Cách tạo và duyệt một đề nghị phê duyệt

Để xin phê duyệt, vào Phê duyệt ‣ Tổng quan, bấm Tạo đề nghị trên loại phê duyệt cần dùng, điền đề nghị rồi bấm Trình. Người phê duyệt nhận một hoạt động đã lên lịch và lần lượt duyệt hoặc từ chối; khi đủ số lượt duyệt, đề nghị chuyển sang Đã duyệt. Trang này dùng loại Chung; các loại khác làm tương tự.

Ai làm	Mọi người dùng nội bộ đều tạo được đề nghị. Người phê duyệt do loại phê duyệt quy định; họ cần quyền Phê duyệt từ mức Duyệt cho nhóm trở lên. Buộc phê duyệt cần quyền Phê duyệt ‣ Quản trị viên.
Ứng dụng	Phê duyệt

Trước khi bắt đầu

• Cài ứng dụng OmniApproval™ và cấp quyền cho người dùng: Tổng quan ứng dụng Phê duyệt.

• Kiểm tra ai phê duyệt từng loại: Quản lý loại phê duyệt.

• Nhân viên cần có quản lý trực tiếp là người dùng của hệ thống khi loại phê duyệt yêu cầu quản lý duyệt.

Tạo đề nghị phê duyệt như thế nào?

1. Vào Phê duyệt ‣ Tổng quan và bấm Tạo đề nghị trên thẻ của loại phê duyệt.

   Ghi chú

   Thẻ có nút ghi ... chưa có phê duyệt (ví dụ Giờ công chưa có phê duyệt) không tự tạo được đề nghị. Hãy bắt đầu từ bản ghi cần duyệt bằng Tác vụ ‣ Xin phê duyệt, như trong Hướng dẫn chấm công trong dự án.

2. Điền đề nghị rồi bấm Lưu.

3. Bấm Trình. Đề nghị chuyển từ Nháp sang Chờ duyệt.

Cần điền những trường nào?

Trường	Tác dụng	Nếu nhập sai
Tiêu đề	Tên đề nghị, ví dụ Mua 5 máy in cho văn phòng.	Tiêu đề mơ hồ khiến khó tìm lại đề nghị.
Loại phê duyệt	Quyết định người phê duyệt, thứ tự và số lượt duyệt. Được điền theo thẻ bạn đã bấm.	Chọn loại khác nghĩa là người phê duyệt khác.
Nhân viên	Người mà đề nghị dành cho. Mặc định là bạn; quản lý của nhân viên này là người duyệt đầu tiên khi loại phê duyệt yêu cầu quản lý.	Nhân viên không có quản lý trực tiếp thì không trình được khi loại phê duyệt bắt buộc quản lý.
Hạn chót	Ngày người phê duyệt nên xử lý. Tính từ Số ngày để duyệt của loại phê duyệt.	Quá ngày này, hoạt động của người phê duyệt hiển thị là trễ hạn.
Số lượt duyệt tối thiểu	Số lượt duyệt cần có. Chỉ đọc, lấy từ loại phê duyệt.
Diễn giải	Chi tiết cho người phê duyệt.
Tab Các dòng yêu cầu	Các mục của đề nghị (một nhãn cho mỗi dòng). Một số loại yêu cầu thêm cột. Người đề nghị xem và sửa mọi dòng của đề nghị của chính mình, dù dòng đó nêu nhân viên nào; trên đề nghị của người khác, người dùng chỉ xem các dòng của chính mình.	Loại phê duyệt có Bắt buộc có dòng không trình được khi chưa có dòng nào.

Khi loại phê duyệt hiển thị cột % CK, chiết khấu được áp dụng vào đơn giá trước khi nhân với số lượng, và tổng của dòng cũng như của đề nghị dùng số tiền đã chiết khấu. Chân bảng các dòng đề nghị chỉ hiển thị tổng của Tổng phụ và Tổng: không có tổng dưới cột Đơn giá.

Nếu không người quản lý nào của nhân viên có quyền truy cập Duyệt cho nhóm, một dải thông báo trên đề nghị cho biết người duyệt mặc định của công ty sẽ duyệt thay. Xem Tổng quan ứng dụng Phê duyệt.

Ai duyệt và theo thứ tự nào?

Sau khi Trình, mở tab Người phê duyệt. Tab liệt kê mọi người phê duyệt, việc duyệt có Bắt buộc hay không, trạng thái và ngày. Người phê duyệt tiếp theo cho biết ai phải xử lý lúc này.

Với Duyệt theo trình tự, mỗi người phê duyệt chỉ nhận hoạt động và nút Duyệt sau khi người trước đã xử lý. Không bật thì mọi người duyệt cùng lúc. Đề nghị thành Đã duyệt khi đạt Số lượt duyệt tối thiểu và mọi người phê duyệt Bắt buộc đã duyệt. Nếu một người bắt buộc từ chối, đề nghị thành Bị từ chối.

Người phê duyệt duyệt đề nghị như thế nào?

1. Người phê duyệt thấy hoạt động Đề nghị phê duyệt trong menu đồng hồ trên thanh trên cùng. Mở hoạt động đó, hoặc vào Phê duyệt ‣ Đề nghị phê duyệt.

2. Mở đề nghị và bấm Duyệt.

3. Người phê duyệt kế tiếp làm tương tự. Tiến trình phê duyệt tăng lên và Người đã duyệt gần đây nhất cho biết ai vừa duyệt.

4. Khi lượt duyệt cuối cùng đến, đề nghị chuyển sang Đã duyệt. Nhân viên đã gửi, quản lý trực tiếp của nhân viên (với tư cách người phê duyệt) hoặc người có quyền Phê duyệt ‣ Quản trị viên có thể bấm Đánh dấu hoàn thành để đóng đề nghị.

Từ chối một đề nghị như thế nào?

Bấm Từ chối, ghi lý do rồi bấm Xử lý.

Đề nghị chuyển sang Bị từ chối và lý do được hiển thị trên đề nghị. Người dùng không phải người duyệt của đề nghị thì không thể từ chối, trừ Phê duyệt ‣ Quản trị viên, người có thể từ chối mọi đề nghị đang chờ duyệt; lý do được ghi lại.

Hủy đề nghị và sửa lại như thế nào?

Chỉ đề nghị ở trạng thái Nháp mới sửa được. Để đổi một đề nghị đã trình, hãy hủy rồi đặt lại về nháp:

1. Bấm Hủy. Nhân viên và quản lý trực tiếp của nhân viên hủy được đề nghị đang Chờ duyệt hoặc Bị từ chối; người có quyền Phê duyệt ‣ Quản trị viên hủy được ở mọi trạng thái.

2. Bấm Đặt lại về nháp, sửa đề nghị rồi trình lại.

Hủy, từ chối hoặc đặt đề nghị về Dự thảo sẽ hoàn tác các bản ghi mà đề nghị đã sinh ra, ví dụ một đơn mua dự thảo. Các bản ghi đã có từ trước đề nghị, như báo giá mà đề nghị được tạo từ đó, được giữ nguyên. Khi một bản ghi được sinh ra đã qua điểm có thể hoàn tác, thao tác dừng lại với thông báo nêu tên chứng từ: hãy xử lý chứng từ đó trong ứng dụng của nó rồi thử lại.

Buộc phê duyệt như thế nào?

Người có quyền Phê duyệt ‣ Quản trị viên có thể duyệt đề nghị mà không chờ những người phê duyệt khác, kể cả khi đề nghị đã bị từ chối: bấm Buộc phê duyệt và xác nhận. Thao tác được ghi lại trên đề nghị.

Đề nghị chuyển sang Đã duyệt và Người buộc phê duyệt cho biết ai đã buộc.

Phê duyệt ‣ Quản trị viên cũng có thể từ chối một đề nghị mà mình không phải là người duyệt, bằng nút Từ chối. Trong cả hai trường hợp, đề nghị ghi lại người đã buộc quyết định và phần trao đổi nêu rõ điều đó.

Phần trao đổi cho tôi biết điều gì?

Phần trao đổi của đề nghị lưu lại diễn biến của đề nghị. Hai ghi chú báo cho người duyệt biết chứng từ nguồn đã thay đổi:

• Tài liệu ... đã bị chỉnh sửa sau khi trình phê duyệt: một trường ánh xạ của chứng từ nguồn, ví dụ một dòng báo giá, bị sửa sau khi đề nghị được trình. Ghi chú liệt kê từng khác biệt và đề nghị hiển thị cảnh báo. Không có gì bị chặn và không ai phải duyệt lại. Trường được đặt Loại khỏi bản chụp dữ liệu không bao giờ được liệt kê, còn trường Chỉ theo dõi chỉ được liệt kê khi đề nghị đang chờ duyệt.

• Tài liệu được liên kết đã bị xóa (Chứng từ liên kết đã bị xóa): chứng từ nguồn đã bị xóa. Đề nghị vẫn được giữ lại.

Chuyển chứng từ nguồn sang bước nghiệp vụ tiếp theo thông thường sau khi được duyệt, ví dụ xác nhận báo giá đã được duyệt, không để lại ghi chú nào.

Phê duyệt có chặn các chứng từ nghiệp vụ của tôi không?

Không. Phê duyệt không bao giờ tự chặn một thao tác trên chứng từ nghiệp vụ: một báo giá đã được duyệt hoặc đang chờ duyệt vẫn có thể được xác nhận, sửa hoặc hủy. Doanh nghiệp muốn có chốt chặn thì thêm theo một trong hai cách:

• Trong hook trước của loại phê duyệt, bằng cách báo lỗi. Xem Quản lý loại phê duyệt.

• Bằng một quy tắc tự động hóa báo lỗi. Xem Hành động tự động (tự động hóa).

Xem thêm

Bài viết liên quan:

• Tổng quan ứng dụng Phê duyệt

• Cách phê duyệt một đề nghị cung ứng

Module tham khảo:

• Phê duyệt làm thêm giờ

• Phê duyệt bảo trì

• Quản lý tạm ứng nhân viên

• Phê duyệt bảng giờ công