Lập kế hoạch Làm thêm giờ¶
Lập kế hoạch làm thêm giờ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc điều phối nguồn lực cho các công việc cần hoàn thành, sắp xếp, phân công công việc cũng như chuẩn bị đầy đủ điều kiện hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm thêm giờ. Trên hệ thống Viindoo, Kế hoạch Làm thêm giờ ghi nhận số giờ làm việc làm thêm giờ của nhân viên (theo kế hoạch và thực tế) và là cơ sở để tính toán số tiền chi trả cho nhân viên.
Đối tượng: cán bộ nhân sự và quản lý nhóm lập kế hoạch làm thêm giờ cho nhân viên.
Tùy vào cách tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng này một cách linh hoạt:
Tự động: Kế hoạch làm thêm giờ được tập hợp từ các Đề nghị làm thêm giờ đã được phê duyệt.
Thủ công: trường hợp bạn áp dụng lên kế hoạch làm thêm giờ mà không cần đề nghị từ cấp dưới, bạn có thể lập kế hoạch tại bước này, không cần đi qua Đề nghị làm thêm giờ.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Lập kế hoạch Làm thêm giờ¶
Để lập Kế hoạch Làm thêm giờ, bạn truy cập , bấm Mới.
Màn hình hiển thị giao diện tạo Kế hoạch Làm thêm giờ. Bạn cần nhập các thông tin sau:
Nhân viên: nhân viên đăng ký làm thêm giờ. Chỉ áp dụng nếu hợp đồng lao động của nhân viên đang ở trạng thái đang hiệu lực.
- Lý do: nhập lý do làm thêm giờ.
Chỉ định chế độ nhận diện: chế độ dùng để nhận diện số giờ làm thêm thực tế so với kế hoạch.
- Ngày: ngày diễn ra việc làm thêm giờ. Phần mềm tự động gợi ý ngày hiện tại.
Khoảng thời gian: nhập giờ bắt đầu và giờ kết thúc làm thêm giờ. Đơn vị nhỏ nhất là phút.
Nghỉ bù: đánh dấu để quy đổi giờ làm thêm thành thời gian nghỉ bù thay cho tiền làm thêm giờ. Xem Đăng ký làm thêm giờ và nghỉ bù.
Kế hoạch: tổng số giờ của kế hoạch làm thêm giờ, được phần mềm tự động tính dựa trên Khoảng thời gian bạn đặt.
Thực tế: số giờ làm thêm thực tế, được ghi nhận theo Chế độ nhận diện đã chọn (ví dụ: Theo kế hoạch, Chấm công,...). Nếu chọn chế độ Theo kế hoạch, giờ làm thêm thực tế chính là giờ làm thêm theo kế hoạch.
Chi trả theo kế hoạch: chi phí làm thêm giờ theo kế hoạch, được tính tự động dựa trên số giờ làm thêm theo kế hoạch.
Tiền làm thêm giờ thực tế: chi phí làm thêm giờ thực tế, được tính tự động dựa trên số giờ làm thêm thực tế đã được nhận diện.
Hợp đồng: hợp đồng của nhân viên đăng ký làm thêm giờ, hãy đảm bảo ngày đăng ký làm thêm giờ nằm trong khoảng từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc của hợp đồng.
Đã tính trong phiếu lương: phần mềm tự động đánh dấu khi có phiếu lương không ở trạng thái Dự thảo được liên kết với kế hoạch làm thêm giờ này.
Thẻ Dòng kế hoạch: chi tiết đăng ký làm thêm giờ được tạo ra theo hợp đồng và các quy tắc làm thêm giờ đã định nghĩa.
![Thẻ Dòng kế hoạch của một kế hoạch làm thêm giờ trải qua hai quy tắc làm thêm giờ]()
- Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc: ngày và giờ bắt đầu/kết thúc của đăng ký làm thêm giờ.
Số giờ kế hoạch: số giờ làm thêm theo kế hoạch đăng ký trong Khoảng thời gian. Tùy theo giờ trên quy tắc làm thêm giờ, phần mềm sẽ tự động tách kế hoạch của bạn thành nhiều dòng để mỗi dòng chỉ gắn với một quy tắc.
Số giờ làm thêm thực tế: số giờ làm thêm thực tế được ghi nhận theo Chế độ nhận diện đã chọn.
Tiền công chuẩn mỗi giờ: số tiền tiêu chuẩn trả cho mỗi giờ, phụ thuộc vào chế độ tiền cơ sở tính làm thêm giờ được chỉ định trên hợp đồng lao động đang hiệu lực của nhân viên.
Tỷ lệ chi trả (%), Quy tắc làm thêm giờ: tỷ lệ chi trả và quy tắc làm thêm giờ được tự động tính và ghi nhận dựa trên thời gian bạn đăng ký làm thêm giờ.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn nhấn nút Nạp lại để lấy dữ liệu mới nhất từ hợp đồng lao động. Thao tác này sẽ tính lại trường Hợp đồng, xóa các dòng kế hoạch hiện có (nếu có) trước khi tạo dòng mới. Khi cửa sổ xác nhận xuất hiện, nhấn Ok để đồng ý.
Sau khi kiểm tra các thông tin đã nhập, bạn bấm nút Lưu. Bạn quay về giao diện Kế hoạch Làm thêm giờ ban đầu, phần mềm sẽ hiển thị bản ghi bạn vừa tạo.
Lập Kế hoạch Làm thêm giờ hàng loạt¶
Bạn có thể lập kế hoạch làm thêm giờ cho một tập thể nhân viên. Bạn truy cập vào ứng dụng .
Màn hình xuất hiện cửa sổ cho phép bạn Lập kế hoạch làm thêm giờ hàng loạt.
Các thông tin cần điền như sau:
Chế độ: đăng ký làm thêm giờ cho cá nhân, phòng ban hoặc công ty.
Chỉ làm thêm giờ cho chính mình: lập kế hoạch làm thêm giờ cho nhân viên liên kết với tài khoản của bạn.
Theo nhân viên: chọn nhân viên trong số chính bạn và các nhân viên báo cáo cho bạn.
![Chế độ theo nhân viên]()
Theo phòng ban: chọn một phòng ban cụ thể ở trường Phòng ban, ở trường Nhân viên bạn sẽ thấy tất cả nhân viên trong phòng ban đã chọn. Bạn có thể loại bỏ những nhân viên không làm thêm giờ.
![Chế độ theo phòng ban]()
Theo công ty: lập kế hoạch làm thêm giờ cho nhân viên của toàn công ty. Trường Nhân viên liệt kê tất cả những người có thể được lập kế hoạch, và trường Phòng ban thu hẹp danh sách theo các phòng ban bạn chọn. Với cơ sở dữ liệu có nhiều công ty, bạn chọn thêm các công ty ở trường Công ty.
![Chế độ Theo công ty]()
Bắt buộc phải phê duyệt: chọn nếu lịch làm thêm giờ hàng loạt này cần được phê duyệt. Chỉ người dùng có quyền Cán bộ của ứng dụng Làm thêm giờ mới thấy trường này.
Ghi chú
Bạn cần cấu hình tính năng Phê duyệt kế hoạch làm thêm giờ để thấy trường Bắt buộc phải phê duyệt.
Lý do: chọn lý do làm thêm giờ.
Nghỉ bù: đánh dấu để quy đổi giờ làm thêm thành thời gian nghỉ bù.
Thẻ Lập kế hoạch: nhấn Thêm dòng để đăng ký làm thêm giờ: Ngày, Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc cho các nhân viên đã chọn.
![Thẻ Lập kế hoạch với một dòng làm thêm giờ]()
Nhấn Ấn định để xác nhận đăng ký lập kế hoạch làm thêm giờ hàng loạt. Khi đó hệ thống sẽ tự động tạo Kế hoạch làm thêm giờ theo đăng ký hàng loạt của bạn. Các kế hoạch mới xuất hiện trong danh sách kế hoạch làm thêm giờ, như ảnh ở trên.
Ghi chú
Nếu bạn được phân quyền duyệt cho đội của mình tại ứng dụng Làm thêm giờ, bạn có thể đăng ký làm thêm giờ hàng loạt cho chính mình và các thành viên đội mình tại giao diện phiếu đăng ký làm thêm giờ.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Module tham khảo