Cách mua hàng của nhà cung cấp theo hợp đồng khung

Hợp đồng khung là thỏa thuận dài hạn với một nhà cung cấp: sản phẩm, giá và tổng số lượng bạn dự định mua trong một thời hạn. Trên Viindoo, vào Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Thỏa thuận mua hàng, tạo thỏa thuận loại Hợp đồng khung, thêm sản phẩm với Số lượng và Đơn giá đã thỏa thuận rồi bấm Xác nhận. Mỗi lần cần hàng, bấm Báo giá mới trên thỏa thuận: yêu cầu báo giá có sẵn giá đã thỏa thuận, bạn chỉ nhập số lượng. Thỏa thuận cho biết đã đặt bao nhiêu cho đến khi bạn Đóng.

Ai làm	Người dùng Mua hàng. Bật Thỏa thuận mua hàng trong thiết lập phải là Quản trị viên Mua hàng.
Ứng dụng	Mua hàng

Cần có trước

• Đã cài ứng dụng Mua hàng.

• Đã bật Thỏa thuận mua hàng (xem bên dưới). Thao tác này cài mô-đun Thỏa thuận mua hàng (purchase_requisition).

• Biết cách tạo đơn mua.

Làm sao để bật thỏa thuận mua hàng?

1. Vào Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập.

2. Ở mục Đơn hàng, đánh dấu Thỏa thuận mua hàng (Quản lý hợp đồng khung và mẫu đơn mua) rồi bấm Lưu.

Menu Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Thỏa thuận mua hàng xuất hiện.

Làm sao để tạo hợp đồng khung?

1. Vào Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Thỏa thuận mua hàng và bấm Mới.

2. Giữ Loại thỏa thuận là Hợp đồng khung, chọn Nhà cung cấp và điền các trường khác (xem bảng bên dưới). Ở tab Sản phẩm, thêm từng sản phẩm với tổng Số lượng dự định mua và Đơn giá đã thỏa thuận.

3. Bấm Xác nhận. Trạng thái chuyển sang Đã xác nhận.

Thỏa thuận có số hiệu (BO kèm số thứ tự) ngay khi được tạo. Khi xác nhận, Viindoo thêm giá đã thỏa thuận vào bảng giá nhà cung cấp của các sản phẩm, nên yêu cầu báo giá gửi nhà cung cấp này lấy được giá đó trong lúc thỏa thuận còn mở.

Những trường nào quan trọng trên hợp đồng khung?

Trường	Tác dụng
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp của thỏa thuận. Bắt buộc với hợp đồng khung và bị khóa sau khi xác nhận. Nếu nhà cung cấp đã có một hợp đồng khung đã xác nhận, Viindoo cảnh báo và gợi ý hoàn thành hợp đồng đó thay vì tạo mới.
Nhân viên mua hàng	Người phụ trách mua; được chép sang các yêu cầu báo giá tạo từ thỏa thuận.
Loại thỏa thuận	Hợp đồng khung cho hướng dẫn này. Chỉ đổi được khi thỏa thuận còn nháp.
Thời hạn hiệu lực thỏa thuận	Thời hạn của thỏa thuận (từ - đến). Yêu cầu báo giá tạo từ thỏa thuận không lấy ngày trước ngày bắt đầu. Ngày kết thúc không được sớm hơn ngày bắt đầu.
Tham chiếu	Số hợp đồng của nhà cung cấp hoặc mã tham chiếu của bạn.
Số lượng, Đơn giá (tab Sản phẩm)	Tổng số lượng dự kiến và giá đã thỏa thuận của từng sản phẩm. Cả hai bắt buộc khi xác nhận. Cột Đã đặt cho biết số lượng đã có trên các đơn mua đã xác nhận.
Điều khoản và điều kiện (tab Sản phẩm)	Được chép sang các yêu cầu báo giá tạo từ thỏa thuận.

Làm sao để đặt hàng theo hợp đồng khung?

1. Mở thỏa thuận đã xác nhận và bấm Báo giá mới.

2. Yêu cầu báo giá mở ra với nhà cung cấp, Thỏa thuận, giá đã thỏa thuận và điều khoản đã điền sẵn. Mọi dòng bắt đầu với số lượng 0: nhập Số lượng cần mua lần này và xóa các dòng không đặt.

3. Gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp nếu cần, rồi bấm Xác nhận đơn hàng.

Bạn cũng có thể gắn một yêu cầu báo giá tự tạo: chọn thỏa thuận ở trường Thỏa thuận của nó. Chỉ các thỏa thuận đã xác nhận của nhà cung cấp này, hoặc không có nhà cung cấp, được đề xuất.

Nút Yêu cầu báo giá/Đơn hàng trên thỏa thuận đếm các yêu cầu báo giá và đơn gắn với nó, cột Đã đặt cho biết đã đặt bao nhiêu.

Làm sao để đóng hợp đồng khung?

1. Khi hết thỏa thuận, kiểm tra mọi yêu cầu báo giá gắn với nó đã được xác nhận hoặc đã hủy.

2. Bấm Đóng trên thỏa thuận.

Trạng thái chuyển sang Đã đóng và giá đã thỏa thuận được gỡ khỏi bảng giá nhà cung cấp. Các đơn mua đã xác nhận không bị thay đổi.

Cảnh báo

Hủy trên thỏa thuận cũng hủy mọi yêu cầu báo giá và đơn mua gắn với nó (đơn có hóa đơn mua hàng đã xác nhận sẽ chặn việc hủy). Dùng Đóng để kết thúc thỏa thuận theo cách thông thường.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Bạn không thể xác nhận hợp đồng '...' vì hiện không có dòng nào chứa sản phẩm.	Thêm sản phẩm ở tab Sản phẩm rồi xác nhận.
Bạn không thể xác nhận hợp đồng khung chứa dòng không có giá. / ... chứa dòng không có số lượng.	Nhập Đơn giá và Số lượng lớn hơn 0 trên mọi dòng.
Để đóng yêu cầu mua hàng này, hãy hủy Yêu cầu báo giá liên quan.	Xác nhận hoặc hủy các yêu cầu báo giá còn gắn với thỏa thuận, rồi bấm Đóng.
Bạn không thể đặt giá âm hoặc đơn giá bằng 0 cho một hợp đồng khung đã được xác nhận.	Nhập giá lớn hơn 0 trên dòng.
Ngày kết thúc không thể sớm hơn ngày bắt đầu. Vui lòng kiểm tra ngày của hợp đồng: ...	Sửa ngày ở Thời hạn hiệu lực thỏa thuận.
Bạn chỉ có thể xóa yêu cầu nháp hoặc đã hủy.	Hủy thỏa thuận trước, hoặc đóng thỏa thuận thay vì xóa.

Bước tiếp theo

• Cách so sánh chào giá của các nhà cung cấp (mời thầu): so sánh chào giá của nhiều nhà cung cấp.

• Cách kiểm soát khi nào được tạo hóa đơn mua hàng: lập hóa đơn cho các đơn tạo từ thỏa thuận.

• Cách tạo hóa đơn mua hàng cho nhiều đơn: lập hóa đơn cho nhiều đơn cùng lúc.

• Cách tạm ứng cho nhà cung cấp theo đơn mua

• Ứng dụng liên quan: Đánh số dòng đơn mua, Xác nhận Mua hàng trong quá khứ, Giao dịch liên công ty - Đơn bán/ Đơn mua, Tạm ứng Mua hàng.

Ghi chú phiên bản

• So với hướng dẫn bản 17, menu là Thỏa thuận mua hàng (không còn menu Hợp đồng khung riêng), và không còn cấu hình loại thỏa thuận: Loại thỏa thuận chỉ là Hợp đồng khung hoặc Mẫu đơn mua, không còn các tùy chọn cách chọn, dòng và số lượng.

• Số hiệu thỏa thuận được cấp khi tạo, không phải khi xác nhận.