Ứng dụng Danh bạ: tổng quan và thiết lập

Ứng dụng Danh bạ của Viindoo là danh sách duy nhất chứa mọi khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan nhà nước và đối tác khác mà công ty bạn làm việc cùng. Bán hàng, Mua hàng, CRM, Kho, Kế toán, Nhân viên, Dự án và các ứng dụng khác đều dùng danh sách này, nên mỗi liên hệ chỉ nhập một lần và dùng ở mọi nơi. Cách thiết lập: cài Danh bạ trong Ứng dụng, quyết định ai được tạo liên hệ bằng quyền Tạo Liên hệ, rồi chuẩn bị các danh mục dùng chung (thẻ, danh xưng, ngành nghề, quốc gia, ngân hàng) ở Danh bạ ‣ Cấu hình.

Ai làm	Quản trị viên (menu Cấu hình và phân quyền chỉ quản trị viên mới thấy).
Ứng dụng	Danh bạ, Thiết lập

Làm sao để cài ứng dụng Danh bạ?

1. Vào Ứng dụng, tìm Contact và bấm Kích hoạt trên thẻ Danh bạ.

2. Cài xong, Danh bạ hiện trên màn hình chính.

Ghi chú

Cài một số ứng dụng, ví dụ CRM, sẽ cài kèm Danh bạ.

Ai được tạo và sửa liên hệ?

Mọi người dùng nội bộ đều xem được liên hệ. Chỉ người dùng có quyền Tạo Liên hệ mới tạo, sửa, lưu trữ và xóa được liên hệ.

1. Kích hoạt chế độ nhà phát triển.

2. Vào Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng và mở người dùng.

3. Ở mục Quyền Bổ sung, tích hoặc bỏ tích Tạo Liên hệ.

Mẹo

Nếu công ty không có quy định chặt về người tạo liên hệ, hãy cấp quyền này cho mọi người làm bán hàng, mua hàng, để việc tạo liên hệ không phải chờ vài người.

Có thể thiết lập gì trong ứng dụng Danh bạ?

Vào Danh bạ ‣ Cấu hình. Menu này chỉ quản trị viên mới thấy.

Menu	Chứa gì
Thiết lập	Các tính năng liên hệ tùy chọn có thể kích hoạt (xem Có thể kích hoạt những tính năng tùy chọn nào?).
Thẻ liên hệ	Nhãn để nhóm và lọc liên hệ (xem Làm sao để tạo thẻ liên hệ?).
Danh xưng	Danh xưng như Ông, Bà, Tiến sĩ, kèm viết tắt. Bấm Mới để thêm.
Ngành nghề	Ngành kinh doanh dùng để phân loại công ty. Viindoo tạo sẵn danh sách chuẩn; bạn có thể sửa hoặc thêm ngành.
Bản địa hóa ‣ Quốc gia	Mọi quốc gia trên thế giới, Viindoo tạo sẵn.
Bản địa hóa ‣ Tỉnh/TP	Tỉnh, thành của nhiều quốc gia, Viindoo tạo sẵn. Để thêm, bấm Mới và nhập Tên Tỉnh/TP, Mã Tỉnh/TP và Quốc gia.
Bản địa hóa ‣ Vùng / miền	Các vùng gom nhiều tỉnh/thành, ví dụ Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam (xem Làm sao để gom tỉnh/thành thành vùng miền?). Hiện khi cài module Nhóm Vùng Miền.
Bản địa hóa ‣ Nhóm quốc gia	Nhóm các quốc gia (ví dụ ASEAN, EU) để lọc liên hệ hoặc áp bảng giá theo khu vực (xem Làm sao để tạo nhóm quốc gia?).
Tài khoản ngân hàng ‣ Ngân hàng	Các ngân hàng công ty bạn và các liên hệ sử dụng (xem Làm sao để thêm ngân hàng và tài khoản ngân hàng?).
Tài khoản ngân hàng ‣ Tài khoản ngân hàng	Tài khoản ngân hàng của công ty bạn và các liên hệ (xem Làm sao để thêm ngân hàng và tài khoản ngân hàng?).

Ghi chú

Quốc gia, tỉnh/thành và danh xưng được tạo tự động khi cài ứng dụng Danh bạ.

Mẹo

Bạn cũng có thể tạo thẻ, danh xưng, ngân hàng và tài khoản ngân hàng ngay trên form liên hệ, không cần mở menu cấu hình.

Có thể kích hoạt những tính năng tùy chọn nào?

Danh bạ ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập liệt kê các tính năng liên hệ tùy chọn, chia thành Đối tác, Thông tin cổ đông của đối tác và Quản lý hình thái doanh nghiệp, ví dụ giới tính, email chúc mừng sinh nhật, quốc tịch, tên đối tác đa ngôn ngữ, kiểm tra trùng mã số thuế và quy mô vốn. Tích tính năng và bấm Lưu để cài. Tính năng chưa có trong gói thuê bao của bạn hiện liên kết Mua hoặc Tìm hiểu thêm thay cho ô tích.

Làm sao để tạo thẻ liên hệ?

Thẻ nhóm liên hệ theo bất kỳ tiêu chí nào bạn cần (vùng miền, loại khách, cấp đại lý...). Một liên hệ có thể có nhiều thẻ.

1. Vào Danh bạ ‣ Cấu hình ‣ Thẻ liên hệ và bấm Mới.

2. Điền thông tin thẻ:

   • Tên: tên thẻ.

   • Màu: màu của thẻ trên form và thẻ liên hệ.

   • Nhóm: thẻ cha, để tạo cây thẻ (không bắt buộc).

   • Hoạt động: bỏ tích để ẩn thẻ khỏi ô Thẻ mà không xóa thẻ.

Thẻ được lưu tự động và chọn được ở ô Thẻ của liên hệ.

Làm sao để gom tỉnh/thành thành vùng miền?

Vùng giúp bạn lọc, nhóm và báo cáo liên hệ theo khu vực, ví dụ để chia khách hàng giữa các nhóm bán hàng. Vùng đi kèm module tùy chọn Nhóm Tỉnh/Thành (Country State Group, viin_base_state_group), module này cũng tạo sẵn các vùng của Việt Nam. Hãy cài module từ Ứng dụng trước: nếu chưa cài, menu Nhóm tỉnh/thành và trường Nhóm tỉnh/thành trên liên hệ sẽ không hiện.

1. Vào Danh bạ ‣ Cấu hình ‣ Bản địa hóa ‣ Vùng / miền và mở một vùng, hoặc bấm Mới.

2. Điền:

   • Tên vùng / miền và Mã vùng / miền.

   • Thuộc: vùng lớn hơn chứa vùng này, ví dụ Miền Bắc chứa Đồng Bằng Sông Hồng.

   • Quốc gia và Tỉnh/TP: các tỉnh/thành trong vùng. Mỗi tỉnh/thành chỉ thuộc một vùng.

Từ đó mỗi liên hệ hiện Vùng / miền theo tỉnh/thành của liên hệ, và bạn có thể nhóm danh sách liên hệ theo Vùng / miền trong phần tùy chọn tìm kiếm.

Làm sao để tạo nhóm quốc gia?

1. Vào Danh bạ ‣ Cấu hình ‣ Bản địa hóa ‣ Nhóm quốc gia và bấm Mới.

2. Điền:

   • Tên nhóm: ví dụ Liên minh châu Âu.

   • Quốc gia: các quốc gia trong nhóm.

   • Bảng giá: bảng giá dùng cho khách hàng ở các quốc gia này. Hiện khi tính năng Bảng giá của Bán hàng được bật. Nếu có nhiều bảng giá, bảng giá đầu tiên phù hợp sẽ được dùng (xem Cách đặt nhiều mức giá cho cùng một sản phẩm).

Làm sao để thêm ngân hàng và tài khoản ngân hàng?

1. Vào Danh bạ ‣ Cấu hình ‣ Tài khoản ngân hàng ‣ Ngân hàng, bấm Mới và điền:

   • Tên: tên ngân hàng.

   • Mã định danh ngân hàng: mã SWIFT/BIC dùng khi chuyển tiền quốc tế.

   • Địa chỉ Ngân hàng, Điện thoại, Email: thông tin liên hệ của ngân hàng.

2. Vào Danh bạ ‣ Cấu hình ‣ Tài khoản ngân hàng ‣ Tài khoản ngân hàng, bấm Mới và điền:

   • Số tài khoản: số tài khoản ngân hàng.

   • Chủ tài khoản: liên hệ (hoặc công ty bạn) sở hữu tài khoản.

   • Ngân hàng: ngân hàng của tài khoản.

   • Tên chủ tài khoản: tên đăng ký tại ngân hàng, nếu khác với chủ tài khoản.

   • Tiền tệ: loại tiền của tài khoản.

   • Chi tiền: tích nếu tài khoản này được dùng để chi tiền (thanh toán đi).

Ghi chú

Tài khoản ngân hàng nhập ở nơi khác (trên hồ sơ nhân viên, trong ứng dụng Kế toán...) cũng hiện trong danh sách này.

Bước tiếp theo

• Cách tạo liên hệ mới: tạo những khách hàng và nhà cung cấp đầu tiên.

• Cách tìm và gộp liên hệ bị trùng: giữ danh bạ gọn sạch.

• Cách lưu trữ, khôi phục hoặc xóa liên hệ: lưu trữ liên hệ không còn dùng.