Khởi tạo lô hàng từ mẫu

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Trưởng nhóm vận hành/quản trị viên tạo và duy trì mẫu; vận hành áp dụng mẫu cho lô mới

Thời gian: khoảng 5 phút áp dụng, 15-20 phút tạo mẫu công ty

Kết quả: Lô nháp có chặng, giai đoạn và dòng phí nếu có Freight Forwarder Management; mẫu công ty xuất hiện trong lựa chọn Template của đồng nghiệp

Điều kiện cần có

Hướng dẫn yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Quản lý lô hàng (Logistics Shipment)

• Quản lý giao nhận vận tải (Freight Forwarder Management) chỉ cần cho phần Charges (Phí); nếu không cài, mẫu vẫn có chặng/giai đoạn nhưng không có phí.

Lô cùng khách, cùng tuyến hằng tuần thường lặp chặng, giai đoạn, bộ phí. Mẫu giữ phần cố định để vận hành chỉ nhập phần thay đổi: chi tiết đơn, số container, ngày thực tế. Áp mẫu thay thế, không thêm vào dữ liệu sẵn có, nên dùng trên lô nháp trống cùng chiều, loại và tuyến. Xem FCL tại Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics áp mẫu TPL-SEA-FCL-EXPORT cho lô xuất FCL tiếp theo của Nhat Long Footwear, Hải Phòng đến Los Angeles; sau đó tạo TPL-SEA-FCL-EXPORT-HL, bổ sung Delivery Order (D/O) Fee lặp lại do Pacific Coast Forwarding Agency, Inc. thu đầu đến mà mẫu chuẩn chưa có.

Trước khi bắt đầu

• Có 11 mẫu cho tổ hợp tuyến/chiều thường dùng: Freight Forwarder Management 3, Freight Consolidation 4, Freight Road 2, Freight Air Management 2. Mỗi mẫu là lô đã lưu trữ, không hiện danh sách lô thường.

• Để áp dụng mẫu, bạn phải thuộc nhóm User: All Shipments - User: Own Shipments chỉ có thể đọc lô hàng (hãy yêu cầu quản trị viên cấp quyền Logistics cần thiết).

• Tạo mẫu công ty cần Administrator (Quản trị viên) để mở Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Operations ‣ Shipment Templates, xem For Administrators: build a company template.

Chọn có áp dụng mẫu không

Lựa chọn	Áp dụng khi	Kết quả
Áp mẫu có sẵn như TPL-SEA-FCL-EXPORT	Cấu trúc đơn khớp một trong 11 mẫu	Nhanh, không cần thiết lập; thêm phí riêng công ty sau áp dụng
Tạo và áp mẫu công ty như TPL-...-HL	Có phí/chặng lặp mà mẫu có sẵn chưa có	Thiết lập một lần 15-20 phút, các lô sau không nhập lại phí/chặng thêm
Áp mẫu chỉ có cấu trúc, không dòng phí	Tuyến/giai đoạn lặp, phí thay đổi theo khách	Điền chặng/giai đoạn, vận hành nhập phí. Áp mẫu vẫn xóa phí hiện có; dùng nháp trống hoặc ghi lại rồi nhập lại phí
Không áp mẫu	Lô một lần hoặc đã có dữ liệu cần giữ	Không ghi đè, nhập tay mọi thông tin

Chỉ áp khi tuyến, giai đoạn, cơ cấu phí khớp dịch vụ và có thể ghi đè nháp an toàn. Không dùng mẫu gần giống cho dịch vụ khác; xác nhận với người phụ trách quy trình hoặc tạo mẫu riêng khi có cấu trúc đã duyệt lặp lại.

Bước 1: Mở lô nháp

Mẫu ghi đè dữ liệu; bắt đầu từ nháp trống.

1. Vào Freight Forwarding ‣ Operations ‣ Direction ‣ Export hoặc mở lô nháp hiện có.

Lô mở có trạng thái Draft (Nháp).

Cảnh báo

Áp mẫu xóa chặng, giai đoạn, phí hiện có, không hỏi xác nhận, không hoàn tác. Không áp khi đã nhập dữ liệu cần giữ.

Bước 2: Mở hộp thoại áp mẫu

Nút áp mẫu trên hồ sơ lô, không phải menu Cấu hình nơi tạo mẫu.

1. Bấm From Template (Từ mẫu) ở đầu lô, chỉ hiện khi Draft (Nháp).

Sau khi bấm From Template (Từ mẫu):

• Mở hộp thoại Apply Scenario Template (Áp dụng mẫu kịch bản); tên hộp thoại khác chữ trên nút.

Bước 3: Chọn mẫu và kiểm bản xem trước

Tab Phí ẩn khi lô nháp cho đến xác nhận, nên bản xem trước là nơi duy nhất kiểm phí mẫu trước áp dụng.

1. Điền:

   • Template (Mẫu): TPL-SEA-FCL-EXPORT.

Sau khi chọn mẫu:

• Hai tab Stages (Giai đoạn) 4 dòng, Charges (Phí) 8 dòng với sản phẩm/dịch vụ, mô tả, số lượng, đơn vị; chưa có giá.

Quan trọng

Bản xem trước chưa hiện chiều, loại lô hoặc tuyến sẽ ghi, chỉ giai đoạn/phí. Kiểm qua tên mẫu trước áp dụng. Trường Template chỉ có mẫu cùng công ty hoặc không công ty, không thấy mẫu công ty khác.

Mẹo

Hoàn thành bước 3 khi: Xem trước đúng 4 giai đoạn, 8 dòng phí.

Bước 4: Áp dụng và kiểm kết quả

Áp dụng không hoàn tác; kiểm ngay giúp tránh thiếu chặng khi booking.

1. Bấm Apply (Áp dụng).

Sau áp dụng:

• Hộp thoại đóng.

• Schedule & Performance --> Routes (Lịch và thực hiện --> Chặng) có 3 chặng: Pre-Carriage xe tải, Main Carriage đường thủy, On-Carriage xe tải; địa chỉ lấy/giao còn trống.

• Nhãn giai đoạn Planning (Lập kế hoạch); chiều và loại lô theo mẫu.

• Có 8 dòng phí nhưng tab Phí vẫn ẩn vì lô còn Nháp.

Mẹo

Hoàn thành bước 4 khi: Routes có 3 chặng trước/chính/sau, nhãn Planning, không còn Select Stage.

Bước 5: Điền thông tin riêng rồi xác nhận

Mẫu chỉ giữ phần cố định, không bắt buộc bạn rà phần thiếu. Cần tự kiểm. Tab Phí chỉ hiện sau Confirm, nên điền chặng trước, giá sau.

1. Điền địa chỉ lấy/giao chặng Pre-Carriage và Main Carriage. Đơn bán CFR Port of Los Angeles, nhiệm vụ Hai Long kết thúc cảng dỡ; xóa On-Carriage. Chỉ giữ khi hợp đồng có giao đầu đến.

2. Bấm Confirm (Xác nhận) để hiện tab Charges (Phí).

3. Xóa các dòng mẫu không dùng, trong ví dụ chỉ giữ THC. Sửa giá thực: số lượng 2, giá bán 3,200,000, giá vốn 2,800,000. Mẫu số lượng 1 đơn vị Container, lô này có 2 container.

4. Thêm Delivery Order (D/O) Fee chưa có trong mẫu, giá bán 180, giá vốn 150, đổi tiền sang USD. Phí mẫu và phí mới ban đầu bằng tiền công ty VND, phí này thu USD.

Cảnh báo

Phí sao từ mẫu lấy giá bán theo List Price sản phẩm. 8 sản phẩm mẫu chưa thiết lập giá nên mặc định 1.00, giá vốn buộc 0.00. Nếu không sửa, tổng doanh thu chỉ 8.00 VND, không phản ánh lô thực.

Sau xác nhận:

• Tab Phí hiện từ đây; chỉ ẩn khi lô vừa Nháp vừa đang hoạt động.

• 8 phí mẫu ban đầu giá bán 1.00, vốn 0.00; cần sửa theo hai thao tác trên.

Mẹo

Hoàn thành bước 5 khi: Còn 2 chặng trước/chính, 2 phí không còn giá bán 1.00: THC 2 x bán 3,200,000 / vốn 2,800,000 VND (thu 6,400,000, vốn 5,600,000); D/O Fee bán 180 / vốn 150 USD.

Xem thêm

Tiếp tục đặt chỗ hãng và nhập container tại Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng, Khai báo hàng hóa, kiện và container.

Dành cho quản trị viên: Tạo mẫu công ty

11 mẫu chuẩn dùng chung, chưa cố định tuyến. Phí D/O lặp của Pacific Coast Forwarding Agency trên tuyến Hải Phòng -> Los Angeles chỉ tránh nhập lại khi đưa vào mẫu riêng Hai Long.

1. Vào Freight Forwarding ‣ Configuration ‣ Operations ‣ Shipment Templates.

Ghi chú

Nếu chưa có Freight Forwarder Management, mở cùng danh sách tại Shipment Management ‣ Configuration ‣ Other ‣ Shipment Templates.

1. Bấm New (Mới); nhãn Archived (Đã lưu trữ) hiện ngay vì mẫu là hồ sơ lô không dùng hoạt động.

2. Điền:

   • Name (Tên): TPL-SEA-FCL-EXPORT-HL.

   • Direction (Chiều): Export (Xuất).

   • Shipment Type (Loại lô): FCL.

3. Tab Schedule & Performance --> Routes thêm 3 chặng trước/chính/sau như mẫu, để trống ngày và địa chỉ.

4. Bấm Confirm trên mẫu để mở tab Settings (Thiết lập) vốn ẩn khi Nháp, kể cả mẫu.

5. Tab Settings chọn Stage list (Danh sách giai đoạn) của mẫu chuẩn.

6. Tab Phí thêm 9 dòng: 8 dòng chuẩn và Delivery Order (D/O) Fee.

Cảnh báo

Không nhập ngày trên chặng mẫu. Lô mới sao nguyên ngày, không tính lại theo hiện tại; mẫu có ngày thực sẽ tạo lô với ngày khởi hành quá khứ.

Mẹo

Hoàn thành thiết lập khi: Gõ tên TPL-SEA-FCL-EXPORT-HL trong Template ở hộp From Template của nháp khác thấy mẫu, chứng tỏ lưu trữ đúng/cùng công ty.

Giới hạn hiện tại

Bước	Phần mềm hiện hỗ trợ	Cách thực hiện
Kiểm giá ngay sau áp mẫu	Phí sao lấy giá niêm yết, sản phẩm chuẩn 1.00, giá vốn 0.00; hệ thống không chặn xác nhận với giá đó	Sửa giá bán/vốn theo bảng giá thực trên tab Phí ngay sau Confirm
Đọc Internal Notes trước/sau áp mẫu	Mẫu ghi đè âm thầm nhưng không có trường này trên các chế độ biểu mẫu lô	Không dùng làm ghi chú công việc; ghi trong trao đổi
Tìm trường Scenario Template trên lô	Có trường trong dữ liệu nhưng chưa hiển thị; From Template không ghi vào trường này	Chỉ áp bằng From Template, không dùng trường đó
Xác nhận ngay sau mẫu không có chặng	Báo cần nơi đi/nơi đến vì chưa có chặng	Điền nơi đi/nơi đến đầu lô hoặc thêm chặng tay
Áp mẫu lần hai trên nháp	Không cảnh báo đã áp; lần hai xóa mọi dữ liệu lần đầu, cả sửa tay	Chỉ áp một lần ngay lúc bắt đầu
Chọn giai đoạn khi tạo mẫu công ty	Settings, giai đoạn/nhãn, ẩn khi Nháp kể cả mẫu	Thêm chặng, xác nhận mẫu rồi chọn giai đoạn

Xử lý vướng mắc

Danh sách Template trống

Biểu hiện: Gõ tên mẫu nhưng không gợi ý.

Nguyên nhân: Chỉ lấy hồ sơ lưu trữ cùng công ty hoặc không công ty. Mẫu chưa lưu trữ hoặc thuộc công ty khác.

Cách xử lý: Mở từ Shipment Templates, dùng Actions --> Archive nếu chưa lưu trữ; kiểm Company khớp lô.

Thiếu nút From Template

Biểu hiện: Không có From Template hoặc Apply báo "Templates can only be applied to draft shipments." (Chỉ áp mẫu cho lô nháp).

Nguyên nhân: Lô đã qua Nháp, có thể được xác nhận ở cửa sổ khác khi hộp còn mở.

Cách xử lý: Không đưa lô đã xác nhận về nháp chỉ để áp mẫu; tạo lô nháp mới cho đơn và áp tại đó.

Xác nhận báo thiếu nơi đi/nơi đến

Biểu hiện: Báo "Shipment SHP/26xx/000nn requires Origin and Destination before confirming operation." (Cần nơi đi/nơi đến trước xác nhận).

Nguyên nhân: Mẫu không có chặng. Xác nhận biển FCL/LCL cần nơi đi/đến để tạo chặng chính.

Cách xử lý: Điền nơi đi/đến rồi xác nhận hoặc thêm chặng trước.

Lô từ mẫu công ty có ETD/ETA quá khứ

Biểu hiện: Lô mới áp mẫu nhưng ngày khởi hành/đến đã qua.

Nguyên nhân: Ngày chặng mẫu sao nguyên, chưa tự tính lại theo hiện tại.

Cách xử lý: Không điền ngày trên chặng mẫu; nếu mẫu đã có, sửa ngay mẫu thay vì từng lô tạo ra.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng

Phân hệ tùy chọn

• Gom/tách hàng (Freight Consolidation) thêm 4 mẫu gom/tách LCL.

• Vận tải đường bộ (Freight Road) thêm 2 mẫu đường bộ.

• Vận tải hàng không (Freight Air Management) thêm 2 mẫu hàng không.