Phê duyệt Yêu cầu gia công¶
Với quy trình phê duyệt yêu cầu gia công của phần mềm Viindoo, doanh nghiệp có thể kiểm soát được các yêu cầu gia công của bộ phận sản xuất nhằm kiểm soát các hoạt động và chi phí sản xuất, giảm thiểu rủi ro khi lựa chọn đơn vị gia công phù hợp.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Mua hàng - yêu cầu được duyệt sẽ gửi tới nhà thầu dưới dạng một đơn mua
Cấu hình Kiểu duyệt Yêu cầu gia công¶
Trước tiên, người quản lý cần cấu hình Kiểu duyệt yêu cầu gia công để quyết định xem ai sẽ là người duyệt các phiếu đề nghị gia công của bộ phận sản xuất.
Truy cập ứng dụng Phê duyệt > Cấu hình > Loại phê duyệt, mở loại phê duyệt Yêu cầu gia công đã được tạo sẵn và thiết lập các cấp phê duyệt.
Trình và duyệt Yêu cầu gia công¶
Tạo yêu cầu gia công và trình duyệt¶
Giả sử, doanh nghiệp có đơn đặt hàng 10 sản phẩm Bàn làm việc gỗ. Theo kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp sẽ tự sản xuất 4 sản phẩm, còn 6 sản phẩm sẽ cần thuê gia công từ Đơn vị gia công. Để thực hiện được hoạt động trên, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Tạo Định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm Bàn làm việc gỗ. Vì doanh nghiệp bạn vừa có thể sản xuất, vừa mang sản phẩm Bàn làm việc gỗ đi gia công, bạn sẽ cần tạo 2 Định mức nguyên vật liệu khác nhau với 2 kiểu BoM là Sản xuất sản phẩm này và Gia công cho sản phẩm này.
Bước 2: Truy cập ứng dụng Sản xuất > Hoạt động > Lệnh sản xuất và tạo một lệnh sản xuất cho 10 sản phẩm Bàn làm việc gỗ. Định mức nguyên vật liệu trên Lệnh sản xuất này sẽ là Định mức với kiểu BoM là Sản xuất sản phẩm này.
Bước 3: Trên lệnh sản xuất, ấn nút Hành động, chọn Tạo yêu cầu gia công và điền các thông tin như sau:
Lệnh sản xuất: Lệnh sản xuất nguồn sinh ra yêu cầu gia công này. Sẽ được tự động điền khi tạo yêu cầu gia công ngay trên lệnh sản xuất;
Số lượng gia công: Số lượng sản phẩm cần gia công ngoài;
Định mức nguyên vật liệu gia công: chọn BoM kiểu Gia công ngoài cho sản phẩm;
Nhà thầu gia công: đơn vị gia công sản phẩm này.
Ghi chú
Ngoài ra, bạn có thể truy cập vào Hoạt động > Yêu cầu gia công, ấn nút Mới để tạo một yêu cầu gia công.
Bước 4: Trên yêu cầu gia công, mở menu Tác vụ cạnh mã phiếu và chọn Xin phê duyệt. Điền các thông tin sau trên biểu mẫu Gửi phê duyệt:
Tiêu đề: Tên của đề nghị phê duyệt, hệ thống điền sẵn theo yêu cầu gia công. Ví dụ: Subcontracting Request for SR00001 from Nguyễn Văn Quản;
Loại đề nghị phê duyệt: Kiểu phê duyệt mà đề nghị này đi qua, ở đây là Yêu cầu gia công;
Nhân viên: Người đứng tên xin phê duyệt. Hệ thống xác định người phê duyệt dựa trên nhân viên này và các cấp phê duyệt của loại phê duyệt;
Thẻ Các bản ghi nguồn: Những yêu cầu gia công nằm trong đề nghị phê duyệt này, kèm sản phẩm, số lượng, định mức nguyên vật liệu và lệnh sản xuất của từng yêu cầu.
Bấm Tạo đề nghị phê duyệt. Đề nghị phê duyệt mở ra; bạn đặt Hạn chót cho người phê duyệt, ghi lý do gia công vào Mô tả, kiểm tra danh sách ở thẻ Người phê duyệt, rồi bấm Trình để gửi đi phê duyệt.
Duyệt Yêu cầu gia công¶
Sau khi bộ phận sản xuất trình yêu cầu gia công, người quản lý truy cập ứng dụng Phê duyệt > Đề nghị phê duyệt > Đề nghị, mở đề nghị cần duyệt và thực hiện quy trình phê duyệt. Khi tất cả người phê duyệt bắt buộc đã duyệt, bấm Đánh dấu hoàn thành để áp dụng yêu cầu.
Người quản lý có thể xem yêu cầu gia công gắn với đề nghị phê duyệt này bằng cách bấm nút Xem Yêu cầu gia công trên biểu mẫu phê duyệt.
Làm việc với yêu cầu khi đã có phê duyệt¶
Nút Áp dụng của yêu cầu gia công vẫn khả dụng bất kể trạng thái phê duyệt, nên quản lý sản xuất vẫn có thể áp dụng yêu cầu thủ công. Khi ai đó áp dụng thủ công trong lúc phê duyệt đang chờ, một ghi chú được thêm vào yêu cầu phê duyệt để người phê duyệt thấy. Đánh dấu hoàn thành một phê duyệt sẽ áp dụng yêu cầu chưa được áp dụng; yêu cầu đã được áp dụng thủ công thì được giữ nguyên.
Yêu cầu gia công được giữ nguyên khi phê duyệt bị từ chối, bị hủy hoặc được đặt lại về dự thảo, và khi phê duyệt đã được duyệt nhưng chưa đánh dấu hoàn thành.
Nếu yêu cầu gia công bị xóa, yêu cầu phê duyệt của nó vẫn được giữ lại và một ghi chú cho biết yêu cầu không còn tồn tại.
Theo dõi đơn gia công và quy trình nhập kho thành phẩm¶
Khi đề nghị phê duyệt được duyệt và đánh dấu hoàn thành, hệ thống sẽ tách lệnh sản xuất nguồn thành hai lệnh sản xuất:
Lệnh sản xuất với số lượng thành phẩm cần tự sản xuất tại doanh nghiệp (nếu có);
Lệnh sản xuất với số lượng thành phẩm cần thuê gia công ngoài.
Đồng thời, một đơn mua thành phẩm gia công Bàn làm việc gỗ đối với Đơn vị gia công cũng được tạo ra và ở trạng thái Báo giá. Khi xác nhận đơn mua này, hệ thống sẽ hủy Lệnh sản xuất gia công.
Khi xác nhận đơn mua này, hệ thống sẽ hủy Lệnh sản xuất gia công.
Doanh nghiệp sẽ tiếp tục quản lý Quy trình Thuê gia công ngoài như bình thường.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Module tham khảo