Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Để làm theo hướng dẫn này, cần cài đặt các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Forwarder Management (tự động cài Logistics Accounting)
Freight Sale - cần cho quy trình này vì lô hàng được tạo từ đơn bán. Phân hệ có thể tự cài khi đủ các phụ thuộc; hãy kiểm tra ứng dụng đã cài trước khi bắt đầu.
Một lô xuất khẩu nguyên container (FCL) dành một hoặc nhiều container nguyên cho một khách hàng. Các bước sau đó - booking với hãng tàu, khai khối lượng toàn bộ đã xác minh (VGM) và phát hành vận đơn nhà (HBL) - đều dựa trên tuyến, số container và Incoterm được xác nhận trên lô hàng. Vì vậy, phát hiện sai sau khi đã đặt chỗ có thể phải hủy booking và lên lịch lại. Nếu gặp thuật ngữ chưa rõ, xem Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Tình huống minh họa: Hai Long Logistics xuất khẩu 2 x Container 40FT HC (40HC) giày dép (HS 6404) cho Nhat Long Footwear, từ Cảng Hải Phòng đến Cảng Los Angeles, hãng tàu ONE (Ocean Network Express), Incoterm CFR (Tiền hàng và cước phí), Cảng Los Angeles. Hai Long, đơn vị giao nhận của người bán, trả trước cước biển. Giá mua 1,850 USD và giá bán 2,150 USD cho mỗi container.
Trước khi bắt đầu¶
Bộ phận Kinh doanh đã báo giá và xác nhận đơn bán cho Nhat Long Footwear, chọn chuyến tàu ONE COMMITMENT, chuyến 026W: xem Báo giá hàng biển FCL xuất khẩu và kiểm tra đơn bán đã tạo lô hàng trước khi bộ phận Vận hành bắt đầu. Bài này bắt đầu từ lô hàng được tạo khi đơn bán được xác nhận.
Hãng tàu ONE, đại lý nơi đến và hai cảng đã được tạo: nhờ Quản trị viên Freight tạo hãng vận chuyển, đại lý và cảng hoặc CFS cần dùng trước khi bắt đầu.
Đã thiết lập bảng giá mua của ONE Line cho tuyến Cảng Hải Phòng → Cảng Los Angeles, Container 40FT HC: Quản lý giá hãng và lịch tàu.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng) (nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu). Nhóm User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ xem được lô hàng; họ không thể bấm Confirm, Booking hay nút ghi nhận mốc vận hành trong bài.
Bước 1: Xác nhận lô hàng xuất khẩu¶
Khi Lan (Kinh doanh) xác nhận đơn bán, Viindoo tự tạo lô hàng xuất khẩu ở trạng thái Draft (Nháp) và sao chép khách hàng, Incoterm, hãng tàu, tuyến cùng chuyến tàu từ đơn bán, nên Vận hành không phải nhập lại. Lô hàng vẫn cần được kiểm tra lần cuối và Confirm (Xác nhận) trước khi đặt chỗ.
Vào và mở lô hàng Nhat Long Footwear (đã có trong danh sách, không bấm New (Mới)). Kiểm tra các trường được lấy từ đơn bán:
Customer (Khách hàng): Nhat Long Footwear.
Shipment Type (Loại lô hàng): FCL.
Incoterm: [CFR] COST AND FREIGHT.
Carrier / Route / Sailing (Hãng tàu / Tuyến / Chuyến tàu): ONE Line, Cảng Hải Phòng → Cảng Los Angeles, ONE COMMITMENT, chuyến 026W.
Lô hàng chưa có container; container sẽ được tạo từ booking ở Bước 2, sau đó mới khai hàng hóa và kiện hàng trên các container (ghi phân bổ hàng, số container thực tế và số niêm phong trên tab Hàng hóa & Kiện).
Bấm Confirm (Xác nhận). Sau đó thanh trạng thái chuyển sang Confirmed (Đã xác nhận), tab Charges (Phí) và khu vực Bill of Lading (Vận đơn) xuất hiện, đồng thời có nút Booking (Đặt chỗ) ở đầu biểu mẫu.
Mẹo
Hoàn thành Bước 1 khi: lô hàng ở trạng thái Confirmed, tuyến là Cảng Hải Phòng → Cảng Los Angeles với hãng tàu ONE Line và Incoterm CFR; tab Charges đã có dòng Ocean Freight - FCL bán cho khách hàng với số lượng 2, đơn giá 2,150 USD.
Quyết định phạm vi hãng tàu đảm nhận¶
Phương án |
Dùng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Main Only (Chỉ chặng chính) |
Hãng tàu chỉ nhận chặng biển (lô hàng này; dịch vụ lấy container rỗng được mua riêng từ Phuong Nam Transport) |
Chỉ chặng vận chuyển chính được đặt với ONE Line |
Pickup + Main (Lấy hàng + chặng chính) |
Cùng một booking gồm cả chặng vận chuyển nội địa ra cảng |
Lô hàng phải có sẵn chặng vận chuyển trước chặng chính |
Main + Delivery (Chặng chính + giao hàng) |
Cùng một booking gồm cả chặng giao hàng tại nơi đến |
Lô hàng phải có sẵn chặng vận chuyển sau chặng chính |
Full Route (Toàn tuyến) |
Hợp đồng vận chuyển từ cửa đến cửa |
Lô hàng phải có sẵn cả chặng trước và chặng sau vận chuyển chính |
Chọn phạm vi đã thống nhất với khách hàng và hãng tàu. Nếu chưa rõ booking gồm những chặng nào, hãy xác nhận với Kinh doanh hoặc trưởng nhóm booking trước khi tạo. Chỉ dùng Main Only khi booking với hãng tàu chỉ bao gồm chặng biển và vận chuyển nội địa được thu xếp riêng.
Bước 2: Đặt chỗ với hãng tàu¶
Ba thời điểm cutoff trên booking quyết định các hạn công việc tiếp theo. Nhập sai hoặc nhập muộn một thời điểm có thể khiến lô hàng lỡ chuyến tàu.
Quy trình đặt chỗ đầy đủ ở Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng; với lô hàng này:
Bấm Booking (Đặt chỗ) ở đầu biểu mẫu lô hàng. Trong cửa sổ Create Booking (Tạo booking), kiểm tra Carrier (Hãng tàu): ONE Line (được gợi ý từ đơn bán) và Coverage (Phạm vi): Main Only (đã quyết định ở trên), rồi bấm Create (Tạo).
Trên booking mới, bấm Print Booking Request (In yêu cầu đặt chỗ), gửi PDF cho ONE Line, rồi bấm Mark as Requested (Đánh dấu đã yêu cầu). Viindoo lúc này tạo 2 Container 40FT HC trên lô hàng.
Khi nhận được xác nhận đặt chỗ của ONE Line, điền Booking Reference (Mã booking): ONEYBK204581, CY Cutoff: 2026-11-04 12:00, SI Cutoff: 2026-11-02 17:00, VGM Cutoff: 2026-11-03 17:00, rồi bấm Mark as Confirmed (Đánh dấu đã xác nhận).
CY Cutoff, SI Cutoff và VGM Cutoff được lưu thành ba thời điểm độc lập trên lô hàng; hệ thống không suy ra hạn này từ hạn kia.
Cảnh báo
CY Cutoff là hạn cuối nghiêm ngặt nhất trong ba hạn này. Container vào bãi sau CY Cutoff sẽ bị từ chối cho chuyến tàu này và chuyển sang chuyến kế tiếp; tình huống đó sẽ xuất hiện ở Bước 4.
Mẹo
Hoàn thành Bước 2 khi: booking ở trạng thái Confirmed với Booking Reference ONEYBK204581; ba hạn là 2026-11-04 12:00 (CY), 2026-11-02 17:00 (SI), 2026-11-03 17:00 (VGM); lô hàng có 2 Container 40FT HC; và dòng Ocean Freight - FCL có Cost Price 1,850 USD bên cạnh Unit Price 2,150 USD.
Bước 3: Chuyển container từ lúc lấy rỗng đến khi vào bãi¶
Ghi nhận các mốc của từng container theo đúng thứ tự. Sự kiện thực tế (xe rời bãi container rỗng, đóng niêm phong, container qua cổng cảng) phải xảy ra trước khi bấm nút, để lịch sử trên hệ thống phản ánh đúng thực tế.
Trong tab Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện hàng), danh sách Containers (Container) có nút trực tiếp cho từng mốc tiếp theo (danh sách này không có tiền tố "Mark"; từ đó chỉ xuất hiện trên biểu mẫu riêng của container): Empty Picked (Đã lấy rỗng), Stuffed (Đã đóng hàng), Gate-in (Đã vào bãi), Loaded (Đã xếp tàu).
Trước tiên, nhập Container Number (Số container) và Seal Number (Số niêm phong) thực tế cho từng container (ghi phân bổ hàng, số container thực tế và số niêm phong trên tab Hàng hóa & Kiện). Sau đó, mỗi khi sự kiện xảy ra:
Container ONEU4567895 (niêm phong OL2604187): Empty Picked lúc 2026-11-01 08:00; Stuffed lúc 2026-11-02 14:00; nhập VGM Weight (Khối lượng VGM) 14,940 kg (cân trên trạm cân) và bấm Submit VGM (Nộp VGM) lúc 2026-11-02 16:30 (quy trình đầy đủ ở Khai báo VGM của container); Gate-in lúc 2026-11-04 09:00, trước CY Cutoff 12:00.
Container ONEU4568124 (niêm phong OL2604188): Empty Picked lúc 2026-11-01 09:30; Stuffed lúc 2026-11-02 16:00; Submit VGM lúc 2026-11-02 18:00; Gate-in lúc 2026-11-04 10:00.
Nếu thiếu Container Number hoặc Seal Number khi bấm nút ghi nhận mốc, Viindoo sẽ chặn thao tác (thông báo điền tên container, mốc và các trường còn thiếu):
Cannot mark container "<container>" as <milestone> yet.
Please fill in: <fields>.
Cảnh báo
Cả VGM Cutoff (2026-11-03 17:00) và CY Cutoff (2026-11-04 12:00) đều là hạn nghiêm ngặt; container nộp VGM hoặc vào bãi sau hạn tương ứng sẽ không được xếp lên chuyến tàu này.
Mẹo
Hoàn thành Bước 3 khi: hai container đều Gate-in trước CY Cutoff 2026-11-04 12:00 và đều có VGM Submitted trước VGM Cutoff 2026-11-03 17:00; container ONEU4567895 hiển thị VGM Weight 14,940 kg.
Xem thêm
Xem Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng để biết đầy đủ các mốc (kể cả nhập khẩu) và Khai báo VGM của container để biết phương pháp VGM cùng cách xử lý khi bị từ chối.
Bước 4: Xếp container lên tàu và phát hành vận đơn nhà¶
Ngày lên tàu in trên HBL phải khớp với chuyến tàu thực tế chở container. Nếu HBL vẫn ghi chuyến đã đặt ban đầu sau khi chuyển chuyến, ngân hàng đối chiếu HBL với MBL cho thư tín dụng có thể từ chối chứng từ.
Trước ETD, ONE chuyển cả booking gồm hai container từ ONE COMMITMENT 026W sang ONE COMPETENCE, chuyến 027W (lý do "Space Optimization" do hãng tàu quyết định, không phải lỡ cutoff). Cách ghi nhận chuyển chuyến và đổi lịch booking ở Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu nên không lặp lại tại đây. Với lô hàng này, cả hai container cuối cùng được xếp lên chuyến mới.
Khi hai container thực sự lên chuyến tàu mới, bấm Loaded (Đã xếp tàu) cho từng container: ONEU4567895 lúc 2026-11-12 18:00, ONEU4568124 lúc 2026-11-12 18:30.
Cảnh báo
Viindoo cho phép bấm Loaded khi VGM của container chưa được nộp; hệ thống không kiểm tra trạng thái VGM. Theo SOLAS, container chưa nộp VGM không được xếp lên tàu. Vì vậy, hãy xác nhận cả hai container hiển thị VGM Submitted trước khi bấm Loaded.
Ghi chú
Loaded (container) và ATD (lô hàng) là hai thao tác riêng; Viindoo không tự ghi thao tác này từ thao tác kia. Sau khi đánh dấu cả hai container Loaded, cũng bấm Start Transit (Bắt đầu vận chuyển) ở đầu biểu mẫu lô hàng để ghi ATD. Nếu bỏ qua, lô hàng không có ngày khởi hành dù tất cả container đã ở mốc Loaded.
Trong khu vực Bill of Lading (Vận đơn) của lô hàng, điền HBL No. (Số HBL): HLLHPHLAX2611-001 và MBL No. (Số MBL): ONEY204512367. Sau đó, mở menu bánh răng (Action), bấm Print HBL (In HBL) và điền trình in: Ex. Rate (Tỷ giá): 26,000, Prepaid at (Trả trước tại): Hải Phòng, Payable at (Thanh toán tại): để trống (cước trả trước), No. of Original B(s)/L (Số bản vận đơn gốc): 3, Total Prepaid (National Currency) (Tổng trả trước bằng nội tệ): 111,800,000 VND, rồi bấm Print (In).
Trước khi gửi HBL, đối chiếu với MBL: cùng số container (ONEU4567895, ONEU4568124), cùng số niêm phong (OL2604187, OL2604188) và cùng ngày lên tàu. Viindoo in ETD của chặng vận chuyển chính trên HBL, không in ATD bạn ghi bằng Start Transit. Việc chuyển sang chuyến 027W đã đổi ETD của chặng đó thành 2026-11-12, nên HBL ghi ngày chuyến mới, không phải ETD 2026-11-05 của booking ban đầu.
Mẹo
Hoàn thành Bước 4 khi: hai container đều hiển thị Loaded, lô hàng ở trạng thái In Transit (Đang vận chuyển) và có ATD; HBL No. HLLHPHLAX2611-001 ghi cùng số container, số niêm phong và ngày lên tàu (2026-11-12) như MBL, không phải ngày booking ban đầu.
Xem thêm
Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến hướng dẫn toàn bộ quy trình tài liệu HBL/MBL/SI.
Bước 5: Lập hóa đơn khách hàng và kiểm tra lợi nhuận gộp¶
Gross Profit (Lợi nhuận gộp) chỉ có ý nghĩa khi giá mua và giá bán của từng dòng phí phản ánh thực tế. Thiếu Cost Price sẽ làm biên lợi nhuận cao hơn thực tế, và Hai Long có thể chỉ phát hiện lúc đối chiếu cuối tháng.
Trong tab Charges (Phí), dòng Ocean Freight - FCL đã có cả giá mua và giá bán. Thêm hai dòng phí địa phương: THC tại Cảng Hải Phòng (Vendor ONE Line, VND, giá mua 2,800,000 / giá bán 3,200,000 cho mỗi container, Quantity 2) và phí D/O tại Cảng Los Angeles (Vendor Pacific Coast Forwarding Agency, Inc., USD, giá mua 150 / giá bán 180), như ở Charges and Profitability. Ba dòng tạo ra tổng số dưới đây, thể hiện bằng tiền tệ công ty (VND) theo tỷ giá minh họa 26,000 VND cho 1 USD:
Total Revenue (Tổng doanh thu): 122,880,000 VND.
Total Cost (Tổng chi phí): 105,700,000 VND.
Gross Profit (Lợi nhuận gộp): 17,180,000 VND.
Sau đó bấm Create Customer Invoice (Tạo hóa đơn khách hàng) (nhóm Invoicing mới thấy nút này). Hệ thống tạo hai hóa đơn nháp cho Nhat Long Footwear, mỗi loại tiền một hóa đơn: 4,480 USD (cước biển và phí D/O), và 6,400,000 VND (THC).
Ghi chú
Nếu lô hàng được tạo thủ công thay vì từ đơn bán, việc xác nhận booking sẽ thêm dòng Ocean Freight - FCL có Unit Price 0.00; khi đó phải nhập giá bán tại đây. Xem Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng.
Ghi chú
Nếu có dải cảnh báo vàng "This gross profit includes an ESTIMATED cost...", một booking của lô hàng đã được xác nhận nhưng hệ thống không tìm được giá mua của hãng vận chuyển, nên dùng mức giá vốn tối thiểu thay cho giá mua đã xác nhận. Mở dòng phí bị ảnh hưởng và nhập Cost Price thực tế trước khi tin số Gross Profit.
Mẹo
Hoàn thành Bước 5 khi: Gross Profit là 17,180,000 VND; Cost Price của từng dòng khác 0 và khớp giá mua đã thỏa thuận (ONE Line cho cước biển và THC, Pacific Coast Forwarding Agency, Inc. cho phí D/O), không chỉ đơn giản là "Gross Profit dương"; đồng thời có hai hóa đơn nháp: 4,480 USD và 6,400,000 VND.
Xem thêm
Charges and Profitability hướng dẫn thêm dòng phí thủ công, sửa hóa đơn đã ghi sổ và các tình huống phí khác.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Viindoo hiện xử lý thế nào |
Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
Tờ khai hải quan xuất khẩu (VNACCS) |
Không có trường ghi số tờ khai hoặc mốc thông quan |
Ghi số tờ khai và ngày thông quan vào phần trao đổi của lô hàng |
Chỉ dẫn làm hàng (SI) |
Có thể in Blank SI Form (FCL) (Mẫu SI trống) để gửi người gửi hàng, nhưng không có trường "Đã nộp SI cho hãng tàu" hoặc cảnh báo khi gần SI Cutoff |
Tự ghi ngày nộp SI vào phần trao đổi, trước SI Cutoff |
Container Loaded và ATD của lô hàng |
Đánh dấu container Loaded không tự ghi ATD của lô hàng; đây là hai thao tác riêng |
Luôn bấm Start Transit (Bắt đầu vận chuyển) sau khi container cuối cùng được đánh dấu Loaded |
Container Loaded khi chưa có VGM |
Có thể bấm Loaded khi VGM của container chưa được nộp |
Kiểm tra VGM Submitted trên từng container trước khi bấm Loaded |
Container bị chuyển chuyến hoặc không được xếp tàu |
Đánh dấu container Rolled Over hoặc Not Loaded vẫn giữ nguyên mốc vận hành hiện tại và không tự chuyển booking sang chuyến tàu mới |
Tự cập nhật chuyến tàu trên booking; xem Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu |
Đóng lô hàng khi vẫn còn chi phí chờ ghi nhận |
Không có kiểm tra nào chặn đóng lô hàng khi còn thiếu hóa đơn nhà cung cấp |
Kế toán xác nhận đã có mọi hóa đơn nhà cung cấp dự kiến trước khi coi lô hàng đã chốt |
Xử lý vướng mắc¶
Container không chuyển sang mốc tiếp theo¶
Biểu hiện: Khi bấm nút ghi nhận mốc, hệ thống hiển thị thông báo (đã điền tên tương ứng):
Cannot move container "<container>" from <current> to <target>.
Nguyên nhân: Container chưa ở mốc ngay trước mốc bạn bấm. Ví dụ, bấm Loaded khi còn ở Empty Picked sẽ bỏ qua Stuffed và Gate-in.
Cách xử lý: Bấm theo thứ tự: Stuffed → Gate-in → Loaded.
Không nộp được VGM¶
Biểu hiện: Bấm Submit VGM và thấy một trong các thông báo sau:
Cannot submit VGM for container "<container>".
Container must be Stuffed, Gate-in, or Loaded first.
Cannot submit VGM for container "<container>".
Please enter VGM Weight first.
Nguyên nhân: Container còn ở Draft hoặc Empty Picked, hoặc trường VGM Weight chưa có giá trị.
Cách xử lý: Bấm Stuffed trước, nhập VGM Weight, rồi bấm Submit VGM.
Không xác nhận được booking¶
Biểu hiện: Bấm Mark as Confirmed và thấy thông báo (đã điền mã booking):
Booking <booking> must be linked to a shipment leg before it can be confirmed.
Nguyên nhân: Booking không có Primary Leg (Chặng chính), thường vì các chặng của lô hàng đã đổi sau khi tạo booking. Trên biểu mẫu booking, Primary Leg là trường chỉ đọc.
Cách xử lý: Hủy booking này rồi tạo booking mới bằng nút Booking trên lô hàng; chặng vận chuyển chính sẽ được liên kết tự động.
Gross Profit hiển thị cảnh báo chi phí ƯỚC TÍNH¶
Biểu hiện: Tab Charges có dải vàng "This gross profit includes an ESTIMATED cost...".
Nguyên nhân: Không tìm được giá mua của hãng vận chuyển cho booking đã xác nhận, nên hệ thống dùng mức giá vốn tối thiểu thay cho giá mua đã được xác nhận.
Cách xử lý: Mở dòng phí bị ảnh hưởng, nhập Cost Price thực tế từ bảng giá hoặc xác nhận của hãng tàu, rồi kiểm tra lại Gross Profit.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Nhập hàng nguyên container đường biển - quy trình ngược lại, nhận lô FCL tại nơi đến
Gom các lô xuất khẩu LCL vào một master - gom hàng của nhiều khách vào cùng một container thay vì mỗi khách một container nguyên
Cho phép khách hàng theo dõi lô hàng trên cổng thông tin - những gì Nhat Long Footwear thấy khi theo dõi lô hàng trực tuyến
Quản lý công việc lô hàng trong dự án - đưa công việc và thời gian làm việc của lô hàng vào chi phí dự án