khuyến nghị xem xét, áp dụng cho các thay đổi về số lượng bản ghi do khác biệt cấu trúc giữa hai phiên bản.
Danh mục kiểm tra tự động bao gồm:
Tổng số lượng bản ghi của từng phân hệ dữ liệu;
Phát sinh sổ cái tổng hợp và Bảng cân đối phát sinh tài khoản;
Tổng tồn kho thực tế và tồn kho chi tiết theo từng sản phẩm;
Báo cáo công nợ phải thu, phải trả; tổng giá trị các đơn mua hàng và đơn bán hàng;
Thống kê trạng thái chứng từ (Nháp, Đã xác nhận, Đã hủy...);
Thay đổi về mặt tính năng: phân hệ thay thế, trường dữ liệu loại bỏ, vị trí menu thay đổi.
Ghi chú
Báo cáo tự động chỉ đóng vai trò hỗ trợ; bạn có trách nhiệm xác nhận tính chính xác về mặt nghiệp vụ đối với toàn bộ dữ liệu và tính năng kiểm thử.
Quy chuẩn báo lỗi¶
Gửi email tới
support@viindoo.comhoặc gửi ticket trực tiếp tại Trung tâm Hỗ trợ.Cung cấp đầy đủ các thông tin bắt buộc:
Tiêu đề: ngắn gọn, phản ánh chính xác bản chất sự cố. Ví dụ: "Lệch số dư TK 131 của khách hàng Công ty ABC số tiền 2.500.000 VNĐ";
Mô tả chi tiết: tuân thủ Mẫu mô tả lỗi chi tiết;
Mức độ ảnh hưởng: căn cứ theo Phân loại mức độ sự cố.
Gửi ticket và lưu lại mã ticket để phục vụ việc theo dõi và tra cứu.
Quy định bắt buộc:
Tách biệt ticket: mỗi sự cố được tạo thành 01 ticket độc lập. Không gộp nhiều sự cố không liên quan vào cùng 01 ticket;
Xác định môi trường: ghi rõ sự cố phát sinh tại Môi trường (1), (2) hay (3);
Xác định vòng kiểm thử: ghi rõ vòng kiểm thử tương ứng;
Đính kèm bằng chứng: đính kèm hình ảnh hoặc video minh họa. Trường hợp dung lượng lớn, lưu trữ trên thư mục chia sẻ chung và cung cấp liên kết truy cập trong ticket.
Danh mục trạng thái xử lý¶
Các trạng thái dưới đây được sử dụng thống nhất trên Portal và các kênh trao đổi chính thức.
Trạng thái yêu cầu nâng cấp:
Trạng thái |
Diễn giải |
Hành động của bạn |
|---|---|---|
Approved |
Yêu cầu đã được phê duyệt; hệ thống đang chuẩn bị môi trường |
Chờ nhận email bàn giao chính thức |
In UAT |
Các môi trường kiểm thử đã sẵn sàng |
Tiến hành kiểm thử, báo lỗi và ký duyệt |
Signed Off |
Bạn đã chấp thuận kết quả UAT |
Thống nhất lịch chuyển đổi chính thức |
Cutover Scheduled |
Đã ấn định thời gian chuyển đổi chính thức |
Chuẩn bị theo hướng dẫn tại Chuyển đổi hệ thống chính thức |
Done |
Hệ thống đang vận hành đã được nâng cấp thành công |
Đưa hệ thống mới vào khai thác thực tế |
Trạng thái ticket sự cố:
Trạng thái |
Diễn giải |
|---|---|
New |
Viindoo đã tiếp nhận ticket, chưa phân công xử lý |
Acknowledged |
Viindoo xác nhận sự cố và đưa vào luồng xử lý |
In Progress |
Đội ngũ kỹ thuật đang phân tích hoặc sửa lỗi |
Fixed - awaiting re-test |
Lỗi đã được khắc phục, chờ bạn kiểm tra lại trên vòng mới |
Verified Fixed |
Bạn đã kiểm tra và xác nhận lỗi được khắc phục thành công |
Rejected / Not an issue |
Xác định không phải lỗi hệ thống (có kèm giải thích kỹ thuật hoặc theo thiết kế chuẩn) |
Mọi trao đổi bổ sung về ticket được thực hiện trực tiếp trên ticket tương ứng hoặc trên ticket mới có dẫn chiếu mã ticket cũ để bảo đảm tính liên tục của lịch sử xử lý.
Xác nhận khắc phục lỗi¶
Khi ticket được cập nhật trạng thái đã xử lý và Viindoo bàn giao vòng kiểm thử mới, bạn chỉ tái kiểm tra trên bộ môi trường của vòng kiểm thử mới:
Mở các liên kết môi trường thuộc vòng kiểm thử mới nhất.
Tái hiện lại đúng các bước thao tác đã ghi nhận trong ticket.
Trường hợp sự cố đã được khắc phục: phản hồi xác nhận kết quả kiểm tra trên ticket.
Trường hợp sự cố vẫn tồn tại: không xác nhận đóng ticket; phản hồi tình trạng thực tế trên ticket hoặc khởi tạo ticket mới dẫn chiếu mã ticket cũ.
Yêu cầu vòng kiểm thử bổ sung¶
Trường hợp cần vòng kiểm thử mới để kiểm tra các nội dung đã chỉnh sửa, bạn sử dụng nút Request another test round trên Portal hoặc gửi ticket đề nghị chính thức.
Quan trọng
Khởi tạo vòng mới đồng nghĩa với việc hệ thống khởi tạo lại toàn bộ 03 môi trường. Mọi dữ liệu đã nhập thử trên Môi trường (3) của vòng cũ bị hủy bỏ hoàn toàn;
Trường hợp đã ký duyệt trước đó, việc mở vòng mới tự động hủy bỏ kết quả ký duyệt cũ. Bạn bắt buộc phải kiểm thử và ký duyệt lại trên vòng mới;
Gửi ticket trao đổi và thống nhất với Viindoo về thời gian, phạm vi trước khi kích hoạt vòng mới.
Ký duyệt nghiệm thu UAT¶
Thực hiện ký duyệt UAT theo phương thức đã thỏa thuận trong dự án (thông qua Portal hoặc Biên bản nghiệm thu).
Kết quả ký duyệt UAT là căn cứ để kích hoạt kế hoạch chuyển đổi chính thức.
Điều kiện ký duyệt: hệ thống không còn ticket sự cố ở mức độ Chặn (Blocking). Các sự cố ở mức độ thấp hơn có thể được thống nhất kế hoạch xử lý trước khi chuyển đổi chính thức. Trường hợp hợp đồng yêu cầu Biên bản nghiệm thu bằng văn bản, hai bên ký kết dựa trên kết quả UAT đã thống nhất.
Đối soát dữ liệu (Môi trường 1 và 2)¶
Nguyên tắc đối soát dữ liệu¶
Chế độ truy cập: chỉ xem, tuyệt đối không tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu trên Môi trường (1) và (2).
Đồng bộ cặp môi trường: chỉ đối chiếu Môi trường (1) với Môi trường (2) trong cùng một vòng kiểm thử. Không đối chiếu với hệ thống đang vận hành thực tế do dữ liệu vận hành vẫn tiếp tục phát sinh.
Đồng nhất bộ lọc: áp dụng chính xác cùng bộ điều kiện lọc trên cả hai môi trường (cùng công ty, cùng khoảng thời gian, cùng trạng thái chứng từ, cùng loại tiền tệ).
Phương pháp đối soát: đối chiếu từ tổng hợp đến chi tiết. So sánh các chỉ số tổng hợp trước, sau đó chọn mẫu dữ liệu chi tiết để kiểm tra. Khi phát sinh chênh lệch tổng hợp, khoanh vùng theo tài khoản, đối tác, sản phẩm hoặc kho để xác định nguyên nhân.
Lưu trữ bằng chứng: ghi nhận toàn bộ kết quả đối soát vào Bảng mẫu đối soát dữ liệu kèm hình ảnh chụp màn hình làm bằng chứng.
Mẹo
Mở Môi trường (1) và Môi trường (2) trên hai cửa sổ trình duyệt song song để thuận tiện so sánh.
Danh mục nội dung đối soát¶
Bạn đối soát các nội dung nghiệp vụ theo bảng dưới đây. Trường hợp có khác biệt về vị trí menu hoặc tên báo cáo do thay đổi cấu trúc phiên bản, bạn ghi nhận và liên hệ Viindoo qua ticket để được hỗ trợ.
STT |
Nội dung nghiệp vụ |
Phương pháp đối chiếu |
Tiêu chí nghiệm thu |
|---|---|---|---|
D1 |
Bảng cân đối phát sinh |
Lọc cùng kỳ, đến ngày chốt dữ liệu, chỉ lấy bút toán đã vào sổ. So sánh số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ/Có, số dư cuối kỳ của từng tài khoản |
Số liệu khớp tuyệt đối hoặc các chênh lệch đã được giải trình và thống nhất phương án |
D2 |
Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán |
Lọc cùng kỳ và cùng mốc thời gian |
Khớp tuyệt đối từng chỉ tiêu |
D3 |
Công nợ phải thu chi tiết theo khách hàng |
Đối chiếu số dư đến mốc chốt dữ liệu; chọn mẫu 05-10 khách hàng có dư nợ lớn nhất để kiểm tra chi tiết hóa đơn |
Khớp số dư tổng và danh sách hóa đơn chi tiết |
D4 |
Công nợ phải trả chi tiết theo nhà cung cấp |
Thực hiện tương tự D3 đối với nhà cung cấp |
Khớp số dư tổng và danh sách hóa đơn chi tiết |
D5 |
Báo cáo tồn kho theo kho và sản phẩm |
Kiểm tra số lượng tồn theo từng kho; chọn mẫu các sản phẩm giá trị cao, sản phẩm quản lý theo lô hoặc số serial |
Khớp chính xác số lượng và thông tin lô/serial |
D6 |
Giá trị tồn kho |
Tổng giá trị tồn kho và giá trị tồn chi tiết của các sản phẩm mẫu; đối chiếu với tài khoản hàng tồn kho |
Khớp tuyệt đối |
D7 |
Đơn bán hàng, đơn mua hàng dở dang |
Thống kê số lượng đơn theo từng trạng thái; chọn mẫu các đơn hàng đã giao/nhận một phần hoặc đã xuất hóa đơn một phần |
Khớp số lượng đơn hàng, số lượng đã giao/nhận và số lượng đã lập hóa đơn |
D8 |
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp |
So sánh tổng số lượng bản ghi; chọn mẫu kiểm tra mã số thuế, địa chỉ, điều khoản thanh toán, bảng giá |
Khớp toàn bộ thông tin chi tiết |
D9 |
Danh mục sản phẩm |
So sánh tổng số lượng bản ghi; chọn mẫu kiểm tra đơn vị tính, giá bán, giá vốn, nhóm sản phẩm, tài khoản kế toán |
Khớp toàn bộ thông tin chi tiết |
D10 |
Quản lý tài sản cố định |
Nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại và kế hoạch khấu hao |
Khớp toàn bộ thông tin chi tiết |
D11 |
Quản lý nhân sự |
Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động còn hiệu lực, sơ đồ tổ chức/phòng ban |
Khớp toàn bộ thông tin chi tiết |
D12 |
Tệp đính kèm chứng từ |
Kiểm tra ngẫu nhiên các chứng từ có tệp đính kèm (hóa đơn đầu vào, hợp đồng...) |
Tệp đính kèm mở bình thường, toàn vẹn nội dung |
D13 |
Mẫu in chứng từ |
Đặt bản in hóa đơn, phiếu xuất kho, đơn hàng của cùng một chứng từ trên hai môi trường để đối chiếu |
Đầy đủ thông tin, chuẩn định dạng và chuẩn số liệu |
Xử lý chênh lệch dữ liệu¶
Khi phát hiện chênh lệch dữ liệu giữa hai môi trường, bạn thực hiện theo các bước sau:
Kiểm tra lại toàn bộ điều kiện lọc trên hai môi trường (bảo đảm tuân thủ nguyên tắc đồng nhất bộ lọc ở trên).
Tra cứu mục Đối soát kết quả kiểm tra tự động để xác minh xem chênh lệch đã được hệ thống cảnh báo trước đó hay chưa.
Xác định chi tiết bản ghi phát sinh chênh lệch (mã chứng từ, đối tác, sản phẩm, tài khoản).
Khởi tạo ticket báo sự cố theo Quy chuẩn báo lỗi, cung cấp đầy đủ: nội dung đối soát, số liệu Môi trường (1), số liệu Môi trường (2), giá trị chênh lệch và bộ điều kiện lọc đã sử dụng.
Kiểm thử tính năng (Môi trường 3)¶
Bạn tập trung kiểm thử các quy trình nghiệp vụ vận hành hằng ngày và các quy trình có tác động trực tiếp đến số liệu tài chính - kế toán, giá trị tồn kho.
STT |
Phân hệ |
Kịch bản kiểm thử trọng tâm |
Tiêu chí đánh giá |
|---|---|---|---|
F1 |
Bán hàng và CRM |
Báo giá → Xác nhận đơn hàng → Giao hàng → Lập hóa đơn → Ghi nhận thanh toán |
Đơn giá, chiết khấu, thuế tính chính xác; mẫu in PDF chuẩn; email tự động khởi tạo đúng nội dung (không gửi thực tế) |
F2 |
Mua hàng |
Yêu cầu báo giá → Đơn mua hàng → Phê duyệt → Nhập kho → Hóa đơn nhà cung cấp → Thanh toán |
Luồng phê duyệt phân quyền đúng hạn mức và đúng nhân sự |
F3 |
Quản lý kho |
Nhập kho, xuất kho, điều chuyển nội bộ, kiểm kê điều chỉnh |
Tồn kho thực tế và giá trị tồn kho cập nhật chính xác; bút toán kho hạch toán đúng tài khoản |
F4 |
Kế toán - Tài chính |
Quản lý hóa đơn, thanh toán, đối soát ngân hàng, bút toán sổ nhật ký, khóa sổ |
Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán phản ánh đúng giao dịch vừa phát sinh |
F5 |
Các phân hệ mở rộng |
Sản xuất, quản lý dự án, nhân sự - tiền lương... |
Tuân thủ đúng quy định nghiệp vụ nội bộ của doanh nghiệp |
F6 |
Phân quyền truy cập |
Đăng nhập bằng tài khoản mẫu của từng nhóm người dùng hoặc vai trò |
Hiển thị đúng menu, đúng phạm vi dữ liệu được phép; ngăn chặn tuyệt đối dữ liệu ngoài phạm vi |
F7 |
Báo cáo và mẫu in |
Khởi tạo các báo cáo quản trị và mẫu in chứng từ thường dùng |
Số liệu chính xác, bố cục và định dạng hiển thị đúng thiết kế |
F8 |
Tác vụ tự động và kết nối |
Kiểm tra các tác vụ tự động và kết nối tích hợp ngoại vi |
Gửi ticket đề xuất; việc hỗ trợ kiểm thử có kiểm soát được triển khai theo phạm vi dự án (xem phần cấu hình an toàn ở trên) |
Ghi chú
Phiên bản nâng cấp có thể thay đổi về giao diện và thao tác người dùng. Các thay đổi mang tính cải tiến giao diện không được tính là sự cố hệ thống. Trường hợp cần làm rõ, bạn khởi tạo ticket để Viindoo giải đáp và hướng dẫn.
Quy chuẩn mô tả lỗi và phân loại mức độ sự cố¶
Mẫu mô tả lỗi chi tiết¶
Để ticket được xử lý nhanh chóng, bạn vui lòng trình bày mô tả lỗi theo cấu trúc sau:
Vòng kiểm thử: ghi rõ số vòng, theo email bàn giao hoặc Portal;
Môi trường phát sinh: (1), (2) hoặc (3);
Tài khoản đăng nhập: tên đăng nhập phát sinh lỗi;
Màn hình hoặc chứng từ: tên menu, đường dẫn hoặc mã chứng từ;
Các bước thực hiện: các bước đánh số dẫn đến lỗi;
Kết quả mong đợi: mô tả đúng nghiệp vụ hoặc số liệu tại Môi trường (1);
Kết quả thực tế: mô tả lỗi thực tế, số liệu tại Môi trường (2) hoặc thông báo lỗi;
Bằng chứng đính kèm: liên kết hình ảnh hoặc video minh họa.
Phân loại mức độ sự cố¶
Mức độ |
Tiêu chí phân loại |
Ví dụ minh họa |
|---|---|---|
Chặn (Blocking) |
Sự cố nghiêm trọng làm gián đoạn toàn bộ quy trình; sai lệch số liệu tài chính hoặc tồn kho; mất mát dữ liệu; quy trình chính không thể tiếp tục và không có phương án thay thế |
Lệch số dư tài khoản kế toán; hệ thống không cho phép xác nhận đơn hàng; mất tệp đính kèm hóa đơn |
Cao (High) |
Ảnh hưởng đến phạm vi lớn người dùng; chức năng vận hành sai nhưng có phương án xử lý tạm thời |
Báo cáo quản trị chạy sai số liệu, phải tính toán thủ công ngoài hệ thống |
Trung bình (Medium) |
Ảnh hưởng cục bộ; có phương án thay thế đơn giản |
Mẫu in chứng từ sai định dạng hiển thị; bộ lọc tìm kiếm nâng cao bị lỗi |
Thấp (Low) |
Không ảnh hưởng đến luồng nghiệp vụ; lỗi hiển thị nhỏ, thắc mắc về thao tác |
Nhãn giao diện hiển thị chưa đúng thuật ngữ; thắc mắc về thao tác mới |
Ghi chú
Mức độ Chặn (Blocking) chỉ áp dụng cho các sự cố trực tiếp cản trở việc go-live. Ticket mức Chặn là điều kiện tiên quyết giữ trạng thái chờ ký duyệt UAT cho đến khi được giải quyết triệt để hoặc thống nhất phương án xử lý.
Các quy định bắt buộc¶
Kênh tiếp nhận chính thức: mọi phản hồi sự cố được gửi qua ticket tại
support@viindoo.comhoặc Trung tâm Hỗ trợ.Quy định truy cập Môi trường (1) và (2): chỉ sử dụng cho mục đích đối soát số liệu. Nghiêm cấm mọi thao tác tạo mới, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu.
Tính tạm thời của dữ liệu kiểm thử: toàn bộ dữ liệu thao tác thử nghiệm trên Môi trường (3) không được lưu trữ hay chuyển sang vòng kiểm thử tiếp theo.
Không giao dịch thực tế trên môi trường UAT: mọi hoạt động kinh doanh thực tế tiếp tục thực hiện trên hệ thống đang vận hành cho đến mốc chuyển đổi chính thức.
Kiểm thử trên vòng mới nhất: sử dụng đúng liên kết môi trường trong email bàn giao mới nhất. Môi trường thuộc vòng cũ sẽ bị thu hồi.
Mốc chốt dữ liệu: mốc chốt dữ liệu có thể được điều chỉnh theo từng vòng kiểm thử và được thông báo cụ thể trong email bàn giao.
Điều kiện ký duyệt UAT: toàn bộ ticket sự cố mức độ Chặn (Blocking) phải được xử lý hoặc thống nhất phương án khắc phục trước khi ký duyệt.
Hủy kết quả ký duyệt khi mở vòng mới: việc yêu cầu vòng kiểm thử mới tự động hủy bỏ kết quả ký duyệt UAT của vòng trước đó.
Bảo mật thông tin: các môi trường kiểm thử chứa dữ liệu vận hành thực tế của doanh nghiệp. Bạn có trách nhiệm bảo mật liên kết truy cập và chỉ cấp quyền cho nhân sự tham gia UAT.
Chuyển đổi hệ thống chính thức¶
Hai bên thống nhất kế hoạch chuyển đổi hệ thống (Cutover Plan) bao gồm mốc thời gian chi tiết (ưu tiên ngoài giờ hành chính hoặc ngày nghỉ).
Tại thời điểm chuyển đổi, Viindoo tạm dừng hệ thống đang vận hành, sao lưu dữ liệu mới nhất và thực hiện nâng cấp chính thức.
Trong thời gian chuyển đổi, người dùng tuyệt đối không truy cập vào hệ thống. Thời gian gián đoạn dự kiến được thông báo cụ thể trong kế hoạch chuyển đổi.
Ngay khi Viindoo thông báo hoàn tất, bạn đăng nhập hệ thống mới, kiểm tra nhanh các chỉ số trọng yếu (D1, D3, D4, D5) và khởi tạo một số giao dịch mẫu đầu tiên.
Công tác chuẩn bị của bạn:
Thông báo lịch tạm dừng hệ thống cho toàn bộ nhân sự nội bộ và các bên liên quan;
Hoàn tất và ghi nhận toàn bộ các giao dịch dở dang trước thời điểm tạm dừng hệ thống;
Phân công nhân sự chuyên trách kiểm tra hệ thống ngay sau khi hoàn tất chuyển đổi.
Các câu hỏi thường gặp¶
Việc kiểm thử UAT có ảnh hưởng đến hệ thống đang vận hành không?
Hoàn toàn không. Các môi trường UAT được cô lập hoàn toàn với hệ thống đang vận hành. Bạn tiếp tục làm việc bình thường trên hệ thống hiện tại trong thời gian UAT.
Tại sao cần tới 02 môi trường phiên bản mới?
Môi trường (2) giữ nguyên trạng dữ liệu sau nâng cấp để đối soát với Môi trường (1). Môi trường (3) dành cho việc thao tác thử nghiệm. Việc tách biệt giúp dữ liệu đối soát không bị biến động bởi các giao dịch thử.
Dữ liệu đã nhập thử ở vòng 1 có được chuyển sang vòng 2 không?
Không. Mỗi vòng kiểm thử là một bộ môi trường hoàn toàn mới được khôi phục lại từ bản sao lưu. Bạn nên lưu lại kịch bản kiểm thử để thực hiện lại trên vòng mới.
Cần xử lý thế nào nếu chưa đủ điều kiện ký duyệt UAT?
Bạn rà soát danh sách các ticket sự cố mức độ Chặn (Blocking). Phản hồi trực tiếp trên ticket hoặc liên hệ đầu mối dự án của Viindoo để phối hợp xử lý trước khi ký duyệt.
Sự cố đã báo đã xử lý nhưng kiểm tra vẫn còn lỗi thì sao?
Bạn kiểm tra lại chính xác trên môi trường của vòng kiểm thử mới nhất. Nếu sự cố vẫn tồn tại, phản hồi tình trạng trên ticket tương ứng hoặc tạo ticket mới có dẫn chiếu mã ticket cũ như hướng dẫn tại Xác nhận khắc phục lỗi.
Tại sao hệ thống không gửi email thử nghiệm về hòm thư của tôi?
Đây là cấu hình an toàn bắt buộc của môi trường UAT nhằm tránh gửi email nhầm tới khách hàng hoặc đối tác thực tế. Bạn có thể kiểm tra nội dung email được khởi tạo ngay trong phần lịch sử trao đổi của chứng từ.
Số lượng bản ghi ở phiên bản mới chênh lệch so với phiên bản cũ có phải là mất dữ liệu không?
Chưa kết luận là mất dữ liệu. Chênh lệch số lượng bản ghi có thể do phiên bản mới thay đổi cấu trúc hoặc cách lưu trữ dữ liệu. Bạn tham khảo mục Đối soát kết quả kiểm tra tự động hoặc gửi ticket để Viindoo giải trình chi tiết.
Kênh liên hệ hỗ trợ chính thức của Viindoo là gì?
Bạn gửi ticket về email support@viindoo.com hoặc truy cập Trung tâm Hỗ trợ.
Bảng mẫu đối soát dữ liệu¶
Ở đầu bảng, bạn ghi nhận:
Vòng kiểm thử: số vòng;
Mốc chốt dữ liệu: ngày và giờ;
Nhân sự thực hiện đối soát: họ và tên người đối soát.
Sau đó ghi mỗi nội dung đối soát thành một dòng với các cột sau:
Cột |
Ví dụ |
|---|---|
STT |
1 |
Nội dung đối soát (mã tại danh mục nội dung đối soát) |
D1 - TK 131 |
Bộ điều kiện lọc áp dụng |
Đến [ngày], đã vào sổ |
Số liệu Môi trường (1) |
[số liệu] |
Số liệu Môi trường (2) |
[số liệu] |
Giá trị chênh lệch |
[chênh lệch] |
Kết quả |
Khớp hoặc Lệch |
Mã ticket sự cố (nếu lệch) |
[tiêu đề hoặc mã ticket] |