Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Forwarder Management (tự động cài kèm Logistics Accounting)
House Bill of Lading (HBL, vận đơn nhà) và Master Bill of Lading (MBL, vận đơn hãng) là chứng từ vận chuyển. Đối chiếu số, các bên, tuyến, hàng, container, lịch với hồ sơ/chỉ dẫn trước giải phóng HBL. Lô nhập dùng Arrival Notice (Thông báo hàng đến) báo khách lịch đến và thông tin đã xác minh khác. Xác nhận ngày hãng và quy tắc miễn lưu trước báo hạn. Thuật ngữ: Bảng Thuật Ngữ Ngành.
Tình huống minh họa: nhân viên Chứng từ phát hành HBL cho lô hàng SHP/2611/00010 của Phuoc An Wood Co., Ltd - 2 x Container 40FT HC, từ Cai Mep International Terminal đến Port of Hamburg, hãng tàu Maersk Line Vietnam - Hai Phong Branch, Incoterm FOB, Điều khoản thanh toán Prepaid - và gửi Arrival Notice cho lô hàng nhập khẩu SHP/2611/00011 của Viet Steel Co., Ltd (hãng tàu Evergreen, từ Port of Busan đến Cat Lai Terminal, 7 ngày miễn phí lưu bãi tính từ ngày tàu thực tế đến). Các bản ghi là dữ liệu demo của Viindoo nên dữ liệu của bạn sẽ khác.
Hai ví dụ thuộc hai lô riêng. Chọn quy trình đúng:
Xuất khẩu: Bước 1: Ghi HBL, MBL và điều kiện cước: phát hành/kiểm HBL.
Nhập khẩu: Bước 3: Kiểm thời gian miễn lưu hãng: kiểm miễn lưu, gửi thông báo.
Trước khi bắt đầu¶
Chỉ kiểm điều kiện cho quy trình cần dùng:
HBL xuất: booking có lịch cuối, hãng xác nhận container lên tàu (xem Rollover and Not Loaded (Container Exception), FCL Export). Print HBL không kiểm trạng thái nên tự kiểm trước in.
Với Arrival Notice của lô nhập khẩu: lô hàng ở trạng thái Đã xác nhận, Đang vận chuyển hoặc Hoàn thành; đã ghi HBL No., MBL No., tàu, chuyến và Bên được thông báo (xem FCL Import). Kiểm tra người nhận hàng hoặc bên nhận thông báo khác có địa chỉ email.
Với cả hai quy trình: dùng User: All Shipments để sửa thông tin lô hàng và gửi Arrival Notice. User: Own Shipments chỉ có quyền xem lô hàng (xem quyền Freight của người dùng tại ).
Bước 1: Ghi HBL, MBL và điều kiện cước¶
HBL/MBL là văn bản độc lập, không đối chiếu chéo. Sai thì PDF bước 2 cũng sai.
Vào và mở lô hàng SHP/2611/00010. Điền hoặc kiểm tra:
HBL No. (nhóm Vận đơn): SC16-HBL-2026-001.
MBL No. (nhóm Vận đơn): MAEU-VN2026041001.
Điều khoản thanh toán (nhóm Thông tin chung, gần đầu biểu mẫu; trường hiện khi lô hàng không còn ở trạng thái Nháp): Prepaid.
Cảnh báo
Cả hai trường đều là văn bản thuần - Viindoo không kiểm tra định dạng theo cách đánh số của hãng tàu và không báo lỗi gõ sai. Hãy đối chiếu từng ký tự với bản MBL của hãng tàu trước khi in; PDF HBL ở Bước 2 lấy B/L No. trực tiếp từ HBL No..
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi:
Nhóm Vận đơn hiển thị HBL No. và MBL No., và MBL No. khớp chính xác với MBL của hãng tàu.
Điều khoản thanh toán là Prepaid, khớp với điều kiện cước đã thỏa thuận với khách hàng.
Chọn hình thức giải phóng vận đơn¶
Chưa có trường riêng; ghi Chatter trước in dù chọn cách nào.
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Original B/L (Vận đơn gốc) |
Thanh toán L/C hoặc ngân hàng yêu cầu bản gốc giấy |
Bộ ba bản gốc đến ngân hàng trước hạn xuất trình L/C, khoảng 21 ngày sau lên tàu |
Telex Release / Surrendered (Điện giao hàng / Đã nộp vận đơn) |
T/T hoặc người mua đầu đến là đối tác quen đáng tin |
Đại lý tại đích giải phóng hàng khi đại lý đầu đi xác nhận đã surrender - không phải chờ chuyển phát |
Chọn Original hoặc Telex Release theo hướng dẫn giải phóng của hãng tàu và yêu cầu hợp đồng hoặc Letter of Credit của khách. Đừng suy ra Telex Release chỉ vì không có Letter of Credit. Khi đại lý đầu đi đã xác nhận surrender, ghi Telex Release vào Chatter.
Bước 2: In HBL¶
HBL phải thể hiện đúng container, seal và ngày xếp hàng lên tàu như MBL của hãng tàu, nếu không ngân hàng hoặc người mua tại đích có thể từ chối bộ chứng từ.
Từ biểu mẫu lô hàng, bấm biểu tượng bánh răng (Hành động) cạnh mã lô hàng và chọn In HBL.
Trong cửa sổ Print HBL (In HBL):
Ex. Rate (Tỷ giá) 26,000, chỉ in không lưu lô.
Prepaid at: Cai Mep, nơi đã thỏa thuận để trả cước. Nhãn in này không ghi nhận hay xác minh việc hóa đơn khách hàng hoặc hãng tàu đã được thanh toán.
Payable at (Thanh toán tại) trống, dùng cho đầu đến lô Collect.
No. of Original B(s)/L (Số vận đơn gốc) mặc định 3, chỉ in, không lưu hình thức giải phóng.
Total Prepaid (National Currency): 100,000,000 - chỉ gồm cước biển, quy đổi theo tỷ giá ở trên, không gồm phí địa phương. Đây là văn bản tự do: Viindoo không tính hay kiểm tra giá trị này.
Print (In) mở PDF. Giá trị không lưu lô, bản sửa sau phải nhập lại.
Ghi chú
Viindoo không có trường cho loại giải phóng đã quyết định ở trên. Hãy ghi hướng dẫn đã thống nhất vào Chatter, ví dụ "Release instruction: Telex Release for HBL SC16-HBL-2026-001, destination agent <tên>". Chỉ coi HBL là đã giải phóng sau khi bên có thẩm quyền xác nhận; in ra PDF không đồng nghĩa với xác nhận.
Cảnh báo
Kiểm tra số lượng kiện và ngày phát hành trước khi gửi HBL. Số lượng in cho mỗi container là số lượng của các dòng hàng đã xếp vào container đó (xem Xếp cargo vào container trên lô hàng), nên container chưa xếp hàng sẽ không in số lượng. Place and date of issue là thành phố của công ty bạn và ngày tạo lô hàng, không phải ngày bạn in hay giải phóng HBL. Giữ bản này để xem lại cho đến khi các thông tin đó đúng.
Cảnh báo
Ngày LADEN ON BOARD THE VESSEL là ETD của chặng Main Carriage - ngày khởi hành dự kiến, không phải ngày khởi hành thực tế do Bắt đầu vận chuyển ghi nhận. In trước khi cập nhật booking thì HBL mang ETD cũ; nếu tàu chạy muộn hơn ETD (ví dụ sau khi rollover, xem Rollover and Not Loaded (Container Exception)), hãy cập nhật ETD của chặng trước khi in.
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi:
PDF hiển thị B/L No. SC16-HBL-2026-001, cả hai container với seal khớp packing list, và Prepaid được đánh dấu ở cột Prepaid/Collect.
Ngày xếp hàng lên tàu khớp với chuyến tàu hãng tàu đã xác nhận - không phải ETD dự kiến cũ.
Bước 3: Kiểm thời gian miễn lưu hãng¶
Arrival Notice của hãng tàu là nguồn cho ngày tàu đến và thời gian miễn phí lưu bãi trong ví dụ này. Hãy kiểm tra cách hãng tàu tính số ngày miễn phí trước khi tính Last Free Day, rồi ghi lại ngày đó để Chăm sóc khách hàng đưa thông tin đã xác nhận vào thông báo gửi người nhận hàng.
Khi Arrival Notice của hãng tàu đến văn phòng bạn, hãy dùng ngày tàu đến và điều khoản miễn phí của hãng - không dùng ước tính từ Viindoo - để tính ngày. Lúc này ATA chưa được ghi trên lô hàng (sẽ ghi sau, xem FCL Import), và kể cả khi đã ghi thì Container Free Time (Days) cũng không có trường nào trên biểu mẫu, nên Free Time End và Detention Start vẫn trống (xem Giới hạn hiện tại bên dưới). Với SHP/2611/00011, ngày tàu đến là 2026-03-22 và hãng tàu cho 7 ngày miễn phí: Last Free Day 2026-03-29. Nếu tàu cập cảng vào ngày khác, hãy tính lại từ ngày tàu đến thực tế.
Đăng ghi chú trong Chatter của lô hàng: "Last Free Day: 29/03/2026 (7 days free time from the carrier, arrival 22/03/2026)." - đây là nơi duy nhất ghi lại con số này trước khi đưa vào Arrival Notice ở Bước 4.
Mẹo
Bước 3 hoàn tất khi: Chatter có ghi chú nêu Last Free Day, được đăng trước khi gửi Arrival Notice ở Bước 4.
Xem thêm
Container Execution Milestones: tính mốc miễn lưu và detention khi có ATA.
Chọn thông tin thêm vào thông báo¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Gửi nội dung mẫu |
Không cần thêm theo quy trình hoặc đã gửi qua kênh khác được xác nhận |
Thư chỉ có thông tin mẫu |
Thêm hạn miễn lưu và phí phải trả |
Ngày và số tiền đã xác nhận cho lô |
Người nhận có hạn/phí được xác minh và được phép thông báo |
Chỉ thêm hạn sau xác nhận ngày đến/quy tắc hãng. Chỉ thêm phí sau xác nhận áp dụng/số tiền với vận hành hoặc kế toán. Chưa rõ thì xác nhận trước gửi.
Bước 4: Gửi thông báo hàng đến¶
Arrival Notice bắt đầu "đồng hồ" của người nhận hàng - gửi muộn hoặc thiếu Last Free Day thì người nhận hàng có thể quá hạn miễn phí mà không được cảnh báo.
Vào và mở SHP/2611/00011. Trên phần đầu biểu mẫu lô hàng, bấm Gửi Arrival Notice. Nút hiện khi lô hàng ở trạng thái Đã xác nhận, Đang vận chuyển hoặc Hoàn thành và chưa gửi thông báo nào.
Hộp soạn có:
Người nhận: tự động gồm Người nhận hàng, Bên được thông báo và 2nd Notify Party của các booking thuộc lô hàng, nếu có email - ở đây chỉ có người nhận hàng, Viet Steel Co., Ltd, nên đối tác chỉ xuất hiện một lần.
Tiêu đề Arrival Notice - SHP/2611/00011 / HBL SC17-HBL-2026-001 và nội dung điền sẵn: Shipment Reference, HBL No., MBL No., Port of Loading, Port of Discharge và Arrival Date (ATA nếu đã ghi, nếu không thì ETA).
Ghi chú
Câu mở đầu của mẫu là "We are pleased to inform you that your shipment has arrived at the destination port." Lô hàng này gửi thông báo ngay khi Arrival Notice của chính hãng tàu đến - trước khi tàu thực sự cập cảng. Hãy sửa câu đó thành "is expected to arrive on ..." trước khi gửi; câu gốc báo cho người nhận hàng rằng hàng đã đến trong khi tàu vẫn đang trên biển.
Với lô FCL này, thay cargo pickup at the CFS bằng container pickup at the container terminal. Xác nhận hướng dẫn nhận container với hãng tàu trước khi gửi.
Trước gửi, thêm nội dung:
"Last Free Day: 29/03/2026."
Các phí địa phương phải trả, nếu nhóm bạn đã xác nhận với hãng tàu hoặc đại lý và đối chiếu với giá bán đã thỏa thuận cho khách. Nếu các phí này đã có trong tab Charges của lô hàng, hãy đối chiếu ở đó nữa (xem Charges and Profitability). Thông báo này được gửi trước mốc nhập phí và xuất hóa đơn cuối cùng; đừng tạo thêm dòng phí chỉ để điền vào email.
Bấm Gửi. Khi email đã được gửi tới một người nhận ngoài công ty bạn, Arrival Notice Sent được đóng dấu ngày giờ hiện tại và nút biến mất khỏi phần đầu biểu mẫu.
Cảnh báo
Nút chỉ dùng một lần. Gửi thiếu hạn/phí thì sửa bằng tin Chatter thường, không thông báo hệ thống lần hai.
Mẹo
Hoàn tất bước 4 khi:
Chatter hiển thị một email "Arrival Notice - SHP/2611/00011 / HBL SC17-HBL-2026-001" có nội dung gồm dòng Last Free Day.
Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo) đúng ngày giờ gửi.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Kiểm điều kiện phát hành HBL |
Print HBL không kiểm trạng thái; ngày lên tàu lấy ETD chứ không giờ thực |
Chỉ in sau hãng xác nhận xếp; so ETD với ngày lên tàu hãng, bước 2 |
Ghi hình thức giải phóng B/L |
Chưa có trường Original/Telex trên lô |
Ghi quyết định Chatter bước 2 |
Pre-alert đại lý đầu đến sau HBL |
Không có thao tác gói HBL+hóa đơn+phiếu đóng gói |
Dùng Chatter/email ngoài, đính kèm tay |
Đặt số ngày miễn lưu cho các mốc |
Container Free Time (Days) không hiện biểu mẫu |
Tính hạn tay bước 3, ghi Chatter |
Thêm hạn/phí vào thông báo |
Mẫu chỉ có Shipment Reference, HBL/MBL No., POL, POD và Arrival Date; câu mở đầu nói lô hàng has arrived ngay cả khi gửi trước lúc tàu cập bến, còn hướng dẫn nhận hàng vẫn chỉ đến CFS dù là FCL |
Sửa câu mở đầu; với FCL, thay cargo pickup at the CFS bằng container pickup at the container terminal. Xác nhận hướng dẫn nhận container với hãng tàu, rồi nhập Last Free Day và các khoản phí trong cửa sổ soạn thư (Bước 4) |
Theo dõi phản hồi người nhận |
Arrival Notice Sent chỉ lưu giờ gửi, không xác nhận nhận |
Tạo Activity tay nhắc theo dõi |
Xử lý vướng mắc¶
Nút Gửi Arrival Notice không xuất hiện¶
Hiện tượng: phần đầu lô hàng không có nút Gửi Arrival Notice.
Nguyên nhân: nút chỉ hiện với lô hàng có Loại vận chuyển là Nhập khẩu, ở trạng thái Đã xác nhận, Đang vận chuyển hoặc Hoàn thành và chưa gửi thông báo. Nút không bao giờ hiện trên lô hàng xuất khẩu hay lô hàng Nháp.
Cách xử lý: với lô hàng xuất khẩu, dùng Bước 1-2 - Arrival Notice chỉ áp dụng cho lô nhập khẩu. Với lô nhập khẩu đang Nháp, hãy xác nhận lô hàng trước.
Nút Gửi Arrival Notice không còn sau lần gửi đầu tiên¶
Hiện tượng: nút biến mất khỏi lô hàng đã gửi thông báo.
Nguyên nhân: trường đã gửi có giờ, nút chỉ dùng một lần.
Cách xử lý: sửa/gửi lại bằng Send message (Gửi tin) trong Chatter trực tiếp người nhận.
Không ai nhận được Arrival Notice¶
Hiện tượng: "Cannot send Arrival Notice for shipment "SHP/2611/00011": no party outside your own company can be reached by email.", kèm một dòng cho từng bên và lý do bị bỏ qua (ví dụ Consignee (...): no email on file).
Nguyên nhân: mọi Consignee, Notify Party và 2nd Notify Party đều thiếu email hoặc thuộc chính công ty bạn.
Cách xử lý: thêm email còn thiếu vào bản ghi đối tác, rồi bấm lại Gửi Arrival Notice.
Xem thêm
Bài viết liên quan
FCL Export - quy trình xuất khẩu dẫn đến HBL này
FCL Import: luồng nhập đến thông báo
Yêu cầu tài liệu, lập SI và vận đơn nháp: chuẩn bị/duyệt SI và vận đơn nháp
Charges and Profitability: ghi THC, CIC và phí D/O
Phân hệ tùy chọn
Freight Air - lô hàng nhập khẩu đường hàng không dùng mẫu Arrival Notice riêng