Quản lý công việc lô hàng trong dự án¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Dự án và công việc vận hành Freight (Freight Project & Operations Tasks) (tự cài khi có Freight Sale, Project Customization và Sales Timesheet, tức khi có ứng dụng Dự án (Project) và Chấm công (Timesheets) cùng Quản lý giao nhận vận tải)
Một lô hàng đi qua nhiều bộ phận (booking, chứng từ, hải quan, kế toán) trong vài ngày. Nếu không có nơi theo dõi ai đang làm gì và hạn hoàn thành, quản lý vận hành có thể chỉ biết lô bị chậm khi khách gọi, lúc hạn chót đã qua và container đã lỡ tàu. Bài này dùng Dự án (Project) và Công việc (Task) có sẵn (xem Hướng dẫn tính năng cơ bản của ứng dụng Dự án); Freight bổ sung liên kết hai chiều với lô hàng. Tạo, giao và hoàn tất công việc thực hiện như trong ứng dụng Dự án.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics xuất 2 container 40HC giày dép cho Nhat Long Footwear, tuyến Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng tàu ONE Line, điều kiện CFR (Port of Los Angeles), Freight Prepaid. Dòng Ocean Freight - FCL trên đơn bán được cấu hình mở dự án Sea FCL Export khi xác nhận. Duc (quản lý vận hành) theo dõi danh sách công việc; Minh (booking), Hoa (chứng từ) và Tuan (kế toán) thực hiện và ghi giờ làm.
Trước khi bắt đầu¶
Sản phẩm vận chuyển trên đơn (Ocean Freight - FCL) phải có Create on Order (Tạo khi đặt hàng) Project và Project Template (Mẫu dự án) phù hợp loại vận chuyển, ví dụ Sea FCL Export. Xem cấu hình sản phẩm cước và phí địa phương trong Sản phẩm, gồm cấu hình bán/mua và Mẫu dự án. Nếu thiếu, xác nhận đơn không tạo dự án trên lô, cũng không có cảnh báo.
Duc, Minh, Hoa và Tuan thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng) (xem quyền Giao nhận của người dùng tại Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng) và Project: User (Dự án: Người dùng). Nhóm Freight không cấp quyền Dự án; thiếu quyền này, người dùng không thể đổi người phụ trách, thời hạn, trạng thái hay ghi giờ làm.
Menu hiển thị với mọi người dùng Freight, nhưng nút thống kê Tasks (Công việc) trên đầu lô chỉ hiện cho nhóm Project: User (Dự án: Người dùng).
Chọn mở dự án mới hay dùng dự án có sẵn¶
Lựa chọn |
Áp dụng khi |
Kết quả |
|---|---|---|
Để trống Project (Dự án) trên đơn bán trước khi xác nhận |
Lô độc lập, cần bộ công việc chuẩn theo loại vận chuyển như ví dụ này |
Xác nhận đơn sao chép Mẫu dự án trên sản phẩm cước: 7 công việc Sea FCL Export liên kết trực tiếp với lô |
Chọn sẵn Project (Dự án) trên đơn bán trước khi xác nhận |
Nhiều lô cùng hợp đồng lớn hoặc khách hàng cần quản lý trong một dự án chung |
Không tạo dự án mới; chỉ thêm một công việc mang tên dòng đơn bán vào dự án đã chọn, không áp mẫu 7 công việc |
Chỉ để trống Project (Dự án) khi lô cần bộ công việc chuẩn đã cấu hình theo loại vận chuyển. Chọn dự án được giao khi lô thuộc dự án khách hàng hoặc vận hành; nếu chưa rõ mẫu công việc cần dùng, xác nhận với người phụ trách dự án.
Xem thêm
cấu hình sản phẩm cước và phí địa phương trong Sản phẩm, gồm cấu hình bán/mua và Mẫu dự án: nơi cấu hình Mẫu dự án.
Bước 1: Mở dự án từ đơn bán đã xác nhận¶
Dự án được tạo khi xác nhận đơn bán; trên lô không có nút riêng để tạo dự án.
Mở đơn đã xác nhận của Nhat Long Footwear tại , hoặc mở trực tiếp lô (SHP/26xx/000nn).
Sau khi xác nhận đơn:
Nút thông minh Tasks trên đầu lô hàng hiển thị 7.
Tab Settings của lô hàng hiển thị bảng Task Stages, gồm To Do, In Progress, Done và Canceled từ mẫu dự án.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi: Mở nút Tasks (Công việc) thấy đúng 7 việc, tên Booking confirmation..., Draft B/L review... và các việc khác đúng mẫu Sea FCL Export.
Bước 2: Giao từng công việc và đặt thời hạn¶
Viindoo không tự đề xuất thời hạn từ hạn chót của lô. Mỗi việc cần người phụ trách và ngày hoàn thành sớm hơn hạn thực tế, đủ thời gian dự phòng.
Vào , lọc Shipment (Lô hàng) = SHP/26xx/000nn. Mở từng việc, đặt Assignees (Người phụ trách) và Deadline (Thời hạn) dựa trên các hạn chót của lô: Booking Cutoff 2026-10-28, SI Cutoff 2026-11-02 17:00, VGM Cutoff 2026-11-03 17:00, CY Cutoff 2026-11-04 12:00, ETD 2026-11-05:
Booking confirmation & space allocation (Xác nhận booking và cấp chỗ): Minh, 2026-10-27.
Pre-carriage trucking & VGM submission (Vận chuyển trước chặng chính và nộp VGM): Minh, 2026-11-02.
Export customs declaration & clearance (Khai báo và thông quan xuất khẩu): Minh, 2026-11-03.
Draft B/L review & amendment confirmation (Kiểm tra vận đơn nháp và xác nhận sửa đổi): Hoa, 2026-11-04.
Customer invoice issuance & payment collection (Lập hóa đơn khách hàng và thu tiền): Tuan, 2026-11-05.
Original B/L release (Telex or OBL) (Giải phóng vận đơn bằng telex hoặc bản gốc): Hoa, 2026-11-06.
Carrier freight settlement (Thanh toán cước hãng vận chuyển): Tuan, 2026-11-20.
Cảnh báo
Đặt Deadline (Thời hạn) đúng ngày hạn chót, thay vì sớm hơn ít nhất một ngày, sẽ không có thời gian dự phòng. Chậm vài giờ cũng có thể khiến container không được xếp lên chuyến tàu. Kiểm tra hạn thực tế tại Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng hoặc Khai báo VGM của container trước.
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: Cả 7 việc có Assignee (Người phụ trách) và Deadline (Thời hạn); mọi việc trước khi tàu chạy có thời hạn sớm hơn hạn chót. Ví dụ nộp VGM ngày 2026-11-02, trước một ngày so với VGM Cutoff 2026-11-03 17:00.
Bước 3: Ghi giờ thực tế làm từng công việc¶
Ghi giờ đúng công việc, đúng ngày giúp xác định thời gian nhân sự cần cho một lô thuộc loại này.
Trên biểu mẫu công việc, tab Timesheets (Chấm công) (có sẵn, xem Hướng dẫn chấm công trong dự án), thêm dòng với Date (Ngày), Description (Mô tả) và Hours Spent (Số giờ). Hoa ghi 2 giờ cho Draft B/L review & amendment confirmation. Khi hoàn tất lô, Minh ghi 2 + 4 + 3 giờ, Hoa 2 + 1 giờ, Tuan 1 + 1 giờ.
Ghi chú
Ghi dòng chấm công ở đây bảo đảm giờ được ghi đúng công việc và công việc đó liên kết với lô. Xem bước 7 để biết cách sử dụng số giờ này.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: Mọi giờ làm trong ngày được ghi trước khi hết ngày làm việc, không dồn đến cuối tuần.
Bước 4: Theo dõi tiến độ công việc của nhiều lô¶
Cần thấy nguy cơ chậm trước khi phát sinh sự cố tại cảng, thay vì chờ khách gọi hỏi.
Tại , bỏ bộ lọc lô rồi dùng Group By --> Assignees (Nhóm theo --> Người phụ trách) hoặc Group By --> Shipment Stage (Nhóm theo --> Giai đoạn lô hàng) để xem ai đang quá tải giữa các lô.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: Đã xem danh sách ít nhất một lần đầu ngày và xác định mọi việc đến hạn trong 24 giờ tới.
Bước 5: Xử lý công việc có nguy cơ trễ hạn chót¶
Xử lý sớm ít tốn kém hơn nhiều so với để container lỡ chuyến tàu.
Khi công việc như nộp VGM có nguy cơ trễ hạn, bổ sung người, bố trí làm thêm hoặc báo sớm đại lý/hãng vận chuyển nếu chắc chắn không kịp. Không có nút hay trình hướng dẫn riêng cho việc này; đó là quyết định điều phối, cần ghi lại bằng bình luận trên công việc hoặc lô.
Cảnh báo
Container không được xếp tàu do trễ VGM Cutoff có thể phải lưu kho/bãi 1-2 tuần và đặt lại chỗ cho chuyến sau. Đây là hậu quả thường gặp trong ngành, không phải bảng phí của hãng tàu cụ thể.
Mẹo
Hoàn thành bước 5 khi: Mỗi việc có nguy cơ đều có bình luận ghi cách xử lý; không còn việc báo đỏ mà chưa được xử lý.
Bước 6: Hoàn tất công việc khi nghiệp vụ thực tế đã xong¶
Trạng thái dự án chỉ đáng tin khi phản ánh đúng công việc thực tế.
Trên thẻ kanban hoặc biểu mẫu công việc, mở bộ chọn trạng thái và chọn Done (Hoàn tất) ngay khi có bằng chứng tương ứng: xác nhận booking, đã nộp VGM, đã gửi SI, đã phát hành HBL, thông quan hoặc đã lập hóa đơn. Viindoo không kiểm tra bằng chứng trước khi cho phép hoàn tất công việc.
Quan trọng
Phê duyệt SI hoặc Draft B/L hoàn tất yêu cầu rà soát tài liệu; không chứng minh hãng vận chuyển đã nhận SI, vận đơn gốc đã được phát hành hay khách hàng và hãng vận chuyển đã được thanh toán. Giữ từng công việc vận hành ở trạng thái mở cho đến khi phần việc đó hoàn tất. Bộ đếm Tasks (Công việc) hiện có thể tính cả công việc Đã hoàn thành hoặc Đã hủy, vì vậy hãy mở danh sách công việc và kiểm tra trạng thái thay vì dựa vào bộ đếm.
Ghi chú
Hoàn tất một việc chỉ thông báo cho người phụ trách các việc phụ thuộc vào nó (Blocked By, Bị chặn bởi). Mẫu Sea FCL Export không thiết lập quan hệ phụ thuộc giữa 7 việc, nên không gửi thông báo này khi hoàn tất việc, trừ khi bạn tự thêm quan hệ phụ thuộc.
Mẹo
Hoàn thành bước 6 khi: Không có việc Done (Hoàn tất) hay Cancelled (Đã hủy) khi nghiệp vụ thực tế còn chờ; không có việc đã xong hơn một ngày nhưng vẫn mở.
Bước 7: Xem tổng giờ để đánh giá khối lượng công việc nội bộ¶
Biết một lô xuất FCL cần khoảng 14 giờ nhân sự giúp lập kế hoạch nguồn lực. Đây là chỉ số năng suất nội bộ: Gross Profit (Lợi nhuận gộp) tại tab Charges (Phí) của lô chỉ tính từ dòng phí, không gồm giờ này (xem Charges and Profitability).
Mở từng việc của lô và đọc tổng giờ trên tab Timesheets (Chấm công), hoặc vào (nhóm Chấm công User: all timesheets, Người dùng: tất cả chấm công). Kiểm tra trường Shipment (Lô hàng) trên từng việc để biết thuộc lô nào.
Mẹo
Hoàn thành bước 7 khi: 7 việc của lô tổng 14 giờ (Minh 9, Hoa 3, Tuan 2), dùng so sánh với lô xuất FCL tương tự.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Phần mềm hiện hỗ trợ |
Cách thực hiện |
|---|---|---|
Đặt thời hạn từng việc (bước 2) |
Không đề xuất thời hạn từ Booking, VGM, SI hay CY Cutoff của lô |
Kiểm tra hạn thực tế tại Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng hoặc Khai báo VGM của container, rồi nhập thời hạn sớm hơn ngày đó |
Nhận diện việc có nguy cơ chậm (bước 4-5) |
Không có cờ riêng đánh dấu công việc có nguy cơ chậm, khác với cảnh báo theo dõi của lô |
Sắp xếp/lọc danh sách công việc lô hàng theo thời hạn và xem thường xuyên |
Một đơn có nhiều phương thức vận chuyển (bước 1) |
Đơn có sản phẩm cước dùng các Mẫu dự án khác nhau sẽ tạo một dự án mỗi mẫu; chỉ dự án đầu tiên liên kết với lô |
Mở danh sách công việc, chuyển tất cả về một dự án rồi lưu trữ các dự án không dùng |
So sánh tổng giờ theo loại lô hàng (bước 7) |
Chưa có báo cáo sẵn cộng tổng giờ theo loại lô hàng |
Dùng báo cáo chấm công By Task (Theo công việc), rồi kiểm tra thủ công trường Shipment (Lô hàng) trên từng việc |
Xử lý vướng mắc¶
Áp mẫu báo "Templates can only be applied to draft shipments"¶
Biểu hiện: Áp lại Mẫu kịch bản cho lô đã xác nhận báo "Templates can only be applied to draft shipments." (Chỉ áp mẫu cho lô nháp).
Nguyên nhân: Trình áp Mẫu kịch bản là tính năng khác (xem Khởi tạo lô hàng từ mẫu), không phải cách mở dự án trong bài này; chỉ chạy trên lô Nháp để tránh ghi đè dữ liệu đang thực hiện.
Cách xử lý:
Không dùng Mẫu kịch bản để bổ sung lại dự án khi lô đã xác nhận. Dự án chỉ được tạo từ cấu hình sản phẩm cước tại thời điểm xác nhận đơn (bước 1).
Để thêm công việc cho lô đang thực hiện, tạo việc trực tiếp rồi đặt trường Shipment (Lô hàng); không cần mẫu.
Đơn đã xác nhận nhưng lô không có dự án¶
Dấu hiệu: đơn hàng đã Confirmed và đã có lô hàng, nhưng Settings không có Task Stages và Tasks vẫn bằng 0 dù người dùng có quyền Project. Phần mềm không báo lỗi.
Nguyên nhân: sản phẩm cước trên dòng đơn chưa có Create on Order (Tạo khi đặt hàng) Project cùng Project Template (Mẫu dự án) như điều kiện đầu. Viindoo chỉ cập nhật trường công việc lô khi đơn đã tạo dự án; nếu không thì không làm gì và không báo.
Cách xử lý:
Mở Ocean Freight - FCL (xem cấu hình sản phẩm cước và phí địa phương trong Sản phẩm, gồm cấu hình bán/mua và Mẫu dự án), tab Sales; đặt Create on Order (Tạo khi đặt hàng) Project và Project Template (Mẫu dự án) đúng loại vận chuyển.
Trường Project (Dự án) trên biểu mẫu lô bị ẩn, không thể đặt thủ công kể cả ở chế độ Nhà phát triển. Với lô đang thực hiện, tạo việc trực tiếp rồi đặt Shipment (Lô hàng) thay vì cố gắn dự án sau đó.
Công việc đã Hoàn tất nhưng tài liệu thực tế chưa xong¶
Biểu hiện: Công việc Original B/L release (Telex or OBL) đã Done (Hoàn tất) trên kanban, nhưng vận đơn chưa thực sự được giải phóng. Khách hỏi mà quản lý vận hành không nhận cảnh báo vì dự án trông đã hoàn tất.
Nguyên nhân: Viindoo không kiểm tra bằng chứng nghiệp vụ trước khi đổi trạng thái công việc. Đây là hành vi có sẵn của Dự án; Freight không bổ sung kiểm tra.
Cách xử lý:
Mở lại việc và đưa về In Progress (Đang thực hiện).
Thống nhất trong đội: chỉ đánh dấu Hoàn tất khi đã ghi căn cứ tương ứng (liên kết tài liệu, số nộp hồ sơ) tại phần trao đổi của công việc.
Xem thêm
Bài viết liên quan
đơn bán đã xác nhận và lô: kiểm tra cùng khách hàng, tuyến và dịch vụ trước khi sửa
báo cáo lợi nhuận lô: đối chiếu doanh thu, phí nhà cung cấp đã vào sổ và tiền tệ công ty trước khi chia sẻ số liệu