Cách chuyển hồ sơ ứng tuyển qua các giai đoạn tuyển dụng

Mỗi cột của dạng xem Kanban hồ sơ ứng tuyển là một giai đoạn tuyển dụng. Để theo dõi một ứng viên, kéo thẻ từ cột này sang cột kế tiếp, hoặc bấm giai đoạn trên thanh trạng thái của hồ sơ. Khi thẻ đến giai đoạn được tuyển, bấm Tạo nhân viên. Để thay đổi các giai đoạn của công ty, bấm biểu tượng bánh răng của cột, hoặc bật chế độ nhà phát triển và mở Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Vị trí công việc ‣ Giai đoạn.

Ai làm	Người dùng có quyền Tuyển dụng ‣ Cán bộ chuyển các hồ sơ. Thiết lập các giai đoạn cần quyền Tuyển dụng ‣ Quản trị viên.
Ứng dụng	Tuyển dụng

Trước khi bắt đầu

• Cài ứng dụng Tuyển dụng.

• Thêm các hồ sơ ứng tuyển bạn muốn theo dõi.

Viindoo đề xuất những giai đoạn nào?

Mới, Sàng lọc hồ sơ, Phỏng vấn vòng 1, Phỏng vấn vòng 2, Đề xuất hợp đồng và Đã ký hợp đồng. Giai đoạn cuối là giai đoạn được tuyển. Hãy giữ nguyên, đổi tên hoặc thêm giai đoạn của riêng bạn cho khớp với các vòng tuyển của công ty.

Làm thế nào để xem từng ứng viên đang ở đâu?

Vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và chuyển sang dạng xem Kanban. Các thẻ của mỗi giai đoạn nằm trong một cột, kèm số hồ sơ ở đầu cột.

Làm thế nào để chuyển hồ sơ sang giai đoạn kế tiếp?

• Ở dạng xem Kanban, kéo thẻ sang cột của giai đoạn kế tiếp.

• Hoặc mở hồ sơ và bấm giai đoạn trên thanh trạng thái.

Nếu giai đoạn có mẫu email, Viindoo đăng thư đó lên hồ sơ khi thẻ đến giai đoạn này.

Làm thế nào để cho biết hồ sơ đang bị chặn hay đã sẵn sàng?

Bấm biểu tượng tròn trạng thái của thẻ (hoặc ở góc trên bên phải hồ sơ) và chọn một trong ba trạng thái. Mặc định chúng có nghĩa là Đang thực hiện (xám), Bị chặn (đỏ) và Sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo (xanh). Màu này cũng hiển thị trên thanh tiến trình ở đầu cột.

Làm thế nào để từ chối một hồ sơ?

Bấm Từ chối trên hồ sơ, chọn lý do và xác nhận. Hồ sơ được lưu trữ cùng lý do đó.

Làm thế nào để tuyển ứng viên?

Chuyển hồ sơ sang giai đoạn được đánh dấu là Giai đoạn được tuyển (mặc định là Đã ký hợp đồng). Viindoo ghi lại ngày tuyển và hiển thị dải ruy băng Đã tuyển. Bấm Tạo nhân viên để mở biểu mẫu nhân viên đã điền sẵn dữ liệu của ứng viên.

Làm thế nào để thêm hoặc đổi một giai đoạn?

1. Ở dạng xem Kanban, cuộn đến cột cuối cùng và bấm + Giai đoạn. Nhập tên và bấm Thêm. Giai đoạn xuất hiện ở cuối; kéo cột để di chuyển.

2. Để đổi một giai đoạn có sẵn, bấm biểu tượng bánh răng ở đầu cột và chọn Sửa. Cùng menu này có Thu gọn, Xóa, Lưu trữ tất cả và Bỏ lưu trữ tất cả.

3. Cách khác: bật chế độ nhà phát triển và vào Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Vị trí công việc ‣ Giai đoạn. Danh sách hiển thị mọi giai đoạn theo thứ tự.

4. Điền biểu mẫu giai đoạn và lưu.

Những trường nào của giai đoạn quan trọng?

Trường	Tác dụng	Nếu sai
Tên giai đoạn	Tên của vòng tuyển, ví dụ Phỏng vấn vòng 1. Nên đặt ngắn.	Tên mơ hồ làm khó theo dõi quy trình.
Trình tự	Thứ tự các giai đoạn, từ trái sang phải. Hiển thị ở chế độ nhà phát triển.	Sai thứ tự thì các giai đoạn không đúng thứ tự của quy trình.
Mẫu email	Nếu đặt, một tin nhắn được đăng lên hồ sơ bằng mẫu này khi hồ sơ đến giai đoạn.	Chọn sai mẫu thì ứng viên nhận sai thư.
Đóng trong Kanban	Cột được thu gọn khi không có hồ sơ nào. Dùng cho các giai đoạn bạn ít mở.	Không có.
Giai đoạn được tuyển	Hồ sơ đến giai đoạn này có ngày tuyển và nút Tạo nhân viên.	Bỏ đánh dấu sẽ xóa ngày tuyển và trạng thái đã tuyển của mọi hồ sơ trong giai đoạn.
Áp dụng cho	Giới hạn giai đoạn cho một số vị trí. Để trống nghĩa là mọi vị trí.	Vị trí ngoài danh sách sẽ không thấy giai đoạn này.
Chú thích (nhãn xám, đỏ và xanh)	Ý nghĩa của ba màu trạng thái cho giai đoạn này.	Không có.
Yêu cầu	Điều kiện để hồ sơ vào giai đoạn. Hiển thị khi bạn di chuột qua tiêu đề cột.	Không có.

Cột thu gọn chỉ hiển thị tên và số hồ sơ. Bấm vào để mở ra.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cần làm gì
Một giai đoạn không hiện trong Kanban của một vị trí.	Mở giai đoạn và kiểm tra Áp dụng cho.
Không có nút Tạo nhân viên.	Chuyển hồ sơ đến giai đoạn có đánh dấu Giai đoạn được tuyển, hoặc kiểm tra hồ sơ chưa gắn với nhân viên nào.
Không có menu Giai đoạn.	Bật chế độ nhà phát triển, hoặc dùng biểu tượng bánh răng của cột.

Bước tiếp theo

• Báo cáo Phân tích Tuyển dụng: đo lường tuyển dụng theo giai đoạn và theo vị trí.

• Cách tạo nhân viên mới: hoàn thiện hồ sơ nhân viên của người mới tuyển.