Tổng quan và thiết lập danh bạ trong Viindoo¶
Thông tin liên hệ là một dữ liệu quan trọng và được coi là tài sản vô hình trong suốt quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp. Các thông tin liên hệ phổ biến là: đối tác (khách hàng, nhà cung cấp), các cơ quan tổ chức (cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm, v.v.), nhân viên (địa chỉ cá nhân, người thân...).
Trong giải pháp Viindoo, toàn bộ thông tin kể trên được tập hợp tại ứng dụng Danh bạ. Đồng thời Danh bạ được tích hợp xuyên suốt với các ứng dụng khác của hệ thống phần mềm Viindoo như: Bán hàng, Mua hàng, CRM, Nhân viên, Kế toán, Sửa chữa, Bảo hành, Bảo trì, Dự án, v.v. giúp thông tin đồng nhất và tập trung, tăng hiệu quả cộng tác trong doanh nghiệp.
Cài đặt¶
Truy cập Ứng dụng, thực hiện nhập và tìm kiếm ứng dụng Danh bạ với từ khoá “Liên hệ”. Chọn ứng dụng và nhấn Kích hoạt.
Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy ứng dụng Danh bạ được hiển thị trên menu chính.
Ghi chú
Khi cài các ứng dụng Bán hàng, Mua hàng, CRM, Kế toán, v.v. thì ứng dụng Danh bạ được tích hợp tự động cài theo luôn.
Phân quyền¶
Truy cập , bạn tạo mới hoặc chọn người dùng muốn thay đổi quyền. Tại khu vực Quyền bổ sung, thực hiện bật hoặc tắt quyền Tạo liên hệ.
Ghi chú
Bạn cần bật chế độ nhà phát triển thì mới nhìn thấy thiết lập cho quyền này.
Nếu bật Tạo liên hệ: người dùng có quyền xem, tạo, sửa, xóa, nhân bản, lưu trữ liên hệ.
Nếu tắt Tạo liên hệ: người dùng chỉ có quyền xem, lưu trữ liên hệ.
Mẹo
Nếu chưa có quy tắc quản lý hoặc không quá khắt khe trong việc tạo liên hệ, bạn có thể bỏ qua phần này để tránh dồn toàn bộ công việc khi muốn tạo liên hệ của toàn bộ doanh nghiệp cho một vài người cụ thể. Đặc biệt khi mới dùng phần mềm.
Cấu hình¶
Truy cập , tại đây hệ thống cho phép bạn thiết lập một số thông tin liên quan tới liên hệ như: Quốc gia, Bang/Tỉnh, Ngân hàng, Danh xưng, v.v. để sử dụng khi người dùng tạo liên hệ có thể lựa chọn.
Ghi chú
Mặc định, khi ứng dụng Danh bạ được cài đặt đã có sẵn các quốc gia,một số danh xưng, Bang/tỉnh, Nhóm quốc gia và Vùng/Miền.
Thiết lập¶
Tại giao diện này cho phép bạn kích hoạt nhanh một số tính năng liên quan để phục vụ cho việc quản lý danh bạ đối tác.
Khi tích chọn và bấm Lưu hệ thống sẽ tự động kích hoạt tính năng tương ứng
Thẻ Liên hệ¶
Thẻ Liên hệ (Từ khoá liên hệ) giúp bạn có phân loại các liên hệ theo nhiều loại tiêu chí mong muốn, không giới hạn, dễ dàng tìm kiếm (phân loại phi cấu trúc). Bạn có thể sử dụng đồng thời nhiều từ khóa trên một liên hệ.
Để tạo một từ khoá liên hệ, truy cập , nhấn +Mới.
Nhập từ khoá phân loại.
Bạn có thể chọn nhóm cha cho loại đối tác nếu muốn hiển thị theo kiểu phả hệ cha - con.
Chọn màu sắc hiển thị cho thẻ này. Màu này sẽ hiển thị trong form liên hệ và ngoài thẻ Kanban.
Chọn Có hiệu lực để ẩn hoặc hiện các danh mục mà không cần xoá. Khi chọn từ khoá liên hệ cho một liên hệ:
Nếu bật Có hiệu lực: Phần thông tin Từ khoá sẽ chọn được danh mục từ khóa này.
Nếu tắt Có hiệu lực: Phần thông tin Từ khoá sẽ không hiển thị danh mục từ khóa này để chọn.
Sau khi nhập xong thông tin, hệ thống sẽ tự động lưu hoặc bạn chọn lưu thủ công để hoàn tất tạo mới.
Danh xưng¶
Cho phép bạn thiết lập các danh xưng phù hợp với các liên hệ khác nhau.
Truy cập , nhấn +Mới. Thực hiện nhập Danh xưng và từ viết tắt.
Nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới.
Ngành nghề¶
Đây là nơi thiết lập các ngành nghề kinh doanh, giúp chúng ta phân loại liên hệ tốt hơn. Các ngành nghề này hệ thống đã tự động tạo sẵn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hoặc thêm mới nếu cần.
Quốc gia¶
Nơi thiết lập các quốc gia trên thế giới. Khi chọn quốc gia cho 1 liên hệ, hệ thống sẽ lấy dữ liệu từ đây. Mặc định hệ thống đã tạo sẵn dữ liệu các quốc gia trên thế giới.
Tỉnh/TP/Bang¶
Hệ thống cũng đã tạo sẵn dữ liệu bang, tỉnh của một số quốc gia. Bạn cũng có thể nhấn +New, sau đó nhập Tên bang/tỉnh, Mã bang/tỉnh, chọn Quốc gia để thêm mới nếu cần.
Vùng/Miền¶
Bên cạnh việc phân loại theo Tỉnh/TP/Bang, hệ thống cũng cho phép bạn phân loại liên hệ theo các Vùng/Miền để có chiến lược quản lý và phân khúc phù hợp. Ngoài các dữ liệu đã được hệ thống tạo sẵn, bạn có thể tạo mới các vùng/miền bằng cách ấn nút +Mới rồi điền các thông tin để tạo mới vùng/miền nếu cần thiết.
Nhóm quốc gia¶
Giúp bạn nhóm các quốc gia vào chung 1 nhóm. Ví dụ: các nước Asean, EU, v.v., phục vụ cho các mục đích phân loại, lọc tìm hoặc thực hiện các chiến lược sản xuất kinh doanh theo khu vực.
Để thiết lập, bạn nhấn +Mới. Thực hiện nhập các thông tin:
Tên nhóm: Đặt tên cho nhóm quốc gia.
Quốc gia: Chọn danh sách các quốc gia muốn nhóm chung.
Bảng giá: Cho phép chọn các bảng giá khác nhau cho các quốc gia thuộc các nhóm khác nhau (giá USD, EUR, ...). Tính năng này chỉ xuất hiện khi bạn cài thêm một số ứng dụng liên quan như Bán hàng, Kế toán... và bạn được phân quyền tương ứng ở những ứng dụng đó.
Ghi chú
Nếu có nhiều bảng giá được thiết lập, hệ thống ưu tiên lấy tuần tự từ trên xuống.
Ngân hàng¶
Là nơi lưu thông tin của các ngân hàng phục vụ cho việc chuyển và nhận tiền của doanh nghiệp. Nhấn +Mới để thêm mới ngân hàng. Các thông tin thiết lập bao gồm:
Tên: Tên ngân hàng.
Mã định danh ngân hàng: Mã SWIFT/BIC được sử dụng khi thanh toán quốc tế.
Địa chỉ: Thông tin địa chỉ chi tiết của ngân hàng.
Điện thoại: Số điện thoại để liên hệ của ngân hàng.
Thư điện tử: Email liên hệ của ngân hàng.
Sau khi nhập xong thông tin, hệ thống sẽ tự động lưu hoặc bạn chọn lưu thủ công để hoàn tất tạo mới.
Tài khoản ngân hàng¶
Lưu trữ danh sách các số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, đối tác, nhân viên, ... mà doanh nghiệp có liên hệ. Ấn +Mới để thực hiện tạo mới một số tài khoản ngân hàng. Các thông tin cần nhập:
Số tài khoản: Số tài khoản mà ngân hàng đã cấp để sử dụng giao dịch.
Chủ tài khoản: Người sở hữu tài khoản ngân hàng.
Ngân hàng: ngân hàng.
Tên chủ tài khoản: Tên trên tài khoản ngân hàng đã đăng ký với ngân hàng.
Tiền tệ: Loại đồng tiền sử dụng cho số tài khoản được khai báo ở trên.
Chi tiền: Tích chọn nếu tài khoản này có thể sử dụng cho các khoản thanh toán trả trước.
Ghi chú
Tất cả các thông tin ngân hàng, tài khoản ngân hàng được tạo từ các chỗ khác (trên hồ sơ nhân viên, ứng dụng Kế toán...) cũng sẽ được tập hợp vào đây.
Mẹo
Với các thông tin thiết lập trên, khi tạo mới một liên hệ bạn cũng có thể thực hiện tạo luôn trên giao diện tạo liên hệ mà không cần vào cấu hình.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Module tham khảo