Cách kiểm kê và điều chỉnh tồn kho

Để sửa tồn kho sau khi kiểm kê, vào Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Điều chỉnh ‣ Kiểm kê kho, nhập Số lượng kiểm kê của từng dòng rồi bấm Áp dụng. Viindoo ghi chênh lệch thành một dịch chuyển kho tới vị trí điều chỉnh tồn kho, nên số lượng hiện có bằng số bạn đã đếm và lịch sử của sản phẩm giữ lại lần sửa này.

Ai làm	Người dùng Tồn kho: kiểm kê và áp dụng. Quản trị viên Tồn kho: thêm Yêu cầu kiểm kê, Chuyển vị trí và Xóa.
Ứng dụng	Tồn kho

Cần có trước

• Đã cài ứng dụng Tồn kho.

• Sản phẩm phải là hàng lưu kho (đã tích Theo dõi tồn kho).

• Tùy chọn: tích Vị trí lưu kho tại Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập để kiểm kê theo vị trí, và đặt Ngày kiểm kê hằng năm cho đợt kiểm kê cuối năm trong cùng thiết lập.

Làm thế nào để nhập số lượng kiểm kê?

1. Vào Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Điều chỉnh ‣ Kiểm kê kho. Mỗi dòng là một sản phẩm tại một vị trí (và một lô, số sê-ri, kiện hàng hoặc chủ sở hữu khi bạn dùng).

2. Tìm dòng, ví dụ bằng cách gõ tên sản phẩm vào ô tìm kiếm. Để kiểm kê sản phẩm chưa có dòng, bấm Mới và điền dòng đó.

3. Bấm ô Số lượng kiểm kê và nhập số bạn đã đếm. Chênh lệch được tính từ Số lượng hiện có. Bấm Khớp tồn thay vào đó để lấy số lượng hiện có làm số kiểm kê khi không có chênh lệch.

Cột	Ý nghĩa
Vị trí	Vị trí lưu sản phẩm.
Số lô/sê-ri	Số lô hoặc số sê-ri, với sản phẩm được theo dõi.
Số lượng hiện có	Số lượng Viindoo đang ghi nhận, tính theo đơn vị tính của sản phẩm.
Số lượng kiểm kê	Số lượng bạn đã đếm. Để trống nghĩa là chưa kiểm kê.
Chênh lệch	Số kiểm kê trừ số lượng hiện có. Màu đỏ khi thiếu hàng, màu xanh khi dư hàng.
Ngày dự kiến	Ngày kiểm kê kế tiếp của dòng, tính từ ngày kiểm kê hằng năm trong thiết lập.
Người dùng	Người phụ trách kiểm kê dòng này.

Làm thế nào để áp dụng kết quả kiểm kê?

1. Bấm Áp dụng ở cuối dòng để sửa dòng đó, hoặc tích nhiều dòng rồi bấm Áp dụng ở đầu danh sách. Áp dụng tất cả áp dụng mọi dòng đã có số kiểm kê.

2. Trong cửa sổ Điều chỉnh tồn kho, giữ hoặc sửa Lý do kiểm kê (mặc định Quantity Updated) rồi bấm Cập nhật số lượng.

3. Để hủy số kiểm kê chưa áp dụng, bấm Xóa trên dòng.

Bây giờ bạn thấy số lượng hiện có bằng số kiểm kê. Bấm Lịch sử trên dòng để mở các dịch chuyển của sản phẩm, gồm cả lần điều chỉnh bạn vừa làm.

Làm thế nào để nhờ người khác kiểm kê lại?

1. Tích các dòng cần kiểm kê lại, rồi bấm Yêu cầu kiểm kê (Quản trị viên Tồn kho).

2. Chọn Ngày kiểm kê, Người dùng đếm hàng, và cách điền các dòng:

   • Để trống: Số lượng kiểm kê để trống; người đếm gõ số họ thấy.

   • Thiết lập giá trị hiện tại: Số lượng kiểm kê lấy theo số lượng hiện có; người đếm chỉ sửa các dòng khác biệt.

3. Bấm Xác nhận. Người dùng được chọn thấy các dòng trong Kiểm kê kho ở bộ lọc Kiểm kê của tôi.

Với sản phẩm theo dõi lô hoặc số sê-ri, Viindoo thêm vào yêu cầu các lô khác của cùng sản phẩm và vị trí.

Làm thế nào để chuyển sản phẩm đã kiểm kê sang vị trí khác?

Tích các dòng, bấm Chuyển vị trí (Quản trị viên Tồn kho), chọn Đến vị trí, tùy chọn Đến kiện hàng, ghi Lý do chuyển vị trí rồi bấm Xác nhận. Chỉ chuyển được số lượng dương.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Không nhất quán trong Điều chỉnh tồn kho: Do một số dịch chuyển kho đã thực hiện giữa lần cập nhật số lượng ban đầu và hiện tại, chênh lệch số lượng không còn nhất quán.	Kho đã biến động sau khi bạn nhập số kiểm kê. Chọn Giữ số lượng kiểm kê (chênh lệch được tính lại) hoặc Giữ chênh lệch (số kiểm kê đổi theo cùng chênh lệch), hoặc Hủy bỏ và kiểm tra các dịch chuyển.
Sản phẩm được theo dõi trong điều chỉnh tồn kho	Một dòng sản phẩm được theo dõi chưa có số lô hoặc số sê-ri. Điền trước khi áp dụng.
Mỗi lần chuyển vị trí, bạn chỉ có thể dịch chuyển số lượng lớn hơn 0 được lưu trữ tại các vị trí mà một công ty duy nhất sử dụng.	Chỉ chọn các dòng có hàng, thuộc một công ty, rồi chuyển vị trí lại.
Dòng tồn kho được tự động xóa khi thích hợp. Nếu cần xóa thủ công, vui lòng nhờ quản lý kho thực hiện.	Chỉ Quản trị viên Tồn kho mới xóa được dòng. Nhờ họ làm, hoặc đặt số kiểm kê bằng 0.

Bước tiếp theo

• Cách theo dõi sản phẩm theo số lô

• Cách ghi nhận nghiệp vụ kho vào ngày trong quá khứ: ghi nhận điều chỉnh vào một ngày trong quá khứ.

• Kế toán hàng thừa, thiếu khi kiểm kê

Ghi chú phiên bản

• Menu là Nghiệp vụ ‣ Điều chỉnh ‣ Kiểm kê kho.

• Nếu bạn cài thêm ứng dụng Kế toán, điều chỉnh tạo bút toán tương ứng.