Tách master nhập LCL thành các lô house

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Vận hành, chứng từ

Thời gian: khoảng 25 phút cho master đầu tiên

Kết quả: Master nhập LCL tách thành 4 house theo người nhận, báo cáo rút hàng xác nhận số đo CFS; từng house đã gửi thông báo hàng đến, phát hành D/O và giao hàng

Điều kiện cần có

Hướng dẫn yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Quản lý giao nhận vận tải (Freight Forwarder Management)

• Gom/tách hàng (Freight Consolidation)

Master nhập hàng lẻ LCL chứa hàng nhiều người nhận trong một container. Trước giao hàng, Hai Long tách mỗi người nhận thành một house (lô riêng), ghi nhận hàng thực tế khi mở container tại CFS (Kho hàng lẻ) và gửi thông báo hàng đến, D/O (Lệnh giao hàng) riêng. Bỏ sót người nhận khi tách đồng nghĩa không có hồ sơ để gửi thông báo/D/O. Xem thuật ngữ tại Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics nhận master container 40HC SITU6677887, niêm phong ST3345012, từ Busan Global Consol Co., Ltd. tại Busan. Hãng SITC, tàu SITC GUANGXI, chuyến 2611N, booking SITCBK667788, MBL SITC552678901, tuyến KRPUS (Busan) -> VNHPH (Hai Phong), ETD 2026-11-20, ETA 2026-11-26, CFS đầu đến Dinh Vu CFS - Hai Phong. Có 4 người nhận:

• Sao Mai Cosmetics Import Co., Ltd.: HBL HLLPUSHPH2611-201, 10 CBM / 1,800 kg.

• Dong Do Electronics Co., Ltd.: HBL HLLPUSHPH2611-202, 12 CBM / 3,600 kg.

• Thanh Cong Textile Materials Co., Ltd.: HBL HLLPUSHPH2611-203, 14 CBM / 4,200 kg.

• Viet Han Food Import Co., Ltd.: HBL HLLPUSHPH2611-204, 12 CBM / 3,600 kg.

Tổng 48 CBM / 13,200 kg, khớp vận đơn master.

Trước khi bắt đầu

• Master đã tạo và xác nhận như nhập FCL, xem Nhập hàng nguyên container đường biển. Trước xác nhận chọn Shipment Role (Vai trò lô) = Master (Consol); trường khóa khi đã có house.

• CFS đích đã thỏa thuận là Dinh Vu CFS - Hai Phong. Biểu mẫu master FCL không có ô nhập Destination CFS; nhập trên từng house nháp sau khi tách ở Bước 2. D/O của SITC cấp cho Hai Long đã được ghi vào D/O Number / D/O Received trên master (như Nhập hàng nguyên container đường biển, Bước 2). Đây là D/O hãng tàu cấp cho Hai Long, khác với D/O Issued mà từng house ghi ở Bước 4 khi cấp cho consignee; hai loại D/O được theo dõi bằng các trường riêng.

• Container SITU6677887 đã ra cổng Hải Phòng, đang đến CFS: Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng.

• Bạn có User: All Shipments (Tất cả lô hàng); người chỉ có quyền lô của mình không tạo/xác nhận báo cáo rút hàng. Nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu.

Bước 1: Kiểm tra master sẵn sàng tách

Tách quá sớm, trước khi container gần đến CFS, có thể phải sửa lại tàu/ETA từng house. Trên master kiểm tra:

• MBL No. (Số MBL) là SITC552678901.

• Container SITU6677887 trên tab Cargo & Packages hiển thị Gated Out; bật cột Import State nếu cột đang ẩn.

Mẹo

Bước 1 hoàn tất khi: container SITU6677887 hiển thị Gated Out (chưa Unstuffed) và Shipment Role là Master (Consol).

Bước 2: Tách master thành 4 house

Mỗi người nhận cần hồ sơ riêng để nhận thông báo/D/O. Để hàng 4 người trên một hồ sơ khiến họ thấy tài liệu của nhau.

Trên master bấm Deconsolidate (Tách hàng), thêm một dòng/người nhận:

• Điền HBL No. (Số HBL), Consignee (Người nhận), Commodity (Mặt hàng), Package Type (Loại kiện), Packages (Số kiện), Weight (kg) (Trọng lượng), Volume (CBM) (Thể tích) theo ví dụ cho 4 người nhận.

Bấm Create House Shipments (Tạo lô house).

Ghi chú

Wizard tạo một bản ghi kiện tổng hợp cho mỗi house từ trọng lượng và thể tích đã nhập. Số Packages được ghi trong mô tả, chẳng hạn Korean cosmetics (5 pcs); wizard không tạo năm bản ghi pallet riêng. Kiểm tra tab Cargo & Packages của house nếu cần theo dõi từng kiện.

Cảnh báo

Hệ thống không kiểm tổng 4 dòng khớp master. Chỉ chặn danh sách rỗng, chưa đối chiếu tổng trọng lượng/thể tích với master. Tự cộng 10 + 12 + 14 + 12 = 48 CBM và kiểm vận đơn gốc trước khi tiếp tục. Xem giới hạn hiện tại.

Sau khi bấm Create House Shipments, bốn house xuất hiện ở trạng thái Draft, mỗi house có Master Shipment (Consol) trỏ về master này và được sao chép số MBL, tàu, chuyến, ETD/ETA cùng Destination CFS nếu master đã có giá trị. Master FCL trong ví dụ chưa có Destination CFS, nên cần bổ sung trên các house trước khi xác nhận.

Mở từng house trong bốn house nháp, đặt Destination CFS là Dinh Vu CFS - Hai Phong và kiểm tra Destination là địa chỉ consignee của house đó. Sau đó bấm Confirm. Để trống Origin CFS: chặng biển được theo dõi ở master; mỗi house phụ trách giao hàng từ CFS đích đến consignee.

Sau khi xác nhận house:

• Thanh trạng thái chuyển Confirmed (Xác nhận).

• Tự tạo chặng cuối từ CFS đầu đến tới địa chỉ người nhận.

• Đầu biểu mẫu có Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến); khi còn Nháp nút ẩn.

Mẹo

Hoàn thành bước 2 khi: 4 house đã xác nhận, mỗi house có một người nhận; tổng 10 + 12 + 14 + 12 = 48 CBM, khớp vận đơn gốc.

Bước 3: Rút hàng và ghi báo cáo thực nhận

Ghi lại số đo khi mở container tại CFS và đối chiếu với manifest gốc. Outturn Report ghi nhận thiếu hụt hoặc hư hỏng, đồng thời cung cấp CBM thực tế để phân bổ chi phí. Xác nhận báo cáo không tự điều chỉnh giá bán hoặc hóa đơn khách hàng.

Tab hàng hóa master, bấm Unstuffed (Đã rút hàng) trên SITU6677887. Vào Freight Forwarding ‣ Operations ‣ All Shipments ‣ Outturn Reports, bấm New (Mới):

• Master Shipment (Lô master): master SITC.

• Container: chọn mã nội bộ, chẳng hạn CONT 01, đã đối chiếu với số container thực SITU6677887 trong bảng Containers của master.

• Unstuffed Date (Ngày rút hàng): ngày mở container.

• CFS Location (Địa điểm CFS): Dinh Vu CFS - Hai Phong. Đây là văn bản tự nhập, không tra hồ sơ Destination CFS master.

Ghi chú

Chỉ có 4 dòng house sau khi lưu. Hệ thống tạo dòng theo house khi báo cáo thực sự được lưu; biểu mẫu chưa lưu còn trống.

Bấm Save (Lưu) để xuất hiện 4 dòng với số manifest từng house. Nhập Actual Weight (Trọng lượng thực tế), Actual Volume (Thể tích thực tế) theo CFS; chọn Discrepancy (Sai lệch) = Shortage (Thiếu), Overage (Thừa), Damaged (Hư hỏng) khi khác manifest. Ví dụ khớp số nên mọi dòng OK. Bấm Confirm (Xác nhận).

Sau xác nhận, số trọng lượng/thể tích thực tế trên mỗi dòng được ghi về house tương ứng.

Mẹo

Hoàn thành bước 3 khi: Báo cáo Confirmed (Xác nhận), 4 dòng có số thực tế, tổng thể tích vẫn 48 CBM.

Chọn điều kiện thanh toán trước phát hành D/O

House chưa có trường thanh toán/người nhận nộp HBL gốc. Đây là quyết định theo chính sách công ty ngoài hệ thống trước Issue D/O (Phát hành D/O) bước 4.

Lựa chọn	Áp dụng khi	Kết quả
Chờ duyệt giao hàng	Chưa xác nhận điều kiện thanh toán, công nợ hoặc giải phóng tài liệu	Vận hành/kế toán kiểm điều kiện thỏa thuận và quy trình trước khi Issue D/O; hệ thống không chặn bấm sớm
Phát hành D/O theo duyệt trả trước/công nợ	Đại lý đầu đi hoặc kế toán đã xác nhận thẩm quyền phù hợp	Ghi người duyệt và căn cứ ngoài Viindoo trước khi phát hành

Nếu chưa rõ điều kiện giao hàng, dừng và nhờ kế toán/người phụ trách xác nhận thanh toán, HBL gốc hoặc Telex Release trước Issue D/O. Xem giới hạn hệ thống bên dưới.

Bước 4: Gửi thông báo hàng đến và phát hành D/O từng người nhận

Người nhận cần biết hàng đến và có D/O riêng để lấy tại CFS. Không nhầm với D/O hãng cho Hai Long nêu ở điều kiện đầu, tránh giao sai tài liệu.

Trên từng house trong bốn lô, bấm Send Arrival Notice ở đầu trang. Người nhận tự lấy từ Consignee của house (và Notify Party, nếu có). Kiểm người nhận, HBL/MBL và Arrival Date trước khi gửi. Trong ví dụ, house không có ATA sau khi xác nhận nên thư hiện To be confirmed dù master đã đến. Trong phần soạn thư, thay nội dung này bằng thời điểm hàng đến đã kiểm trên master, 26/11/2026 08:00 ICT; không dùng ngày giao tiếp của house làm ngày tàu đến. Kiểm lại thư rồi bấm Send. Khi Arrival Notice Sent đã có thời gian, chỉ bấm Issue D/O sau khi đã xác nhận điều kiện thanh toán, hạn mức công nợ và duyệt giao tài liệu áp dụng cho lô, như hướng dẫn ở phần Decide phía trên.

Quan trọng

Viindoo không kiểm tra người nhận đã thanh toán hoặc nộp HBL gốc trước khi cho bấm Issue D/O. Biểu mẫu hiện nút sau khi gửi Arrival Notice và ẩn nút khi đã ghi nhận cấp D/O. Điều kiện hiển thị này không kiểm tra thanh toán hay quyền giao hàng; xem phần lựa chọn điều kiện và giới hạn. Issue D/O chỉ ghi nhận thời điểm, không tạo hoặc gửi tài liệu D/O, cũng không tự điền House D/O No.

Mẹo

Hoàn thành bước 4 khi: 4 house có thời điểm gửi thông báo và phát hành D/O, gửi thông báo luôn trước.

Bước 5: Giao hàng, trả rỗng và hoàn tất master

Set Done (Hoàn tất) trên master đẩy mọi house chưa hoàn tất/hủy sang Hoàn tất dù hàng chưa rời CFS; không thể hoàn tác các house bị chuyển theo.

Khi từng người nhận đã lấy hàng, bấm Cargo Released (Đã giao hàng) trên house. Container SITU6677887 rỗng, bấm Empty Returned (Đã trả rỗng) trên tab hàng hóa master. Sau đó mới Set Done (Hoàn tất) master.

Quan trọng

Set Done master tự hoàn tất mọi house chưa Done/Cancelled, kể cả chưa giao hàng. Đây là cách hệ thống hoạt động; kiểm cả 4 house có Cargo Released (Đã giao hàng) trước khi hoàn tất master.

Mẹo

Hoàn thành bước 5 khi: 4 house đã giao và Hoàn tất, container Đã trả rỗng, master Hoàn tất.

Xem thêm

Chi phí master như THC, D/O, rút hàng CFS có thể phân bổ cho 4 house theo CBM: đối chiếu phần chi phí phân bổ cho từng lô house với hóa đơn nhà cung cấp trước khi lập hóa đơn.

Giới hạn hiện tại

Bước	Phần mềm hiện hỗ trợ	Cách thực hiện
Bước 2: Đối chiếu CBM	Hộp thoại tách hàng không so tổng trọng lượng/thể tích 4 dòng với tổng khai master	Tự cộng và kiểm vận đơn gốc trước Create House Shipments (Tạo lô house)
Bước 4: Thanh toán/HBL	Biểu mẫu hiện Issue D/O sau khi gửi Arrival Notice và ẩn nút khi đã cấp. Thao tác chỉ ghi nhận thời điểm cấp, không kiểm tra thanh toán hoặc nộp HBL, cũng không tạo tài liệu D/O.	Xác nhận thanh toán, HBL/Telex bên ngoài trước phát hành D/O
Bước 5: Hoàn tất dây chuyền	Set Done master hoàn tất mọi house chưa hoàn tất/hủy, bất kể đã giao hàng chưa	Kiểm 4 house đã Cargo Released trước Set Done master
Thời gian lưu kho CFS	Chưa có trường riêng thời gian lưu kho/miễn phí CFS, chỉ ngày rút trên báo cáo	Theo dõi phí lưu CFS bên ngoài nếu hợp đồng kho có điều khoản miễn phí riêng

Xử lý vướng mắc

Thiếu nút Deconsolidate

Biểu hiện: Master dự kiến không có Deconsolidate (Tách hàng).

Nguyên nhân: Nút chỉ có khi vai trò Master (Consol), chiều Import; lô nhập FCL thường mặc định Direct.

Cách xử lý:

1. Đổi Shipment Role (Vai trò lô) = Master (Consol) trước xác nhận; trường khóa khi có house.

Issue D/O báo "D/O has already been issued for this shipment."

Biểu hiện: Bấm phát hành lần hai trên cùng house thấy thông báo đã phát hành D/O.

Nguyên nhân: Mỗi house chỉ phát hành một lần; D/O Issued đã có giá trị.

Cách xử lý:

1. Không cần phát hành lại; kiểm thời điểm D/O Issued hiện có.

Empty Returned báo "Master consolidation containers must be marked Unstuffed before Empty Returned."

Biểu hiện: Bấm trả rỗng container master trước rút hàng thấy thông báo này.

Nguyên nhân: Master phải Unstuffed (Đã rút hàng) trước trả rỗng dù nút có thể hiện sẵn.

Cách xử lý:

1. Hoàn tất Unstuffed (Đã rút hàng) bước 3 rồi trả rỗng.

House thiếu nút Cargo Released

Biểu hiện: House không có Cargo Released (Đã giao hàng).

Nguyên nhân: House cần đã phát hành D/O.

Cách xử lý:

1. Thực hiện Issue D/O (Phát hành D/O) bước 4 trước.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Nhập hàng nguyên container đường biển

• Gom các lô xuất khẩu LCL vào một master

• Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng

• nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu