Thiết lập Không gian, mẫu và quyền truy cập

Tổng quan hướng dẫn

Đối tượng: Quản trị viên, quản trị wiki và quản trị không gian.

Thời gian đọc: khoảng 15 phút.

Kết quả: Bạn cấp quyền truy cập wiki cho mọi người, đặt các tùy chọn của công ty, quản lý các Không gian cùng cài đặt của chúng, và chăm sóc các mẫu cùng những danh sách khác dành cho quản trị wiki.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần	Lý do
Quản trị / Thiết lập trên người dùng của bạn	Để cài Viindoo Brain, cấp quyền truy cập cho mọi người và thay đổi các tùy chọn của công ty.
Brain / Quản trị Brain trên người dùng của bạn	Để quản lý mọi Không gian, các mẫu và các danh sách dành cho quản trị wiki. Quản trị wiki là quản trị không gian của mọi Không gian.
Vai trò Quản trị không gian trong Không gian	Để thay đổi cài đặt của riêng Không gian đó.

Ghi chú

Quản trị không gian là một vai trò bên trong một Không gian. Vai trò này không giống quyền truy cập Quản trị Brain, vốn bao trùm mọi Không gian.

Cài Brain và cấp quyền truy cập

1. Mở Ứng dụng, tìm Viindoo Brain và nhấp Kích hoạt.

   Brain tự chạy được. Khi cơ sở dữ liệu của bạn còn dùng Bán hàng, CRM, Trung tâm hỗ trợ, Nhân viên, Tuyển dụng, Mua hàng, Kho vận, Dự án hoặc Hóa đơn, một bộ kết nối nhỏ cho ứng dụng đó tự được cài. Bộ kết nối thêm một Không gian khởi đầu cho nhóm ấy, ví dụ Tri thức bán hàng.

2. Mở Thiết lập ‣ Người dùng & công ty ‣ Người dùng rồi mở người cần cấp quyền.

3. Trong tab Quyền truy cập, tìm trường Brain ở nhóm Other và chọn quyền truy cập:

   Giá trị	Người đó làm được gì
   Để trống	Mở ứng dụng Brain và làm việc trong các Không gian mà người đó có vai trò. Mọi người dùng nội bộ đều mở được ứng dụng.
   Biên tập viên	Mọi việc ở trên, và tạo Không gian.
   Quản trị Brain	Là quản trị wiki: toàn quyền với mọi Không gian của các công ty người đó được xem, cộng với các menu bổ sung nêu bên dưới.

4. Lưu người dùng.

Việc một người làm được trong Không gian tuân theo vai trò của người đó ở Không gian ấy (Người xem, Người bình luận, Biên tập viên hoặc Quản trị không gian). Quản trị không gian đặt các vai trò này trong phần cài đặt của Không gian.

Đặt các tùy chọn của công ty

1. Mở Thiết lập ‣ Thiết lập chung và nhấp Brain ở cột bên trái. Nếu bạn còn có Brain / Quản trị Brain, bạn có thể mở Brain ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập thay thế.

2. Chọn các tùy chọn. Hai tùy chọn đầu được lưu theo từng công ty; biểu tượng tòa nhà cạnh nhãn cho biết giá trị đó thuộc về một công ty. Mỗi tùy chọn có một dòng trợ giúp bên dưới.

   Tùy chọn	Tác dụng
   Cộng tác thời gian thực	Mặc định tắt. Khi bật, nhiều người cùng sửa một trang tại cùng lúc và thấy thay đổi của nhau khi gõ. Khi hai người sửa cùng một đoạn văn bản, lần lưu sau cùng được giữ.
   Giữ trang đã xóa trong (ngày)	Thời gian một trang đã xóa nằm trong Thùng rác trước khi bị xóa hẳn. Mặc định là 30 và tối thiểu là 1 (xem Xóa, khôi phục và lưu trữ trang).

3. Nhấp Lưu.

Sau khi bạn đổi Cộng tác thời gian thực, hãy nhờ mọi người tải lại các trang đang mở. Chỉ bật tùy chọn này cho những wiki mà bạn tin tưởng người biên tập.

Cài các tiện ích bổ sung từ Thiết lập

Phía dưới mục Brain, các khối Trợ lý AI, Báo cáo và Bản tin và Tích hợp liệt kê các tiện ích bổ sung của Viindoo Brain. Đánh dấu một tiện ích rồi nhấp Lưu để cài. Tiện ích mà cơ sở dữ liệu của bạn không có sẽ hiện liên kết Mua hoặc tìm hiểu thêm thay cho ô đánh dấu.

Khối và tiện ích bổ sung	Tiện ích bổ sung thêm gì
Trợ lý AI: Trợ lý Viindoo AI và Viindoo AI - Cầu nối Brain	Ứng dụng kết nối một nhà cung cấp AI, và cầu nối cho phép trợ lý tìm kiếm và viết trong wiki của bạn (xem Dùng trợ lý AI trong Brain).
Báo cáo và Bản tin: Báo cáo tài chính trong trang	Cho phép người viết đưa báo cáo tài chính vào trang, hiển thị đúng như lúc được thêm. Cần ứng dụng Báo cáo kế toán.
Báo cáo và Bản tin: Viindoo Brain - Bản tin	Thêm số trang được sửa và số trang cần rà soát vào bản tin e-mail (xem Theo dõi sức khỏe của wiki).
Tích hợp: Viindoo Brain - Dự án, CRM, Hỗ trợ khách hàng, Nhân sự, Tuyển dụng, Bán hàng, Mua hàng, Kho và Kế toán	Một Không gian sẵn có cho nhóm đó, chẳng hạn Tri thức dự án, và các trang Brain từ mọi bản ghi của ứng dụng. Bộ kết nối của ứng dụng đã cài tự cài; dùng ô đánh dấu khi bạn muốn thêm hoặc gỡ một bộ.

Chăm sóc các Không gian

Mỗi công ty bắt đầu với hai Không gian để bạn điều chỉnh: Sổ tay công ty (Cách sử dụng wiki này, Tuần đầu tiên của bạn, Đề nghị hoàn chi phí, Giới thiệu về chúng tôi, Ai phụ trách việc gì, Công cụ và tài khoản, Cách chúng ta giao tiếp) và Chính sách công ty (Chính sách nghỉ phép, Quy tắc ứng xử, Giờ làm việc và làm việc từ xa, An toàn thông tin, Hạn mức chi tiêu và phê duyệt). Mỗi bộ kết nối thêm Không gian riêng của nó.

Các trang dàn ý được tạo một lần, theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu hoặc của người tạo công ty, rồi trở thành trang của chính công ty. Việc kích hoạt thêm ngôn ngữ về sau sẽ dịch tên và mô tả của Không gian cùng các mẫu, nhưng giữ nguyên các trang. Để công ty bắt đầu với các dàn ý tiếng Việt, hãy tạo cơ sở dữ liệu bằng tiếng Việt hoặc tạo công ty khi đang làm việc bằng tiếng Việt.

Mở Brain ‣ Không gian. Danh sách cho thấy mọi Không gian bạn được xem với công ty, số trang, vai trò của bạn và các quản trị không gian. Nút cột ở bên phải tiêu đề thêm các cột khác, chẳng hạn cột cho biết ghi chú hằng ngày có bật hay không.

Nhấp Mới để tạo một Không gian. Người tạo trở thành quản trị không gian của nó. Mở một Không gian để xem biểu mẫu của nó. Rê chuột lên dấu hỏi cạnh một trường để đọc phần trợ giúp.

Trường	Tác dụng
Trình tự	Thứ tự của các Không gian trên thanh bên và ở Trang chủ.
Hiện trên Trang chủ	Hiện Không gian thành một thẻ trên màn hình Trang chủ của những người đọc được nó.
Loại người dùng được truy cập và Vai trò của mọi người thuộc các loại người dùng đó	Cho cả một loại người dùng, ví dụ Người dùng Nội bộ, một vai trò mặc định, để một phòng ban đọc được Không gian của mình mà không phải duy trì danh sách thành viên. Không chỉ mở Không gian cho những người có tên trong Thành viên.
Bật ghi chú hằng ngày	Mỗi sáng cấp cho mọi thành viên một ghi chú hằng ngày của riêng họ.
Không gian công khai	Cho phép người biên tập tạo cho các trang của Không gian này một liên kết công khai (xem Chia sẻ trang với người trong và ngoài công ty).
Thành viên	Những người có vai trò riêng: Người xem, Người bình luận, Biên tập viên hoặc Quản trị không gian.

Đổi cài đặt của một Không gian

Quản trị không gian đổi các quy tắc hằng ngày của Không gian ngay tại Không gian đó.

1. Mở ứng dụng Brain, rồi mở Không gian và nhấp nút bánh răng ở bên phải phần đầu Không gian. Chú giải của nút là Cài đặt không gian. Nút chỉ hiện với quản trị không gian và quản trị wiki.

2. Thay đổi các cài đặt. Hộp thoại có năm mục, và mỗi trường có một dòng trợ giúp bên dưới:

   Cài đặt	Tác dụng
   Chung: Tên và Mô tả	Tên mọi người thấy trên thanh bên và ở Trang chủ, và dòng ngắn bên dưới nó. Cả hai đều dịch được: mỗi người thấy chúng bằng ngôn ngữ của mình.
   Ai được đọc: Loại người dùng được truy cập và Vai trò của mọi người thuộc các loại người dùng đó	Vai trò mặc định của cả một loại người dùng, chẳng hạn Người dùng Nội bộ, trong Không gian này. Không nghĩa là chỉ những người có tên trong Thành viên mới mở được Không gian.
   Rà soát: Thay đổi cần rà soát	Không rà soát, Thay đổi do AI hoặc Tất cả thay đổi. Với Tất cả thay đổi, văn bản người viết sửa và mọi trang mới chờ ở dạng dự thảo cho đến khi người phụ trách trang hoặc quản trị không gian duyệt (xem Gửi và duyệt thay đổi của trang).
   Rà soát: Kiểm tra lại trang mỗi (tháng)	Sau bao lâu kể từ lần xác minh cuối thì một trang đề nghị người phụ trách kiểm tra lại. Mặc định là 12. 0 nghĩa là không bao giờ kiểm tra theo ngày (xem Sở hữu và xác minh trang).
   Trang bắt đầu tại đây	Các trang được ghim dưới Bắt đầu tại đây ở Trang chủ và ở Không gian.
   Thành viên	Những người có vai trò riêng. Nhấp Thêm một dòng, chọn người và chọn vai trò.

3. Nhấp Lưu & đóng. Thay đổi có hiệu lực ngay.

Hiện trên Trang chủ, Bật ghi chú hằng ngày và Không gian công khai không nằm trong hộp thoại này; quản trị wiki đặt chúng trên biểu mẫu Không gian (Brain ‣ Không gian).

Các trang bị xóa khỏi một Không gian nằm chờ trong Thùng rác, nơi quản trị không gian và quản trị wiki cũng xóa vĩnh viễn được chúng (xem Xóa, khôi phục và lưu trữ trang).

Quản lý các mẫu

Mẫu là một trang mà người viết chọn trong hộp thoại Trang mới để bắt đầu từ một văn bản có sẵn. Brain có sẵn mười hai mẫu dùng chung: Biên bản họp, Bản ghi quyết định, Ghi chú hằng ngày, Dự thảo hợp đồng, OKR, Văn bản pháp lý, Chính sách, Quy trình thao tác chuẩn, Hướng dẫn thực hiện, Báo cáo tuần của nhóm, Báo cáo sự cố và Họp rút kinh nghiệm. Mỗi bộ kết nối thêm các mẫu của Không gian riêng, chẳng hạn Danh mục kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới trong Tri thức nhân sự. Văn bản của một trang mới theo ngôn ngữ của người tạo trang.

Mọi người dùng nội bộ đều mở được Brain ‣ Cấu hình ‣ Mẫu để đọc danh sách. Chỉ quản trị wiki mới tạo, sửa hoặc lưu trữ mẫu.

1. Mở Brain ‣ Cấu hình ‣ Mẫu và nhấp Mới.

2. Điền biểu mẫu: Tên, một Mô tả ngắn, một Biểu tượng và nội dung ở tab Nội dung.

3. Trong Không gian, chọn Không gian được dùng mẫu. Để trống nếu muốn cung cấp mẫu ở mọi Không gian.

4. Đánh dấu Mặc định cho ghi chú hằng ngày cho mẫu mà các ghi chú hằng ngày bắt đầu từ đó, rồi nhấp Lưu.

Hộp thoại Trang mới liệt kê các mẫu dùng chung và các mẫu của Không gian được chọn trong Trong không gian. Khi người viết chọn Không gian khác, danh sách đổi theo (xem Đọc, tạo và sửa trang).

Các mẫu đánh dấu Dựng sẵn đi kèm Brain; nút cột của danh sách hiện cột đó và Mặc định cho ghi chú hằng ngày. Chúng không xóa được; bỏ đánh dấu Hiệu lực để lưu trữ mẫu bạn không muốn người viết thấy.

Các danh sách khác dành cho quản trị wiki

Các danh sách này chỉ mở cho quản trị wiki. Chúng nằm trong menu Cấu hình của Brain. Các cột kỹ thuật được ẩn, và danh sách trống sẽ giải thích nó dùng để làm gì.

Menu	Liệt kê gì	Bạn làm gì
Cấu hình ‣ Thẻ	Các thẻ của từng Không gian, cùng thẻ cha, màu và số trang.	Thêm, đổi tên hoặc đổi màu một thẻ, và đặt thẻ cha của nó.
Cấu hình ‣ Thuộc tính	Các trường có kiểu mà người viết thêm vào trang, như văn bản, số, ngày, lựa chọn, liên kết, người dùng hoặc tệp.	Tạo một thuộc tính, chọn kiểu của nó và, với kiểu lựa chọn, các tùy chọn.
Cấu hình ‣ Giao diện cơ sở dữ liệu	Các giao diện của một trang cơ sở dữ liệu dưới dạng danh sách, kanban, bảng, lịch, thư viện, dòng thời gian hoặc biểu đồ.	Đổi tên một giao diện hoặc chọn giao diện nào mở trước.
Cấu hình ‣ Liên kết chia sẻ	Các liên kết công khai của trang, kèm mật khẩu, ngày hết hạn, trạng thái thu hồi và lượt truy cập.	Thu hồi một liên kết, cấp mã mới hoặc hiện địa chỉ của nó.
Cấu hình ‣ Bình luận	Các bình luận khách để lại trên trang được chia sẻ; bộ lọc Đang chờ được bật sẵn.	Duyệt hoặc Từ chối một bình luận, hoặc đặt nó về trạng thái chờ.

Điểm kiểm tra thành công

• Người bạn vừa thiết lập mở Brain và, với quản trị wiki, thấy menu Cấu hình gồm Thiết lập, Mẫu, Thẻ, Thuộc tính, Giao diện cơ sở dữ liệu, Liên kết chia sẻ và Bình luận.

• Brain trong Thiết lập hiển thị các tùy chọn và giữ giá trị bạn đã lưu.

• Không gian hiện quy tắc mới hoặc các thành viên mới sau khi Lưu & đóng.

• Hộp thoại Trang mới đưa ra các mẫu của Không gian bạn đã chọn.

Các vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Tôi không thấy nút bánh răng Cài đặt không gian trên một Không gian.	Chỉ quản trị không gian và quản trị wiki mới thấy nút này. Nhờ một quản trị không gian cấp cho bạn vai trò Quản trị không gian trong Không gian.
Tôi không thấy Cấu hình hoặc Mẫu để sửa trong menu Brain.	Cấu hình và các danh sách ở trên cần Brain / Quản trị Brain. Thiết lập còn cần Quản trị / Thiết lập; phần Brain trong Thiết lập ‣ Thiết lập chung chỉ cần quyền thứ hai.
Một người không tạo được Không gian.	Đặt Brain thành Biên tập viên hoặc Quản trị Brain trên người dùng.
Thiếu một mẫu trong hộp thoại Trang mới.	Mẫu thuộc Không gian khác, hoặc đã được lưu trữ. Kiểm tra Không gian và Hiệu lực trên mẫu, và Không gian được chọn trong Trong không gian.
Báo cáo tài chính trong trang không có tác dụng.	Tùy chọn này cần ứng dụng Báo cáo kế toán trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Bước tiếp theo

• Gửi và duyệt thay đổi của trang - quy tắc rà soát của một Không gian khi đang dùng.

• Xóa, khôi phục và lưu trữ trang - điều xảy ra với các trang đã xóa.

• Sở hữu và xác minh trang - khoảng thời gian rà soát khi đang dùng.

• Theo dõi sức khỏe của wiki - theo dõi sức khỏe của cả wiki.