Khung trao đổi: theo dõi bản ghi, ghi chú và gửi tin

Mỗi báo giá, đơn hàng, hóa đơn, nhiệm vụ hay liên hệ trong Viindoo đều có khung trao đổi (chatter): khung nằm cạnh hoặc bên dưới biểu mẫu, nơi bạn theo dõi bản ghi, viết ghi chú nội bộ bằng Ghi chú và gửi email cho khách hàng, nhà cung cấp bằng Gửi tin. Mọi nội dung viết ở đây, kể cả email trả lời, đều lưu trên bản ghi, nên ai mở bản ghi cũng thấy toàn bộ lịch sử.

Ai làm	Mọi người dùng nội bộ mở được bản ghi.
Ứng dụng	Mọi ứng dụng có khung trao đổi trên biểu mẫu (Bán hàng, Mua hàng, Tồn kho, Kế toán, Dự án, Danh bạ...)

Cần có trước

• Đã có cơ sở dữ liệu Viindoo: xem Cách đăng ký và tạo hệ thống Viindoo.

• Để gửi email, người dùng của bạn phải có địa chỉ email và hệ thống phải gửi được email: xem Cách kết nối Viindoo với máy chủ email riêng.

Khung trao đổi nằm ở đâu?

Vị trí khung trao đổi phụ thuộc độ rộng màn hình. Trên màn hình rộng (khoảng 1400 px trở lên), khung nằm bên phải biểu mẫu; trên màn hình nhỏ hoặc cửa sổ trình duyệt hẹp, khung nằm bên dưới biểu mẫu. Không có thiết lập để đổi vị trí này.

Làm sao để theo dõi một bản ghi?

Người theo dõi được báo khi có tin nhắn mới trên bản ghi.

1. Mở bản ghi và bấm Theo dõi ở đầu khung trao đổi. Nút chuyển thành Đang theo dõi. Muốn dừng, rê chuột vào nút và bấm Bỏ theo dõi.

Làm sao để thêm người khác vào danh sách theo dõi?

1. Bấm biểu tượng người theo dõi bên trái nút Theo dõi (có hiện số người theo dõi), rồi bấm Thêm Người theo dõi.

2. Điền cửa sổ Thêm người theo dõi vào tài liệu này (xem bảng bên dưới) rồi bấm Thêm và đóng.

3. Để xem lại danh sách, bấm lại biểu tượng người theo dõi. Bấm Gỡ người theo dõi này cạnh tên một người để gỡ người đó, hoặc Sửa đổi các đăng ký nhận tin để chọn những sự kiện sẽ báo cho họ.

Trường	Tác dụng
Người nhận	Các liên hệ sẽ được thêm làm người theo dõi.
Thông báo cho người nhận	Mặc định tắt. Bật lên để gửi email báo cho người theo dõi mới biết họ đang theo dõi bản ghi.
Bình luận bổ sung	Lời nhắn kèm trong email đó. Chỉ hiện khi bật Thông báo cho người nhận.

Làm sao để viết ghi chú nội bộ hoặc nhắc tên đồng nghiệp?

Ghi chú chỉ dành cho nội bộ: không bao giờ được gửi email cho khách hàng hay nhà cung cấp.

1. Trong khung trao đổi, bấm Ghi chú, gõ nội dung rồi bấm Ghi nhận. Muốn báo cho một đồng nghiệp, gõ @ kèm tên người đó rồi chọn trong danh sách.

2. Với ghi chú dài, cần định dạng hoặc tệp đính kèm, bấm biểu tượng Trình soạn thảo toàn màn hình trong ô soạn để mở trình soạn thảo cỡ lớn.

Đồng nghiệp được nhắc tên sẽ nhận thông báo trong Viindoo, hoặc email nếu họ chọn nhận thông báo qua email.

Làm sao để gửi email cho khách hàng hoặc nhà cung cấp từ một bản ghi?

Gửi tin gửi email cho người theo dõi bản ghi, ví dụ khách hàng trên báo giá. Email trả lời của họ quay về đúng khung trao đổi đó.

1. Trong khung trao đổi, bấm Gửi tin, rồi bấm biểu tượng Trình soạn thảo toàn màn hình để mở cửa sổ cỡ lớn.

2. Kiểm tra người nhận và tiêu đề, viết nội dung (xem bảng bên dưới) rồi bấm Gửi.

Trường	Tác dụng
Đến	Người nhận email. Mặc định là mọi người theo dõi bản ghi. Bấm vào ô để thêm liên hệ khác.
Tiêu đề	Tiêu đề email.
Biểu tượng kẹp giấy	Đính kèm tệp vào email.
Nút ba chấm ở chân cửa sổ	Mẫu: Chèn mẫu nạp một mẫu đã lưu, Lưu dưới dạng Mẫu lưu tiêu đề và nội dung hiện tại để dùng lại, Xóa mẫu xóa một mẫu. Xem Cách tạo và sửa mẫu email.

Gửi xong thì thấy gì?

Khung trao đổi hiện tin bạn gửi trong bong bóng xanh lá, tin của người khác trong bong bóng xanh dương, và ghi chú nội bộ không có bong bóng. Email trả lời của khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp được thêm vào cùng khung trao đổi.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Không thể gửi nội dung, vui lòng cấu hình địa chỉ email của người gửi.	Người dùng của bạn chưa có địa chỉ email. Thêm email trong menu ảnh đại diện, mục Tùy chọn (hoặc Thông tin của tôi khi đã cài ứng dụng Nhân viên), hoặc nhờ Quản trị viên.
Khách hàng không nhận được email.	Kiểm tra khách hàng có trong ô Đến và có địa chỉ email, và hệ thống đã thiết lập gửi email: xem Cách kết nối Viindoo với máy chủ email riêng.
Đồng nghiệp không thấy ghi chú của bạn.	Nhắc tên họ bằng @. Mặc định, người theo dõi không được báo khi có ghi chú nội bộ, chỉ những người được nhắc tên mới được báo.

Bước tiếp theo

• Cách tạo và sửa mẫu email: chuẩn bị mẫu email để dùng lại khi Gửi tin.

• Tương tác hiệu quả với Viindoo Thảo luận: trao đổi trong kênh thay vì trên bản ghi.