Quản lý Ngân sách¶
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Ứng dụng Ngân sách là nơi bạn thực hiện các cài đặt cần thiết, lập và theo dõi kế hoạch ngân sách, xem báo cáo phân tích ngân sách. Với Viindoo, bạn có thể quản lý ngân sách bằng:
Kiểu ngân sách;
Tài khoản kế toán quản trị;
Kết hợp Kiểu ngân sách và Tài khoản kế toán quản trị.
Cài đặt ứng dụng Quản lý Ngân sách¶
Truy cập Ứng dụng, tìm module Ngân sách, kích chọn Kích hoạt.
Sau khi cài đặt, ứng dụng Ngân sách được xuất hiện trên giao diện tổng quan các ứng dụng đã được cài đặt của hệ thống Viindoo.
Phân quyền người dùng¶
Với Ứng dụng Ngân sách, hệ thống Viindoo cung cấp các phân quyền sau:
Để trống quyền: Người dùng không thể nhìn thấy hoặc truy cập vào Ứng dụng Ngân sách.
Người dùng - Ngân sách của chính mình: Người dùng sẽ thể tạo ngân sách và tham gia vào ngân sách của chính mình.
Người dùng: Người dùng có thể tạo Ngân sách, sửa, xoá và xem báo cáo Phân tích Ngân sách của Ngân sách do mình tạo. Người dùng không thể tạo, sửa, xoá Kiểu ngân sách.
Quản trị viên: Người dùng có thể tạo, sửa, xoá Kiểu ngân sách, Ngân sách và xem báo cáo Phân tích Ngân sách.
Tạo công cụ quản lý ngân sách¶
Tài khoản kế toán quản trị¶
Tài khoản Kế toán Quản trị là một công cụ tập hợp các khoản doanh thu/chi phí có liên quan đến một ngân sách cụ thể. Để làm được, bạn cần gắn tài khoản kế toán quản trị vào các phát sinh doanh thu/chi phí để tạo liên kết đến ngân sách.
Tạo Kiểu ngân sách trong Viindoo¶
Thông thường sẽ có hai loại Kiểu ngân sách là thu ngân sách và chi ngân sách. Trong Viindoo, bạn có thể tạo ra nhiều kiểu ngân sách để tập hợp doanh thu/chi phí dựa trên các loại tài khoản kế toán tài chính.
Truy cập Ngân sách > Kiểu ngân sách > Mới.
Kiểu Ngân sách là một bản ghi chứa tài khoản kế toán tài chính (thường là kiểu chi phí hoặc doanh thu) và các điều kiện sản phẩm mà bạn muốn duy trì trong ngân sách. Chúng cần được xác định để phần mềm có thể biết tài khoản nào và sản phẩm nào cần lấy thông tin ngân sách.
Tài khoản: Bấm Thêm một dòng để chọn tài khoản phù hợp với kiểu ngânsách chuẩn bị thiết lập.
Sản phẩm: Chọn điều kiện cho sản phẩm, bạn có thể chọn một hoặc nhiều sản phẩm hoặc chọn một nhóm sản phẩm.
Quản lý Ngân sách¶
Tạo ngân sách trong Viindoo¶
Truy cập Ngân sách > Ngân sách > Mới để tạo mới một ngân sách:
Nhập các thông tin sau:
Tên Ngân sách: Điền tên ngân sách;
Chu kỳ: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc theo kế hoạch;
Chỉ các Phát sinh Đã vào sổ?: Kích hoạt tính năng này nếu bạn chỉ muốn tập hợp dữ liệu từ các phát sinh kế toán tài chính được vào sổ;
Bấm vào Thêm một dòng sau đó nhập thông tin:
Kiểu Ngân sách: Chọn Kiểu Ngân sách nếu bạn chỉ muốn quản lý ngân sách bằng kiểu ngân sách. Trường này có thể bỏ trống nếu bạn quản lý ngân sách bằng công cụ Tài khoản quản trị.
Tài khoản quản trị: Chọn Tài khoản quản trị nếu bạn chỉ muốn quản lý ngân sách bằng tài khoản quản trị. Trường này có thể bỏ trống nếu bạn quản lý ngân sách bằng công cụ Kiểu ngân sách.
Ngày kế hoạch: Phần mềm tự động điền theo Chu kỳ mà bạn mà bạn đã nhập ở Thông tin chung.
Giá trị kế hoạch: Nhập giá trị âm nếu lập ngân sách chi, nhập giá trị dương nếu lập ngân sách thu.
Giá trị thực tế: Mỗi phát sinh kế toán có ngày kế toán nằm trong chu kỳ của ngân sách đều sẽ được tập hợp số liệu tại đây nếu thoả mãn điều kiện:
Trên bút toán kế toán có gắn Tài khoản Kế toán Quản trị (đối với Ngân sách chỉ quản lý theo Tài khoản Kế toán Quản trị).
Trên bút toán kế toán có phát sinh liên quan đến tài khoản được thiết lập trên Kiểu Ngân sách (đối với Ngân sách chỉ quản lý theo Kiểu ngân sách).
Trên bút toán kế toán có gắn cả Tài khoản Kế toán Quản trị và tài khoản kế toán tài chính được thiết lập (đối với Ngân sách được theo dõi bằng Kiểu ngân sách và Tài khoản Kế toán Quản trị).
Giá trị lý thuyết: Giá trị kế hoạch đến thời điểm hiện tại cần đạt được:
Giá trị lý thuyết = Giá trị kế hoạch theo ngày x Số ngày tính từ ngày bắt đầu đến ngày hiện tại.
Giá trị kế hoạch theo ngày = Giá trị kế hoạch / Số ngày dự kiến thực hiện ngân sách.
Đạt được: Tỷ lệ đạt được của Giá trị thực tế so với Giá trị lý thuyết.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm nút Lưu, sau đó bấm nút Xác nhận, Duyệt để Ngân sách trở nên khả dụng.
Ghi chú
Bạn có thể quản lý một ngân sách bằng Kiểu ngân sách hoặc Tài khoản Kế toán Quản trị hoặc cả 2.
Việc kết hợp Kiểu ngân sách và Tài khoản Kế toán quản trị để theo dõi giúp cho hoạt động phân tích ngân sách chi tiết, đa chiều hơn. Ngân sách chọn quản lý kết hợp được thể hiện như sau:
Chọn cả Tài khoản KT Quản trị và Kiểu ngân sách, sau đó nhập các trường còn lại theo hướng dẫn ở trên.
Trường thông tin Ngày đã thanh toán được xuất hiện khi kích hoạt chế độ nhà phát triển. Ngày đã thanh toán được sử dụng để tính toán Giá trị lý thuyết.
Nếu Ngày đã thanh toán được ghi nhận sau ngày hiện tại, Giá trị lý thuyết = 0.
Nếu Ngày đã thanh toán được ghi nhận trước ngày hiện tại, Giá trị lý thuyết bằng Giá trị kế hoạch.
Trường hợp không ghi nhận Ngày thanh toán, Giá trị lý thuyết sẽ được tính toán dựa trên giá trị từ ngày bắt đầu đến ngày hiện tại dựa theo hạn mức ngân sách.
Phân tích Ngân sách¶
Trong chu kỳ thời gian được khai báo trên ngân sách, bất cứ khi nào các phát sinh kế toán thỏa mãn điều kiện của ngân sách thì giá trị của nó sẽ được tập hợp vào ngân sách một cách tự động:
Trên giao diện Ngân sách, bấm vào Bút toán để xem các bút toán phát sinh.
Để xem Báo cáo Phân tích Ngân sách, bạn truy cập đến Ngân sách > Phân tích Ngân sách. Ở đây, bạn có thể xem báo cáo kiểu danh sách với các thông tin về ngân sách bằng bộ lọc mặc định Đã vào sổ và nhóm theo Bút toán sổ nhật ký.
Lựa chọn biểu tượng pivot để xem báo cáo phân tích các ngân sách.
Thông tin Ngân sách trong Viindoo mang lại cho bạn cái nhìn trực quan, tức thời để đánh giá, xem xét ngân sách đang được thực hiện tốt hay không tốt, có bám sát kế hoạch không. Từ đó, bạn có thể đưa ra điều chỉnh kịp thời để đạt được kế hoạch cho thời gian còn lại. Dựa vào dữ liệu cũ, bạn có cơ sở để xem xét, so sánh, lập kế hoạch tiếp theo hiệu quả hơn.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Module tham khảo