Thiết lập các tính năng nâng cao của ứng dụng Dự án¶
Để có thể sử dụng tối ưu các lợi ích mà ứng dụng Dự án mang lại, bạn cần thiết lập các tính năng nâng cao của ứng dụng. Để cài đặt các tính năng nâng cao, truy cập ứng dụng Dự án > Cấu hình > Thiết lập. Tại đây chọn các thiết lập nâng cao bổ trợ cho ứng dụng.
Nhiệm vụ con¶
Tính năng nhiệm vụ con dùng để chia nhỏ hơn nữa các đầu mục công việc, từ đó cũng giúp người quản lý theo dõi công việc và tiến độ hiệu quả hơn.
Để tạo một nhiệm vụ con bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Dự án, chọn dự án cần thiết lập. Bấm vào một nhiệm vụ bạn muốn chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ con. Tại tab Nhiệm vụ con, bạn bấm Thêm một dòng.
Tạo một nhiệm vụ con hoặc thêm một nhiệm vụ đã có sẵn.. Tại đây bạn thiết lập các thông tin cho nhiệm vụ như đã hướng dẫn tại bài viết Hướng dẫn tính năng cơ bản của ứng dụng Dự án.
Bạn cũng có thể xem số lượng nhiệm vụ con của một nhiệm vụ tại giao diện Kanban.
Tính phụ thuộc nhiệm vụ¶
Tính năng tính phụ thuộc nhiệm vụ cho phép bạn thiết lập 1 nhiệm vụ có thể phụ thuộc vào nhiều nhiệm vụ khác. Cho phép sắp xếp thứ tự nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước, nhiệm vụ nào thực hiện sau.
Để kích hoạt tính năng, truy cập Dự án > Cấu hình > Thiết lập, tại khu vực Quản lý Nhiệm vụ, tích chọn Tính phụ thuộc Nhiệm vụ.
Cùng xem ví dụ sau để hiểu rõ hơn cách sử dụng tính năng này.
Ví dụ: Dự án Cải tạo lại văn phòng có 3 nhiệm vụ là:
Phòng khách
Sân vườn
Bếp ăn
Ba nhiệm vụ này cần được thực hiện theo thứ tự lần lượt như sau: Phòng khách > Sân vườn > Bếp ăn. Như vậy nhiệm vụ Bếp ăn chỉ được thực hiện khi nhiệm vụ Sân vườn hoàn thành và nhiệm vụ Sân vườn chỉ được thực hiện khi nhiệm vụ Phòng khách đã hoàn thành. Bạn sẽ thực hiện như sau:
Truy cập ứng dụng Dự án, chọn dự án Cải tạo và nhấn vào nhiệm vụ Bếp ăn. Chuyển sang tab Bị chặn bởi, ấn Thêm một dòng.
Tại cửa sổ pop-up, bạn chọn nhiệm vụ Sân vườn và nhấn Chọn
Thực hiện tương tự với nhiệm vụ Sân vườn, nhiệm vụ này phụ thuộc vào nhiệm vụ Phòng khách.
Bạn có thể xem tính phụ thuộc của một nhiệm vụ một cách đầy đủ bằng cách kích hoạt chế độ nhà phát triển, trên giao diện nhiệm vụ chuyển sang tab Bị chặn bởi.
Cấp độ phụ thuộc: Nếu nhiệm vụ đang xem phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác mà nhiệm vụ đó ko bị phụ thuộc vào nhiệm vụ nào thì cấp độ phụ thuộc sẽ là 1. Với ví dụ này, nhiệm vụ Bếp ăn phụ thuộc nhiệm vụ Sân vườn thì cấp độ phụ thuộc sẽ là 1, nhiệm vụ Phòng khách sẽ có cấp độ phụ thuộc là 2.
Phụ thuộc đệ quy: Trường này sẽ hiển thị các nhiệm vụ mà nhiệm vụ đang xem phụ thuộc vào (cả phụ thuộc trực tiếp và phụ thuộc gián tiếp).
Chặn: Trường này sẽ hiển thị các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ đang xem.
Bạn cũng có thể xem tính phụ thuộc của nhiệm vụ một cách trực quan trên biểu đồ Gantt. Truy cập Dự án, chọn dự án cần xem và chuyển sang xem dưới dạng biểu đồ Gantt bằng cách nhấn vào biểu tượng Gantt.
Trong chế độ xem này, bạn có thể thấy các nhiệm vụ được thể hiện tính phụ thuộc bằng các dấu mũi tên.
Ghi chú
Bạn cần cài đặt mô đun Lập kế hoạch dự án để xem được dự án dưới dạng biểu đồ Gantt.
Công việc định kỳ¶
Ứng dụng Dự án còn cung cấp thêm một tính năng hữu ích nữa là công việc định kỳ. Tính năng này giúp bạn tự động tạo nhiệm vụ cho các hoạt động thường xuyên.
Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Công việc Định kỳ > Lưu.
Điều hướng tới một dự án, chọn nhiệm vụ bạn muốn thiết lập hành động lặp lại. Hệ thống sẽ hiển thị một trường thông tin trên giao diện cho bạn thiết lập.
Ghi chú
Trên phiên bản 17.0, bạn chỉ có thể tạo và hiển thị được trường thông tin tạo nhiệm vụ định kỳ khi nhiệm vụ trước đó đã ở trạng thái hoàn thành. Ngoài ra, trong trường hợp bạn thiết lập hạn chót cho nhiệm vụ trước của bạn, bạn có thể cần bấm vào biểu tượng làm mới cạnh trường thông tin hạn chót để có thể cập nhật trạng thái của nhiệm vụ và sau đó hệ thống sẽ hiển thị trường thông tin giúp bạn thiết lập nhiệm vụ lặp lại.
- Lặp lại mỗi: Tại đây bạn thiết lập chu kỳ lặp lại cho nhiệm vụ, bạn có thể chọn chu kỳ theo Ngày, Tuần, Tháng, Năm và số lần lặp lại theo chu kỳ.
- Ngày: Nhiệm vụ này sẽ lặp lại mỗi ngày đến tận một ngày nào đó hoặc mãi mãi
- Tuần: Nhiệm vụ này sẽ lặp lại hàng tuần vào ngày này đến tận một ngày nào đó hoặc mãi mãi
- Tháng: Nhiệm vụ này sẽ lặp lại hàng tháng vào ngày này đến tận một ngày nào đó hoặc mãi mãi
- Năm: Nhiệm vụ này sẽ lặp lại hàng năm vào ngày này đến tận một ngày nào đó hoặc mãi mãi
Cho đến: Bạn có 3 lựa chọn như sau. Với mỗi lựa chọn, hệ thống sẽ gợi ý các ngày mà nhiệm vụ được lặp lại ở ô màu xanh.
Mãi mãi: Chu kỳ sẽ lặp lại mãi mãi.
Ngày kết thúc: Chu kỳ sẽ lặp lại đến ngày mà bạn thiết lập tại trường này thì dừng.
Sau khi hoàn thành thiết lập, bạn bấm biểu tượng lưu, dựa vào hành động định kỳ, hệ thống sẽ tự động tạo ra các nhiệm vụ tiếp theo khi đến ngày được thiết lập. Ấn vào nút Nhiệm vụ để xem các nhiệm vụ lặp lại.
Khách hàng xếp hạng¶
Để quản lý tốt một dự án, người quản lý cũng cần theo dõi các ý kiến phản hồi và mức độ đánh giá của khách hàng đối với các nhiệm vụ. Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Xếp hạng của Khách hàng > Lưu.
Truy cập dự án, chọn một dự án cần thiết lập xếp hạng của khách hàng. Bấm vào biểu tượng ba chấm rồi bấm Thiết lập. Tại giao diện của dự án, chuyển sang tab Thiết lập, di chuyển đến phần Phân tích.
Tại đây, bạn có thể lựa chọn đánh giá theo một trong 2 tùy chọn sau:
Khi đạt đến một giai đoạn nhất định: Một email sẽ được gửi khi nhiệm vụ được kéo sang một giai đoạn khác.
Định kỳ: Email sẽ được gửi cho khách hàng định kỳ theo tùy chọn mốc thời gian được thiết lập tại dòng Tần suất.
Tiếp theo kích vào ➡ Cài Mẫu email xếp hạng trên các giai đoạn. Chọn một giai đoạn cần thiết lập.
Mẫu Email Đánh giá: Tại đây bạn chọn mẫu email để gửi cho khách hàng trong những trường hợp sau:
Trong trường hợp bạn thiết lập nhận đánh giá khi đạt đến một giai đoạn nhất định, yêu cầu đánh giá sẽ tự động được gửi qua email cho khách hàng khi nhiệm vụ đạt đến giai đoạn này.
Trong trường hợp bạn thiết lập nhận đánh giá định kỳ, khi kỳ đánh giá rơi vào giai đoạn được thiết lập, một yêu cầu đánh giá sẽ tự động được gửi qua email cho khách hàng theo mẫu email mà bạn thiết lập tại giai đoạn đó.
Sau khi chọn mẫu email, trường Trạng thái kanban tự động sẽ hiển thị.
Nếu tích chọn, hệ thống sẽ tự động thay đổi và hiển thị nhiệm vụ dưới dạng Kanban khi khách hàng phản hồi về giai đoạn này như sau:
Nếu khách hàng phản hồi Hài lòng thì tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ sang Sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo (biểu tượng tròn màu xanh).
Nếu khách hàng phản hồi Bình thường hoặc Rất không hài lòng thì tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ sang Bị phong tỏa (biểu tượng tròn màu đỏ).
Lịch sử đánh giá của khách hàng sẽ được hiển thị tại phần trao đổi của nhiệm vụ:
Để xem đánh giá của khách hàng, bạn vào giao diện tổng quan của dự án và chọn biểu tượng phần trăm đánh giá của dự án.
Ngoài ra để xem tất cả các đánh giá của khách hàng tại tất cả dự án, bạn vào ứng dụng Dự án > Báo cáo > Xếp hạng của Khách hàng.
Xem thêm
Bài viết liên quan:
Ghi nhận chi phí dự án (Tích hợp Chi tiêu, Chấm công, Kế toán)
Công cụ xử lý yêu cầu hỗ trợ Dự án (Tích hợp với Trung tâm Hỗ trợ)
Module tham khảo: