Cách tạo đơn mua

Để mua hàng của một nhà cung cấp trên Viindoo, vào Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Yêu cầu báo giá, bấm Mới, chọn Nhà cung cấp và thêm sản phẩm ở tab Sản phẩm. Gửi yêu cầu cho nhà cung cấp bằng Gửi qua email hoặc In yêu cầu báo giá. Khi nhà cung cấp đồng ý giá và ngày giao, bấm Xác nhận đơn hàng: yêu cầu báo giá trở thành đơn mua, từ đó bạn ghi nhận hóa đơn mua hàng. Yêu cầu báo giá và đơn mua là cùng một chứng từ ở hai giai đoạn.

Ai làm	Người dùng Mua hàng (quyền Người dùng hoặc Quản trị viên ở Mua hàng). Duyệt đơn vượt mức cần duyệt phải là Quản trị viên Mua hàng.
Ứng dụng	Mua hàng

Cần có trước

• Đã cài ứng dụng Mua hàng.

• Đã tạo nhà cung cấp có địa chỉ email và các sản phẩm cần mua.

• Để gửi yêu cầu báo giá qua email, hệ thống phải gửi được email.

Làm sao để tạo yêu cầu báo giá?

1. Vào Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Yêu cầu báo giá và bấm Mới.

2. Chọn Nhà cung cấp và điền phần đầu (xem bảng bên dưới). Điều khoản thanh toán, tiền tệ mua hàng và chế độ thuế của nhà cung cấp được điền tự động.

3. Ở tab Sản phẩm, bấm Thêm sản phẩm, chọn sản phẩm và nhập Số lượng. Đơn giá lấy từ bảng giá nhà cung cấp khi nhà cung cấp có giá cho sản phẩm này, nếu không thì lấy giá vốn sản phẩm; sửa lại nếu nhà cung cấp báo giá khác. Dùng Thêm phần để gom các dòng dưới một tiêu đề và Thêm ghi chú để thêm một dòng chữ tự do gửi nhà cung cấp.

4. Kiểm tra tab Thông tin khác: Nhân viên mua hàng, Chứng từ gốc, Điều khoản thanh toán và Chế độ thuế.

Yêu cầu báo giá được lưu tự động. Nó ở trạng thái Yêu cầu báo giá cho đến khi bạn gửi hoặc in.

Những trường nào quan trọng trên yêu cầu báo giá?

Trường	Tác dụng
Nhà cung cấp	Người bán cho bạn. Có thể tìm theo tên, mã số thuế, email hoặc mã tham chiếu. Ngôn ngữ của nhà cung cấp quyết định ngôn ngữ của yêu cầu báo giá và email. Bắt buộc.
Mã đơn của nhà cung cấp	Số báo giá hoặc số đơn hàng của chính nhà cung cấp. Mã này hiện cạnh số yêu cầu báo giá, in trên chứng từ và chép sang hóa đơn mua hàng để bạn đối chiếu sau này.
Hạn đặt hàng	Ngày nhà cung cấp cần chấp nhận yêu cầu báo giá. Danh sách yêu cầu báo giá hiện số ngày còn lại, chuyển màu đỏ khi đã quá hạn.
Ngày nhận hàng dự kiến	Ngày giao hàng nhà cung cấp hứa. Ngày này được điền theo thời gian giao hàng của nhà cung cấp trên bảng giá nhà cung cấp (xem Cách lập kế hoạch nhập, giao hàng và sản xuất bằng thời gian cung ứng).
Yêu cầu xác nhận	Hiện khi Nhắc nhở nhận hàng đang bật ở Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập (mặc định đã bật). Sau khi bạn xác nhận đơn, Viindoo gửi email cho nhà cung cấp trước ngày nhận hàng dự kiến theo số ngày đã đặt và đề nghị họ xác nhận ngày giao.
Đơn giá, Thuế	Giá trước thuế và thuế mua hàng của từng dòng (xem Thuế và thiết lập Quy tắc Thuế).
Nhân viên mua hàng (Thông tin khác)	Người phụ trách mua: mặc định là bạn, hoặc nhân viên mua hàng đã đặt trên nhà cung cấp. Dùng để lọc và phân tích mua hàng.
Chứng từ gốc (Thông tin khác)	Chứng từ sinh ra yêu cầu báo giá này, ví dụ một thỏa thuận mua hàng. Để trống khi bạn tự tạo yêu cầu báo giá.
Điều khoản thanh toán (Thông tin khác)	Thời hạn bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp; được chép sang hóa đơn mua hàng (xem Thiết lập Điều khoản thanh toán).
Chế độ thuế (Thông tin khác)	Thay thuế và tài khoản cho nhà cung cấp này, ví dụ khi nhập khẩu (xem Các bước thiết lập Vị thế Tài khóa (Biểu thuế và Hệ thống tài khoản)).

Nếu cài thêm ứng dụng Tồn kho thì yêu cầu báo giá có thêm trường Giao hàng đến (kho nhận hàng) và trường Incoterm ở tab Thông tin khác.

Nếu cài thêm Thỏa thuận mua hàng thì yêu cầu báo giá có trường Thỏa thuận (xem Cách mua hàng của nhà cung cấp theo hợp đồng khung) và, khi bật Đơn mua thay thế, có tab Đơn thay thế (xem Cách so sánh chào giá của các nhà cung cấp (mời thầu)).

Làm sao để gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp?

• Để in, bấm In yêu cầu báo giá. Viindoo tải yêu cầu báo giá về dạng PDF để bạn tự gửi cho nhà cung cấp.

• Để gửi email, bấm Gửi qua email. Viindoo mở email gửi nhà cung cấp, đính kèm yêu cầu báo giá dạng PDF. Kiểm tra người nhận và nội dung rồi bấm Gửi. Người theo dõi yêu cầu báo giá cũng nhận được email.

Sau khi in hoặc gửi email, yêu cầu báo giá chuyển sang trạng thái Đã gửi yêu cầu báo giá; email đã gửi được lưu ở phần trao đổi. Để gửi lại, bấm Gửi lại qua email.

Làm sao để xác nhận yêu cầu báo giá thành đơn mua?

1. Khi nhà cung cấp trả lời, cập nhật giá, số lượng và Ngày nhận hàng dự kiến nếu cần.

2. Bấm Xác nhận đơn hàng. Bạn cũng có thể xác nhận yêu cầu báo giá chưa gửi.

Trạng thái chuyển sang Đơn mua và Ngày xác nhận được ghi. Nếu nhà cung cấp chưa có trong bảng giá nhà cung cấp của một sản phẩm, Viindoo thêm vào với giá của đơn này. Giờ bạn có thể ghi nhận hóa đơn mua hàng bằng Tạo hóa đơn (xem Cách kiểm soát khi nào được tạo hóa đơn mua hàng) hoặc gửi đơn bằng Gửi đơn mua qua email.

• Nếu nhà cung cấp đề nghị sửa trước khi bạn xác nhận, sửa yêu cầu báo giá rồi gửi lại.

• Nếu không cần nữa, bấm Hủy. Yêu cầu báo giá đã hủy có thể mở lại bằng Đặt lại về nháp.

• Nếu bật Duyệt đơn mua ở Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập, đơn có tổng tiền từ Số tiền tối thiểu trở lên sẽ chuyển sang trạng thái Chờ duyệt khi người dùng Mua hàng xác nhận, và Quản trị viên Mua hàng phải bấm Duyệt đơn hàng.

• Nếu bật Khóa đơn hàng đã xác nhận, đơn bị khóa ngay khi xác nhận. Quản trị viên Mua hàng có thể bấm Mở khóa để sửa.

Nếu cài thêm ứng dụng Tồn kho thì khi xác nhận đơn, Viindoo tạo phiếu nhập kho (nút Phiếu nhập kho) để bạn nhận hàng.

Lỗi thường gặp

Thông báo hoặc vấn đề	Cách xử lý
Email gửi nhà cung cấp không đến (biểu tượng phong bì đỏ ở phần trao đổi).	Nhà cung cấp chưa có email hợp lệ. Thêm email trên biểu mẫu liên hệ của nhà cung cấp rồi bấm Gửi lại qua email.
Không thể hủy (các) đơn mua: ... Bạn phải hủy các hóa đơn mua hàng liên quan trước.	Hủy hoặc đặt lại về nháp các hóa đơn mua hàng của đơn trong Kế toán trước, rồi mới hủy đơn.
Để xóa một đơn mua, bạn phải hủy nó trước.	Bấm Hủy trên đơn rồi xóa.
Không thấy tùy chọn Yêu cầu xác nhận.	Nhắc nhở nhận hàng đang tắt. Quản trị viên Mua hàng có thể bật ở Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập.

Bước tiếp theo

• Cách kiểm soát khi nào được tạo hóa đơn mua hàng: chọn khi nào được tạo hóa đơn mua hàng.

• Cách so sánh chào giá của các nhà cung cấp (mời thầu): hỏi giá nhiều nhà cung cấp và chọn chào giá tốt nhất.

• Cách mua hàng của nhà cung cấp theo hợp đồng khung: mua thường xuyên của một nhà cung cấp theo giá đã thỏa thuận.

• Cách tạm ứng cho nhà cung cấp theo đơn mua: trả trước cho nhà cung cấp.

• Ứng dụng liên quan: Xác nhận Mua hàng trong quá khứ, Tạm ứng Mua hàng, Giao dịch liên công ty - Đơn bán/ Đơn mua.

Ghi chú phiên bản

• So với hướng dẫn bản 17, ngày ở phần đầu yêu cầu báo giá là Hạn đặt hàng (hướng dẫn cũ gọi là Ngày xác nhận, trường này chỉ hiện sau khi xác nhận), và in bằng nút In yêu cầu báo giá. In cũng đánh dấu yêu cầu báo giá là đã gửi.